Chứng từ ghi sổ là gì? Hướng dẫn chi tiết ghi chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ là 01 thuật ngữ chuyên môn trong lĩnh vực kế toán, thuế tuy nhiên được sử dụng khác rộng rãi. Vậy chứng từ ghi sổ là gì? Cách ghi chứng từ ghi sổ được pháp luật quy định như thế nào?

Chứng từ ghi sổ là gì? 

Căn cứ phụ lục ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ ghi sổ là 01 trong các hình thức ghi sổ kế toán, dùng để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế, tài chính phát sinh trong 01 kỳ kế toán và/hoặc trong 01 niên độ kế toán. 

Các hình thức tương tự có thể kể đến như:

- Nhật ký chung;

- Nhật ký - Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ có những đặc điểm, đặc trưng sau đây:

- Là căn cứ trực tiếp giúp kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp. Đây là đặc trưng cơ bản của Chứng từ ghi sổ. 

- Chứng từ ghi sổ sẽ được sắp xếp và ghi theo trình tự thời gian.

- Kế toán viên sẽ lập Chứng từ ghi sổ dựa trên cơ sở của từng loại chứng từ kế toán, hoặc trên cơ sở các Bảng Tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, cùng nội dung kinh tế với nhau.

- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng khoảng thời gian (từng tháng, cả năm) theo thứ tự.

- Chứng từ ghi sổ bao gồm có các loại sổ kế toán dưới đây:

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; 

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán.

Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ chỉ có giá trị pháp lý nếu có chứng từ gốc đi kèm?

Căn cứ hướng dẫn ghi sổ kế toán tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC, Chứng từ ghi sổ phải có chứng từ kế toán đính kèm, và buộc phải được kế toán trưởng thông qua trước khi ghi sổ kế toán. 

Do đó, chứng từ ghi sổ chỉ có giá trị pháp lý nếu có chứng từ gốc kèm theo và phải được kế toán trưởng thông qua. 

Hướng dẫn chi tiết cách ghi chứng từ ghi sổ

Mẫu chứng từ ghi sổ

 

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: …………

Ngày…. tháng.... năm ....

Kèm theo…… chứng từ gốc 

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

 

 

SỐ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm ...

- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:...

 

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Mẫu sổ cái dùng theo hình thức chứng từ ghi sổ

 

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

Năm:………….

Tên tài khoản……….

Số hiệu:……….

- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:... 

Ghi chú: Đối với trường hợp thuê dịch vụ làm kế toán, làm kế toán trưởng thì phải ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán, tên đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Cách ghi chứng từ ghi sổ

Theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC, chứng từ ghi sổ được hướng dẫn ghi như sau:

- Trình tự ghi Chứng từ ghi sổ như sau:

+ Hàng ngày/định kỳ: Trên cơ sở các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại đã qua kiểm tra.

+ Cuối tháng: Khóa sổ để tính được tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng, tính Tổng số phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản liệt kê trên Sổ Cái. 

+ Năm kế toán: Lập Báo cáo tài chính (BCTC) sau khi đối chiếu khớp thông tin. 

Hướng dẫn cách ghi chứng từ ghi sổ

- Cách ghi Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DNN):

+ Ghi thông tin vào các cột A, B, 1 phù hợp theo thông tin trên biểu mẫu;

+ Cuối trang: Cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau;

+ Đầu trang: Ghi số cộng trang trước chuyển sang.

- Cách ghi Sổ cái (Mẫu số S02c1-DNN và S02c2-DNN):

+ Ghi dựa theo Chứng từ ghi sổ.

+ Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi thông tin vào các cột A, B, 1 phù hợp theo thông tin trên biểu mẫu;

+ Cuối mỗi trang: Cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.

+ Cuối tháng/quý/năm: Khóa sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có. Dựa vào đó tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản, dùng làm căn cứ lập Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo tài chính cho công ty.

Trên đây là định nghĩa chứng từ ghi sổ là gì và hướng dẫn cách ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nếu còn thắc mắc nào liên quan đến việc ghi sổ kế toán, hoặc cần hỗ trợ ghi sổ, vui lòng liên hệ chúng tôi thông qua hotline  19006192 .