Từ ngày 01/11/2021, đã có 6 tỉnh, thành thí điểm dùng hóa đơn điện tử. Vậy, khi nào hóa đơn điện tử được áp dụng đồng bộ tại cả 63 tỉnh, thành?
1. Khi nào triển khai hóa đơn điện tử đồng bộ trong cả nước?
Theo Quyết định 1417/QĐ-TCT của Bộ Tài chính, từ tháng 11/2021 sẽ thí điểm triển khai hóa đơn điện tử tại 06 tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
Việc triển khai hóa đơn điện tử áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn tỉnh/thành phố (trừ một số trường hợp không đủ điều kiện theo quy định).
Theo đó, áp dụng hóa đơn điện tử tại các tỉnh, thành phố trên thực hiện theo quy định về hóa đơn điện tử tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Đến ngày 01/3/2022, Bộ Tài chính tiếp tục ban hành Quyết định 206/QĐ-BTC, yêu cầu triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương còn lại.Như vậy, kể từ 4/2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được đồng bộ, thống nhất trên cả 63 tỉnh, thành. Tuy nhiên, những trường hợp không đủ điều kiện thì chưa thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo Quyết định này.
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng từ ngày 01/7/2022.
4 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)
2. Lưu ý khi áp dụng hóa đơn điện tử
2.1 Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Cách lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng theo Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123 nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên hóa đơn và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
+ Lập hóa đơn.
+ Ký số và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
2.2 Lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 18 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Việc lập hóa đơn thực hiện như sau:
2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2.3 Cách xử lý hóa đơn khi có sai sót
Khi hóa đơn có sai sót thì tùy vào thời điểm và người phát hiện mà có cách xử lý khác nhau. Căn cứ Điều 19 Nghị định 123, cách xử lý như sau:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cóc sai sót nhưng chưa gửi cho người mua.
Khi phát hiện sai sót thì người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Sau đó, lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã có sai sót nhưng đã gửi cho người mua
- Nếu chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (nếu hóa đơn chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế thì không cần thông báo).
- Trường hợp sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới rồi gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB.
Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.
2.4 Trường hợp chuyển hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 123, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong các trường hợp sau:
- Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Khi hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử.
Trên đây là một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu bạn còn có thêm vướng mắc, có thể gửi câu hỏi cho chúng tôi để được hỗ trợ hoặc liên hệ 
19006199 để được giải đáp ngay.
Tác giả: Lê Hà Vy 
