Mỗi cặp vợ chồng được nhận bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn. Trường hợp bất cẩn làm mất thì thủ tục xin cấp lại giấy đăng ký kết hôn online thế nào?
Điều kiện cấp lại Giấy đăng ký kết hôn
Khoản 1 Điều 24 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định như sau: “Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.”
Như vậy, khi làm thủ tục xin cấp lại Giấy đăng ký kết hôn phải đáp ứng đủ hai điều kiện sau đây:
- Thứ nhất, việc đăng ký kết hôn đa được hai vợ chồng thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016;
- Thứ hai, cả sổ đăng ký kết hôn tại cơ quan đăng ký hộ tịch và Giấy đăng ký kết hôn của người yêu cầu cấp lại Giấy đăng ký kết hôn đều bị mất.
Do vậy, trường hợp vợ chồng làm mất Giấy đăng ký kết hôn mà sổ đăng ký kết hôn của cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn còn thì cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối cấp lại Giấy đăng ký kết hôn và thực hiện thủ tục cấp Trích lục kết hôn từ sổ đăng ký kết hôn.
Điều kiện cấp lại Giấy đăng ký kết hôn
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
Vì vậy, trích lục kết hôn có thể sử dụng để thay thế Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn bị mất. Có thể dùng Trích lục kết hôn khi thực hiện thủ tục khai sinh cho trẻ, nhận thừa kế, mua bán, chuyển nhượng nhà ở, đất đai là tài sản chung vợ chồng.
Trường hợp vợ chồng ly hôn, mà bị mất bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn thì có thể được Tòa án chấp nhận Trích lục kết hôn làm tài liệu, chứng cứ khi giải quyết vụ án ly hôn, việc thuận tình ly hôn.
Đối với trường hợp vợ chồng làm mất Giấy đăng ký kết hôn và Sổ đăng ký kết hôn của cơ quan đăng ký hộ tịch cũng không còn được lưu giữ thì cơ quan có thẩm quyền không thể trích lục mà người yêu cầu phải thực hiện thủ tục đăng ký lại kết hôn theo hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
Lưu ý: Khi thực hiện thủ tục đăng ký lại Giấy đăng ký kết hôn thì ngoài phải đáp ứng hai điều kiện nêu trên, người yêu cầu đăng ký lại còn phải (i) có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại và (ii) còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Xin cấp lại Giấy đăng ký kết hôn cần những giấy tờ gì?
Thủ tục | Giấy tờ | Cơ sở pháp lý |
Hồ sơ cấp lại Giấy đăng ký kết hôn | - Tờ khai theo mẫu quy định; - Bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn. | Khoản 1 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP |
Hồ sơ cấp bản sao trích lục Giấy đăng ký kết hôn | - Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu; - Văn bản ủy quyền (nếu có). Lưu ý: Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực. | Điều 17 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP |
Thủ tục xin cấp lại Giấy đăng ký kết hôn online
Hiện nay, thủ tục xin cấp lại Giấy đăng ký kết hôn chỉ được thực hiện online bước nộp và giải quyết hồ sơ. Khi có Giấy chứng nhận kết hôn mới. Cả nam và nữ đều phải có mặt Uỷ ban nhân dân cấp xã để ký tên và nhận Giấy trực tiếp. Dưới đây là nội dung hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công (nếu chưa có tài khoản)
Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
Đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia
Bước 3: Nộp hồ sơ online
Bấm nộp trực tuyến
- Bấm nộp trực tuyến và cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại kết hôn (cung cấp trên Cổng dịch vụ công);
- Đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu;
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Nếu người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận tiếp nhận hồ sơ có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký lại kết hôn.
Bước 5: Trả kết quả
- Trong khoảng thời gian từ 05 - 25 ngày làm việc, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
- Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
- Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký kết hôn, cập nhật thông tin đăng ký lại kết hôn và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
- Người có yêu cầu đăng ký lại kết hôn (hai bên nam, nữ phải có mặt, xuất trình giấy tờ tuỳ thân để đối chiếu) kiểm tra thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn, trong Sổ đăng ký kết hôn, và ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn, ký tên vào Giấy chứng nhận kết hôn, mỗi bên nam, nữ nhận 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.
Thủ tục cấp bản sao trích lục Giấy đăng ký kết hôn online từ Sổ đăng ký kết hôn
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Bước 2: Đăng ký tài khoản trên Cổng dịch vụ công (nếu chưa có tài khoản)
Thực hiện tương tự như thủ tục cấp lại Giấy đăng ký kết hôn online.
Bước 3: Nộp hồ sơ online
- Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử (cung cấp trên Cổng dịch vụ công).
- Đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Giấy đăng ký kết hôn; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.
- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu;
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);
(iii) Trường hợp người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.
Bước 5: Trả kết quả
- Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức làm công tác hộ tịch gửi lại nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử tương ứng với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
- Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
- Nếu người có yêu cấp bản sao Trích lục hộ tịch đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
- Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
+ Nhận bản điện tử bản sao Trích lục hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;
+ Nhận kết quả là bản sao Trích lục hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Trên đây là nội dung cụ thể hướng dẫn Thủ tục xin cấp lại giấy đăng ký kết hôn online [Cập nhật 2024].Gọi ngay cho các chuyên viên pháp lý của chúng tôi theo số 
19006192 để được giải đáp, hỗ trợ nếu có vướng mắc về các quy định của pháp luật
Tác giả: Minh Nguyệt 
