Công văn 3984-TC/TCĐN mua vé máy bay đoàn ra công tác của Bộ Tài chính

CÔNG VĂN

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 3984 TC/TCĐN NGÀY 5 THÁNG 11 NĂM 1996
VỀ VIỆC MUA VÉ MÁY BAY ĐOÀN RA CÔNG TÁC

Để quản lý tốt việc mua vé máy bay cho các đoàn đi công tác nước ngoài, sau khi trao đổi thống nhất với Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Bộ Tài chính hướng dẫn như sau:

- Tất cả các đoàn đi nước ngoài hoặc các đoàn nước ngoài được ta mời bằng nguồn kinh phí của ngân sách Nhà nước hoặc doanh nghiệp Nhà nước đều phải mua vé tại các phòng vé của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam không được mua qua đại lý (địa phương nào không có phòng vé của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam thì được phép mua qua đại lý do Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam chỉ định nhưng phải theo giá vé do Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam thông báo).

- Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam phải tổ chức sắp xếp phục vụ việc mua vé của khách hàng được thuận lợi theo đúng quy trình phục vụ vé máy bay cho các đoàn ra do Ngân sách Nhà nước đài thọ đã được thống nhất với Bộ Tài chính và công bố công khai cho khách hàng, đảm bảo không gây phiền hà cho khách hàng.

- Trong trường hợp Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam không xếp được chuyến bay cho khách hàng theo lịch bay của khách thì Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam có trách nhiệm mua vé cho khách tại các hãng hàng không khác.

- Giá vé mà Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam thông báo hoặc mua cho khách tại các hãng hàng không khác phải đảm bảo giá hợp lý nhất theo lịch trình ngắn nhất, vừa đảm bảo tiết kiệm chi cho Ngân sách vừa đảm bảo tính cạnh tranh so với giá vé của các hãng hàng không nước ngoài tại Việt Nam.

- Nếu giá vé hoặc lịch bay không hợp lý, tuỳ từng trường hợp cụ thể, Bộ Tài chính sẽ can thiệp với Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam để đổi vé mà không làm thay đổi lịch bay của khách hàng.

- Thông báo này có hiệu lực kể từ ngày ký.

QUY TRÌNH

PHỤC VỤ VÉ MÁY BAY CHO CÁC ĐOÀN ĐI CÔNG TÁC DO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC ĐÀI THỌ

1. Đối tượng phục vụ:

Các đoàn khách của các bộ, ngành, đơn vị đi công tác nước ngoài hoặc đoàn nước ngoài được Việt Nam mời vào (dưới đây gọi là đơn vị đi) do Ngân sách Nhà nước (kể cả các nguồn vay Chính phủ) hoặc doanh nghiệp Nhà nước đài thọ.

2. Bộ phận chịu trách nhiệm:

2.1. Quầy được bố trí riêng để phục vụ các đoàn đi bằng nguồn Ngân sách Nhà nước (dưới đây gọi là quầy NSNN) của các Văn phòng Khu vực miền Bắc, Văn phòng khu vực miền Trung, Văn phòng Khu vực miền Nam - trực thuộc Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam tại thành phố Hà Nội, thành phố Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh (dưới đây gọi là Văn phòng khu vực).

2.2. Địa chỉ liên hệ, số điện thoại, số FAX và người chịu trách nhiệm chính của quầy NSNN sẽ do các Văn phòng khu vực thông báo trực tiếp cho các cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách.

2.3. Tại các địa phương không có Phòng vé của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam, các Văn phòng khu vực thuộc khu vực mình phụ trách có trách nhiệm:

2.3.1/ Liên hệ và gửi vé cho Đơn vị đi qua đường bưu điện (thư bảo đảm) hoặc

2.3.2/ Thông báo tên, địa chỉ, số điện thoại, số FAX của các đại lý bán vé được chỉ định cho Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước để theo dõi và Đơn vị đi liên hệ mua vé trực tiếp. Trong trường hợp này các Văn phòng khu vực vẫn có trách nhiệm theo dõi và phối hợp với Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước về giá vé và các vấn đề có liên quan đến vé của Đơn vị đi.

3. Nguyên tắc phục vụ

3.1/ Đảm bảo thuận tiện tối đa cho khách trong quá trình báo giá, đặt chỗ, mua vé và thanh toán.

3.2/ Báo giá (tính giá và hành trình đi cho khách) chính xác, đảm bảo hành trình ngắn nhất có thể được và tránh thất thu cho Hàng không Việt Nam đồng thời tiết kiệm chi cho Ngân sách Nhà nước.

3.3/ Giá vé phải đảm bảo tính cạnh tranh với các hãng hàng không khác. Trong trường hợp giá vé không hợp lý, Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước hoặc Bộ Tài chính có thể can thiệp thay đổi giá vé và hành trình đi nếu không làm ảnh hưởng đến lịch trình công tác của khách.

3.4/ Trong trường hợp xuất vé bằng PTA đối với các đoàn khách mời vào phải có ý kiến trước về giá vé của Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước hoặc Bộ Tài chính.

4. Quy trình phục vụ:

4.1/ Báo giá:

4.1.1/ Người đại diện của đơn vị đi nêu yêu cầu đi của đoàn khách (điểm đến, ngày đi, ngày về, hạng ghế...) với nhân viên của quầy NSNN.

4.1.2/ Căn cứ vào yêu cầu của đơn vị đi, nhân viên của quầy NSNN chọn hành trình và tính giá vé cho Đoàn khách đồng thời thông báo cho khách đầy đủ các thông tin (đặc biệt là các thông tin về xuất nhập cảnh) và điều kiện kèm theo mức giá nếu có.

