Cách ghi nơi nhận trong văn bản hành chính năm 2023

Nơi nhận là một nội dung không thể thiếu trong văn bản hành chính. Đây chính là nơi thực hiện, kiểm tra giám sát hay lưu văn bản. Vậy cách ghi nơi nhận trong văn bản hành chính năm 2023 như thế nào? Theo dõi bài viết sau để nắm được quy định  cập nhật nhất.

Câu hỏi: Trong việc soạn thảo văn bản, cách ghi nơi nhận trong văn bản hành chính năm 2023 được thực hiện như thế nào để đảm bảo đúng quy định? Rất mong nhận được hỗ trợ, xin cảm ơn.

Ghi nơi nhận trong văn bản để làm gì?

Theo điểm i khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định các thành phần chính trong thể thức văn bản hành chính trong đó có nơi nhận.

Theo đó, trong văn bản nói chung thì phần nơi nhận sẽ ghi thông tin nơi thực hiện; nơi nhận để tiến hành việc kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, nơi nhận để biết hay nơi nhận để lưu văn bản.

Như vậy, việc ghi nơi nhận trong văn bản nhằm mục đích biết được nơi sẽ thực hiện, nơi nhận văn bản đó, nơi tiến hành các hoạt động kiểm tra, giám sát hay báo cáo công việc, nơi lưu trữ văn bản.

Việc ghi nơi nhận cụ thể sẽ giúp cho việc thực hiện, theo dõi văn bản được diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn.

Cách ghi nơi nhận trong văn bản hành chính

Theo hướng dẫn của Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30 về công tác văn thư, cách ghi nơi nhận đối với các loại văn bản sẽ khác nhau, cụ thể:

- Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và Công văn:

Sẽ có 2 nơi nhận, thứ nhất là tại phần “Kính gửi”, gồm có từ “kính gửi” và sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Thứ hai là tại phần “Nơi nhận”, gồm có từ “Nơi nhận:” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là ghi tên các cơ quan, tổ chức, các đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

- Các văn bản nói chung: Phần nơi nhận sẽ gồm có từ “Nơi nhận” và sau đó là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân nhận văn bản.

- Cách viết, cỡ chữ như sau:

+ Tờ trình, Báo cáo hoặc Công văn:

“Kính gửi” và tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, sau từ Kính gửi có dấu hai chấm (:), sử dụng cỡ chữ 13 hoặc 14, chữ đứng, in thường, phông chữ Times New Roman. Nếu gửi một nơi thì sẽ ghi nơi nhận trên cùng 1 dòng, nếu nhiều nơi nhận thì phải xuống dòng, tên mỗi người nhận (cá nhân, tổ chức, cơ quan) sẽ được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng phải có gạch đầu dòng (-), cuối dòng dùng dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng dùng dấu chấm (.); đồng thời các gạch đầu dòng sẽ được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:).

Ví dụ:

Kính gửi: Bộ Công thương;

Kính gửi:

- Bộ Tài chính;

- Bộ Công thương;

- Bộ Giao thông vận tải.

Nơi nhận: (đối với công văn)

- Như trên;

- ................;

- Lưu: VT, NVĐP.

+ Với các văn bản nói chung

Nơi nhận sẽ được ghi ở cuối văn bản, trình bày trên một dòng riêng (cùng ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:) và chữ được viết in thường, chữ nghiêng, đậm, cỡ chữ 12, phông chữ Times New Roman.

Sau đó sẽ là phần liệt kê những người, cơ quan, tổ chức nhận văn bản bằng chữ in thường, chữ đứng, cỡ 11. Lưu ý tên mỗi người nhận sẽ được ghi tại 1 dòng riêng, mỗi đầu dòng sẽ có dấu gạch (-) sát lề bên trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Các bộ, cơ quan ngang bộ,...;

- ................;

- Lưu: VT, TCCB.

Một số câu hỏi liên quan đến nơi nhận trong văn bản hành chính

Ghi nơi nhận Như trên hay như Kính gửi?

Theo hướng dẫn của Nghị định 30 về công tác văn thư thì phần nơi nhận sẽ ghi “Như trên”. Trường hợp này thường áp dụng với các văn bản là công văn (công văn giải trình, công văn về việc báo cáo thực hiện hoạt động, công văn trả lời thông báo, công văn đề nghị,... tùy thuộc vào từng cơ quan)

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Như trên;

- ................;

- Lưu: VT, NVĐP.

Nơi nhận trong văn bản cỡ chữ bao nhiêu?

Cũng theo hướng dẫn của Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì từ “Nơi nhận” sẽ được ghi với cỡ chữ 12, in thường, chữ nghiêng và in đậm.

Chình vì vậy, người soạn thảo văn bản cần chú ý kỹ thuật trình bày này để đảm bảo các văn bản do mình soạn thảo, ban hành sẽ đảm bảo các yêu cầu, hướng dẫn đối với văn bản hành chính đã được quy định.

Trên đây là những kỹ thuật trình bày cơ bản cho “Cách ghi nơi nhận trong văn bản hành chính năm 2023”. Nếu còn vấn đề nào chưa rõ hoặc cần giải đáp các vấn đề pháp luật khác, các bạn có thể liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được hỗ trợ.