Chứng thực điện tử là gì? Thủ tục chứng thực điện tử

Hiện nay đã có hình thức chứng thực điện tử. Vậy chứng thực điện tử là gì? Thủ tục chứng thực điện tử được quy định như thế nào? Cùng theo dõi bài viết sau.

Câu hỏi: Chào Luật sư! Tôi nghe nói hiện nay người dân có thể không cần trực tiếp đến Ủy ban nhân dân để chứng thực bản sao mà có thể thông qua thủ tục chứng thực điện tử. Nhờ Luật sư tư vấn giúp tôi chứng thực điện tử là gì? Thủ tục thực hiện như thế nào?

Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử là một hình thức chứng thực bản sao mới, được thực hiện trên nền tảng điện tử, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính (theo khoản 9 Điều 3 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).

Như vậy, chứng thực điện tử được xây dựng với mục đích giúp người dân tiết kiệm thời gian, công sức của người dân và theo kịp thời đại chuyển đổi công nghệ số.

Chứng thực điện tử là gì?

Thủ tục chứng thực điện tử được thực hiện như thế nào?

Thủ tục đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/

Giao diện website khi vừa truy cập

Bước 2: Sau khi truy cập vào được giao diện của phần mềm thì ấn chọn phần dịch vụ công nổi bật. Cụ thể là ở phần các thanh tác vụ trên website, chọn mục “Thông tin dịch vụ” và chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bấm chọn “Dịch vụ công nổi bật”

Bước 3: Lựa chọn dịch vụ chứng thực cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Sau khi ta ấn chọn  “Dịch vụ công nổi bật”  trên màn hình sẽ xuất hiện ra các dịch vụ để lựa chọn. Tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân muốn chứng thực nội dung gì thì sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực đó cho phù hợp.

Chọn dịch vụ chứng thực bản sao từ bản chính

Bước 4: Điền các thông tin theo yêu cầu:

Ở phần này sẽ hiện lên các thông tin yêu cầu, trình tự cung cấp hồ sơ văn bản tài liệu để thực hiện chứng thực.các cá nhân, tổ chức đọc thông tin và thực hiện theo yêu cầu. Sau đó chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực.

Lưu ý: Tại dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hiện nay chỉ có hai cơ quan là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Cơ quan, đơn vị khác theo quy định của pháp luật thực hiện thủ tục chứng thực sẽ được cung cấp sau.

Khi điền xong các thông tin đầy đủ theo yêu cầu thì các cá nhân, tổ chức ấn lựa chọn cơ quan, tổ chức phù hợp sau đó phải ấn vào nút “Đồng ý” để thực hiện thao tác.

Điền thông tin theo yêu cầu

Bước 5: Đặt lịch hẹn

Trên màn hình sẽ hiển thị thông tin của người yêu cầu chứng thực và cho người yêu cầu lựa chọn ngày hẹn, giờ hẹn cụ thể. Lúc này, người dân làm theo hướng dẫn ấn vào mục “Đặt lịch hẹn” thì màn hình sẽ hiển thị: Đặt lịch hẹn và xác nhận thành công.

Đặt lịch hẹn

Bước 6: Nhận kết quả

Khi đã hoàn tất bước 5 thì sau khi cơ quan có thẩm quyền hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản của mình.

Do đó, người dân cần lưu ý để kiểm tra vào đúng lịch hẹn để nhận kết quả. Sau khi nhận được kết quả thì người dân phải tải file về và sử dụng bản sao điện tử trên trong các giao dịch cần thực hiện hồ sơ điện tử.

Nếu chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do người dân cung cấp.

Hình ảnh minh họa kết quả chứng thực điện tử

Những trường hợp không được chứng thực điện tử

Căn cứ Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ không được chứng thực điện tử:

Thứ nhất, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ: Những giấy tờ dùng làm cơ sở để chứng thực bắt buộc phải nguyên vẹn các thông tin, nhất là thông tin về cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp từ đầu. Do đó, nếu bản chính đó đã bị tẩy xóa hoặc sửa chữa thì không thể nào sử dụng để chứng thực bản sao được.

Thứ hai, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung: Khi chứng thực bản sao thì cần phải có một bản chính thể hiện chính xác, trọn vẹn thông tin từ bản chính. Chính vì vậy, nếu bản chính bị hoen mờ hoặc không còn rõ các thông tin nữa thì không thể sử dụng để chứng thực được.

Thứ ba, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp: Tài liệu có đóng dấu mật hoặc có ghi rõ không được sao chụp thông thường là những tài liệu được bảo mật theo quy định của pháp luật. Do đó, không thể sao chụp hay chứng thực bản sao dưới bất kỳ hình thức nào.

Thứ tư, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân:

Không phải nội dung nào cũng có thể yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực được, cơ quan có thẩm quyền sẽ  từ chối chứng thực nếu bản chính có nội dung không hợp pháp.

Thứ năm, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.

Thứ sáu, các giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bởi lẽ, các văn bản này thường là không có giá trị về mặt pháp lý, do không được đảm bảo nội dung mà các cá nhân đó viết có hợp pháp hay không, vì vậy không thể chứng thực bản sao trong trường hợp này.

 19006192