Chốt sổ BHXH như thế nào là thắc mắc của rất nhiều người lao động nghỉ việc hay khi chuyển công việc mới. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khá đơn giản, hãy tham khảo thủ tục trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khi nào cần chốt sổ BHXH?
Quá trình chốt sổ BHXH là việc hoàn thiện và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại các cơ sở BHXH do đơn vị mà người lao động làm việc đóng. Bước này được thực hiện khi:
Người lao động rời khỏi đơn vị hoặc đến thời điểm nghỉ hưu
Do chuyển địa chỉ làm việc dẫn tới phải chuyển cơ quan BHXH mới nên phải chốt sổ BHXH với cơ quan bảo hiểm cũ.
2. Chốt sổ BHXH như thế nào theo quy định?
Để chốt sổ cho người lao động nghỉ việc, công ty phải thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tiến hành thực hiện thủ tục báo giảm lao động:
Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và Phiếu giao nhận hồ sơ 600a có quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, đơn vị thực hiện thủ tục báo giảm lao động cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT theo Mẫu D02-TS;
Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS (nếu có).
Chốt sổ BHXH như thế nào theo quy định?
Bước 2: Làm thủ tục chốt sổ
Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH và Phiếu giao hàng 620/…/SO, hồ sơ chốt sổ BHXH mà doanh nghiệp phải lập bao gồm các giấy tờ sau:
Sổ BHXH theo mẫu sổ cũ hoặc Tờ bìa sổ BHXH theo sổ mẫu mới;
Các tờ rời sổ BHXH;
Do đó, nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm BHXH và không thực hiện kê khai qua phần mềm thì doanh nghiệp phải lập một loạt hồ sơ, trong đó có hồ sơ nêu trên và nộp cho cơ quan BHXH.
3. Thời hạn chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?
Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động là:
Thời hạn trong vòng 14 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc hợp đồng lao động, hai bên phải có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, ngoại trừ các trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày:
Người SDLĐ thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
Chia, tách, sáp nhập, hợp nhất; bán, cho thuê, chuyển đổi hình thức kinh doanh. Chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản của công ty, hợp tác xã.
Do nguyên nhân thiên tai, hỏa hoạn, địch họa, dịch bệnh nguy hiểm.
Trong các trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản thì các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động sẽ được ưu tiên thanh toán.
Thời hạn chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là bao lâu?
Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện các công việc sau đây:
Làm thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại kèm theo các giấy tờ gốc khác nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ.
Nếu người lao động yêu cầu thì cung cấp bản sao các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc của người lao động. Chi phí sao chép và gửi tài liệu sẽ do người sử dụng lao động chi trả.
Vì vậy, trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, các bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của nhau ngoại trừ các trường hợp đã nêu trên.
4. Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Theo Điều 41 khoản 4 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi vi phạm các quy định khác về BHXH, BHTN là:
Người sử dụng lao động thực hiện một trong các hành vi sau đây, thì bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với mỗi người lao động, tối đa không quá 7.500.000 đồng đối với người sử dụng lao động vi phạm:
Không trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định tại Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH.
Ngoài ra, mức phạt nêu trên cũng được áp dụng đối với các hành vi khác như:
Không nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc nhận việc. Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực.
Không lập danh sách người lao động, hồ sơ; không nộp hồ sơ đúng thời hạn giải quyết hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, giải quyết hưởng lương hưu, bảo hiểm xã hội một lần theo quy định tại Điều 103 và Điều 110 Luật Bảo hiểm xã hội; và các trường hợp giải quyết hưởng chế độ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, giải quyết hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp quy định tại Điều 59,60 Luật An toàn, vệ sinh lao động.
Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng hưởng lương hưu khi suy giảm khả năng lao động quy định tại Điều 55 Luật Bảo hiểm xã hội và trường hợp giám định mức suy giảm khả năng lao động Điều 47 Luật An toàn vệ sinh lao động đến Hội đồng giám định y khoa để khám giám định mức suy giảm khả năng lao động;
Do đó, nếu công ty chốt và trả sổ cho người lao động muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, công ty sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng (tối đa 75.000.000 đồng). Ngoài ra, mức phạt đối với tổ chức gấp đôi mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, qua bài viết trên đã giúp cho bạn đọc hiểu hơn về câu hỏi chốt sổ BHXH như thế nào? Mong rằng sẽ giúp độc giả nắm được quy định về chốt sổ BHXH. Nếu có thắc mắc về quy định về bảo hiểm xã hội vui lòng liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được tư vấn, hỗ trợ.
Tác giả: Minh Nguyệt 
Chủ đề:
