Phiếu xuất kho được sử dụng năm 2023 là mẫu nào?

Phiếu xuất kho là giấy tờ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra một số Mẫu Phiếu xuất kho 2023, bạn đọc có thể tham khảo.

Phiếu xuất kho là gì? Phiếu xuất kho do ai lập?

Trước hết, để hiểu rõ sử dụng biểu mẫu phiếu xuất kho nào tương ứng với từng ngành nghề kinh doanh thì cần hiểu rõ phiếu xuất kho là là gì và ai có quyền lập phiếu này.

Phiếu xuất kho là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa định nghĩa/mô tả về phiếu xuất kho. Tuy nhiên, dựa trên công dụng, thông tin mà phiếu xuất kho chứa đựng, có thể hiểu như sau:

• Phiếu xuất kho là mẫu phiếu ghi lại thông tin về số lượng công cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa xuất ra từ kho của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước;

Công dụng, chức năng của phiếu xuất kho có thể dễ dàng nhận thấy là:

• Việc sử dụng Phiếu xuất kho sẽ giúp quản lý, theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, nguyên liệu xuất kho, làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất - tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư;

• Ngoài ra, với việc ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu Phiếu xuất kho giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh và kiểm soát;

• Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của các đơn vị;

  • Vì thế, việc lập mẫu Phiếu xuất kho cần được đảm bảo sự hợp lệ, chính xác, đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ;

Lưu ý: Mỗi phiếu xuất kho sẽ được lập cho 01 hoặc nhiều vật phẩm, hàng hóa cùng kho xuất dùng chung mục đích hoặc cho một đối tượng hạch toán chi phí;

Như vậy, hiểu đơn giản, phiếu xuất kho là tài liệu, giấy tờ để xác nhận hàng hóa, sản phẩm, vật tư, trang thiết bị ... của đơn vị đã được chuyển từ kho sang cho người nhận/người lĩnh/người mua...

Việc lập, ký phiếu xuất kho cần phải tuân thủ quy định của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật trên mẫu phiếu xuất kho như chúng tôi trình bày dưới đây.

Mẫu phiếu xuất kho chuẩn pháp lý 2023

Phiếu xuất kho do ai lập?

Pháp luật hiện hành cho phép các đơn vị quyết định việc lập, ký trên phiếu xuất kho theo nhu cầu, mục đích và phù hợp với tình hình cụ thể tại đơn vị mình.

Thông thường, phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý hoặc bộ phận xin lĩnh lập (có thể thay đổi theo từng doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức).

Sau khi lập xong phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

Người ký xác nhận trên phiếu xuất kho thường bao gồm thủ kho, người nhận hàng, người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc.

Nói cách khác, việc lập, ký xác nhận phiếu xuất kho là căn cứ để xác định số lượng hàng hóa vận chuyển, hàng hóa còn lại và cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan đến quản lý kho.

Mẫu phiếu xuất kho Theo Thông tư 200 năm 2014 của Bộ Tài chính

Phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC là phiếu xuất kho được áp dụng trong các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp thông thường khi thực hiện chế độ kế toán.

Đây là mẫu phiếu xuất kho được sử dụng rộng rãi cho mọi ngành nghề kinh doanh hàng hóa, sản phẩm và sẽ bao gồm nội dung như:

• Tên đơn vị, bộ phận có hàng hóa, sản phẩm;

• Ngày tháng năm lập phiếu;

• Số phiếu;

• Họ tên người nhận và địa chỉ/bộ phận nhận hàng hóa, sản phẩm, vật tư..;

• Số hiệu của kho xuất và địa điểm của kho;

• Bảng kê các thông tin về số thứ tự, tên của hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền khi xuất;

• Xác nhận nợ, có theo chế độ kế toán;

• Tổng số tiền và số chứng từ gốc kèm theo phiếu xuất kho;

• Chữ ký của người có liên quan;

Cụ thể mẫu được sử dụng như dưới đây:

Như vậy, doanh nghiệp bán lẻ của bạn sử dụng mẫu phiếu xuất kho số 02 - VT được ban hành tại Thông tư 200/2014/TT-BTC để sử dụng cho các hoạt động kinh doanh của mình.

