Quyết định 1538/QĐ-BHXH quy định thời hạn bảo quản tài liệu của hệ thống BHXH Việt Nam

BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
-------

Số: 1538/QĐ-BHXH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2011

Nơi nhận:
- Như Điều 6;
- TGĐ (để b/c);
- Các PTCĐ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Lưu: VT, TTLT (07).

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC




Đỗ Thị Xuân Phương

Stt

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn Bảo quản

(1)

(2)

(3)

1. Tài liệu tổng hợp

1.

Tập văn bản gửi đến cơ quan

- Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi tên trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký...)

5 năm

2.

Hồ sơ xây dựng văn bản trình cơ quan cấp trên ban hành

Vĩnh viễn

3.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo do cơ quan ban hành

Vĩnh viễn

4.

Hồ sơ xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên về việc thực hiện các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của ngành, cơ quan:

- Được duyệt

Vĩnh viễn

- Không được duyệt

10 năm

5.

Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

- Của cơ quan cấp trên

10 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

6.

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

20 năm

7.

Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

10 năm

8.

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

9.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

10.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/ hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

11.

Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan

- Tổng kết năm

Vĩnh viễn

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

5 năm

13.

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

14.

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo ngành, cơ quan (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn...)

Vĩnh viễn

15.

Nghị quyết các phiên họp Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Vĩnh viễn

16.

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

17.

Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam, các cuộc họp giao ban của cơ quan Bảo hiểm xã hội.

Vĩnh viễn

2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

18.

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

2.1. Tài liệu quy hoạch

19.

Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

20.

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

21.

Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt

Vĩnh viễn

22.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

23.

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

24.

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan:

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

10 năm

25.

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

2.2. Tài liệu kế hoạch

26.

Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

27.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

28.

Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

29.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

30.

Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

5 năm

31.

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

2.3. Tài liệu thống kê

32.

Tập văn bản về công tác thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

33.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản về chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

34.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề do cơ quan lập

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

35.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề của các đơn vị trực thuộc

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

5 năm

36.

Báo cáo điều tra cơ bản của ngành, cơ quan

- Báo cáo tổng hợp

Vĩnh viễn

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

10 năm

37.

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

38.

Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra

10 năm

3. Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo

39.

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ và đào tạo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

40.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ, đào tạo

Vĩnh viễn

41.

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

42.

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

43.

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lề lối làm việc của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

44.

Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

45.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức

Vĩnh viễn

46.

Hồ sơ xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

Vĩnh viễn

47.

Báo cáo thống kê về danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ của ngành, của cơ quan

Vĩnh viễn

48.

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

20 năm

49.

Hồ sơ về việc tiếp nhận, bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

50.

Hồ sơ về việc thi tuyển, xét tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

20 năm

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

5 năm

51.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

52.

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

Vĩnh viễn

53.

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ

70 năm

54.

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan

20 năm

55.

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

56.

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

57.

Hồ sơ xây dựng chương trình khung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức ngành BHXH

Vĩnh viễn

58.

Hồ sơ xây dựng giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức ngành Bảo hiểm xã hội

Vĩnh viễn

59.

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan

10 năm

60.

Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ và đào tạo

10 năm

4. Tài liệu lao động, tiền lương

61.

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

4.1. Tài liệu lao động

62.

Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

63.

Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

64.

Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hàng năm của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

65.

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động của cơ quan, các đơn vị trực thuộc:

- Nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Không nghiêm trọng

20 năm

66.

Hợp đồng lao động vụ việc

5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

67.

Công văn trao đổi về công tác lao động

10 năm

4.2. Tài liệu tiền lương

68.

Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

69.

Hồ sơ tổ chức thực hiện thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

70.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện

Vĩnh viễn

71.

Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

72.

Công văn trao đổi về tiền lương

10 năm

5. Tài liệu tài chính, kế toán

73.

Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

74.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán

Vĩnh viễn

75.

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

76.

Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

77.

Hồ sơ về công tác xét duyệt, thẩm định quyết toán tài chính hàng năm

Vĩnh viễn

78.

Hồ sơ quản lý tài chính đối với nguồn tài trợ, viện trợ của các tổ chức trong nước và ngoài nước đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam

Vĩnh viễn

79.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết việc thực hiện các văn bản pháp luật về quản lý tài chính, kế toán

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

5 năm

80.

Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

81.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ

20 năm

82.

Hồ sơ, tài liệu về chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

- Nhà đất

Vĩnh viễn

- Tài sản khác

20 năm

83.

Hồ sơ, tài liệu về thuê trụ sở, kho tàng

5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

84.

Hợp đồng ký kết với các tổ chức, cá nhân làm đại lý để thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHYT và các hợp đồng kinh tế ký kết với các cơ quan, tổ chức khác

5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

85.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc lớn, gây hậu quả nghiêm trọng phải xử lý hình sự

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

10 năm

86.

