Các văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền muốn có giá trị pháp lý phải có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu. Tuy nhiên, mỗi hình thức đóng dấu có những ý nghĩa khác nhau. Cách đóng dấu trong văn bản hành chính hiện nay được quy định thế nào?
Con dấu trong văn bản hành chính là gì? Dùng làm gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu được quy định là “phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.”
Theo quy định hiện hành, con dấu được chia thành các loại như sau:
- Con dấu có hình Quốc huy;
- Con dấu có hình biểu tượng;
- Con dấu không có hình biểu tượng;
- Con dấu được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi;
- Con dấu thu nhỏ (cả dấu ướt và dấu nổi);
- Con dấu xi.
Con dấu được sử dụng để đóng vào các văn bản hành chính, thường biểu trưng cho tên gọi, chức vụ, thẩm quyền của cá nhân, tổ chức ghi trên con dấu. Con dấu cũng là biểu tượng đặc biệt giúp phân biệt tổ chức này với tổ chức khác, đồng thời là đại diện pháp lý của tổ chức khi thể hiện trên văn bản. Văn bản hành chính chỉ có chữ ký mà không có con dấu thường không có giá trị hiệu lực.
Cách đóng dấu trong văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định con dấu được đóng trên văn bản hành chính dù dưới hình thức đóng dấu nào cũng phải đáp ứng yêu cầu con dấu ngay ngắn, đúng chiều, rõ ràng và sử dụng mực dấu màu đỏ.
Đồng thời, đối với từng hình thức đóng dấu, việc đóng dấu phải đảm bảo các điều kiện sau:
Cách đóng dấu chữ ký
Theo Điều 32, 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, con dấu để xác nhận giá trị của văn bản và chữ ký của người ký phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Con dấu phải được đóng lên trên khoảng 1/3 chữ ký, về phía bên trái chữ ký.
Cách đóng dấu giáp lai
Hiện nay trong các văn bản pháp luật Việt Nam không có quy định thế nào là đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, có thể hiểu đóng dấu giáp lai là việc đóng con dấu vào lề phải của các tài liệu có từ 2 tờ trở lên. Việc đóng dấu giáp lai giúp cho các tờ văn bản có thông tin con dấu sẽ đảm bảo tính xác thực, tránh việc thay đổi, làm sai lệch nội dung tài liệu.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định con dấu giáp lai khi đóng vào tài liệu phải đảm bảo:
- Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản;
- Mỗi lần đóng dấu đè lên tối đa 05 tờ văn bản;
- Con dấu phải trùm lên một phần các tờ tài liệu.
Cách đóng dấu treo
Đóng dấu treo được hiểu là việc đóng con dấu trên lên đầu trang đầu của văn bản, đè lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc lên một phần tên phụ lục kèm theo văn bản, hợp đồng (bản chính). Việc đóng dấu treo nhằm xác định văn bản đó là một phần của văn bản chính, xác nhận nội dung của văn bản được đóng dấu treo, tránh việc thay đổi, giả mạo nội dung tài liệu.
Căn cứ quy định hiện nay, con dấu treo được đóng tại vị trí như sau:
- Đóng tại trang đầu văn bản;
- Trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
(Tên cơ quan, tổ chức trên đầu văn bản thông thường được để tại góc trái văn bản. Khi đóng dấu treo, người đóng dấu sẽ đóng bên phía góc trái của văn bản.)
Điều kiện sử dụng con dấu
Điều kiện sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cụ thể:
- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước phải đăng ký mẫu con dấu, chỉ được sử dụng con dấu khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc khi có quy định được phép sử dụng con dấu trong văn bản pháp luật.
- Đối với các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có quyền cấp chứng chỉ, văn bằng, niêm phong tài liệu hoặc giấy tờ có dán ảnh theo quy định thì được sử dụng con dấu xi, dấu thu nhỏ hoặc dấu nổi.
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Các cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu do cơ quan có thẩm quyền quy định. Nếu cần thiết phải sử dụng thêm con dấu ướt, dấu nổi, dấu xi, dấu thu nhỏ như con dấu đã cấp, cơ quan, tổ chức phải đáp ứng yêu cầu:
+ Nếu sử dụng con dấu ướt phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép;
+ Nếu sử dụng con dấu nổi, dấu xi hoặc dấu thu nhỏ, cơ quan, tổ chức có quyền tự quyết định;
+ Đối với tổ chức kinh tế, việc sử dụng thêm con dấu được quyền tự quyết định.
Trên đây là một số thông tin về cách đóng dấu trong văn bản hành chính theo quy định pháp luật mà chúng tôi cung cấp đến bạn đọc. Nếu có thắc mắc liên quan đến thể thức trình bày văn bản hành chính, cách ký tên, đóng dấu trong văn bản, bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được tư vấn, hỗ trợ.
Tác giả: Minh Nguyệt 