Phiếu xuất kho theo Thông tư 200

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133 năm 2016 của Bộ Tài chính

Chào bạn, đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ thì mẫu phiếu xuất kho được pháp luật quy định là mẫu 02 - VT ban hành tại Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Tương tự so với mẫu phiếu xuất kho ban hành theo Thông tư 200 của Bộ Tài chính, mẫu phiếu xuất kho ban hành tại Thông tư 133/2016/TT-BTC cũng bao gồm các thông tin như:

• Tên đơn vị, bộ phận có hàng hóa, sản phẩm;

• Ngày tháng năm lập phiếu;

• Số phiếu;

• Họ tên người nhận và địa chỉ/bộ phận nhận hàng hóa, sản phẩm, vật tư..;

• Số hiệu của kho xuất và địa điểm của kho;

• Bảng kê các thông tin về số thứ tự, tên của hàng hóa, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền khi xuất;

• .....;

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa có nội dung như dưới đây:

Như vậy, khi thực hiện xuất hàng hóa, sản phẩm, vật tư,... các doanh nghiệp nhỏ và vừa, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ sử dụng mẫu phiếu xuất kho số 02 - VT ban hành tại Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Phiếu xuất kho theo Thông tư 133

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 107 năm 2017 của Bộ Tài chính

Các đơn vị hành chính, sự nghiệp được áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC gồm:

• Cơ quan nhà nước;

• Đơn vị sự nghiệp công lập (trừ các đơn vị sự nghiệp công lập tự đảm bảo chi thường xuyên và chi đầu tư được vận dụng cơ chế tài chính như doanh nghiệp, áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định hiện hành);

• Tổ chức, đơn vị khác có hoặc không sử dụng ngân sách nhà nước;

Thông tư 107/2017/TT-BTC không ban hành mẫu phiếu xuất kho áp dụng riêng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp.

Điều này cũng có nghĩa rằng, các đơn vị hành chính, sự nghiệp có thể sử dụng mẫu phiếu xuất kho chung được ban hành tại Thông tư 200/2014/TT-BTC như chúng tôi đã nêu ở trên.

Kết luận: Các đơn vị sự nghiệp, hành chính có thể sử dụng mẫu phiếu xuất kho chung được ban hành tại Thông tư 200 của Bộ Tài chính bởi pháp luật không quy định phiếu xuất kho riêng áp dụng đối với khối cơ quan, tổ chức, đơn vị này.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được in, phát hành, sử dụng, quản lý như một hóa đơn thông thường.

Đây là mẫu phiếu xuất kho được áp dụng chung cho hầu hết các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, cá nhân kinh doanh... có hoạt động bán hàng hóa.

Căn cứ điểm g khoản 10 Điều 14 của Nghị định 123, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bao gồm các nội dung như:

• Tên người mua thể hiện người nhận hàng;

• Địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;

• Tên người bán thể hiện người xuất hàng;

• Địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển;

Lưu ý: Phiếu xuất kho này không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và hướng dẫn cách ghi được ban hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (mẫu số 03/XKNB) có nội dung như sau:

Như vậy, ngoài các phiếu xuất kho thông thường, trong trường hợp xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, các doanh nghiệp, người kinh doanh... hàng hóa, sản phẩm có thể sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 03/XKNB như mẫu ở tên.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến phiếu xuất kho hiện nay

Phiếu xuất kho có mấy liên?

Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, phiếu xuất kho sẽ có 3 liên.

Trong đó, các liên đều có nội dung như nhau vì người lập phiếu xuất kho đặt giấy than viết 1 lần theo quy định.

