Việc quản lý hóa đơn điện tử có nhiều khác biệt so với quản lý hóa đơn giấy trước đây, cùng tham khảo bài viết sau để nắm được cách quản lý hóa đơn đúng quy định, hiệu quả.
Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là 01 trong 02 dạng chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ thực hiện lập, ghi nhận thông tin mua bán, cung ứng dịch vụ. Loại chứng từ (hóa đơn) còn lại là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn điện tử (có mã/không có mã của cơ quan quản lý thuế) sẽ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập thông qua các phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của mình.
Trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cũng được ghi nhận.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan quản lý thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan quản lý thuế cấp mã số trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi hóa đơn cho người mua.
Mã của hóa đơn điện tử được cơ quan quản lý thuế cấp sẽ bao gồm:
- Một dãy số giao dịch (đây là dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo) và;
- Một chuỗi các ký tự được mã hóa dựa theo thông tin của người bán/cung ứng dịch vụ lập trên hóa đơn.
Cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi hóa đơn điện tử có mã cho người mua, họ cũng có thể gửi hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn không có mã của cơ quan quản lý thuế.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hiện nay có 06 dạng hóa đơn điện tử phổ biến như sau:
(1) Hóa đơn điện tử (“HĐĐT”) GTGT;
(2) HĐĐT bán hàng;
(3) HĐĐT bán tài sản công;
(4) HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia;
(5) Tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử;
(6) Phiếu điện tử xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; phiếu điện tử xuất kho gửi đại lý.
Quy định về cách quản lý hóa đơn điện tử
Quy định về quản lý hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
- Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Việc lưu trữ được thực hiện đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Trong suốt quá trình lưu trữ, tổ chức cá nhân phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch thông tin.
- Tổ chức, cá nhân được quyền tự do lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với đặc thù lĩnh vực kinh doanh và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
- Hóa đơn điện tử phải luôn trong tình trạng sẵn sàng được in ra giấy hoặc có thể tra cứu khi có yêu cầu từ phía cơ quan chức năng.
Quy định về quản lý hóa đơn điện tử
5 cách quản lý hóa đơn điện tử
Tạo Email chuyên dụng
Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ tạo lập một email chuyên dụng dùng riêng vào mục đích nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào từ các nhà cung cấp, phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Việc tạo email chuyên dụng giúp người sử dụng không bị nhầm lẫn với các email khác của công ty, tiện lợi trong việc theo dõi dữ liệu.
Lưu trữ hóa đơn điện tử trên folder bằng hình ảnh
Các tổ chức/cá nhân kinh doanh có thể chụp lại hình ảnh hóa đơn điện tử sau đó đặt tên cho hóa đơn và lưu vào các thư mục (folder) trên máy tính hoặc trên Google Drive.
Tên của hóa đơn có thể đặt theo cấu trúc sau: Ngày, tháng, năm; tên nhà cung cấp; số hóa đơn.
Ví dụ: Hóa đơn 07/12/2023-Công ty TNHH ABC- TK001
Việc đặt tên cho file theo từng tiêu chí sex giúp việc tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Thống kê hóa đơn điện tử bằng bảng tính Excel
Sau khi cá nhân/tổ chức nhận được hóa đơn đầu vào thông qua email, nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu thủ công lên bảng tính Excel, sau đó gắn kèm link mã tra cứu hóa đơn để dễ dàng quản lý và kiểm soát hóa đơn điện tử.
In hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để lưu trữ
Hiện nay, cá nhân/tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử vẫn dùng cách in hóa đơn trên giấy để lưu trữ và quản lý, nhằm tránh trường hợp bị mất dữ liệu trên email, trên folder, bảng tính excel.
Hóa đơn giấy sẽ được kẹp cùng với hợp đồng mua hàng và được lưu trữ ở hai đầu: email và chứng từ giấy.
Cách quản lý hóa đơn điện tử
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Giải pháp sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử dùng công nghệ 4.0 sẽ giúp việc quản lý thuận tiện hơn, tiết kiệm được thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn.
Người sử dụng nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm, khi này phần mềm sẽ tự động kiểm tra hóa đơn, bao gồm: lỗi, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và cảnh báo khi phát hiện lỗi.
Toàn bộ số liệu trên hóa đơn sau đó sẽ tự động được nhập, hạch toán mà không cần phải làm thủ công nwh nhập tay hay nhập bằng bảng tính Excel.
Trên đây là 05 cách quản lý hóa đơn điện tử phổ biến. Tùy vào sở thích và quy mô kinh doanh, Quý bạn đọc có thể lựa chọn kiểu quản lý phù hợp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ chúng tôi tại 
19006192 .
Tác giả: Minh Nguyệt 
