Dấu giáp lai có vai trò quan trọng trong việc xác minh tính chính xác của văn bản, tài liệu. Việc đóng dấu giáp lai cũng cần phải tuân theo đúng quy định của pháp luật.
Đóng dấu giáp lai là gì?
Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu để đóng lên lề trái hoặc phải của tài liệu từ 02 tờ trở lên để tất cả các trong tài liệu đều có thông tin về con dấu, nhằm đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản, ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp quy định.
Đóng dấu giáp lai sẽ tránh được việc thay đổi tài liệu, đảm bảo tính khách quan của tài liệu nhằm tránh văn bản bị thay thế; tránh được trường hợp cố tình làm sai lệch thông tin kết quả các công ty/doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.
Đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính khách quan của văn bản, tài liệu. Ảnh minh họa.
Quy định về đóng dấu giáp lai thế nào?
Theo điểm đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020 của Chính phủ:
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Bên cạnh đó, việc sử dụng con dấu khi đóng dấu giáp lai phải rõ ràng, ngay ngắn và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Khi thực hiện việc đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Nếu đóng dấu cho các văn bản ban hành kèm văn bản chính hoặc có thêm phụ lục thì dấu được đóng lên trang đầu, đồng thời trùm một phần tên cơ quan, tên tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
Những văn bản, giấy tờ nào cần đóng dấu giáp lai?
Về các văn bản, giấy tờ cần đóng dấu giáp lai có quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 13 như sau:
- Sổ chứng thực
Sổ này dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.
Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
- Bản sao
Tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015
Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bên cạnh đó, văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định tại Điều 49 của Luật Công Chứng năm 2014:
Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Và tại Điều 61, Luật Công chứng thì các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng thì:
- Người phiên dịch ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
- Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải.
- Bản dịch được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.
Trên đây là những thông tin liên quan đến quy định về đóng dấu giáp lai. Nếu còn có thêm vướng mắc, bạn có thể gửi thêm câu hỏi để chúng tôi hỗ trợ.
>> Hợp đồng không có dấu giáp lai thì có hiệu lực không?
Tác giả: Ngọc Thúy 