4.1.3/ Làm báo giá:

- Mẫu báo giá lấy trong thư mục EZ9/2/6

- Người làm báo giá phải điền đầy đủ các thông tin trong báo giá.

- Báo giá phải có xác nhận của người có thẩm quyền (chữ ký và đóng dấu).

- Báo giá được làm thành 3 liên có giá trị như nhau:

+ Liên 1 giao cho Đơn vị đi.

+ Liên 2 chuyển hoặc FAX cho cơ quan quyết định chi Ngân sách

Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách.

+ Liên 3 lưu tại quầy NSNN.

4.1.4/ Ghi chú:

- Mẫu báo giá, mẫu dấu và chữ ký của người có thẩm quyền xác nhận báo giá sẽ được gửi cho cơ quan quyết định chi ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách để đối chiếu và theo dõi.

- Trường hợp giá đi thực tế có thay đổi so với giá đã báo, nhân viên của quầy NSNN có trách nhiệm thông báo lý do thay đổi cho khách và Cơ quan quyết định chi ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách.

4.2. Đặt và xác nhận lại chỗ:

4.2.1/ Khi đơn vị đi đã có kế hoạch đi cụ thể, nhân viên của quầy NSNN tiến hành đặt chỗ cho đoàn khách và thông báo cho Đơn vị đi các thông tin về tình trạng chỗ, thời hạn đưa tên, thời hạn xuất vé...

4.2.2/ Khi tạo Booking, nhân viên của quầy NSNN phải đưa thêm địa chỉ liên hệ ZZ của quầy NSNN để bộ phận đặt chỗ qua điện thoại (telephonnesales) tiện theo dõi và liên hệ khi cần thiết.

4.2.3/ Các quy định về đặt giữ chỗ áp dụng theo quy định hiện hành.

4.2.4/ Khi gặp khó khăn về vấn đề chỗ, quầy NSNN phải báo cáo lãnh đạo Phòng thương mại Hành khách hoặc Trung tâm Kiểm soát chỗ để can thiệp giải quyết (đối tượng khách này nằm trong diện ưu tiên khi xác nhận chỗ).

4.2.5/ Quầy NSNN có trách nhiệm cùng với Bộ phận Kiểm soát chỗ trước chuyến bay (Pre-Flighr Check) theo dõi các thay đổi về ngày, giờ bay và lịch trình của khách đồng thời liên hệ với khách thực hiện thời hạn đưa tên, xác nhận lại chỗ và xuất vé.

4.3. Xuất vé:

4.3.1/ Việc xuất vé được thực hiện tại Quầy NSNN sau khi đã nhận được phiếu/séc chuyển tiền của Cơ quan Quyết định Chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách hoặc Kho bạc Nhà nước hoặc tiền mặt của Đơn vị đi. Trường hợp đặc biệt có thể xuất vé trước cho khách nếu được sự xác nhận bằng văn bản của Bộ Tài chính.

4.3.2/ Nếu đơn vị đi yêu cầu, Quầy NSNN có trách nhiệm cử nhân viên đưa vé (hoặc gửi thư bảo đảm) miễn phí đến tận tay Đơn vị đi.

4.3.3/ Các quy định về xuất vé và hoàn huỷ vé áp dụng theo quy định hiện hành.

4.4. Thanh toán:

4.4.1/ Các khoản thanh toán tiền vé máy bay cho đối tượng khách này sẽ được chuyển vào:

- Tài khoản của Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam tại Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh (số tài khoản và tên đơn vị hưởng sẽ do các Văn phòng khu vực thông báo cụ thể cho Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách).

4.4.2/ Các hoá đơn thu tiền phải đúng với mẫu mà Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam đã đăng ký với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận. Hoá đơn phải ghi rõ tên khách, số vé, số tiền đã thu của khách.

4.4.3/ Địa điểm nộp phiếu/séc chuyển tiền hoặc tiền mặt: Quầy NSNN.

4.4.4/ Phòng tài chính Kế toán thuộc các Văn phòng khu vực có trách nhiệm theo dõi và quyết toán với Cơ quan quyết định Chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách và Đơn vị đi phát sinh các trường hợp thừa thiếu, chênh lệch giá, hoàn huỷ vé.

5. Các trường hợp ngoại lệ (khách có thể đi trên hãng khác):

Trong trường hợp:

- Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam không bố trí được đường bay do đã hết chỗ hoặc

- Hành trình, ngày bay không phù hợp với lịch trình công tác của khách.

Quầy NSNN có trách nhiệm giúp Đơn vị đi mua vé trên các hãng hàng không khác. Đồng thời Quầy NSNN phải làm giấy xác nhận gửi Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách.

6. Quy định thực hiện:

6.1/ Các đơn vị có liên quan trong Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam có trách nhiệm phổ biến và triển khai thực hiện quy trình này.

6.2/ Các Văn phòng khu vực có trách nhiệm:

6.2.1/ Phối hợp trợ giúp Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước thuộc từng khu vực phụ trách và các Đơn vị đi trong quá trình thực hiện.

6.2.2/ Báo cáo kiến nghị kịp thời lên cấp trên giải quyết các trường hợp đặc biệt xảy ra.

6.3.3/ Lập hòm thư góp ý và soạn thảo sẵn mẫu thư góp ý cho hành khách nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ hành khách.

7. Điều chỉnh, bổ sung:

7.1/ Bản quy trình này sẽ được bổ sung và điểu chỉnh thường xuyên cho phù hợp với tình hình thực tế và các chính sách, quy định có liên quan.

7.2/ Mỗi lần điều chỉnh bổ sung, các Văn phòng khu vực có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản cho Cơ quan quyết định chi Ngân sách Nhà nước và các bộ phận có liên quan.

8. Hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực áp dụng kể từ ngày ký.