Hóa đơn xuất sai tên công ty xử lý như thế nào?

Xuất hóa đơn chính xác, hợp lệ sẽ giúp cho công ty tránh khỏi những rủi ro bị xử phạt vi phạm. Vậy trong trường hợp hóa đơn xuất sai tên công ty xử lý như thế nào?

Câu hỏi: Chào Luật sư, vừa qua công ty chúng tôi có xuất hóa đơn mua bán cho khách hàng. Tuy nhiên, đến nay công ty chúng tôi mới phát hiện ra trên hóa đơn đã in sai tên công ty. Nhờ Luật sư tư vấn giúp chúng tôi trường hợp hóa đơn xuất sai tên công ty xử lý như thế nào?

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là loại hóa đơn có các đặc điểm sau đây:

- Về hình thức: Hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử;

- Về chủ thể phát hành: Hóa đơn điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập và phát hành;

- Mục đích sử dụng: Hóa đơn điện tử được dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử:

- Một là, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

- Hai là, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Ngược lại với hóa đơn điện tử nêu trên, đây là dạng hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Cũng tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể là ở Điều 10 có quy định về những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;

- Số hóa đơn;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;

- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Hóa đơn xuất sai tên công ty xử lý như thế nào?

Tên công ty là một trong những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Về cách xử lý hóa đơn xuất sai tên công ty hiện được hướng dẫn rất chi tiết tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cách xử lý hóa đơn xuất sai tên công ty

Trường hợp hóa đơn xuất sai tên công ty chưa gửi cho người mua

Nếu hóa đơn điện tử xuất sai tên công ty nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán phải xử lý như sau:

Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về việc hóa đơn xuất sai tên công ty theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót;

Bước 2. Người bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. 

Bước 3: Sau khi kiểm tra lại hóa đơn, cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Lưu ý, hướng xử lý nêu trên chỉ áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế xuất sai tên công ty nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán lập hóa đơn điện tử mới và điều chỉnh thông tin cho chính xác.

Trường hợp hóa đơn xuất sai tên công ty đã gửi cho người mua hoặc người bán phát hiện sai tên công ty

Hóa đơn chỉ sai tên công ty và không sai các nội dung khác

Nếu như hóa đơn chỉ xuất sai tên công ty mà không sai về mã số thuế hoặc bất kỳ nội dung nào khác thì được xử lý như sau:

- Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế:

• Nếu chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn cũng như không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.

• Nếu đã gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế: Bên cạnh việc thông báo cho người mua về hóa đơn sai tên công ty thì người bán còn phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Người bán cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, đồng thời thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn.

Hóa đơn sai tên công ty và sai nội dung khác

Nếu hóa đơn xuất sai tên công ty và các nội dung khác như mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì có thể chọn một trong hai cách xử lý như sau:

Cách 1. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Bước 1. Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trên hóa đơn;

Bước 2. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh những sai sót trên hóa đơn đã lập.

Lưu ý: Nếu hai bên chọn cách này thì trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm.

Cách 2. Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.

Bước 1. Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trên hóa đơn (chỉ thực hiện bước này nếu người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót);

Bước 2. Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Nếu lựa chọn cách này thì người bán và người mua cần lưu ý:

- Khi lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử trước đây phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì người bán chỉ cần ký số trên hóa đơn điện tử mới, sau đó người bán gửi cho người mua;

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì sau khi ký số xong người bán phải gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới rồi mới gửi cho người mua.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn xuất sai tên công ty

Nếu hóa đơn xuất sai tên công ty bị cơ quan thuế phát hiện thì được xử lý như sau:

Bước 1. Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.

Bước 2. Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo ở bước 1.

Nếu hết thời hạn mà người bán vẫn không thực hiện việc thông báo thì cơ quan thuế sẽ ra thông báo rà soát hóa đơn lần 2. Trường hợp hết thời hạn đối với thông báo rà soát hóa đơn lần 2 mà người bán vẫn chưa thực hiện nghĩa vụ ở bước 2 thì sẽ bị xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn xuất sai tên công ty có phải lập biên bản điều chỉnh/thay thế?

Như đã đề cập ở trên, hóa đơn xuất sai tên công ty có lập biên bản điều chỉnh/thay thế hay không tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên. 

Nếu có thỏa thuận trước về việc lập  lập biên bản điều chỉnh/thay thế thì người mua và người bán tiến hành lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn sai sót hoặc văn bản thỏa thuận thay thế hóa đơn sai sót sau đó lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

 19006192