Trong quá trình hoạt động, vì nhu cầu mở rộng quy mô hoặc lựa chọn vị trí tốt hơn mà nhiều doanh nghiệp cần phải thực hiện thay đổi địa chỉ công ty. Trong trường hợp thay đổi địa chỉ cùng quận, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện một số thủ tục tại Sở Kế hoạch và đầu tư theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây để tìm hiểu các thông tin chi tiết về việc thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận nhé.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Trước khi hoàn thiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
- Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo mẫu được quy định tại Phụ lục II - 1 của Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
- Quyết định và bản sao nội dung cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ công ty đối với công ty cổ phần
- Quyết định và bản sao nội dung cuộc họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi địa chỉ công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty hợp danh.
- Quyết định hoặc nghị quyết liên quan đến việc thay đổi địa chỉ doanh nghiệp của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Trong trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện thủ tục, cần phải có giấy ủy quyền và bản sao hợp pháp các giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
Trình tự thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận theo các bước sau theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ theo 03 phương thức sau:
- Nộp trực tiếp tại phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và đầu tư nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp
- Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
- Nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Nếu doanh nghiệp chọn cách nộp hồ sơ qua mạng thì cần phải có tài khoản đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty và trả lời doanh nghiệp trong vòng 03 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp cần phải chỉnh sửa và bổ sung hồ sơ, thời gian xử lý sẽ được điều chỉnh kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đã được sửa đổi.
Bước 2: Nộp lệ phí
Khi tiến hành nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần phải nộp lệ phí kèm theo quy định, cụ thể là:
- Trong trường hợp nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và đầu tư hoặc nộp qua đường bưu điện: Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 50.000 đồng/hồ sơ và lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/hồ sơ.
- Trong trường hợp nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: lệ phí đăng ký doanh nghiệp là miễn phí và lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là: 100.000 đồng/hồ sơ.
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi hoàn thành việc xử lý hồ sơ, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc qua đường bưu điện. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp này sẽ thể hiện được địa chỉ mới của công ty.
Trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp sẽ không cần thông báo cho Chi cục thuế quản lý về việc thay đổi này. Bởi vì hiện nay Bộ Kế hoạch và Đầu Tư đã có hệ thống thông tin điện tử liên kết với Tổng cục thuế. Vì vậy khi có thông tin thay đổi về địa chỉ công ty, hệ thống quản lý của Chi cục thuế cũng sẽ cập nhật được thông tin này.
Lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thực hiện quy trình thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận, doanh nghiệp cần lưu ý một vài vấn đề sau.
Về việc ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
- Nếu ủy quyền cho một cá nhân nào đó thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần phải có văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ của cá nhân được ủy quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Nếu ủy quyền cho một tổ chức thực hiện quy trình thay đổi địa chỉ công ty, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần phải có bản sao hợp pháp hợp đồng cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện quy trình đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ của cá nhân đó.
Về việc hóa đơn khi thay đổi địa chỉ công ty
Trên mọi hóa đơn của công ty sẽ luôn có các thông tin liên quan đến tên doanh nghiệp, địa chỉ công ty, mã số thuế,.... Vì vậy, khi doanh nghiệp được cấp lại đăng ký kinh doanh mới cần phải thực hiện thay đổi một số thông tin hóa đơn sau.
Sử dụng hóa đơn cũ đã in sẵn
Doanh nghiệp cần khắc con dấu mới có thông tin công ty, địa chỉ mới, mã số thuế
Thực hiện thay đổi các thông tin liên quan đến hóa đơn qua mạng.
Cần có bằng chứng xác thực của Chi cục thuế đã đồng ý về thay đổi thông tin trên hóa đơn thì mới có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đó được.
Bên cạnh tiêu thức có tên, địa chỉ cũ đã in sẵn, doanh nghiệp cần đóng dấu mới có ghi rõ các thông tin về tên cũng như địa chỉ mới.
Sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo
Thực hiện khai báo thay đổi thông tin hóa đơn qua mạng
Cần bằng chứng xác thực về việc Chi cục thuế đã đồng ý thay đổi thông tin trên hóa đơn thì mới được phép sử dụng hóa đơn tiếp
Thực hiện chỉnh sửa trên phần mềm hóa đơn những thông tin về tiêu thức địa chỉ mới của công ty
Sử dụng hóa đơn mới
Doanh nghiệp cần tiến hành nộp thông báo hủy hóa đơn những số còn lại chưa sử dụng của hóa đơn cũ theo quy định.
Hoàn thành thủ tục thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu hóa đơn mới
Cần có bằng chứng xác định về việc Chi cục thuế đã chấp thuận về việc thông báo phát hành hóa đơn thì mới có thể xuất hóa đơn mới.
Về các nội dung thay đổi trong hồ sơ
Trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi nhiều nội dung khác trong đăng ký kinh doanh như: tên công ty, ngành nghề kinh doanh, thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật,...
Thay đổi địa chỉ công ty là một trong những nhu cầu cơ bản trong quá trình hoạt động và kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn đang có dự định này, hãy tham khảo những thông tin trên đây của chúng tôi để hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận cách nhanh chóng và hiệu quả theo quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu còn thắc mắc, liên hệ ngay tới tổng đài 
19006199 để được chúng tôi hỗ trợ bạn.
Tác giả: Lê Hà Vy 
