Thủ tục ủy quyền làm sổ đỏ được thực hiện như thế nào?

Ủy quyền làm sổ đỏ là việc bên nhận ủy quyền thay mặt bên ủy quyền thực hiện thủ tục xin cấp sổ đỏ lần đầu, sang tên sổ đỏ khi chuyển nhượng/tặng cho... Việc ủy quyền này có thể được lập thành văn bản có công chứng hoặc không có công chứng. Vậy, nếu phải lập văn bản ủy quyền thì có buộc phải công chứng không? Ngoài văn bản ủy quyền thì có cần phải lập thêm các văn bản khác hay không?

Chào bạn, liên quan đến việc lập giấy ủy quyền để thực hiện cấp sổ đỏ lần đầu, chúng tôi xin được giải đáp như sau:

Có bắt buộc phải lập hợp đồng ủy quyền khi nhờ người khác làm sổ đỏ không?

Ủy quyền được hiểu là việc nhờ người khác thực hiện các công việc cho mình và người nhận ủy quyền có thể được nhận thù lao hoặc không (tùy theo thỏa thuận của các bên trong quan hệ ủy quyền). Việc ủy quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 có thể được lập thành văn bản có công chứng/chứng thực hoặc lập thành văn bản không có công chứng/chứng thực.

Theo thông tin mà bạn cung cấp, chúng tôi hiểu rằng, gia đình bạn đang thực hiện thủ tục đề nghị, cấp Giấy chứng nhận lần đầu và có thuê bên cung cấp dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu để họ hỗ trợ thực hiện các công việc. Bên làm dịch vụ có yêu cầu gia đình bạn phải lập văn bản ủy quyền có công chứng để họ thực hiện công việc như đã thỏa thuận với gia đình bạn.

Căn cứ quy định pháp luật dân sự, thông tin bạn cung cấp, suy ra, về bản chất là gia đình bạn đang nhờ (ủy quyền) cho bên dịch vụ (một cá nhân có khả năng thực hiện các công việc chuyên môn) để làm sổ đỏ (cấp sổ đỏ lần đầu cho gia đình bạn). Việc nhờ/ủy quyền cho họ thực hiện các công việc là việc ủy quyền có thù lao (nhận phí làm dịch vụ).

Do thông tin bạn cung cấp chưa đầy đủ nên chúng tôi giải đáp cho bạn những vấn đề cơ bản như sau:

Một là, phải xác định rõ nội dung của văn bản ủy quyền mà bên dịch vụ yêu cầu gia đình bạn lập là gì

- Trước hết, bên làm dịch vụ (bên nhận những yêu cầu từ gia đình bạn) không phải là đối tượng sử dụng đất, cũng không phải là đối tượng được quyền quản lý, chiếm hữu đất đai của gia đình bạn. Vì vậy, họ không có quyền được ký, nộp hoặc thực hiện các công việc như nộp hồ sơ, khiếu nại, khiếu kiện hoặc làm việc với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để cấp sổ đỏ cho thửa đất mà gia đình bạn đang quản lý, sử dụng.

Nếu gia đình bạn không ủy quyền cho họ (cho phép họ được mượn một số quyền của gia đình bạn đối với thửa đất) thì cơ quan Nhà nước có thẩm quyền không có căn cứ để tiếp nhận yêu cầu hoặc làm việc với họ được.

Và do vậy, văn bản ủy quyền (thường được lập dưới hình thức hợp đồng ủy quyền) là căn cứ để bên dịch vụ có thể được nộp hồ sơ, nhận kết quả, làm việc với cơ quan Nhà nước hoặc thực hiện các công việc khác (tùy thuộc phạm vi ủy quyền được ghi nhận trong hợp đồng ủy quyền).

- Gia đình bạn cần phải trao đổi kỹ lại với bên dịch vụ làm sổ đỏ cho gia đình bạn và hỏi ý kiến tư vấn của công chứng viên/luật sư hoặc những người có kiến thức chuyên môn về pháp luật để có các điều khoản rõ ràng, giảm thiểu rủi ro trong quá trình bên dịch vụ thực hiện các công việc.

+ Trong đó, một số điều khoản cần chú ý khi thỏa thuận, ký kết hợp đồng ủy quyền trong trường hợp này gồm: Phạm vi ủy quyền (các công việc cụ thể mà bên nhận ủy quyền thực hiện), thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều khoản về bồi thường thiệt hại hoặc về thù lao ủy quyền.

