Chứng từ là thuật ngữ quen thuộc đối với các hoạt động kế toán, thuế, tài chính nhưng vẫn còn nhiều người chưa nắm được chứng từ là gì? Cụ thể xem tại bài viết sau.
Chứng từ là gì? Số chứng từ là gì?
Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, chứng từ được hiểu là một loại tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin liên quan đến:
- Các khoản thuế khấu trừ
- Các khoản thu thuế
- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật về thuế.
Chứng từ là gì?
Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán năm 2015, có định nghĩa về chứng từ kế toán như sau:
Chứng từ kế toán là các giấy tờ, tài liệu và vật mang tin có công dụng phản ánh nghiệp vụ kinh tế/ tài chính phát sinh và nghiệp vụ đó đã hoàn thành, chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Như vậy, chứng từ kế toán chính là tài liệu dùng để chứng minh cho giao dịch tài chính của một cơ quan/tổ chức có phát sinh nghiệp vụ kế toán, giúp ghi nhận thông tin và dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ví dụ về chứng từ kế toán: Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Biên bản bàn giao tài sản, Hoá đơn mua bán hàng hoá,…
Số chứng từ là một dãy số được quy định và gán cho mỗi chứng từ kế toán, có tác dụng nhận diện, phân biệt các loại chứng từ khác nhau và giúp theo dõi các giao dịch, nghiệp vụ tài chính/kinh tế trong hệ thống kế toán của một cơ quan/tổ chức.
Có bao nhiêu loại chứng từ?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, theo hình thức thể hiện, chứng từ được phân thành hai loại, cụ thể như sau:
Có bao nhiêu loại chứng từ?
- Chứng từ điện tử: Là các loại chứng từ được thể hiện dưới hình thức dữ liệu điện tử và lưu trên hệ thống điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế/tổ chức thu thuế, phí và lệ phí cấp cho những người nộp thuế, người nộp phí bằng phương tiện điện tử.
- Chứng từ đặt in/tự in: Là các loại chứng từ được thể hiện ở dạng bản cứng, bản giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí và lệ phí đặt in chứng từ theo mẫu để dùng hoặc tự in bằng máy tính tiền, máy tính,… khi khấu trừ thuế, thu thuế, phí và lệ phí theo quy định.
Ngoài ra, theo nội dung của chứng từ, chứng từ có thể được phân loại thành:
- Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: là loại văn bản/tài liệu được cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
- Biên lai thuế, phí, lệ phí, bao gồm: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không có in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá và biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Các loại chứng từ khác theo quy định.
Thời điểm lập chứng từ là khi nào?
Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thời điểm lập chứng từ được quy định như sau:
- Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Thời điểm lập chứng từ khi thu thuế, phí, lệ phí: lập chứng từ tại thời điểm thu thuế, phí, lệ phí.
Theo đó, cơ quan/tổ chức phải lập chứng từ, biên lai và giao cho người được khấu trừ thuế, người nộp thuế, phí, lệ phí tại các thời điểm nêu trên.
Nội dung của chứng từ gồm những gì?
Theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ có các nội dung cơ bản sau:
- Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: tên, ký hiệu mẫu chứng từ, số chứng từ; thông tin người nộp thuế (tên, địa chỉ, mã số thuế, quốc tịch); khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế TNCN, thuế được khấu trừ; thời gian lập chứng từ; chữ ký và họ tên của người trả thu nhập
- Đối với biên lai phải có các nội dung sau: tên loại biên lai, ký hiệu biên lai, số biên lai (tối đa 7 chữ số); liên của biên lai (gồm 02 liên, liên 1 lưu tại tổ chức và liên 2 giao cho người nộp thuế, phí); tên, mã số thuế của tổ chức thu; tên khoản thu và số tiền thu thuế, phí, lệ phí; thời gian lập biên lai và chữ ký củ người thu tiền; tên và mã số thuế của tổ chức in biên lai (nếu biên lai được đặt in).
Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn đọc thông tin liên quan đến chứng từ là gì, số chứng từ là gì. Nếu bạn đọc có nhu cầu biết thêm thông tin này vui lòng liên hệ tổng đài 
19006192 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Tác giả: Minh Nguyệt 
