Để quản lý và vận hành hoạt động doanh nghiệp, người sử dụng lao động thường ban hành nội quy lao động. Cùng tìm hiểu về nội quy lao động tại bài viết sau.
Nội quy lao động là gì?
Nội quy lao động là gì?
Tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 đã quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động. Trong trường hợp người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên làm việc cho mình thì phải ban hành nội quy lao động dưới hình thức văn bản.
Pháp luật hiện hành không quy định về khái niệm cụ thể của nội quy lao động mà chỉ quy định các nội dung chi tiết của nội quy lao động.
Tuy nhiên, từ các quy định về nội quy lao động được quy định tại Bộ luật Lao động năm 2019 cũng như các văn bản có liên quan thì có thể hiểu nội quy lao động chính là những quy định thể hiện ý chí, phương pháp quản lý và sử dụng lao động của người sử dụng lao động.
Nội quy lao động được thiết lập để bảo đảm kỷ luật trật tự trong quan hệ lao động và là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động đối với lao động vi phạm.
Nội dung của nội quy lao động gồm những gì?
Nội dung của nội quy lao động gồm những gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP thì nội dung của nội quy lao động không được ban hành trái với các quy định của pháp luật Việt Nam nói chung và pháp luật lao động nói riêng.
Theo các quy định trên thì nội dung của nội quy lao động thường bao gồm các nội dung chủ yếu như:
- Quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động. Ở nội dung này, nội quy lao động cần nêu rõ:
Thời gian làm việc bình thường trong 01 ngày/ 01 tuần/ 01 ca là bao lâu, thời gian bắt đầu làm việc và thời gian kết thúc;
Thời gian làm thêm giờ, làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt (nếu có);
Thời gian nghỉ ngơi của người lao động: nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển giao giữa các ca làm việc, nghỉ hằng tuần, nghỉ năm, nghỉ do có công việc riêng và trường hợp nghỉ không hưởng lương.
- Quy định về quản lý trật tự ở nơi làm việc. Ở nội dung này thì nội quy lao động cần nêu rõ các quy định về phạm vi công việc, phạm vi đi lại trong giờ làm việc đối với người lao động; quy định về văn hoá ứng xử, trang phục của người lao động tại nơi làm việc; quy định về việc người lao động tuân thủ công việc theo sự phân công, điều động từ phía người sử dụng lao động;
- Quy định về nội quy an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc tuân thủ theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015 và các quy định phù hợp với công việc nơi sử dụng lao động;
- Quy định về nội dung phòng, chống quấy rối tình dụng tại nơi làm việc. Ở nội dung này, nội quy lao động cần nêu rõ trình tự, thủ tục xử lý đối với người có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc và các quy định về phòng, chống hành vi này theo quy định tại Điều 85 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP;
- Quy định về nội dung bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ, bí mật công nghệ của người sử dụng lao động. Ở nội dung này cần quy định rõ danh mục tài sản, tài liệu thuộc về bí mật kinh doanh- công nghệ, quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp; quy định về trách nhiệm cũng như các biện pháp được áp dụng để thực hiện bảo vệ tài sản, tài liệu thuộc danh mục bí mật được bảo vệ;
- Quy định về những trường hợp được phép chuyển người lao động làm công việc khác so với công việc được thoả thuận trong hợp đồng lao động;
- Quy định về các hành vi vi phạm của người lao động cần phải xử lý kỷ luật lao động và cá hình thức xử lý kỷ luật tương ứng;
- Quy định về trách nhiệm bồi thường thiệt hại của người lao động với doanh nghiệp trong các trường hợp: người lao động làm hư hỏng thiết bị, dụng cụ, tài sản của doanh nghiệp; người lao động làm mất tài sản, thiết bị, dụng cụ hoặc làm tiêu hao quá mức quy định. Nội quy lao động phải quy định mức bồi thường thiệt hại cụ thể cho từng thiệt hại xảy ra và nêu rõ người có thẩm quyền xử lý việc bồi thường thiệt hại;
- Quy định về thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo quy định của Bộ luật Lao động hiện hành…
Đây là những nội dung cơ bản cần phải có trong một nội quy lao động của doanh nghiệp.
Ngoài các nội dung nêu trên, doanh nghiệp có thể cân nhắc để quy định một số nội dung khác phù hợp với điều kiện, tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp nhưng không được trái với quy định của pháp luật hiện hành.
Có bắt buộc người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động không?
Có bắt buộc phải ban hành nội quy lao động không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019 và khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP thì người sử dụng lao động phải thực hiện trách nhiệm ban hành nội quy lao động.