Thông tin được thể hiện trong phiếu xuất kho như sau:

• Ghi rõ họ tên người nhận hàng, đơn vị/bộ phận nhận cũng như ngày, tháng, năm lập phiếu;

• Ghi đầy đủ lý do xuất kho, kho xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa...;

• Tại cột được đánh số A, B, C, D: Ghi đúng số thứ tự, tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá;

• Tại cột 1: Ghi chính xác số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá...theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng;

• Tại cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu);

• Tại cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tuỳ theo qui định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá... xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3);

• Tại dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, sản phẩm, hàng hoá ....thực tế đã xuất kho;

• Tại dòng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho;

Như vậy, phiếu xuất kho có 3 liên và thông tin trên mỗi liên là giống nhau do người lập phiếu chỉ được đặt giấy than và viết 1 lần.

Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?

Căn cứ mẫu phiếu xuất kho số 02 - VT ban hành theo Thông tư 200, số 02 - VT ban hành theo Thông tư 133, số 03/XKNB, trên phiếu xuất kho không cần phải đóng dấu của đơn vị.

Mà trên phiếu xuất kho phải có chữ ký, ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền như người lập phiếu, người nhận, kế toán, thủ kho, giám đốc/thủ trưởng đơn vị.

Như vậy, phiếu xuất kho không buộc phải đóng dấu của đơn vị mà chỉ cần chữ ký và ghi rõ họ tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan đến sản phẩm, hàng hóa... được xuất từ kho.

Phiếu xuất kho có giao cho khách hàng không?

Căn cứ mẫu phiếu xuất kho đang được áp dụng hiện nay:

• VT - 02 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC;

• VT - 02 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC;

Một trong số những liên được lập được giao cho bên nhận hàng hóa, sản phẩm... từ kho mà không phải giao cho khách hàng.

Về bản chất, phiếu xuất kho mang ý nghĩa sử dụng nội bộ cho doanh nghiệp để xác định số lượng sản phẩm hàng hóa đã xuất từ kho, từ đó hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Đối với khách hàng thì đơn vị, doanh nghiệp thường sử dụng phiếu giao nhận hàng hóa.

Riêng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 03/XKNB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì một trong số các liên phải được giao cho bên khách hàng (bên mua) vì nó được sử dụng là hóa đơn bán hàng.

Cụ thể, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên và sử dụng như sau:

• Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu xuất kho;

• Liên 2: Thủ kho giữ lại và chuyển cho kế toán để kế toán hoàn thiện thông tin, ghi vào cột 3, 4 cũng như sổ kế toán;

• Liên 3: Khách hàng/người nhận vật tư, sản phẩm... giữ để theo dõi, sử dụng;

Như vậy, phiếu xuất kho không buộc phải giao cho khách hàng, trừ trường hợp phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Thông thường, phiếu giao nhận hàng hóa là loại phiếu được doanh nghiệp, tổ chức lập, giao cho khách hàng.

Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho có cần giám đốc ký không?

Trong toàn bộ những phiếu xuất kho mà chúng tôi cung cấp mẫu, căn cứ pháp lý ở trên, tại dòng chữ ký sẽ có mục chữ ký, ghi rõ họ tên của Giám đốc/thủ trưởng đơn vị.

Điều này cũng có nghĩa rằng, bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc trên phiếu xuất kho.

Việc ký nhận trên phiếu xuất kho được sử dụng bằng chữ ký số đối với mẫu 03/XKNB hoặc ký trực tiếp trong hai mẫu 02 - VT còn lại.

Trường hợp ký trực tiếp, giám đốc có thể ủy quyền cho người khác (thường là phó giám đốc hoặc trưởng phòng...) được thực hiện ký thay.

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản theo quy định.

Lưu ý rằng, dù ủy quyền cho người khác ký thay thì giám đốc vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật mà người được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

Như vậy, giám đốc phải ký trong phiếu xuất kho, trừ trường hợp ủy quyền hoặc ký bằng chữ ký điện tử.

Trên đây là các mẫu phiếu xuất kho chuẩn pháp lý đang được sử dụng. Nếu còn vẫn đề chưa hiểu rõ, bạn vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.