Cách trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Trong các văn bản hành chính hiện nay, dưới tên loại văn bản thường thể hiện một đoạn ngắn gọi là nội dung trích yếu văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết trích yếu văn bản là gì, được sử dụng làm gì và thể thức trình bày ra sao.

Câu hỏi: Tôi muốn soạn công văn để gửi cho cơ quan có thẩm quyền và muốn tìm hiểu thể thức trình bày của loại văn bản này. Tại phần trích yếu nội dung văn bản của công văn cần ghi như thế nào, sử dụng cỡ chữ, kiểu chữ ra sao để phù hợp với quy định.

Hiểu thế nào về tên loại và trích yếu nội dung văn bản?

Căn cứ Phụ lục I kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản được quy định như sau:

- Tên loại văn bản “là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.

Ví dụ: CÔNG VĂN, NGHỊ QUYẾT, QUYẾT ĐỊNH, HỢP ĐỒNG, KẾ HOẠCH,...

- Trích yếu nội dung văn bản “là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản”.

Trích yếu văn bản là gì?

Theo quy định nêu trên tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, trích yếu văn bản là phần ngay bên dưới tên loại văn bản, dùng để tóm tắt mục đích, nội dung chính mà cả văn bản muốn đề cập tới thông qua một câu ngắn gọn.

Phần trích yếu văn bản cho người đọc biết được ý chính của văn bản mà không cần thiết phải đọc toàn bộ văn bản. Văn bản có nội dung trích yếu sẽ giúp người đọc:

- Tiết kiệm thời gian khi đọc văn bản;

- Tránh lặp lại thông tin: khi có trích yếu văn bản, các nội dung được đề cập bên dưới văn bản đều xoay quanh nội dung chính đã được trích yếu mà không cần phải lặp lại phần nội dung chính đó nhiều lần;

- Dễ tiếp cận thông tin: trích yếu văn bản cho người đọc biết thông tin chính xác và quan trọng nhất của văn bản, người đọc không cần đọc hết văn bản hoặc chỉ cần đọc những nội dung chủ yếu cần thiết vẫn có thể hiểu được toàn bộ văn bản.

- Tăng tính chuyên nghiệp: trích yếu văn bản giúp văn bản nhìn chuyên nghiệp hơn về cả thẩm mỹ, thể thức trình bày và cả nội dung.

Cách viết tên loại văn bản hành chính

Theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, tên loại văn bản khi trình bày trong văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Căn giữa trang văn bản;

- Viết in hoa;

- Kiểu chữ đứng, in đậm;

- Cỡ chữ từ 13 đến 14.

Tên loại văn bản hành chính

* Hướng dẫn viết tắt tên 27 loại văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định có 27 tên loại văn bản hành chính hiện nay, và cách viết tên loại văn bản cùng với cách viết tắt được quy định như sau:

Hướng dẫn cách thể hiện trích yếu văn bản

Trích yếu văn bản cỡ chữ bao nhiêu?

Trích yếu văn bản là phần nội dung được đặt ngay bên dưới tên loại văn bản, kết hợp với tên loại văn bản sẽ giúp người đọc hiểu được nội dung chính và mục đích ban hành văn bản của cơ quan, cá nhân ban hành.

Tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với hầu hết các loại văn bản hành chính, phần trích yếu nội dung văn bản thể hiện với cỡ chữ từ 13 đến 14, chữ in thường, được căn giữa trang văn bản và sử dụng kiểu chữ đứng, in đậm.

Đồng thời, bên dưới trích yếu văn bản có đường kẻ ngang dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ, nét liền, đặt cân đối so với dòng chữ trích yếu.

Lưu ý: Riêng đối với loại văn bản là CÔNG VĂN, phần trích yếu nội dung văn bản chỉ sử dụng sở chữ từ 12 đến 13, in thường, kiểu chữ đứng (không cần in đậm). 

Vị trí của trích văn bản trong công văn được đặt sau chữ “V/v”, dưới số và ký hiệu văn bản, căn giữa, cách dòng với số và ký hiệu văn bản 6pt. (Xem thêm vị trí tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

Ý nghĩa của phần trích yếu văn bản

Trích yếu văn bản là phần không thể thiếu trong các văn bản hành chính hiện nay.

- Trích yếu văn bản tóm tắt được nội dung chính và quan trọng trong một câu ngắn mà không cần người đọc phải tốn thời gian đọc hết toàn bộ văn bản.

- Giúp người đọc tìm kiếm thông tin liên quan hiệu quả. Biết được nội dung chính của văn bản, người đọc có thể chọn lọc những thông tin cần thiết và quan trọng.

- Trích yếu văn bản là công cụ giúp người đọc tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, công sức. Biết được nội dung chính, người đọc có quyền chọn lựa có tiếp tục tiếp nhận thông tin từ văn bản hay không, tránh mất nhiều thời gian để xem và hiểu nội dung văn bản.

- Hỗ trợ người đọc trích xuất thông tin nhanh nhất từ văn bản. 

Mẫu trích yếu văn bản

Hình thức thể hiện trích yếu văn bản của công văn và các văn bản hành chính khác có khác nhau. Tuy nhiên đều thể hiện nội dung chính, khái quát nhất của văn bản.

Sau đây là một số mẫu trích yếu văn bản tại các văn bản hành chính hiện nay:

- Công văn số 7555/VPCP-CN ngày 30/9/2023

V/v ban hành Kế hoạch tiết kiệm điện giai đoạn 2023 - 2025

- Quyết định 1143/QĐ-TTg năm 2023 thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng, thực hiện Đề án chủ trương đầu tư đường sắt tốc độ cao trên trục Bắc - Nam và các dự án đường sắt quan trọng quốc gia do Thủ tướng Chính phủ ban hành

- Chỉ thị 13/CT-UBND năm 2023 thực hiện nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của ngành Giáo dục và Đào tạo Thành phố Cần Thơ

Trên đây là một số thông tin về cách trình bày tên loại văn bản và trích yếu văn bản theo quy định pháp luật mà chúng tôi cung cấp đến bạn đọc. Nếu có thắc mắc liên quan đến thể thức trình bày văn bản hành chính, ý nghĩa của các nội dung văn bản hành chính, bạn đọc vui lòng liên hệ đến tổng đài: 1900.6199 để được tư vấn, hỗ trợ.