Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội tại công ty cũ hoặc khi bị mất

Sổ bảo hiểm xã hội do ai giữ, ai quản lý?

Theo các quy định tại khoản 2 Điều 18 và khoản 3 Điều 19 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, người lao động phải giữ và bảo quản sổ bảo hiểm xã hội của mình.

Mặc dù vậy, phần nhiều người lao động hiện nay vẫn để sổ bảo hiểm cho người sử dụng lao động giữ do lo ngại tình trạng thất lạc nếu tự bảo quản.

Việc để các doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động giữ sổ có ưu điểm là giúp người lao động hạn chế làm mất hoặc làm rách, hỏng sổ; đồng thời thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho người lao động một cách chủ động, nhanh chóng hơn.

Nghỉ việc sau bao lâu thì được lấy sổ bảo hiểm?

Sau khoảng thời gian 15 ngày, người lao động có thể lấy sổ bảo hiểm từ doanh nghiệp, đơn vị cũ sau khi nghỉ việc.

Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 và khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 đã chỉ rõ: người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn tất thủ tục chốt và trả lại sổ bảo hiểm cho người lao động. Việc này sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1. Báo giảm lao động

Theo Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, cơ quan bảo hiểm sẽ giải quyết thủ tục báo giảm cho người sử dụng lao động trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ.

Bước 2. Chốt sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ nội dung khoản 4, Điều 29 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ban hành ngày 26/6/2020 thì việc chốt sổ cho người lao động sẽ được giải quyết trong thời hạn tối đa 05 ngày kể từ ngày nộp đủ hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm.

Như vậy có thể nói, người sử dụng lao động mất khoảng 15 ngày để hoàn thành việc xác nhận thời gian đóng BHXH, đồng nghĩa với việc sau 15 ngày người lao động sẽ được trả lại sổ bảo hiểm xã hội.

Tại sao phải lấy lại sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc?

Theo Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, sổ bảo hiểm xã hội là loại tài liệu mà cơ quan bảo hiểm cấp cho người tham để người đó theo dõi quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, là cơ sở để giải quyết chế độ bảo hiểm.

Không có sổ bảo hiểm xã hội, người lao động sẽ không thể đủ điều kiện hưởng các chế độ như:

- Hưởng chế độ thai sản đối với lao động nữ;

- Giải quyết chế độ trợ cấp thất nghiệp;

- Giải quyết nhận trợ cấp tai nạn lao động;

- Rút tiền bảo hiểm xã hội 01 lần;

- Làm thủ tục cho người lao động đủ điều kiện được hưởng lương hưu;

- Hồ sơ hưởng trợ cấp tử tuất dành cho thân nhân của người lao động qua đời;

.....

Lấy lại sổ bảo hiểm xã hội khi nghỉ việc sẽ giúp người lao động giải quyết các chế độ

Có thể thấy, sổ bảo hiểm xã hội là tài liệu vô cùng quan trọng và có liên hệ trực tiếp tới quy trình, thủ tục giải quyết hưởng các loại chế độ, trợ cấp cho người lao động.

Do vậy, khi nghỉ việc, người lao động bắt buộc phải lấy lại sổ bảo hiểm trong trường hợp nhờ công ty, tổ chức…giữ thay mình.

Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội tại công ty cũ

Khi công ty còn hoạt động

Trước tiên, người lao động cần xác minh công ty cũ của mình còn hoạt động hay không. Nếu vẫn còn hoạt động, người lao động có thể tìm đến và yêu cầu công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội cho mình qua các bước sau:

Bước 1. Đến công ty cũ và yêu cầu chốt sổ bảo hiểm

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 1 Điều 32 Quyết định 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/04/2017, trước khi nghỉ việc, người lao động có quyền yêu cầu công ty cũ chốt sổ bảo hiểm. Trách nhiệm chốt sổ thuộc về công ty - người sử dụng lao động bởi vì người lao động không thể tự thực hiện được.

Nếu đã nộp sổ mà công ty cũ vẫn chưa chốt sổ, người lao động phải yêu cầu công ty chốt sổ. Nếu đã chốt rồi thì chỉ cần yêu cầu công ty trả lại bìa sổ và toàn bộ tờ cho mình.

Nếu công ty đã làm mất sổ, người lao động có thể yêu cầu cấp lại sổ BHXH.

