Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và một trong số đó là lập sổ công chứng. Vậy sổ công chứng là gì? Được sử dụng để làm gì?
Sổ công chứng là gì? Được sử dụng để làm gì?
Trong hoạt động công chứng, một trong những nhiệm vụ mà tổ chức hành nghề công chứng cần thực hiện khi bắt đầu hoạt động là lập sổ công chứng. Lập sở công chứng nhằm mục đích theo dõi, quản lý các công việc công chứng của tổ chức hành nghề công chứng.
Vì vậy, có thể hiểu một cách đơn giản sổ công chứng là sổ được lập để theo dõi, quản lý các công việc của tổ chức hành nghề công chứng, được lập theo quy định Nhà nước ban hành. Việc quản lý và sử dụng sổ công chứng phải được thực hiện theo quy định.
Sổ công chứng là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP, quy định sổ công chứng dùng để theo dõi và quản lý các công việc về công chứng tại tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công chứng.
Trong sổ công chứng sẽ có số công chứng, được kèm theo quyển số, năm thực hiện việc công chứng, đồng thời phải có ký hiệu đối với từng loại việc.
Sổ công chứng được phân ra thành 02 loại là: Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; và sổ công chứng bản dịch.
Hiện nay, các tổ chức hành nghề công chứng có thể lập và quản lý sổ công chứng theo hình thức điện tử. Tuy nhiên, với hình thức này thì định kỳ hàng tháng tổ chức hành nghề công chứng vẫn phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai để lưu trữ sổ công chứng.
Lập, quản lý và sử dụng sổ công chứng thế nào?
Theo quy định tại khoản 9 Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 về nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, theo đó, một trong những nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng được pháp luật quy định là lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng trong quá trình hoạt động.
Căn cứ khoản 1 Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP, tổ chức hành nghề công chứng phải lập sổ công chứng theo từng năm, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và khóa sổ vào ngày 31 tháng 12.
Đồng thời phải được đánh số trang và viết liên tiếp theo thứ tự, không được bỏ trống các dòng và các trang.
Tổ chức hành nghề công chứng phải khoá sổ công chứng và thống kế số việc công chứng mà tổ chức đã thực hiện trong năm khi hết năm.
Ngoài ra, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng phải xác nhận, ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu vào sổ.
Lập, quản lý và sử dụng sổ công chứng thế nào?
Đồng thời, theo khoản 1 Điều 26 Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định về việc lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ gồm:
- Sổ công chứng hợp đồng và giao dịch (theo mẫu TP-CC-27); Sổ công chứng bản dịch (theo mẫu TP-CC-28);
- Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (theo mẫu TP-CC-29). Sổ này phải ghi ngày mở sổ và ngày khóa sổ, ngoài ra phải được đóng dấu giáp lai.
- Sổ văn thư, lưu trữ; sổ tài chính, kế toán và các loại sổ khác theo quy định.
Như vậy, có thể thấy rằng sổ công chứng là một trong những loại sổ mà tổ chức hành nghề công chứng của nghĩa vụ phải lập, quản lý và sử dụng. Việc lập, quản lý và sử dụng sổ công chứng được thực hiện theo quy định pháp luật về công chứng, lưu trữ, thống kế,... và các quy định khác liên quan.
Vì lập, quản lý và sử dụng sổ công chứng là một trong những nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, do đó nếu tổ chức hành nghề công chứng vi phạm quy định này thì sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật.
Cụ thể căn cứ tại điểm d khoản 1 Điều 16 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đối với việc lập, quản lý và sử dụng sổ công chứng sẽ bị phạt tiền từ 03 - 07 triệu đồng.
Do đó, tổ chức hành nghề công chứng cần phải nghiêm túc thực hiện nghĩa vụ này trong suốt quá trình hoạt động của mình để tránh bị xử phạt vi phạm.
Có phải đóng dấu giáp lai sổ công chứng không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 01/2021/TT-BTP thì sổ công chứng được lập theo từng năm, có ngày mở số là ngày 01 tháng 01 và ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12.
Sổ công chứng phải được đánh số trang và viết liên tiếp theo thứ từ số 01 cho đến khi hết số, không được bỏ trống các dòng và trang trong sổ.
Đồng thời phải đóng dấu giáp lai sổ công chứng theo quy định pháp luật, việc đóng dấu giáp lai nhằm xác định sự liên tiếp của sổ công chứng, phòng ngừa các trường hợp có sự thay thế các trang trong sổ.
Như vậy, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện đóng dấu giáp lai sổ công chứng
Trên đây là những thông tin về sổ công chứng mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Nếu còn thắc mắc, hãy liên hệ đến tổng đài:
19006199 để được hỗ trợ nhanh chóng.
Tác giả: Minh Nguyệt 
