Cách ghi chức vụ và chức danh trong văn bản theo quy định mới nhất

Chức danh, chức vụ là hai thuật ngữ được sử dụng khá nhiều tuy nhiên lại có điểm khác nhau cần lưu ý để tránh nhầm lẫn. Cách ghi chức vụ và chức danh trong văn bản theo quy định mới nhất được chúng tôi cập nhật và giới thiệu ngay dưới đây.

Câu hỏi: Trong các văn bản có thể ghi thông tin chức danh, chức vụ, tuy nhiên tôi lại chưa nắm rõ hai thuật ngữ này. Cách ghi chức vụ và chức danh trong văn bản theo quy định mới nhất như thế nào? Mong nhận được giải đáp cụ thể, tôi xin cảm ơn.

Chức danh và chức vụ là gì?

Các văn bản pháp luật hiện nay không đưa ra định nghĩa chức danh là gì, chức vụ là gì. Tuy nhiên thông qua cách sử dụng hai thuật ngữ này có thể hiểu chức danh là chỉ đến vị trí, bổn phận của người nào đó mà đã được tập thể, tổ chức công nhận. Tập thể, tổ chúc này có thể là công ty, là tổ chức xã hội, tổ chức chính trị. Ví dụ chức danh: trưởng công an xã, bác sĩ, luật sư, tiến sĩ,...

Chức danh cũng được dùng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và hiện được phân thành: chức danh nghề nghiệp, chức danh chuyên môn, chứ danh khoa học (học hàm, học vị).

Còn chức vụ được hiểu là vị trí, vai trò của một cá nhân trong tổ chức, tập thể như vai trò lãnh đạo, quản lý. Chức vụ được công nhận thông qua việc bổ nhiệm và tuyển dụng, phân bổ. Thông qua cách hiểu về chức vụ này có thể thấy chức vụ thể hiện rõ hơn vị trí, vai trò của cá nhân trong một tập thể, tổ chức và thể hiện được sự quyền lực, đòi hỏi sự công nhận của xã hội và chính tổ chức đó. Ví dụ như: tổng giám đốc, giám đốc,...

Tuy có cách hiểu khác nhau nhưng chức danh, chức vụ thường đi cùng nhau, có thể được sử dụng trong các văn bản hành chính của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay bất kỳ văn bản nào trong doanh nghiệp.

Cách ghi chức vụ trong văn bản hành chính

Theo điểm g khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì “chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền” là một nội dung không thể thiếu trong văn bản hành chính.

Theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì ghi chức vụ trong văn bản hành chính cần đảm bảo như sau:

- Chức vụ được ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản hành chính trong cơ quan, tổ chức; lưu ý không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

- Chức vụ phải được viết hoa. Cỡ chữ sử dụng là 13 hoặc 14, chữ đứng, in đậm. Ví dụ: CHỦ TỊCH, THỨ TRƯỞNG

- Trong các văn bản hành chính, chức vụ thường gắn liền với quyền hạn của người ký và tên người ký. 

Các chữ viết tắt quyền hạn hiện nay như: “TM.” (áp dụng với trường hợp ký thay mặt tập thể. 

Chữ “TM.” được viết vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức); chữ “Q.” khi người ký được giao quyền cấp trưởng; trường hợp ký thay thì viết chữ “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu; chữ “TL.” được viết vào trước chức vụ của người đứng đầu áp dụng trong trường hợp ký thừa lệnh và ký thừa ủy quyền thì phải ghi “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.

Ví dụ:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

(Chữ ký)

Nguyễn Mạnh H

hoặc

KT. BỘ TRƯỞNG

THỨ TRƯỞNG

(Chữ ký)

Trần Minh A

- Lưu ý: 

+ Tổ chức tư vấn mà được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì phải ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ của người ấy trong cơ quan, tổ chức. 

+ Tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan/tổ chức thì trong văn bản chỉ ghi chức danh của người ký văn bản đó, không ghi chức vụ.

+ Chức vụ (hay chức danh) của người ký những văn bản được ban hành bởi Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc làm Phó Trưởng ban, làm Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì trong văn bản đó phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên của cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

Cách ghi chức danh, chức vụ trong văn bản mới nhất

Việc ghi chức danh, chức vụ theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng với các văn bản do cơ quan, tổ chức nhà nước hay doanh nghiệp nhà nước ban hành. Chính vì vậy, các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành phải ghi chức danh, chức vụ theo đúng hướng dẫn về cỡ chữ, định dạng chữ hay vị trí chữ,... để đảm bảo yêu cầu về hình thức.

Đối với các văn bản do doanh nghiệp, tổ chức (không phải nhà nước) thì không bắt buộc phải áp dụng theo Nghị định 30 về công tác văn thư, tuy nhiên vẫn khuyến khích áp dụng theo hướng dẫn để đảm bảo sự thống nhất trong các văn bản nội bộ. Cách ghi chức danh, chức vụ trong văn bản mới nhất như sau:

- Cỡ chữ 13 hoặc 14, sử dụng phông chữ Times New Roman;

- Chữ viết in hoa, in đậm, chữ đứng.

- Chức vụ đi kèm theo quyền hạn, họ tên người ký.

Với các văn bản khác như công văn, thỏa thuận, quyết định,... của của đơn vị khác nhau mà có ghi chức danh thì cũng phải ghi đầy đủ, rõ ràng, ưu tiên sử dụng phông Times New Roman và cỡ chữ 13 hoặc 14. Tùy vào vị trí ghi chức danh đó mà viết hoa hoặc viết thường sao cho hợp ký về mặt hình thức.

Trên đây là nội dung hướng dẫn “Cách ghi địa danh trong văn bản hành chính (Cập nhật 2023)” mà chúng tôi tổng hợp và cung cấp. Nếu còn vấn đề nào chưa rõ hoặc cần giải đáp các vấn đề pháp luật khác, các bạn có thể liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được hỗ trợ.