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Vụ việc lớn, gây hậu quả nghiêm trọng phải xử lý hình sự

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

10 năm

87.

Sổ sách kế toán

- Sổ tổng hợp

20 năm

- Sổ chi tiết

10 năm

88.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

89.

Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

5 năm

90.

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

6. Tài liệu xây dựng cơ bản

91.

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

92.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

93.

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

94.

Hồ sơ công trình xây dựng và sửa chữa lớn trụ sở Bảo hiểm xã hội các cấp

Theo tuổi thọ của công trình

95.

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

96.

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

7. Tài liệu khoa học công nghệ

97.

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

98.

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

99.

Dự báo chiến lược khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

100.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

101.

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học công nghệ

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

102.

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

103.

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

- Cấp bộ, ngành

Vĩnh viễn

- Cấp cơ sở

10 năm

104.

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

Vĩnh viễn

- Cấp bộ, ngành

Vĩnh viễn

- Cấp cơ sở

10 năm

105.

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

106.

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

107.

Hồ sơ xây dựng, nâng cấp và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

108.

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

109.

Công văn trao đổi về công tác khoa học công nghệ

10 năm

8. Tài liệu hợp tác quốc tế

110.

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

111.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

112.

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

113.

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

114.

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

115.

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

116.

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê...)

Vĩnh viễn

117.

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết, hợp tác

Vĩnh viễn

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát...

20 năm

118.

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết, hợp tác

Vĩnh viễn

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát...

20 năm

119.

Thư, điện, thiếp chúc mừng của cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

Vĩnh viễn

- Thông thường

20 năm

120.

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

9. Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

121.

Tập văn bản về công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

122.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

123.

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

124.

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng của cơ quan, các đơn vị trực thuộc

- Hàng năm

20 năm

- Tháng, quý, 6 tháng

5 năm

125.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra các vụ việc

- Các vụ việc lớn, gây hậu quả nghiêm trọng phải xử lý hình sự

Vĩnh viễn

- Các vụ việc khác

15 năm

126.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Các vụ việc lớn, gây hậu quả nghiêm trọng phải xử lý hình sự

Vĩnh viễn

- Các vụ việc khác

15 năm

127.

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

Vĩnh viễn

- Tài liệu khác

5 năm

128.

Công văn trao đổi về công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

10. Tài liệu thi đua, khen thưởng

129.

Tập văn bản về công tác thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

130.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

131.

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

132.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

133.

Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm

10 năm

134.

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ

Vĩnh viễn

- Các hình thức khen thưởng của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam

20 năm

- Các hình thức khen thưởng khác

10 năm

135.

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

11. Tài liệu tuyên truyền, báo, tạp chí

136.

Tập văn bản về công tác tuyên truyền, báo, tạp chí gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

137.

Tài liệu về công tác tuyên truyền, báo, tạp chí của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

- Kế hoạch, báo cáo 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý

10 năm

138.

Hồ sơ biên soạn các tài liệu tuyên truyền của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

139.

Công văn trao đổi về công tác tuyên truyền, báo, tạp chí

10 năm

12. Tài liệu về pháp chế, tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị công sở

12.1. Tài liệu về công tác pháp chế, tổng hợp

140.

Tập văn bản về công tác pháp chế, tổng hợp gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

141.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế, tổng hợp do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

142.

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

143.

Kế hoạch, báo cáo về công tác pháp chế, tổng hợp của ngành, cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

144.

Hồ sơ thẩm định văn bản quản lý của cơ quan

Vĩnh viễn

145.

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

5 năm

146.

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

147.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ pháp chế, tổng hợp

20 năm

148.

Công văn trao đổi về công tác pháp chế, tổng hợp

10 năm

12.2. Tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

149.

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

150.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

151.

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

152.

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của ngành, cơ quan:

- Năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Quý, tháng

10 năm

153.

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính của ngành, cơ quan

20 năm

154.

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

155.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

156.

Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của ngành, cơ quan

20 năm

157.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng...)

20 năm

158.

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

159.

Hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Vĩnh viễn

160.

Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan

20 năm

161.

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn (Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn)

Vĩnh viễn

- Văn bản khác

50 năm

162.

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

163.

Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

12.3. Tài liệu về công tác quản trị công sở

164.

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

165.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

166.

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

167.

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

168.

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

169.

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai... của cơ quan

10 năm

170.

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

171.

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

172.

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

5 năm

173.

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

174.

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

13. Tài liệu về thu, chi, cấp sổ, thẻ, thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và quản lý quỹ BHXH

175.

Tập văn bản về chủ trương, chính sách, quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác thu, chi, cấp sổ, thẻ, thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp và quản lý quỹ BHXH

Vĩnh viễn

13.1. Tài liệu về thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

176.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

177.

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, dự án, đề án phát triển, mở rộng đối tượng tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

178.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết thực hiện các văn bản pháp luật về thực hiện công tác thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

5 năm

179.

