Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức với mục đích gì?

Hội nghị nhà chung cư thường niên là một trong những hội nghị được tổ chức tại các tòa nhà chung cư. Nhưng hội nghị này được tổ chức thế nào, với mục đích gì chắc hẳn không phải ai cũng nắm được.

Câu hỏi: Tôi mới mua 1 căn chung cư và đang tìm hiểu về các vấn đề liên quan đến hoạt động của Ban quản trị, các hội nghị nhà chung cư. Cho tôi hỏi hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức để làm gì và có yêu cầu chủ sở hữu căn hộ phải tham gia hay không?

Chào bạn, vướng mắc của bạn chắc hẳn cũng là điều quan tâm của nhiều cư dân sinh sống ở các tòa nhà chung cư. Về vấn đề này, HieuLuat xin đưa các thông tin như dưới đây:

Mục đích tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành theo Thông tư 02/2016/TT-BXD được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 06/2019/TT-BXD thì:

Hội nghị nhà chung cư thường niên sẽ được tổ chức mỗi năm một lần khi:

- Có đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự tối thiểu là 30%

- Hoặc có số lượng ít hơn (do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất)

Nội dung của hội nghị nhà chung cư hay cụm nhà chung cư thường niên là:

- Nghe báo cáo kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;

- Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau;

- Nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;

- Quyết định các nội dung khác như:

+ Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư

+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư

+ Thông qua, bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư…

(theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở (nếu có))

Như vậy, qua nội dung trên có thể thấy Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần để giải quyết những vấn đề chúng tôi đã nêu ở nội dung trên.

Tổ chức họp hội nghị nhà chung cư thường niên khi nào?

- Hội nghị nhà chung cư được hiểu là cuộc họp của các chủ sở hữu căn hộ chung cư nhằm quyết định các vấn đề liên quan đến việc sử dụng, quản lý, bảo trì…nhà chung cư khi thỏa mãn điều kiện đã có ít nhất 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ chung cư đã được bàn giao tham dự hoặc một tỉ lệ ít hơn do chủ sở hữu nhà chung cư quyết định (Điều 102 Luật Nhà ở 2014, khoản 1 Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD).

Hội nghị nhà chung cư được phân thành họp hội nghị nhà chung cư lần đầu (lần đầu tiên nhà chung cư tổ chức họp), họp hội nghị nhà chung cư thường niên (họp theo định kỳ) hoặc cuộc họp hội nghị nhà chung cư bất thường (đột xuất). Theo đó, cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi đảm bảo thỏa mãn điều kiện về thành phần tham dự. Người chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp, tiến hành thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị nhà chung cư chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư là chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc là chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu).

- Cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên có thành phần tham dự gồm có: Đại diện của chủ sở hữu căn hộ chung cư đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư nếu chủ đầu tư còn quyền sở hữu/sử dụng tài sản/đất trong nhà chung cư, đại diện của đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải thuê đơn vị vận hành; đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư là đơn vị đại biểu (đơn vị được mời dự/mời tham gia).

Như vậy, cuộc họp hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi đảm bảo điều kiện về số lượng thành phần tham dự (30% đại diện chủ sở hữu nhà chung cư tham dự/hoặc 1 tỉ lệ nhỏ hơn do chủ sở hữu nhà chung cư quyết định).

Khi nào hội nghị nhà chung cư thường niên phải có 50% cư dân tham gia?

Khoản 2 Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư thì hội nghị thường niên của tòa nhà chung cư phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự nếu có có kết hợp quyết định một trong các vấn đề liệt kê dưới đây:

Thứ nhất, bầu thay thế Trưởng ban/Phó ban quản trị do bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, mất tích hoặc chết.

Nếu thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư, chủ đầu tư sẽ cử người khác đảm nhận và không cần tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Thứ hai, miễn nhiệm/bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;

Thứ ba, bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị bãi nhiệm, miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị mất tích, chết trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhưng không đủ số người đồng ý theo quy định…

Nếu hội nghị cụm nhà chung cư thường niên có kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị hoặc quyết định các vấn đề như đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành, điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ (đã nhận bàn giao nhà) của cụm nhà chung cư đó tham dự.

Ban quản trị cũng có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị chính thức.

Nếu không đủ số người tham dự theo quy định, Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định như hội nghị nhà chung cư bất thường.

Nếu qua giám sát, thảo luận tại hội nghị nhà chung cư mà chủ sở hữu nhà chung cư phát hiện hành vi vi phạm về tài chính của Ban quản trị, thành viên Ban quản trị nhà chung cư thì căn cứ theo mức độ vi phạm, hội nghị nhà chung cư có thể quyết định bãi miễn một, một số hoặc toàn bộ thành viên Ban quản trị nhà chung cư và bầu thay thế các thành viên khác và phải có phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị nhà chung cư.

Nếu người có hành vi vi phạm phải truy cứu trách nhiệm hình sự, hội nghị nhà chung cư thông qua quyết định và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, đồng thời xử lý trách nhiệm hình sự theo đúng quy định của pháp luật.

Trên đây là thông tin giải đáp về hội nghị nhà chung cư thường niên. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.