Bước 2. Khiếu nại hoặc khởi kiện nếu công ty từ chối chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả sổ.

Nếu sau khi đưa ra yêu cầu mà công ty cũ vẫn không thực hiện việc chốt sổ theo quy định, người lao động cần gửi đơn khiếu nại tới Thanh tra sở Lao động – Thương Binh và xã hội nơi công ty đặt trụ sở chính.

Trường hợp không được giải quyết hoặc đã giải quyết nhưng bạn thấy không đồng ý với cách giải quyết đó, bạn có thể tiến hành khởi kiện tại Tòa án.

Bước 3. Nhận lại sổ bảo hiểm xã hội tại đơn vị cũ

Sau khi đã yêu cầu hoặc khiếu nại/khởi kiện và được giải quyết, người lao động sẽ được nhận lại sổ bảo hiểm.

Người lao động nên đến đơn vị, doanh nghiệp cũ để nhận sổ bảo hiểm.

Hướng dẫn cách lấy sổ bảo hiểm xã hội

Khi công ty phá sản

Trường hợp công ty cũ của người lao động không còn hoạt động và tuyên bố phá sản, đồng thời, không tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội thì lúc này người lao động cần tự mình đi thực hiện thủ tục này.

Đầu tiên, cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân như: Chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân... Sau đó, người lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi quản lý sổ đề nghị xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.

Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng, trường hợp công ty cũ chưa đóng đủ thì xác nhận sổ bảo hiểm xã hội đến thời điểm đã đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ bảo hiểm.

Như vậy, khi doanh nghiệp phá sản và không thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động có thể liên hệ với cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng bảo hiểm đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.

Cách lấy sổ bảo hiểm xã hội khi bị mất

Cách lấy sổ trực tiếp từ cơ quan BHXH

Khi phát hiện mình bị mất sổ bảo hiểm, người lao động có thể chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đến nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm để đề nghị cấp lại.

Theo khoản 1 Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH và khoản 31 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH, người lao động chỉ cần chuẩn bị Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (Mẫu TK1-TS được sửa đổi bổ sung bởi Quyết định 490/QĐ-BHXH) để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

*Cơ quan giải quyết: Theo hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH:

• Người đang đi làm: Đến cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia BHXH để làm thủ tục giải quyết mất sổ bảo hiểm;
• Người đang tham gia BHXH tự nguyện mà bị mất sổ: Đến Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu để giải quyết;
• Người lao động đã nghỉ việc: Có thể nộp hồ sơ đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm tại bất kì cơ quan bảo hiểm xã hội nào trên toàn quốc.

*Thời hạn giải quyết: Theo khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động chỉ cần chờ 10 ngày hoặc 45 ngày (đối với trường hợp phức tạp, cần thời gian xác minh) kể từ ngày nộp đủ hồ sơ để được cấp sổ.

Cách lấy lại sổ bảo hiểm xã hội online

Hiện nay, người lao động có thể trực tiếp xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội online mà không cần trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm chờ đợi và nộp hồ sơ giấy. Quy trình gồm các bước sau:

- Bước 1. Đăng nhập VssID

• Người lao động đã có tài khoản VssID thì tiến hành đăng nhập bằng chính mã số bảo hiểm xã hội và mật khẩu được cấp.
• Trong trường hợp chưa có tài khoản, người lao động tiến hành đăng ký qua mạng và đến cơ quan bảo hiểm gần nhất để được cấp mật khẩu.

- Bước 2. Chọn phần “Dịch vụ công” (Nội dung thứ 2 từ trái sang ở cuối màn hình ứng dụng);

- Bước 3. Chọn dịch vụ [607A] - Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin;

- Bước 4. Xác định nơi nhận kết quả:

• Nếu chọn nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội: Chọn “BP tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả”
• Nếu muốn nhận kết quả qua bưu điện: chọn ô “Qua dịch vụ bưu chính” và điền địa chỉ đầy đủ.

- Bước 5. Xác nhận lại thông tin để hoàn tất thủ tục

Sau khi ấn nút “Gửi”, người thực hiện thủ tục sẽ nhận được mã OTP qua tin nhắn điện thoại. Người lao động nhập chính xác đoạn mã này để hoàn tất thủ tục.