Trong trường hợp người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên làm việc cho mình thì bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới hình thức văn bản.
Tuy nhiên, đối với trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động làm việc cho mình thì người sử dụng lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động dưới hình thức văn bản nhưng phải thực hiện thỏa thuận với người lao động về các nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (trách nhiệm bồi thường thiệt hại) trong hợp đồng lao động.
Như vậy, nội quy lao động được xem là quy định bắt buộc đối với hầu hết các trường hợp sử dụng lao động.
Trong trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì người sử dụng lao động không bắt buộc (có nghĩa là có thể ban hành hoặc không ban hành) nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải có thỏa thuận rõ các vấn đề quan trọng trong hợp đồng lao động.
Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động hiện nay
Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động hiện nay
Hiện nay, việc đăng ký nội quy lao động được thực hiện theo trình tự, thủ tục được quy định tại các khoản 2, khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký nội quy lao động doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký bao gồm các tài liệu sau:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
- Văn bản nội quy lao động của doanh nghiệp;
- Văn bản thể hiện sự góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (còn gọi là công đoàn);
- Các văn bản khác của phía người sử dụng lao động có liên quan đến nội dung kỷ luật lao động và trách nhiệm bồi thường thiệt hại đối với người lao động vi phạm (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn có thẩm quyền
Theo quy định hiện hành, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày doanh nghiệp ban hành nội quy lao động thì người sử dụng lao động phải thực hiện nộp hồ sơ với các tài liệu đã nêu ở bước 1 tới cơ quan chuyên môn có thẩm quyền để được giải quyết.
Pháp luật về lao động hiện nay quy định rất rõ cơ quan chuyên môn có thẩm quyền giải quyết đề nghị đăng ký nội quy lao động cho các doanh nghiệp chính là Sở Lao động- Thương binh và Xã hội thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở kinh doanh,... ở nhiều địa phương khác nhau thì có thể gửi hồ sơ đăng ký kinh doanh đến Sở Lao động- Thương binh và Xã hội nơi đặt chi nhánh, cơ sở kinh doanh,...
Lưu ý: Trong một số trường hợp, khi xác định có đầy đủ các điều kiện phù hợp thì Sở Lao động- Thương binh và Xã hội có thể uỷ quyền cho Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện thẩm quyền đăng ký nội quy lao động theo quy định hiện hành.
Bước 3: Cơ quan chuyên môn có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết đề nghị đăng ký nội quy lao động
Sau khi nhận hồ sơ do doanh nghiệp gửi đến, Sở Lao động- Thương binh và Xã hội có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu có trong hồ sơ và giải quyết đề nghị đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ khi Sở nhận được hồ sơ đăng ký hợp lệ, nội quy lao động tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động hiện hành cũng như các quy định pháp luật có liên quan thì sẽ chấp nhận nội quy lao động đó của doanh nghiệp.
Trong trường hợp xét thấy nội quy lao động có những điều, khoản trái với quy định của pháp luật hiện hành thì cơ quan chuyên môn có thẩm quyền giải quyết thông báo lại cho doanh nghiệp, hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và thực hiện thủ tục đăng ký lại theo quy định.
Mức phạt đối với doanh nghiệp không thực hiện trách đăng ký nội quy lao động
Như đã phân tích trên, đối với những doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động bằng văn bản theo quy định.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ này thì được xác định là hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lao động.
Căn cứ theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên mà không đăng ký nội quy lao động bằng văn bản; không thực hiện đăng ký nội quy lao động theo quy định hiện hành sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính bằng tiền với mức tiền từ 05 - 10 triệu đồng.
Cũng theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP thì mức phạt nêu trên là mức phạt áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân.
Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức mà không thực hiện nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động theo quy định sẽ phải chịu mức phạt vi phạm hành chính gấp đôi, cụ thể là từ 10 - 20 triệu đồng.
Nội quy lao động có thời hạn không? Khi nào phải đăng ký lại?
Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 cũng như các văn bản pháp luật khác có liên quan thì nội quy lao động không có thời hạn cụ thể hay dễ hiểu hơn thì nội quy lao động có hiệu lực vô thời hạn.
Tại khoản 3 Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định nội quy lao động chỉ phải thực hiện đăng ký lại khi có sửa đổi hoặc bổ sung các điều, khoản trong nội quy lao động.
Trên đây là quy định về nội quy lao động mà các doanh nghiệp cần biết. Nếu còn vấn đề nào thắc mắc, hay gặp khó khăn trong các vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với chúng tôi qua tổng đài:
19006199 để được hỗ trợ.
Tác giả: Minh Nguyệt 
