Thực tế các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn do sai sót hoá đơn điện tử trong quá trình sử dụng. Vậy xử lý hoá đơn điện tử viết sai thế nào, theo dõi bài viết sau để có câu trả lời.
Cách xử lý hoá đơn sai địa chỉ
Việc xử lý hoá đơn sai địa chỉ tuỳ thuộc vào từng trường hợp đã gửi cho người mua hay chưa và do ai phát hiện, cụ thể:
Cách xử lý hoá đơn sai địa chỉ
Trường hợp 1: Hoá đơn sai địa chỉ nhưng chưa gửi cho người mua
Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, nếu người bán phát hiện hoá đơn sai địa chỉ đã được cấp mã của cơ quan thuế mà chưa gửi cho người mua thì xử lý huỷ hoá đơn đã lập và lập lại hoá đơn mới gửi cho người mua, thực hiện theo các bước cụ thể:
Bước 1: Người nộp thuế lập Thông báo hoá đơn điện tử có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP gửi cơ quan thuế. Sau đó, cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn có sai sót được cấp có mã sai sót được lưu tại hệ thống của cơ quan thuế.
Hoá đơn sai chưa gửi cho khách hàng nên khi huỷ hoá đơn không cần thông báo cho khách hàng.
Bước 2: Người nộp thuế lập hoá đơn điện tử mới ký số và gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hoá đơn mới thay thế cho hoá đơn sai để gửi cho người mua.
Lưu ý:
- Cách xử lý này được áp dụng cho tất cả các lỗi sai, miễn là chưa gửi hoá đơn cho người mua.
- Trong trường hợp này bên bán không cần lập biên bản về việc huỷ hoá đơn xuất sai.
- Có thể sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP đối với 01 hay nhiều hoá đơn điện tử viết sai.
- Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ khai thuế GTGT có phát sinh hoá đơn điện tử có điều chỉnh.
Trường hợp 2: Hoá đơn sai địa chỉ nhưng không sai các nội dung khác và đã gửi cho người mua.
Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp hoá đơn xuất sai địa chỉ người mua (không sai các nội dung khác) thì người bán phải thông báo hoá đơn xuất sai cho người mua, cơ quan thuế và không cần lập lại hoá đơn mới, thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Người bán thông báo hoá đơn sai cho người mua, không lập hoá đơn mới.
Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn sai theo mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu hoá đơn không có mã của cơ quan thuế sai địa chỉ nhưng chưa gửi dữ liệu về hoá đơn này cho cơ quan thuế thì người bán không cần thực hiện bước này.
Trường hợp 3: Hoá đơn sai địa chỉ được cơ quan thuế phát hiện.
Trong trường hợp hoá đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế mà lập sai địa chỉ thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để kiểm tra sai sót theo mẫu 01/TB-RSĐT ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Người bán thực hiện kiểm tra hoá đơn và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT trong thời hạn được cơ quan thuế ghi trên thông báo.
Hết thời hạn thông báo cơ quan thuế ấn định mà người bán không thông báo với cơ quan thuế, thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo lần thứ 2.
Nếu quá thời hạn ghi trên thông báo lần 2 mà người bán vẫn chưa có thông báo gửi cơ quan thuế thì cơ quan thuế xem xét và chuyển sang trường hợp kiểm tra việc sử dụng hoá đơn điện tử.
Như vậy, tùy từng trường hợp mà hoá đơn viết sai sẽ được xử lý theo các cách khác nhau.
Cách xử lý hoá đơn sai mã số thuế
Trường hợp 1: Hoá đơn sai mã số thuế chưa gửi cho người mua. Trường hợp này xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Cách xử lý hoá đơn sai mã số thuế
Trường hợp 2: Hoá đơn sai mã số thuế có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua. Trong trường hợp này có thể lựa chọn 01 trong 02 cách theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Cách 1: Lập hoá đơn điều chỉnh hoá đơn viết sai mã số thuế. Nếu người bán và người mua có thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh thì văn bản này phải ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điều chỉnh hoá đơn viết sai. Hoá đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu…số…ngày… tháng…năm…”
- Cách 2: Lập hoá đơn mới thay thế cho hoá đơn viết sai, trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn thay thế thì người bán và người mua lập văn bản ghi rõ sai sót trong hoá đơn, sau đó người bán lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn viết sai. Hoá đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu…số…ngày… tháng…năm…”
Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn mới điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn viết sai và gửi cho người mua (nếu thuộc trường hợp sử dụng hoá đơn không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới để gửi người mua (đối với hoá đơn có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp 3: Hoá đơn sai mã số thuế do cơ quan thuế phát hiện: Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Cách xử lý hoá đơn sai tên hàng hoá
Trường hợp 1: Hoá đơn sai tên hàng hoá chưa gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trường hợp 2: Hoá đơn sai tên hàng hóa có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai mã số thuế.
Trường hợp 3: Hoá đơn sai tên hàng hoá do cơ quan thuế phát hiện. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Cách xử lý hoá đơn sai đơn vị tính
Trường hợp 1: Hoá đơn sai đơn vị tính chưa gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trường hợp 2: Hoá đơn sai đơn vị tính có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai mã số thuế.
Trường hợp 3: Hoá đơn sai tên hàng hoá do cơ quan thuế phát hiện. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Cách xử lý hoá đơn sai hình thức thanh toán
Trường hợp 1: Hoá đơn sai hình thức thanh toán chưa gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trường hợp 2: Hoá đơn sai đơn vị tính có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai mã số thuế.
Trường hợp 3: Hoá đơn sai đơn vị tính do cơ quan thuế phát hiện. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Cách xử lý hoá đơn sai thông tin người mua hàng
Trường hợp 1: Hoá đơn sai thông tin người mua hàng, chưa gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trường hợp 2: Hoá đơn sai thông tin người mua hàng nhưng không sai các nội dung khác và đã gửi cho người mua. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trường hợp 3: Hoá đơn sai thông tin người mua hàng, do cơ quan thuế phát hiện. Xử lý như trường hợp hoá đơn sai địa chỉ.
Trên đây là những thông tin cần biết về xử lý hoá đơn điện tử viết sai. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ đến:
19006192 để được giải đáp nhanh chóng.
Tác giả: Minh Nguyệt 
