Quy định về hóa đơn rất nghiêm ngặt, nhiều thông tin yêu cầu phải viết đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, trên hóa đơn cũng có thể viết tắt một số thông tin. Cụ thể thế nào?
Chào bạn, việc viết tắt trên hóa đơn khá phổ biển. Tuy nhiên, không được tùy tiện và không phải thông tin gì cũng có thể viết tắt. Chúng tôi đưa các thông tin dưới đây để bạn tham khảo vè hiểu hơn về quy định viết tắt trên hóa đơn.
Quy định viết tắt trên hóa đơn thế nào?
Căn cứ điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Điểm b, Khoản 2, Thông tư 39/2014/TT-BTC), trong quá trình lập hóa đơn, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua và cả người bán đều phải được viết đầy đủ. Trong trường hợp phải viết tắt, cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin.
Nếu tên và địa chỉ có thông tin quá dài, được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo đủ các thông tin về số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố.
Các thông tin như tên, địa chỉ doanh nghiệp phải trùng khớp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Từ được phép viết tắt | Cách viết tắt |
Xã | X |
Phường | P |
Thị trấn | TT |
Quận | Q |
Huyện | H |
Thành phố | TP |
Thị xã | TX |
Việt Nam | VN |
Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
Cổ phần | CP |
Chi nhánh | CN |
Khu công nghiệp | KCN |
Sản xuất | SX |
Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý, những từ được viết tắt trên hóa đơn phải tuân theo quy định và không thể sử dụng tùy tiện, chỉ được dùng khi viết địa chỉ, tên.
Ví dụ: Công ty có địa chỉ theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 82 phố Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội thì hóa đơn xuất cung cấp dịch vụ có thể viết tắt là 82 phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội.
Thực tế, cũng có nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính chỉ vì lỗi nhỏ trên hóa đơn như viết tắt những từ không được phép, tẩy xóa nội dung,…
Cũng theo nội dung Thông tư 26/2015/TT-BTC:
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Như vậy, nếu viết tắt sai hoặc có sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Chỉ được viết tắt trên hóa đơn những từ được cho phép. (Ảnh minh họa)
Tiêu thức nào không được viết tắt trên hóa đơn?
Theo Khoản 3, Điều 18, Luật Kế toán 2015, khi viết các tiêu thức trên hóa đơn, kế toán cần lưu ý:
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa.
- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không được ngắt quãng.
Hóa đơn không được bỏ trống nếu có chỗ trống phải gạch chéo.
Nếu chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai chứng từ kế toán, phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Ngoài ra, khi lập chứng từ kế toán cần lưu ý:
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Nếu chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên đúng theo quy định.
Nếu phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính, nội dung các liên phải giống nhau.
- Người lập, người duyệt và những người ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Ngoài ra, chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Nếu không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Vừa rồi là những thông tin liên quan đến quy định viết tắt trên hóa đơn. Hi vọng với các thông tin hơn bạn đã hiểu hơn về việc viết tắt khi lập hóa đơn. Nếu có thêm vướng mắc, bạn đọc thể liên hệ với chúng tôi qua hotline 
19006192 để được các chuyên gia pháp lý hỗ trợ.
>> Khi nào cần xuất hóa đơn đỏ? Vi phạm xuất hóa đơn đỏ bị phạt ra sao?
Tác giả: Bảo Hà 
