Công văn 455/BTTTT-VP tăng cường tuyên truyền, phổ biến quy định về văn thư, lưu trữ

Kính gửi: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

Căn cứ công văn số 73/BNV-VTLTNN ngày 08/01/2018 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 để các cơ quan, đơn vị có căn cứ xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện. Cụ thể như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước, của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ.   b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

Xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, công tác bảo mật cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành và thực tế của cơ quan, đơn vị như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; các quy trình, quy định, quy chế về quản lý văn bản, tài liệu điện tử...

c) Tổ chức, nhân sự và đào tạo

- Bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo đúng quy định, nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đủ năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

- Tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ, tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ do Bộ hoặc cơ quan quản lý chuyên môn tổ chức.

- Thực hiện các chế độ phụ cấp công tác, phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp độc hại đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

d) Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

- Nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; thực hiện giám sát, kiểm tra chất lượng của hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý.

- Văn phòng Bộ:

+ Xây dựng kế hoạch, chuẩn bị đầy đủ các nội dung phục vụ đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch số 61/KH-VTLTNN ngày 19/01/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

+ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ. Số lượng các đơn vị được kiểm tra trong năm 2018 khoảng từ 7-10 đơn vị.

- Các cơ quan, đơn vị có con dấu và tài khoản riêng: chủ động tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc trong phạm vi quản lý.

2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

a) Nghiệp vụ văn thư

- Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Văn phòng Bộ tăng cường hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo các văn bản được ban hành đúng quy định về thẩm quyền, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định hiện hành.

 + Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị mình bảo đảm đúng quy trình, thủ tục và quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ: Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đến hạn vào lưu trữ cơ quan phải tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước và của Bộ.

- Quản lý và sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

b) Công tác lưu trữ

- Lưu trữ cơ quan Bộ

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu của các Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ từ năm 2017 trở về trước.

+ Tiếp tục tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu đã thu thập để bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

+ Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành nhằm giải phóng diện tích kho lưu trữ và bảo đảm an toàn, phòng, chống cháy, nổ.

+ Tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo đúng nội dung và thời hạn quy định.

+ Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ một cách khoa học, phù hợp với diện tích hiện có nhằm vừa đảm bảo điều kiện về ánh sáng, độ ẩm theo quy định vừa đảm bảo thông thoáng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy, hộp đựng tài liệu…; thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu lưu trữ theo quy định.

+ Tổ chức phục vụ khai thác tài liệu cho các đối tượng độc giả theo quy định của pháp luật hiện hành và của Bộ.

+ Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu nhằm phục vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc khai thác tài liệu.

- Các Vụ, Văn phòng, Thanh tra thuộc Bộ:

Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ công việc vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

- Các Cục thuộc Bộ:

+ Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: thu thập, chỉnh lý… đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.

+ Tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo đúng nội dung và thời hạn quy định.

- Các đơn vị, tổ chức còn lại:

Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị (từ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, sử dụng tài liệu); bố trí diện tích phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Công tác bảo mật:

- Tăng cường phổ biến, quán triệt tới cán bộ, công chức, viên chức và người lao động các quy định của Nhà nước, của Bộ về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Rà soát và đề xuất danh mục bí mật nhà nước đối với từng loại tài liệu của đơn vị mình theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.

- Bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước; tổ chức cho cán bộ liên quan trực tiếp đến công tác bảo mật làm cam kết bằng văn bản không tiết lộ bí mật mà mình nắm giữ.

- Quản lý chặt chẽ việc tiếp nhận, soạn thảo, lưu hành, in, sao, quản lý và lưu trữ đối với văn bản, tài liệu và vật mang bí mật nhà nước.

- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng con dấu, sổ sách, phong bì, phần mềm để phục vụ việc giao, nhận, gửi, vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi và đến. Thực hiện quy định về thẩm quyền quyết định việc sao, chụp tài liệu, văn bản mật.

- Định kỳ hàng năm tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và cho tất cả cán bộ, chuyên viên và lãnh đạo nhằm trang bị kiến thức cần thiết và thay đổi nhận thức cho cán bộ về công tác bảo mật.

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi, đến, đảm bảo đúng quy trình, tiết kiệm và hiệu quả; triển khai ứng dụng phần mềm hệ thống quản lý văn bản trên nền web đến tất cả các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử, thay thế văn bản giấy tại các cơ quan, đơn vị trong toàn ngành Thông tin và Truyền thông; triển khai số hoá tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.

b) Tăng cường nghiên cứu khoa học, đề xuất các giải pháp, sáng kiến và cải tiến các quy trình ISO áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình.

4. Thực hiện chế độ báo cáo

Các cơ quan, đơn vị nghiêm túc thực hiện chế độ kiểm kê, báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước và của Bộ.

II. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Xây dựng kế hoạch, chuẩn bị các nội dung phục vụ đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch số 61/KH-VTLTNN ngày 19/01/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Xây dựng Kế hoạch tổ chức Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 03 năm thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.

3. Quán triệt và tổ chức triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các văn bản hướng dẫn tổ chức thực hiện Chỉ thị.

4. Bố trí kinh phí, chỉnh lý tài liệu đảm bảo chất lượng, giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống.

Đề nghị các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ căn cứ văn bản hướng dẫn của Bộ để xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 của đơn vị mình./.