Hai là, quy định về việc lập hợp đồng ủy quyền có công chứng/chứng thực để thực hiện các công việc cấp sổ đỏ

Pháp luật đất đai không quy định bắt buộc phải công chứng/chứng thực hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến quyền sử dụng đất (không liên quan đến việc định đoạt quyền sử dụng đất). Nhưng nếu việc ủy quyền có liên quan đến quyền định đoạt tài sản là quyền sử dụng đất (ví dụ như tặng cho, thế chấp, mua bán…) thì văn bản này phải có công chứng/chứng thực.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, quyền sử dụng đất là tài sản rất có giá trị và nếu không lập hợp đồng ủy quyền có công chứng/chứng thực thì cơ quan quản lý Nhà nước về đất đai không có đủ căn cứ để xác định tính tự nguyện, nội dung ủy quyền, sự minh mẫn, sáng suốt của các bên khi giao kết hợp đồng ủy quyền.

Vì vậy, rất có thể cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu bên ủy quyền cũng phải có mặt để xác định tính đúng đắn của nội dung ủy quyền, từ đó, việc ủy quyền không mang lại hiệu quả/mục đích như các bên đã mong muốn ban đầu.

Kết luận: Từ thực tế và từ căn cứ pháp lý đã nêu, có thể thấy, hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến cấp sổ đỏ lần đầu nên được công chứng/chứng thực để đảm bảo tính hợp pháp, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên. Gia đình bạn nên ký hợp đồng ủy quyền khi đã thỏa thuận rõ ràng, đầy đủ các nội dung (đặc biệt là những nội dung cần lưu ý) như chúng tôi đã nêu trên.

Thủ tục lập hợp đồng ủy quyền có công chứng nhờ người khác làm sổ đỏ thế nào?

Thủ tục để ký hợp đồng ủy quyền thực hiện các công việc cấp sổ đỏ có công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng 2014 như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền

Hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền mà các bên cần chuẩn bị thường bao gồm:

- Giấy tờ tùy thân của các bên (căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu), giấy tờ chứng minh nơi ở hợp pháp của các bên (sổ hộ khẩu…);

- Giấy tờ chứng minh việc cấp sổ đỏ lần đầu của bên ủy quyền (hồ sơ đăng ký, kê khai cấp giấy chứng nhận lần đầu, giấy tờ về thuế/phí của bên ủy quyền…);

- Dự thảo hợp đồng ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận (nếu có);

- Các giấy tờ hợp pháp khác mà công chứng viên có yêu cầu cung cấp để xác định phạm vi ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận;

Bước 2: Ký hợp đồng ủy quyền

Công chứng viên hướng dẫn các bên ký hợp đồng ủy quyền sau khi đã được nghe giải thích đầy đủ và các bên hoàn toàn đồng ý với nội dung các điều khoản có trong hợp đồng ủy quyền.

Bước 3: Nhận kết quả

Theo nhu cầu của các bên, công chứng viên sẽ lập, chứng nhận số lượng hợp đồng phù hợp.

Ngoài hợp đồng ủy quyền thì có cần phải ký kết thêm văn bản nào khác để đảm bảo giảm thiểu rủi ro cho bên nhận ủy quyền không?

Bởi chúng tôi chưa hiểu rõ nhu cầu của bạn, yêu cầu nhận ủy quyền của bên làm dịch vụ cho gia đình bạn nên chưa thể kết luận ngay có nên ký văn bản nào khác hay không. Tuy nhiên, chúng tôi lưu ý với bạn một số vấn đề sau đây:

- Nếu trong hợp đồng ủy quyền đã có đầy đủ thông tin, nội dung về công việc ủy quyền, phạm vi ủy quyền, quyền/nghĩa vụ của các bên khi giao kết, thực hiện hợp đồng ủy quyền và các điều khoản khác đảm bảo việc thỏa thuận giữa các bên đã thống nhất thì không cần thiết phải ký kết thêm bất kỳ loại văn bản nào khác;

- Nếu trong hợp đồng ủy quyền không có đầy đủ các nội dung về quyền, nghĩa vụ mà các bên mong muốn hoặc bạn vẫn cảm thấy chưa đủ để giảm thiểu rủi ro thì bạn có thể lựa chọn lập thêm một số văn bản tùy thuộc nhu cầu của mình như: Biên bản giao nhận tiền thù lao ủy quyền; Các văn bản xác nhận đã thực hiện công việc theo ủy quyền; Hợp đồng dịch vụ (trong đó mô tả các nội dung công việc dịch vụ thực hiện, mức thù lao được hưởng, mức phạt vi phạm…)

Kết luận: Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền thường được thực hiện theo các bước như chúng tôi đã nêu ở trên. Việc có ký thêm một loại văn bản nào khác để giảm thiểu rủi ro ngoài hợp đồng có công chứng hay không tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, yêu cầu/phạm vi ủy quyền mà các bên đã thỏa thuận, ký kết.

Trên đây là giải đáp thắc mắc về thủ tục ủy quyền làm sổ đỏ, nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.

>> Năm 2022, những loại đất nào được cấp sổ đỏ?

>> Điều kiện cấp Sổ đỏ cho đất có giấy tờ là gì?