Thủ tục hủy hóa đơn điện tử có sai sót thực hiện thế nào?

Từ ngày 21/11/2021, tại 06 tỉnh trên cả nước thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 năm 2020 và Thông tư 78 năm 2021. Tuy nhiên, do còn mới nên không tránh khỏi việc có sai sót.

Câu hỏi: Tôi là kế toán tại TP. Hà Nội. Thời gian này, chúng tôi đã và đang thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trinh chuyển đổi, kế toán chúng tôi gặp không ít khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử. Một trong số đó là khi lập hóa đơn điện tử nhưng bị sai sót thì tôi có phải hủy không? Các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn điện tử như thế nào? Tôi chân thành cảm ơn.

Trả lời:

Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau:

a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy số không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Đây được xem là biện pháp khiến hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống tin tin, người nộp thuế và các bên liên quan cũng không thể truy cập, tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đã hủy đó.

Như vậy, có thể hiểu, hủy hóa đơn điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập, tham chiếu thông tin trên hóa đơn.

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành thế nào? (Ảnh minh họa)

Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành thế nào?

Trường hợp nào được hủy hóa đơn điện tử là gì?

Khi hóa đơn điện tử có sai sót, không phải mọi trường hợp đều phải thực hiện hủy. Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp 1: Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua:

- Người bán thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 78.

- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đã đã lập để gửi cho người mua.

Trong trường hợp này, thời hạn chậm nhất để gửi thông báo cho cơ quan thuế là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử cần điều chỉnh. Việc hủy hóa đơn điện tử sẽ do cơ quan thuế thực hiện với hóa đơn đã được cấp mã lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ sau đó hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ thì:

- Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập.

- Người bán thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT như trên.

Đặc biệt, hai trường hợp này, người bán hoặc kế toán cần phải xuất hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử đã hủy trước đó.

Biểu mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử là gì?

Như phân tích ở trên, khi hủy hóa đơn điện tử, kế toán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

THÔNG BÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT

Kính gửi: (Cơ quan thuế)

Tên người nộp thuế: ......................................................

Mã số thuế: ....................................................................

Người nộp thuế thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

...., ngày...tháng…năm…

NGƯỜI NỘP THUẾ

(Chữ ký số người nộp thuế)

Trên đây là thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót. Tuy nhiên, đây chỉ là quy định trong văn bản, thực tế có những trường hợp khác phát sinh khác và lĩnh vực thuế là một trong những lĩnh vực khá phức tạp. Để được tư vấn cụ thể hơn, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6199 để gặp tổng đài viên.

>> Hủy hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang dùng hóa đơn điện tử ra sao?