7 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay

Để phục vụ cho việc quản lý thu chi cũng như hạch toán và nộp thuế thì hộ kinh doanh sẽ sử dụng sổ sách kế toán theo quy định. Dưới đây là 07 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay.

Câu hỏi: Tôi dự kiến thành lập hộ kinh doanh và được cơ quan thuế tư vấn phải mở 07 loại sổ kế toán. Tôi không nắm rõ quy định về 07 loại sổ kế toán này nên luật sư cho tôi hỏi 07 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay gồm những gì? Khi nào cần phải mở sổ sách?

Quy định chi tiết về 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay

7 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay

Hiện nay, việc sử dụng và quản lý sổ sách kế toán của hộ kinh doanh được thực hiện theo quy định của Thông tư số 88/2021/TT-BTC. Theo quy định tại khoản 4 Điều 5 Thông tư này thì hiện nay có 07 loại sổ sách kế toán được thực hiện đối với hộ kinh doanh, bao gồm:

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, dịch vụ

Hiện nay, hộ kinh doanh sử dụng sổ Chi tiết doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ theo mẫu số S1-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, dịch vụ là một trong 07 loại sổ kế toán bắt buộc phải thực hiện đối với hộ kinh doanh có doanh thu, lợi nhuận từ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Loại sổ này được hộ kinh doanh mở theo nhóm danh mục ngành nghề kinh doanh đáp ứng tiêu chí có cùng mức thuế suất thuế GTGT, thuế TNCN.

Việc mở sổ theo nhóm ngành nghề nêu trên giúp cho hộ kinh doanh cũng như cơ quan có thẩm quyền quản lý thuế có thể dễ dàng xác định nghĩa vụ nộp thuế GTGT, thuế TNCN của hộ kinh doanh với Ngân sách Nhà nước theo quy định.

Trong trường hợp hộ kinh doanh muốn thể hiện rõ ràng, chi tiết doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ thì ngoài cách trên còn có thể mở sổ chi tiết doanh thu cho từng sản phẩm kinh doanh đó/sử dụng cách thức phân loại khác sao cho phù hợp và phải đáp ứng được yêu cầu quản lý của hộ kinh doanh hoặc quy định của pháp luật về thuế hiện hành.

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá đối với hộ kinh doanh hiện nây được thực hiện theo Mẫu số S2-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Ngoài việc kiểm soát doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thì việc kiểm soát tình hình xuất- nhập kho hàng hoá, vật liệu,... cũng là yếu tố quan trọng mà các hộ kinh doanh cần lưu ý.

Việc sử dụng sổ Chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giúp cho hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát và theo dõi tình tình nhập hàng hoá, xuất kho hàng hoá hoặc những hàng hoá còn tồn đọng sau quá trình kinh doanh.

Việc ghi rõ số liệu, thông tin hàng hoá, vật liệu, dụng cụ theo mẫu số S2-HKD còn giúp cho hộ kinh doanh dễ dàng đối chiếu số liệu ghi trên sổ sách với số liệu kiểm kê trên thực tế để từ đó xác định còn nhiều hàng tồn hay không, xác định việc kiểm kê có bị thiếu so với thực tế hay không? Từ đó giúp hộ kinh doanh dễ dàng đưa ra phương án giải quyết phù hợp với mục đích kinh doanh và dự kiến doanh thu của mình.

Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh được thực hiện theo mẫu số S3-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Để xác định được doanh thu của hộ kinh doanh, ngoài việc kiểm soát chi tiết việc xuất kho, nhập kho và tồn kho của hàng hoá, vật liệu thì việc kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh cũng là một yếu tố quan trọng.

Việc mở sổ Chi phí sản xuất, kinh doanh giúp hộ kinh doanh có thể tổng hợp được các chi phí theo từng yếu tố của từng địa điểm kinh doanh. Các chi phí sản xuất kinh doanh được kiểm soát bao gồm:

• Chi phí nhân công;

• Chi phí điện- nước;

• Chi phí viễn thông;

• Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh- thuê kho bãi;

• Chi phí quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh;

• Mốt số chi phí khác có liên quan.

Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN

Hiện nay, sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN của hộ kinh doanh được thực hiện theo Mẫu số S4-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Kê khai và nộp thuế là nghĩa vụ bắt buộc của các cá nhân, tổ chức có hoạt động sản xuất, kinh doanh với Ngân sách Nhà nước.

Để kiểm soát tốt việc thực hiện nghĩa vụ của mình theo quy định của pháp luật về thuế thì hộ kinh doanh sẽ thực hiện theo dõi thông qua Sổ Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN.

Thông qua sổ này, hộ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết các khoản thuế, phí, lệ phí… mà mình phải nộp, đã nộp và chưa nộp theo quy định. 

Việc mở sổ theo mẫu S4-HKD là yêu cầu bắt buộc đối với các hộ kinh doanh bởi sổ này được xem là căn cứ để xác định, đối chiếu việc nộp thuế của hộ kinh doanh.

Từ đó, cơ quan thuế có thể kiểm soát được hộ kinh doanh đã nộp đúng số tiền thuế, nộp đủ tiền thuế hay chưa; có chậm nộp thuế theo quy định hay không?...

Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động

Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động của hộ kinh doanh được thực hiện theo Mẫu số S5-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Quản lý nhân sự, đặc biệt là vấn đề lương là yêu cầu quan trọng trong việc vận hành kinh doanh của các tổ chức kinh doanh, trong đó có hộ kinh doanh.

Theo đó, việc sổ S5-HKD sẽ giúp cho hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi tình hình tiền lương cũng như các khoản tiền nộp cùng tiền lương cho người lao động.

Các khoản nộp cùng tiền lương của người lao động được xác định bao gồm các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế… theo quy định của pháp luật bảo hiểm và pháp luật về lao động hiện hành.

Thông qua Sổ Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động, hộ kinh doanh có thể xác định được các khoản tiền phải trả cho người lao động, khoản tiền đã chi đóng các loại bảo hiểm và cả những khoản tiền còn thiếu mà cần phải trả cho người lao động.

Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt đối với hộ kinh doanh hiện nay được thực hiện theo Mẫu số S6-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Tiền mặt được sử dụng đối với các hộ kinh doanh có hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam là tiền Việt Nam. Theo đó, việc mở Sổ S6-HKD giúp hộ kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát tình hình thu- chi, tồn đọng quỹ tiền mặt. Thông thường, thủ quỹ của hộ kinh doanh sẽ là người mở sổ này và trực tiếp ghi chép, theo dõi dòng tiền mặt được sử dụng trong hộ kinh doanh.

Sổ tiền gửi ngân hàng

Hiện nay, sổ tiền gửi ngân hàng của hộ kinh doanh được thực hiện theo mẫu số S7-HKD được ban hành kèm theo Thông tư số 88/2021/TT-BTC:

Bên cạnh việc sử dụng và quản lý tiền mẳt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh thì hộ kinh doanh còn có nguồn tiền gửi ngân hàng. Việc mở sổ Tiền gửi ngân hàng theo mẫu nêu trên giúp hộ kinh doanh có thể theo dõi chi tiết khoản tiền gửi của mình tại các ngân hàng theo số tài khoản giao dịch riêng.

Các sổ kế toán của hộ kinh doanh được mở khi nào?

Các sổ kế toán của hộ kinh doanh được mở khi nào?

Như đã phân tích trên, việc mở và sử dụng sổ kế toán giúp hộ kinh doanh dễ dàng kiểm soát hoạt động thu chi, doanh số cũng như những vấn đề khác liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy làm thế nào để hộ kinh doanh có thể mở sổ kế toán? Và việc mở sổ kế toán nên được thực hiện khi nào?

Hiện nay, việc mở sổ kế toán được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Luật Kế toán năm 2015 và Điều 5 Thông tư số 88/2021/TT-BTC.

Theo đó, các hộ kinh doanh sẽ phải mở sổ kế toán vào đầy kỳ kế toán năm, để bảo đảm tương đồng với việc theo dõi tình hình kinh doanh trong năm tài chính (tính theo năm dương lịch). Còn với những hộ kinh doanh mới thành lập thì sổ kế toán sẽ phải thực hiện mở từ ngày bắt đầu thành lập đơn vị kế toán.