Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo dùng trong một số trường hợp hóa đơn điện tử bị sai sót. Cùng tham khảo giải đáp các thắc mắc liên quan đến mẫu 04/ss-hđđt dưới đây.
Các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT
Các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định?
Trên thực tế, pháp luật quy định một số trường hợp người bán hàng bắt buộc phải tiến hành gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT (bán hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) khi hóa đơn điện tử bị sai sót.
Căn cứ theo Công văn số 1647/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 10 tháng 5 năm 2023, doanh nghiệp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế khi thực hiện xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Cụ thể bao gồm các trường hợp như sau:
- Trường hợp 1: khi người bán phát hiện có sai sót đối với hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa được gửi cho người mua, thì người bán đó phải tiến hành thông báo cho cơ quan thuế thông qua mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp 2: khi phát hiện có sự sai sót về tên và địa chỉ của người mua trên hóa đơn điện tử, các thông tin khác (ví dụ như mã số thuế) không bị sai, thì người bán đó không phải tiến hành lập lại hóa đơn mà phải soạn thông báo theo mẫu số 04/SS-HĐĐT và gửi đến cơ quan thuế.
- Trường hợp 3: khi cơ quan thuế phát hiện có sự sai sót về mã của cơ quan thuế, bao gồm trường hợp có hoặc không có mã của cơ quan thuế, thì người bán phải soạn và gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để thông báo về việc điều chỉnh sai sót đó.
- Trường hợp 4: đối với sai sót của các hóa đơn được lập theo quy định của Nghị định cũ (bao gồm Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Nghị định 51/2010/NĐ-CP), thì người bán phải tiến hành việc gửi thông báo đến cơ quan thuế thông qua mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo về sai sót của hóa đơn.
Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Thời hạn để người bán nộp mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót số 04/SS-HĐĐT phụ thuộc vào việc chủ thể nào là người phát hiện sai sót của hóa đơn.
Trường hợp người bán là người phát hiện sai sót của hóa đơn và tự nộp thông báo sai sót đến cơ quan thuế:
Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, đối với hóa đơn điện tử được xử lý sai sót bằng hình thức thay thế/ điều chỉnh thì thời hạn nộp thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT (VAT) phát sinh hóa đơn điện tử đã được xử lý sai sót.
Ví dụ: nếu người bán lập hóa đơn vào tháng 6 năm 2023 mà mãi đến tháng 7 năm 2023 mới phát hiện ra sai sót trong hóa đơn đó thì hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT tương ứng chậm nhất là ngày 30/7 (nếu người bán kê khai thuế GTGT theo tháng) hoặc 30/9/2023 (nếu người bán kê khai thuế GTGT theo quý).
Trường hợp cơ quan thuế qua quá trình rà soát, kiểm tra mà phát hiện sai sót của hóa đơn, người bán nộp thông báo sai sót theo yêu cầu của cơ quan thuế:
Khi nhận được thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế, người nộp thuế phải tiến hành trả lời theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, thời hạn để nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT sẽ được cơ quan thuế ghi rõ và cụ thể trong mẫu số 01/TB-RSĐT.
Người bán/ người nộp thuế cần tuân thủ đúng thời hạn mà cơ quan thuế yêu cầu.
Quên không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT phải làm thế nào?
Việc gửi mẫu thông báo sai sót đối với hóa đơn điện tử số 04/SS-HĐĐT phải được đảm bảo thực hiện trong thời hạn đã nêu ở trên. Chính vì thế, trong trường hợp người bán quên không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì cần lưu ý xem thời hạn gửi mẫu đã hết hay chưa.
Quên không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT phải làm thế nào?
Trong trường hợp thời hạn vẫn còn hoặc còn rất ít thời gian thì người bán phải nhanh chóng tiến hành gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo về hóa đơn bị sai sót.
Hiện nay, kế toán chỉ cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử, không cần nộp qua phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK như trước đây.
Ngoài ra, trên phần mềm hóa đơn điện tử BKAV, thông báo 04/SS-HĐĐT được tự động lập và gửi cho cơ quan thuế khi người nộp thực hiện hủy hóa đơn điện tử.
Như vậy, việc gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT có thể thực hiện một cách nhanh chóng, vì thế, người bán khi phải nộp mẫu này cho cơ quan thuế mà quên không nộp nhưng thời hạn vẫn còn, hoặc còn rất ít thì vẫn có thể thực hiện nghĩa vụ nộp mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trong trường hợp thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đã hết thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp.
Xử phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT bao nhiêu?
Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020, số tiền mà người bán phải chịu phạt đối với hành vi nộp chậm mẫu thông báo sai sót số 04/SS-HĐĐT phụ thuộc vào số ngày nộp chậm. Cụ thể như sau:
- Trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì người bán chỉ bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà không có tình tiết giảm nhẹ thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 01 - 03 triệu đồng.
- Trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm quá thời hạn từ 11 ngày đến 10 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 02 - 04 triệu đồng.
- Trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm quá thời hạn từ 21 ngày đến 90 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 04 - 08 triệu đồng.
- Trường hợp nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm quá thời hạn từ 91 ngày trở lên, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định thì người bán sẽ bị phạt tiền từ 05 - 15 triệu đồng.
Trên đây là một số thông tin về mẫu số 04/SS-HĐĐT. Nếu có thắc mắc liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ đến số hotline
19006192 để được tư vấn cụ thể.
Tác giả: Minh Nguyệt 
