Chữ ký chính thức trên văn bản được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Đây là chữ ký cuối trang văn bản có giá trị xác nhận lại toàn bộ nội dung của văn bản đó.
Chào bạn, Hieuluat xin được gửi đến bạn các thông tin liên quan đến quy định về chữ ký trên văn bản như sau:
Thẩm quyền ký ban hành văn bản thuộc về ai?
Theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký ban hành văn bản sẽ tùy thuộc vào từng loại cơ quan khác nhau, cụ thể:
1. Với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
- Người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành
- Các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu có thể giao cấp phó ký thay.
Nếu cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
- Người đứng đầu thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
Bên cạnh đó, trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản.
Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
Theo khoản 5 Điều 13 Nghị định này, về trách nhiệm của người ký văn bản được quy định như sau:
“5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Chữ ký trên văn bản phải tuân thủ đúng quy định. (Ảnh minh họa)
Quy định về chữ ký trên văn bản thế nào?
Căn cứ theo khoản 6, khoản 7 điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì chữ ký trên văn bản phải thực hiện theo quy định như sau:
- Văn bản giấy: khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền thực hiện ký số là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. (theo Phụ lục I Nghị định 30/2020)
Tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 cũng quy định về ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký như sau:
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ Nhà nước không quy định.
- Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Với tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức: ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức: chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản gồm:
- Họ
- Tên đệm (nếu có)
- Tên của người ký văn bản.
Ngoài ra, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ tên của người ký.
Người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực sẽ quy định việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học.
Vừa rồi là những thông tin liên quan đến quy định về chữ ký trên văn bản. Nếu có thêm vướng mắc, bạn đọc thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 
19006192 để được các chuyên gia pháp lý hỗ trợ.
Tác giả: Bảo Hà 
