Quy định thụt đầu dòng trong văn bản hiện nay và một số lưu ý

Trình bày thụt đầu dòng trong văn bản là một thể thức văn bản cần lưu ý trong quá trình soạn thảo văn bản. Dưới đây là các quy định thụt đầu dòng trong văn bản hiện nay và một số lưu ý trong trình bày thụt đầu dòng văn bản.

Khoảng cách thụt đầu dòng chuẩn là bao nhiêu?

Soạn thảo văn bản là một trong các hoạt động của công tác văn thư. Việc thực hiện công tác văn thư nói chung và soạn thảo văn bản nói riêng hiện nay được điều chỉnh bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 

Theo đó, khi trình bày văn bản, đặc biệt là trình bày thụt đầu dòng văn bản, người soạn thảo cần lưu ý thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Căn cứ theo quy định tại Phần II Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần lưu ý khoảng cách thụt đầu dòng là 1 cm hoặc 1,27 cm và thông thường được áp dụng theo mức định dạng của Word là 1,27 cm. 

Cũng theo quy định thụt đầu dòng trong văn bản thì việc thụt đầu dòng thường được áp dụng khi đánh số thứ tự, trình bày tiêu đề trong văn bản. Bên cạnh đó, khi trình bày văn bản thì việc thụt đầu dòng cũng giúp cho người soạn thảo cũng như người đọc dễ hiểu, dễ hình dung được các đoạn trong văn bản. 

Theo đó, việc thụt đầu dòng trong văn bản mang lại nhiều giá trị hữu ích, khiến cho văn bản trở nên chuyên nghiệp, khoa học và được đánh giá cao ở thể thức trình bày.

Hướng dẫn thụt đầu dòng trong văn bản chuẩn nhất theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Về bản chất, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định tổng quảt về văn bản và cách trình bày thể thức văn bản nhưng lại chỉ dành rất ít quy định đối với việc hướng dẫn thụt đầu dòng văn bản. 

Như đã phân tích trên thì tại Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định này chỉ quy định khoảng cách thụt đầu dòng văn bản là 1 cm hoặc 1,27 cm mà không quy định về cách thức chỉnh thụt đầu dòng trong văn bản.

Để giúp người đọc dễ hình dung về cách thức trình bày cũng như tuân thủ việc soạn thảo văn bản đúng với quy định hiện hành, dưới đây là 03 cách thụt đầu dòng trong văn bản phổ biển hiện nay mà Hieuluat.vn muốn giới thiệu đến quý bạn đọc:

Thứ nhất, Hướng dẫn thụt đầu dòng trong văn bản bằng công cụ Paragraph trên Word:

Đây là một phương pháp thụt đầu dòng phổ biến, tiện lợi và nhanh chóng nhất khi thụt đầu dòng. 

Bên cạnh đó, đây cũng là một phương pháp khoa học được yêu cầu sử dụng trong ngành công nghệ thông tin. 

Theo đó, để thụt đầu dòng bằng phương pháp này, người soạn thảo cần lưu ý thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Trên thanh công cụ của Word, người soạn thảo lựa chọn mũi tên cạnh mục Paragraph

Chọn mũi tên ở mục Paragraph

• Bước 2: Màn hình hiển thị hộp thoại Paragraph, tại mục Special, người soạn thảo lựa chọn First line (thụt đầu dòng)

Chọn mục First line tại mục Special của hộp thoại Pragraph

• Bước 3: Điều chỉnh khoảng cách thụt đầu dòng ở mục By bên cạnh mục Special đã chọn ở bước 2. Lưu ý nên chọn khoảng cách là 1 cm hoặc 1,27 cm để bảo đảm tuân thủ khoảng cách được quy định bởi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Điều chỉnh khoảng cách thụt đầu dòng ở mục By

• Bước 4: Sau khi điều chỉnh thụt đầu dòng với khoảng cách phù hợp thì chọn mục Ok để hoàn tất việc điều chỉnh văn bản.

Lưu ý: Để điều chỉnh thụt đầu dòng cho cả văn bản, người soạn thảo bôi đen toàn bộ văn bản rồi mới thực hiện theo các bước nêu trên.

Thứ hai, Hướng dẫn thụt đầu dòng trong văn bản bằng thanh thước kẻ trên Word:

Thụt đầu dòng bằng thanh thước kẻ trên Word

Sử dụng thanh thước kẻ ngang trên Word để điều chỉnh thụt đầu dòng trong văn bản là cách điều chỉnh phổ biến. 

Phần mềm Word cung cấp cho người dùng tính năng thước kẻ để làm công cụ đo lường các khoản cách trong văn bản. 

Để điều chỉnh thụt đầu dòng theo phương pháp này thì người soạn thảo cần lưu ý thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại ví trí muốn thụt đầu dòng, thông thường là ở đầu các đoạn văn. Lưu ý muốn điều chỉnh cả bài thì phải bôi đen cả văn bản rồi đặt con trỏ ở vị trí đầu văn bản;

• Bước 2: Đưa chuột đến vị trí thanh thước kẻ rồi click chuột vào biểu tượng tam giác trên thanh thước kẻ và kéo đến khoảng cách mong muốn (lưu ý thường là 1 cm hoặc 1,27 cm theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).

Thứ ba, Hướng dẫn thụt đầu dong trong văn bản bằng phím Tabs trên bàn phím:

Hướng dẫn thụt đầu dòng bằng phím Tab

Sử dụng phím Tab trên bàn phím được biết đến là một phương pháp thủ công đơn giản như việc sử dụng thanh thước kẻ của Word. Đối với phương pháp này thì người soạn thảo văn bản cần lưu ý điều chỉnh thụt đầu dòng theo trình tự các bước sau:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí thụt đầu dòng;

• Bước 2: Nhấn liên tục phím Tab trên bàn phím để điều chỉnh văn bản thụt vào theo khoảng cách mong muốn.

Như vậy, có 03 cách thụt đầu dòng phổ biến trong văn bản hiện nay. Tuy nhiên, theo quan điểm của Hieuluat.vn thì người soạn thảo văn bản nên sử dụng cách đầu tiên, cách thụt đầu dòng bằng công vụ Paragraph trên Word để có thể điều chỉnh nhanh chóng, khoa học và chính xác từng cm theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 

Còn đối với hai cách thủ công là sử dụng thanh thước kẻ và phím Tab của bàn phím thì thường khiến cho văn bản dễ bị lỗi, điều chỉnh khoảng cách không chính xác theo quy định và khoản cách thụt đầu dòng ở các đoạn không đồng đều, thống nhất. Theo đó, người soạn thảo văn bản nên lựa chọn cách đầu tiên để điều chỉnh thụt đầu dòng chính xác nhất theo quy định pháp luật.

Trên đây là những quy định về thụt đầu dòng trong văn bản hiện nay mà chúng tôi cung cấp đến quý bạn đọc. Nếu có thắc mắc về các quy định trên, vui lòng liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được tư vấn, hỗ trợ.