Giải đáp thắc mắc về sổ bảo hiểm xã hội

Trường hợp nghỉ ngang có được trả sổ bảo hiểm không?

Dựa vào nội dung khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 ghi nhận trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng với người lao động như sau:

-  Xác nhận thời gian đóng các loại bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp); nếu giữ giấy tờ của người lao động thì phải trả lại;

- Trường hợp người lao động có yêu cầu thì phải cung cấp bản sao các tài liệu về quá trình làm việc của người đó.

Quy định này không phân biệt nghĩa vụ này áp dụng cho trường hợp chấm dứt hợp đồng đúng luật hay trái luật. Như vậy có nghĩa là, chỉ cần quan hệ lao động ghi nhận trên hợp đồng bị chấm dứt thì bên sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức…) phải chốt và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Như vậy, ngay cả khi nghỉ ngang trái (đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật), người lao động vẫn được người sử dụng lao động trả sổ bảo hiểm xã hội sau khi kết thúc quá trình chốt sổ tại cơ quan bảo hiểm xã hội.

Nghỉ ngang có được trả sổ bảo hiểm không?

Công ty giữ sổ bảo hiểm không trả có bị phạt không?

Việc trả sổ bảo hiểm cho người lao động là trách nhiệm của bên sử dụng lao động không phân biệt việc chấm dứt hợp đồng giữa các bên là đúng hay trái luật. Cho nên, khi không trả sổ bảo hiểm cho người lao động thì tổ chức, doanh nghiệp…sẽ bị phạt.

Theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp, tổ chức…sử dụng lao động cố ý không trả sổ bảo hiểm xã hội thì sẽ bị phạt từ 02 - 04 triệu đồng/người lao động không được trả sổ. Mức phạt tối đa đối với hành vi trái pháp luật này là 75 triệu đồng.

Mất sổ bảo hiểm xã hội có lấy được tiền BHXH 1 lần không?

Theo Điều 109 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, để được hưởng tiền bảo hiểm xã hội 1 lần thì người lao động cần có 01 bộ hồ sơ:

- Sổ bảo hiểm xã hội bản chính (gồm bìa và toàn bộ tờ rời ghi nhận quá trình tham gia đóng bảo hiểm của người đó);

- Văn bản đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần;

- Trích sao hồ sơ bệnh án đối với người lao động thuộc các trường hợp mắc bệnh nguy hiểm đến tính mạng (HIV/AIDS, ung thư, xơ gan cổ chướng…);

- Nếu người lao động có ý định đi định cư nước ngoài thì phải nộp các giấy tờ chứng minh về việc thôi quốc tịch Việt Nam hoặc giấy tờ chứng minh được phép nhập cư, sinh sống dài hạn tại nước ngoài;

Từ đây có thể thấy, sổ bảo hiểm xã hội là tài liệu bắt buộc không thể thiêu khi đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần bởi sau khi yêu cầu của người lao động được giải quyết thì cơ quan bảo hiểm sẽ thu lại sổ.

Như vậy, người lao động mất sổ bảo hiểm sẽ không được rút tiền bảo hiểm xã hội 1 lần nữa.

Chi phí cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Căn cứ Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH và khoản 31 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH, cơ quan bảo hiểm tạo điều kiện để người lao động bị mất, hỏng sổ hoặc thay đổi thông tin trên sổ mà không cần nộp bất kì khoản phí, lệ phí nào để người lao động tiếp tục được hưởng quyền lợi chính đáng của mình.

Như vậy, người lao động không bị mất phí khi tiến hành thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội.

Làm lại sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH có thể thấy:

- Trường hợp người lao động đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi thông tin trên sổ, do mất, hỏng, gộp sổ…thì sẽ được giải quyết trong thời gian tối đa là 10 ngày kể từ ngày cơ quan bảo hiểm nhận đủ hồ sơ.

- Trường hợp phức tạp, cần phải xác minh quá trình đóng BHXH do người lao động đã từng làm việc ở tỉnh khác hoặc làm việc tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp…thì việc làm sổ sẽ có thời hạn tối đa là 45 ngày.

(Lúc này, cơ quan bảo hiểm phải thông báo bằng văn bản cho người lao động biết.)

Trên đây là giải đáp cách lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ sau khi nghỉ việc và khi bị mất sổ. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.