Hồ sơ chỉ đạo điểm về công tác thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

180.

Kế hoạch, báo cáo về công tác thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp của cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

181.

Kế hoạch, báo cáo về công tác thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

182

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

183.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

184.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề về thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

185.

Sổ sách quản lý vé thu BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

20 năm

186.

Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

70 năm

187.

Công văn trao đổi về công tác thu

10 năm

13.2. Tài liệu về công tác quản lý chi BHXH, khám chữa bệnh BHYT và bảo hiểm thất nghiệp

188.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quản lý vé công tác chi BHXH, khám chữa bệnh BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, chi quản lý bộ máy và các khoản chi khác (sau đây gọi chung là công tác chi)

Vĩnh viễn

189.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết thực hiện các văn bản pháp luật về công tác chi

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

5 năm

190.

Hồ sơ chỉ đạo điểm về công tác chi

Vĩnh viễn

191.

Kế hoạch, báo cáo về công tác chi của cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

192.

Kế hoạch, báo cáo về công tác chi của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

193.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chi

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

194.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ chi

Vĩnh viễn

195.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề về công tác chi

Vĩnh viễn

196.

Sổ sách quản lý về công tác chi

20 năm

197.

Công văn trao đổi về công tác chi

10 năm

13.3. Tài liệu cấp sổ, thẻ

198.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác cấp sổ, thẻ

Vĩnh viễn

199.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết thực hiện các văn bản pháp luật về thực hiện công tác cấp sổ, thẻ

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

5 năm

200.

Hồ sơ chỉ đạo điểm về công tác cấp sổ, thẻ

Vĩnh viễn

201.

Kế hoạch, báo cáo về công tác cấp sổ, thẻ của cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

202.

Kế hoạch, báo cáo về công tác cấp sổ, thẻ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

203.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý cấp sổ, thẻ

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

204.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cấp sổ, thẻ

Vĩnh viễn

205.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề cấp sổ, thẻ

Vĩnh viễn

206.

Tài liệu thực hiện nghiệp vụ cấp sổ, thẻ:

- Hồ sơ cấp sổ BHXH (bao gồm cả hồ sơ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ, đổi sổ BHXH)

70 năm

- Hồ sơ cấp thẻ BHYT (bao gồm cả hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT)

10 năm

207.

Sổ sách quản lý về cấp sổ, thẻ

20 năm

208.

Công văn trao đổi về công tác cấp sổ, thẻ

10 năm

13.4. Tài liệu về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

209.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

210.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết thực hiện các văn bản pháp luật về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp:

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

5 năm

211.

Hồ sơ chỉ đạo điểm về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

212.

Kế hoạch, báo cáo về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp của ngành, cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

213.

Kế hoạch, báo cáo về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

214.

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

215.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

Vĩnh viễn

216.

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

217.

Sổ sách quản lý về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

20 năm

218.

Hồ sơ hưởng lương hưu và các chế độ BHXH hàng tháng khác

70 năm

219.

Hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH một lần

70 năm

220.

Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH: ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe

20 năm

221.

Hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề

20 năm

222.

Danh sách cấp thẻ BHYT

10 năm

223.

Hồ sơ thanh toán khám chữa bệnh BHYT

10 năm

224.

Hợp đồng và thanh lý hợp đồng khám chữa bệnh BHYT

10 năm

225.

Công văn trao đổi về thực hiện chính sách BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp

10 năm

13.5. Tài liệu quản lý quỹ BHXH

226.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản về công tác quản lý đầu tư quỹ BHXH

Vĩnh viễn

227.

Phương án đầu tư quỹ BHXH hàng năm

Vĩnh viễn

228.

Báo cáo về công tác quản lý quỹ BHXH

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 9 tháng, 6 tháng

20 năm

- Quý, tháng

5 năm

229.

Hồ sơ thẩm định dự án sử dụng vốn vay từ quỹ BHXH của các đối tác

Vĩnh viễn

230.

Hồ sơ hội nghị về tổng kết, sơ kết công tác quản lý quỹ BHXH

Vĩnh viễn

231.

Hồ sơ cho vay vốn từ quỹ BHXH

10 năm sau khi hợp đồng hết hiệu lực

232.

Hồ sơ theo dõi và kiểm tra các nguồn vốn đã đầu tư, hợp đồng cho vay

10 năm sau khi hợp đồng hết hiệu lực

233.

Công văn trao đổi về công tác quản lý quỹ BHXH

10 năm

14. Tài liệu của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên cơ quan

14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng

234.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (Hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

235.

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

236.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

237.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

238.

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

239.

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

240.

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

241.

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

242.

Hồ sơ đảng viên

70 năm

243.

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

244.

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

14.2. Tài liệu của tổ chức Công đoàn

245.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

246.

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn