THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN DỰ TRỮ QUỐC GIA

Căn cứ Luật Kế toán ngày 20 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Dự trữ quốc gia ngày 20 tháng 11 năm 2012;

Căn cứ Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán;

Căn cứ Nghị định số 94/2013/NĐ-CP ngày 21 tháng 8 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Dự trữ Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán;

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia.

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Thông tư này quy định chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia áp dụng cho các đơn vị quy định tại Điều 2 Thông tư này để hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động dự trữ quốc gia.

2. Những nội dung không hướng dẫn trong Thông tư này, các đối tượng quy định tại Điều 2 Thông tư này thực hiện theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (sau đây gọi tắt là Thông tư số 107) hoặc chế độ kế toán đặc thù được Bộ Tài chính chấp thuận.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với:

1. Các đơn vị dự trữ Nhà nước (gồm: Tổng cục Dự trữ nhà nước; Cục Dự trữ nhà nước khu vực; Chi cục dự trữ nhà nước);

2. Các bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trực tiếp quản lý hàng dự trữ quốc gia theo sự phân công của Chính phủ (sau đây gọi tắt là các bộ);

3. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến công tác kế toán dự trữ quốc gia.

Chương II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Quy định về hệ thống chứng từ kế toán

1. Ngoài các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (Sau đây gọi tắt là Thông tư số 107/2017/TT-BTC), Thông tư này hướng dẫn bổ sung 12 chứng từ kế toán áp dụng cho các bộ, các đơn vị dự trữ Nhà nước.

2. Danh mục, mẫu, giải thích nội dung và phương pháp lập 12 chứng từ kế toán bổ sung tại khoản 1, Điều này được quy định tại Phụ lục số 01 “Hệ thống chứng từ kế toán bổ sung” ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 4. Quy định về hệ thống tài khoản kế toán

Ngoài các tài khoản (TK) kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC, Thông tư này hướng dẫn bổ sung 07 tài khoản cấp 1 trong bảng, 03 tài khoản ngoài bảng và mở chi tiết các TK cấp 2, 3 như sau:

1. Bổ sung 07 tài khoản cấp 1:

a) Tài khoản 145- Phải thu vốn dự trữ quốc gia: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu dự trữ quốc gia.

Tài khoản này có 04 Tài khoản cấp 2:

- TK 1451- Hàng dự trữ quốc gia thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị của khối lượng hàng dự trữ quốc gia thiếu hụt, mất mát và tình hình xử lý hàng dự trữ quốc gia thiếu hụt, mất mát đó.

- TK 1452- Thu về bán hàng dự trữ quốc gia: Phản ánh các khoản thu và tình hình thanh toán các khoản thu về bán hàng dự trữ quốc gia, thu nợ vay trả bằng tiền theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

- TK 1453- Hàng dự trữ quốc gia thiếu hụt phải bồi thường: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về bồi thường vật chất do thiếu hụt quá định mức, bị mất mát, hư hỏng vật tư, hàng dự trữ quốc gia theo quyết định xử lý, bắt bồi thường.

- TK 1458- Phải thu vốn dự trữ quốc gia khác: Phản ánh các khoản phải thu về dự trữ quốc gia khác như phải thu về cho vay hàng dự trữ quốc gia theo quyết định của cấp có thẩm quyền; phải thu vốn dự trữ quốc gia cấp hoặc điều chuyển hàng dự trữ quốc gia,...

b) Tài khoản 151- Hàng dự trữ quốc gia đang đi đường: Phản ánh giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia đã mua, đã thuộc quyền quản lý của đơn vị nhưng hàng chưa về nhập kho, còn đang trên đường vận chuyển, còn đang ở bến bãi hoặc đang gửi tại kho người bán, người vận chuyển.

c) Tài khoản 157- Hàng dự trữ quốc gia: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia, bao gồm hàng dự trữ quốc gia do đơn vị trực tiếp bảo quản và hàng dự trữ quốc gia thuê đơn vị khác bảo quản.

Tài khoản này có 02 Tài khoản cấp 2:

- TK 1571- Hàng dự trữ quốc gia trực tiếp bảo quản: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia do đơn vị trực tiếp bảo quản.

- TK 1572- Hàng dự trữ quốc gia thuê bảo quản: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia thuê đơn vị khác bảo quản.

d) Tài khoản 158- Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất: Phản ánh hàng dự trữ quốc gia tạm xuất và tình hình biến động các loại hàng dự trữ quốc gia tạm xuất, bao gồm hàng dự trữ quốc gia xuất gia công; hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng; hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng; hàng dự trữ quốc gia tạm xuất khác.

Tài khoản này có 04 Tài khoản cấp 2:

- TK 1581- Hàng dự trữ quốc gia xuất gia công: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia đơn vị xuất gia công.

- TK 1582- Hàng dự trữ quốc gia xuất luân phiên đổi hàng: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia luân phiên đổi hàng.

- TK 1583- Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia đơn vị tạm xuất sử dụng.

- TK 1588- Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất khác: phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại hàng dự trữ quốc gia tạm xuất khác.

đ) Tài khoản 345- Phải trả vốn dự trữ quốc gia: Phản ánh các khoản phải trả của hoạt động dự trữ quốc gia.

Tài khoản này có 04 Tài khoản cấp 2:

- TK 3451- Hàng dự trữ quốc gia thừa chờ xử lý: phản ánh giá trị của khối lượng hàng dự trữ quốc gia thừa chưa xác định rõ nguyên nhân và tình hình xử lý hàng dự trữ thừa.

- TK 3452- Phải trả về mua hàng dự trữ quốc gia: phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với người bán hàng dự trữ quốc gia, không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ trả tiền ngay.

- TK 3453- Ứng vốn dự trữ quốc gia: Phản ánh số vốn dự trữ quốc gia đã ứng của NSNN, tình hình thanh toán số vốn đã ứng trong thời gian dự toán chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao và theo dõi tình hình ứng vốn giữa cấp trên với cấp dưới.

Tài khoản này có 02 Tài khoản cấp 3:

+ TK 34531- Ứng vốn dự trữ quốc gia từ ngân sách nhà nước: Phản ánh số vốn dự trữ quốc gia đơn vị đã ứng của ngân sách nhà nước.

+ TK 34532- Ứng nội bộ vốn dự trữ quốc gia: Phản ánh ứng vốn dự trữ quốc gia giữa cấp trên với cấp dưới.

- TK 3458- Phải trả vốn dự trữ quốc gia khác: Phản ánh các khoản phải trả vốn dự trữ quốc gia khác như hoạt động bán thanh lý hàng dự trữ quốc gia; phải trả về vốn dự trữ quốc gia nhận từ cấp trên cấp hoặc điều chuyển.

e) Tài khoản 432- Quỹ tiết kiệm phí:

Tài khoản 432- Quỹ tiết kiệm phí: Phản ánh số tiền chênh lệch giữa tổng kinh phí được hưởng theo định mức trừ đi tổng chi phí thực tế để thực hiện nhập, xuất, cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ và bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy định tại Thông tư số 145/2013/TT-BTC ngày 21/10/2013 của Bộ Tài chính về kế hoạch dự trữ quốc gia và NSNN chi cho dự trữ quốc gia và các văn bản sửa đổi, bổ sung Thông tư 145/2013/TT-BTC.

Tài khoản này có 02 Tài khoản cấp 2:

- TK 4321- Quỹ tiết kiệm phí: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ tiết kiệm phí bằng tiền của đơn vị.

- TK 4322- Quỹ tiết kiệm phí hình thành TSCĐ: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ tiết kiệm phí bằng TSCĐ của đơn vị.

g) Tài khoản 451- Nguồn vốn dự trữ quốc gia: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguồn vốn dự trữ quốc gia tại đơn vị.

2. Bổ sung 03 tài khoản ngoài bảng:

a) Tài khoản 010- Dự toán chi dự trữ quốc gia: Phản ánh số dự toán chi mua hàng dự trữ quốc gia được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán ra sử dụng.

Tài khoản này mở các Tài khoản cấp 2, cấp 3 được theo dõi năm trước, năm nay, năm sau và tạm ứng, thực chi theo quy định của luật NSNN và theo yêu cầu quản lý.

b) Tài khoản 011- Kinh phí theo định mức: Phản ánh số kinh phí nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ, viện trợ đơn vị được hưởng theo định mức hoặc mức phí được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và số dự toán đơn vị đã được giao.

Tài khoản này mở các Tài khoản cấp 2 để theo dõi chi phí nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ, viện trợ hàng dự trữ quốc gia.

c) Tài khoản 015- Chi phí đã phát sinh nhưng chưa thực hiện: Phản ánh số chi phí nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ, viện trợ,... đã phát sinh theo kế hoạch được giao nhưng đơn vị chưa thực hiện nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ, viện trợ,... hàng dự trữ quốc gia.

3. Mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3:

a) Tài khoản 111 - Tiền mặt

- Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 3 cho tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”:

+ TK 11111- Tiền mặt vốn dự trữ quốc gia (tiền Việt Nam);

+ TK 11118- Tiền mặt khác (tiền Việt Nam);

- Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 3 cho tài khoản 1112 “Ngoại tệ”:

+ TK 11121- Tiền mặt vốn dự trữ quốc gia (ngoại tệ);

+ TK 11128- Tiền mặt khác (ngoại tệ).

b) Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

- Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 3 cho tài khoản 1121 “Tiền Việt Nam”:

+ TK 11211- Tiền gửi vốn dự trữ quốc gia (tiền Việt Nam);

+ TK 11218- Tiền gửi khác (tiền Việt Nam);

- Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 3 cho tài khoản 1122 “Ngoại tệ”:

+ TK 11221- Tiền gửi vốn dự trữ quốc gia (ngoại tệ);

+ TK 11228- Tiền gửi khác (ngoại tệ).

c) Tài khoản 141- Tạm ứng

Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 2:

- TK 1411- Tạm ứng hoạt động thường xuyên;

- TK 1415- Tạm ứng vốn mua hàng dự trữ quốc gia.

d) Tài khoản 333- Các khoản phải nộp nhà nước:

Mở chi tiết 02 tài khoản cấp 3 cho Tài khoản 3338- Các khoản phải nộp nhà nước khác:

- TK 33381- Các khoản phải nộp về vốn dự trữ quốc gia;

- TK 33388- Các khoản phải nộp khác.

đ) Tài khoản 511- Thu hoạt động do NSNN cấp:

Mở chi tiết 01 tài khoản cấp 2: TK 5113 - Thu nghiệp vụ dự trữ quốc gia.

e) Tài khoản 611- Chi phí hoạt động:

Mở chi tiết 01 tài khoản cấp 2: TK 6113 - Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia.

Mở chi tiết 05 tài khoản cấp 3: TK 61131 - Chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia; TK 61132 - Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia; TK 61133 - Chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia; TK 61134 - Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ; TK 61135 - Chi phí nghiệp vụ dự trữ quốc gia.

4. Danh mục tài khoản kế toán (sau khi bổ sung theo Thông tư này), nguyên tắc, kết cấu nội dung và phương pháp hạch toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu của các Tài khoản bổ sung, mở chi tiết theo Thông tư này được quy định tại Phụ lục số 02 “Hệ thống Tài khoản kế toán dự trữ quốc gia” ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 5. Quy định về hệ thống sổ kế toán

1. Ngoài các sổ kế toán ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC, Thông tư này hướng dẫn bổ sung 08 sổ kế toán chi tiết áp dụng cho các bộ, các đơn vị dự trữ Nhà nước.

2. Danh mục, mẫu, giải thích nội dung và phương pháp ghi chép 08 sổ kế toán bổ sung tại khoản 1 Điều này được quy định tại Phụ lục số 03 “Hệ thống sổ kế toán bổ sung” ban hành kèm theo Thông tư này.

Điều 6. Quy định về hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán áp dụng đối với hoạt động tài chính nội ngành của các đơn vị kế toán thuộc hệ thống dự trữ nhà nước

1. Các đơn vị kế toán cơ sở thuộc hệ thống dự trữ nhà nước phải lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho hoạt động tài chính nội ngành của đơn vị theo quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp. Ngoài ra đơn vị phải lập báo cáo thuyết minh tình hình thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ dự trữ quốc gia theo quy định tại Thông tư này.

Danh mục báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán cho hoạt động tài chính nội ngành của đơn vị và mẫu biểu báo cáo “thuyết minh tình hình thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ dự trữ quốc gia” quy định tại Phụ lục số 04 “Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán áp dụng đối với hoạt động tài chính nội ngành của các đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước” ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Đơn vị kế toán cấp trên thuộc hệ thống Dự trữ nhà nước phải lập báo cáo tài chính tổng hợp cho số liệu hoạt động tài chính nội ngành theo quy định tại Thông tư số 99/2018/TT-BTC ngày 01/11/2018 về hướng dẫn lập báo cáo tài chính tổng hợp của đơn vị kế toán nhà nước là đơn vị kế toán cấp trên.

3. Ngoài các báo cáo quy định trên đây, Tổng cục dự trữ nhà nước còn phải lập các báo cáo khác cho hoạt động tài chính nội ngành theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).

Điều 7. Quy định áp dụng hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia

1. Báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia

a) Đối tượng lập báo cáo

(1) Đơn vị kế toán cơ sở

Các đơn vị kế toán cơ sở được nhà nước giao quản lý vốn dự trữ quốc gia phải lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia theo quy định của Thông tư này, bao gồm:

- Đơn vị kế toán cơ sở thuộc hệ thống dự trữ nhà nước.

- Các đơn vị kế toán cơ sở thuộc các Bộ, ngành được giao quản lý vốn và hàng hóa dự trữ quốc gia.

(2) Đơn vị kế toán cấp trên

- Đơn vị kế toán cấp trên được giao quản lý vốn và hàng hóa dự trữ quốc gia phải lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia tổng hợp từ các đơn vị kế toán trực thuộc theo quy định của Thông tư này.

- Các đơn vị lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia tổng hợp bao gồm:

+ Cục dự trữ nhà nước khu vực lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia tổng hợp từ số liệu báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của các Chi cục dự trữ nhà nước.

+ Tổng cục dự trữ nhà nước lập báo cáo tài chính tổng hợp từ số liệu báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của các Cục dự trữ nhà nước khu vực và các Bộ, ngành.

+ Các Bộ, ngành được giao quản lý vốn và hàng hóa dự trữ quốc gia lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia tổng hợp từ số liệu báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của các đơn vị kế toán trực thuộc.

- Phương pháp lập báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia tổng hợp: Đơn vị kế toán cấp trên lập ”Bảng tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia” cho các chỉ tiêu chi tiết thuộc hoạt động dự trữ quốc gia để hợp cộng chỉ tiêu tương ứng trên báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của các đơn vị kế toán trực thuộc trong phạm vi lập báo cáo tài chính tổng hợp, đồng thời xác định các giao dịch nội bộ thuộc hoạt động dự trữ quốc gia để loại trừ khi tổng hợp.

(Mẫu biểu Bảng tổng hợp các chỉ tiêu báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia theo phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này).

b) Mục đích của báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia

Báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của đơn vị kế toán dùng để cung cấp thông tin tài chính về hoạt động dự trữ quốc gia mà nhà nước giao cho đơn vị quản lý nhằm cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động dự trữ quốc gia. Đồng thời là thông tin cơ sở để cung cấp cho tổng hợp báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của đơn vị kế toán cấp trên.

Báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia của Tổng cục dự trữ nhà nước đồng thời cung cấp thông tin để tổng hợp báo cáo tài chính nhà nước.

c) Thời hạn nộp báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia

Thời hạn nộp báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia do Tổng cục dự trữ nhà nước quy định để đảm bảo thời gian tổng hợp số liệu cho lập báo cáo tài chính nhà nước và báo cáo các cơ quan, đơn vị có liên quan theo quy định.

d) Công khai báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia

Báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia được công khai theo quy định của pháp luật về hoạt động dự trữ quốc gia và các văn bản khác có liên quan.

đ) Danh mục, mẫu biểu, giải thích nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo tài chính hoạt động dự trữ quốc gia quy định tại Phụ lục số 06 “Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia” ban hành kèm theo Thông tư này.

2. Báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia

a) Đơn vị kế toán được nhà nước giao vốn dự trữ quốc gia phải lập báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia theo quy định của Thông tư này.

Danh mục, mẫu biểu của hệ thống báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia quy định tại Phụ lục số 06 “Hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia” ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Giải thích nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo nghiệp vụ về hoạt động dự trữ quốc gia do Tổng cục dự trữ nhà nước hướng dẫn nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và báo cáo cơ quan có thẩm quyền.

c) Ngoài các báo cáo quy định tại chế độ này, các đơn vị có quản lý vốn dự trữ quốc gia còn phải lập các báo cáo khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).

Chương III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 8. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2019.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 142/2014/TT-BTC ngày 25 tháng 9 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia.

Điều 9. Tổ chức thực hiện

1. Các bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia, các đơn vị dự trữ Nhà nước chịu trách nhiệm chỉ đạo và triển khai thực hiện Thông tư hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia thuộc phạm vi quản lý.

2. Cục trưởng Cục quản lý giám sát kế toán, kiểm toán; Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước và Thủ trưởng các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư này./.

Phụ lục số 01

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BỔ SUNG

(Ban hành kèm theo Thông tư số 108/2018/TT-BTC

ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ Tài chính)

I. DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BỔ SUNG

II. MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

- Họ tên người giao hàng:.................................................. Địa chỉ (Đơn vị.).......................

- Theo.................. số........... ngày..... tháng..... năm..... của..................................................

- Thời gian giao, nhận hàng:.................................................................................................

- Nhập tại kho:......................................... địa điểm..............................................................

Tổng số lượng (viết bằng chữ):.............................................................................................

Tổng số tiền (viết bằng chữ):.................................................................................................

Chứng từ kèm theo:...............................................................................................................

Phiếu nhập kho được lập thành 03 bản: 01 bản Thủ kho; 01 bản kế toán; 01 bản gửi cho người giao hàng để thanh toán.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

(Dùng cho hàng dự trữ quốc gia tạm xuất, tái nhập)

                                                                                     Số:...........................

Căn cứ....................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Hôm nay ngày........ tháng......... năm........ Tại......................................................................

Chúng tôi gồm:

Bên giao:................................................................................................................................

- Ông (Bà):..................................................... chức vụ:.........................................................

- Ông (Bà):...................................................... chức vụ:........................................................

- Ông (Bà):...................................................... chức vụ:........................................................

Bên nhận:...............................................................................................................................

- Ông (Bà):..................................................... chức vụ:.........................................................

- Ông (Bà):...................................................... chức vụ:........................................................

- Ông (Bà):..................................................... chức vụ:.........................................................

Cùng nhau lập biên bản giao nhận hàng dự trữ quốc gia theo nội dung sau:

1- Danh mục hàng hóa, thiết bị khi giao (nhận).                                                                                                                                                  

2. Tình trạng hàng hóa thiết bị:

3. Những nội dung khác (nếu có):

Biên bản này được lập làm 02 bản, có giá trị như nhau: 01 bản bên giao, 01 bản bên nhận.

                      BÊN GIAO                                                                                   BÊN NHẬN

                 (Ký, ghi rõ họ tên)                                                                              (Ký, ghi rõ họ tên)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NHẬP ĐẦY KHO

Số:.................................

Hôm nay, ngày...... tháng..... năm.... tại....................................................................

Chúng tôi gồm có:

- Ông/Bà:...................................................... chức vụ: Thủ trưởng đơn vị.

- Ông/Bà:...................................................... chức vụ: Kế toán đơn vị.

- Ông/Bà:...................................................... chức vụ: Kỹ thuật viên bảo quản.

- Ông/Bà:...................................................... chức vụ: Thủ kho.

Cùng nhau tiến hành lập biên bản kết thúc nhập kho với nội dung sau:

1. Chủng loại hàng hóa nhập kho: (ghi đầy đủ thông tin, ví dụ thóc Đông xuân năm.......... loại hạt dài hoặc gạo Nam bộ...% tấm v.v...)

2. Lô số:........../Ngăn kho......... Địa điểm:............................................................................

3. Ngày bắt đầu nhập.................. Ngày kết thúc nhập..........................................................

4. Chất lượng hàng nhập kho: (Phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu chất lượng hàng kèm theo kết quả kiểm tra - kèm theo phiếu kiểm tra)

5. Kể từ ngày lập biên bản này, hàng dự trữ quốc gia của ngăn, lô kho... được đưa vào bảo quản theo quy trình quy định tại Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (hoặc văn bản hướng dẫn hiện hành).

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản thủ kho lưu hồ sơ tại ngăn (lô) kho;

- 01 bản bộ phận kỹ thuật;

- 01 bản kế toán đơn vị;

- 01 bản gửi đơn vị cấp trên trực tiếp.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA NHẬP KHO

                                                                                                                                    Số:............

Người bán hàng:....................................................................................................................

Địa chỉ:..................................................................................................................................

Theo Hợp đồng số.... ngày.... tháng...... năm......... (nếu có)

Loại hàng nhập kho................................................. (ghi đầy đủ chủng loại, năm sản xuất)

Khối lượng hàng dự trữ quốc gia kiểm tra theo chứng từ.....................................................

Địa điểm bảo quản: tên ngăn/lô kho.................... Loại kho................. Vùng kho................

CHỈ SỐ CHẤT LƯỢNG

Ý kiến kết luận: Hàng đủ tiêu chuẩn chất lượng nhập kho dự trữ quốc gia (hoặc hàng không đủ tiêu chuẩn chất lượng nhập kho dự trữ quốc gia)

Phiếu kiểm tra được lập thành 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản bộ phận kỹ thuật;

- 01 bản kế toán đơn vị;

- 01 bản gửi người bán hàng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO QUẢN LẦN ĐẦU

NHẬP HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

 Số:...........................

Hôm nay, ngày..... tháng...... năm... tại..................................................................................

Chúng tôi gồm:

1. Ông/Bà.......................................................... chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông/Bà.......................................................... chức vụ: Kế toán đơn vị

3. Ông/Bà.......................................................... chức vụ: Kỹ thuật viên bảo quản

4. Ông/Bà......................................................... chức vụ: Thủ kho

Đã tiến hành nghiệm thu và xác nhận tình hình kê lót như sau:

1. Tên hàng................. Tên ngăn (lô) kho:............... Do thủ kho............................ quản lý.

2. Loại hình kho......................... Tích lượng:......................... Thực nhập.............................

3. Phương thức bảo quản:

4. Hình thức bảo quản lần đầu:                              (mới /bổ sung).

5. Định mức được giao:.........................................................................................................

6.Thực tế thực hiện:     

Tổng số kinh phí thực tế đã thực hiện:.................... (viết bằng chữ):...................................

Nhận xét kết luận:................................................................................................................

Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản bộ phận kỹ thuật;

- 01 bản kế toán đơn vị;

- 01 bản thủ kho;

- 01 bản đơn vị cấp trên trực tiếp.         

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG, KINH PHÍ

BẢO QUẢN HÀNG HOÁ DỰ TRỮ QUỐC GIA THEO ĐỊNH MỨC

Mặt hàng:...........                                                                                                                   Số:.......

Hôm nay, ngày..... tháng...... năm... tại.................................................................................

Chúng tôi gồm:

1. Ông/Bà.................................................... chức vụ: Thủ trưởng đơn vị.

2. Ông/Bà.................................................... chức vụ: Phụ trách Kỹ thuật bảo quản.

3. Ông/Bà.................................................... chức vụ: Kế toán trưởng.

4. Ông/Bà.................................................... chức vụ:............................................................

Cùng nhau tiến hành lập biên bản theo nội dung sau:

1. Xác định lượng hàng dự trữ quốc gia bảo quản:

2. Số lượng hàng dự trữ quốc gia bảo quản bình quân năm (tấn/năm).................................

3. Định mức được hưởng......................................................................................................

4. Kinh phí được hưởng theo định mức (đồng).....................................................................

5. Tổng chi phí thực tế (đồng)...............................................................................................

6. Chênh lệch giữa kinh phí được hưởng theo định mức và chi phí thực tế (đồng)..............

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau.

- 01 bản kế toán đơn vị;

- 01 bản bộ phận kỹ thuật;

- 01 bản đính kèm hồ sơ tiết kiệm phí đối với báo cáo năm.

BẢNG THANH TOÁN BỒI DƯỠNG ĐỘC HẠI,

NGUY HIỂM BẰNG TIỀN

Tháng..... năm...

                                                                                                           Số..............

                                                                                                           Nợ.............

                                                                                                           Có.............

(Tổng số tiền viết bằng chữ:................................................................................................)

BẢNG THANH TOÁN BỒI DƯỠNG ĐỘC HẠI,

NGUY HIỂM BẰNG HIỆN VẬT

Tháng..... năm.....

                                                                                                             Số..............

                                                                                                             Nợ.............

                                                                                                             Có.............

(Tổng số tiền viết bằng chữ:................................................................................................)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN TỊNH KHO KHI XUẤT DỐC KHO

Số:.....................

Loại hàng................. (ghi tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất,...)..........................................

Loại kho................................ Ngăn kho (lô kho)..................................................................

Đơn vị quản lý:......................................................................................................................

Ngày..... tháng..... năm.... Tại địa điểm.......................................... Chúng tôi gồm:

1. Ông (Bà)......................................................... chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông (Bà)......................................................... chức vụ: Kế toán trưởng

3. Ông (Bà)......................................................... chức vụ: Kỹ thuật viên bảo quản

4. Ông (Bà)......................................................... chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau lập biên bản và xác nhận loại hàng như sau:

1. Số lượng nhập:...................................................................................................................

2. Số lượng xuất:...................................................................................................................

3. Số lượng còn lại theo sổ sách:...........................................................................................

4. Số lượng thực tế còn lại khi xuất kho lần cuối:.................................................................

5. Số lượng chênh lệch giữa thực tế so với sổ sách:                                                     

- Thừa:...................................................................................................................................

- Thiếu:..................................................................................................................................

6. Nguyên nhân:           

7. Kiến nghị:..........................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản bộ phận kỹ thuật

- 01 bản kế toán

- 01 bản thủ kho

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH HAO - DÔI HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

Số:........

Loại hàng........ (ghi theo chủng loại, năm sản xuất).............................................................

Loại kho............................... Ngăn kho (lô kho)...................................................................

Đơn vị:...................................................................................................................................

Căn cứ biên bản tịnh kho số....... ngày....... tháng...... năm....................................................

Hôm nay ngày...... tháng......... năm..... Tại địa điểm........................... chúng tôi gồm:

1. Ông (Bà)...................................................... chức vụ: Thủ trưởng đơn vị

2. Ông (Bà)....................................................... chức vụ: Kế toán trưởng

3. Ông (Bà)....................................................... chức vụ: Kỹ thuật viên bảo quản

4. Ông (Bà)....................................................... chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau lập biên bản và xác nhận như sau:

1. Số lượng nhập:............................... Đơn vị tính:...............................................................

2. Thời gian kết thúc nhập ngày.... tháng..... năm.................................................................

3. Số lượng xuất:...................................................................................................................

4. Thời gian kết thúc xuất ngày.... tháng..... năm..................................................................

5. Số lượng hao theo định mức

6. Số lượng hao thực tế:................................................ tỷ lệ.........%

7. Số lượng hao được thanh lý:..................................... tỷ lệ.........%

8. Số lượng hao vượt định mức:.................................... tỷ lệ.........%

9. Số lượng hao dưới định mức:.................................... tỷ lệ.........%

10. Nguyên nhân:..................................................................................................................

11. Kiến nghị:.......................................................................................................................

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau:.

- 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu

- 01 bản kế toán lưu

- 01 bản thủ kho lưu

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

Số:....................

Ngăn, lô kho:....................................... Loại kho...................................................................

Địa điểm bảo quản:................................................................................................................

Số lượng hàng bảo quản:.......................................................................................................

Hình thức bảo quản:..............................................................................................................

Thủ kho:................................................................................................................................

Ngày, tháng nhập đầy ngăn, lô kho:.....................................................................................

Ngày lấy mẫu:.......................................................................................................................

Ngày kiểm nghiệm mẫu:.......................................................................................................

KẾT QUẢ KIỂM NGHIỆM

Phiếu kiểm nghiệm được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau:

- 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu;

- 01 bản kế toán lưu;

- 01 bản thủ kho lưu.

BẢNG KÊ CÂN HÀNG

(Dùng cho xuất, nhập)

Số:.........................

- Họ tên thủ kho:...................................................................................................................

- Loại kho:............ Sổ kho:........ Ngăn kho...........................................................................

- Địa điểm:............................................................................................................................

- Tên hàng:............ Đơn vị tính.............................................................................................

- Tên, địa chỉ người giao (Người nhận):........... Theo hợp đồng (nếu có):............................

- Ngày tháng nhập, xuất:

- Ấn định:

1- Tổng trọng lượng kể cả bao bì:.........................................................................................

2- Tổng trọng lượng bao bì:..................................................................................................

3- Tổng trọng lượng hàng đã trừ bì viết bằng số.................... viết bằng chữ:......................

               Ngày..... tháng..... năm...

III. GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHIẾU NHẬP KHO

(Dùng cho nhập kho hàng dự trữ quốc gia)

(Mẫu số C20a-HD)

1. Mục đích

Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa dự trữ quốc gia nhập kho làm căn cứ ghi sổ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Phiếu nhập kho Mẫu số C20a-HD áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa là hàng dự trữ quốc gia. Khi lập Phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao hàng, địa chỉ, thời gian giao, nhận vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, tên kho, địa điểm kho nhập.

Góc trên, bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), mã đơn vị quan hệ ngân sách.

Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Cột 1, Cột 2: Ghi số lượng nhập vào kho (theo chứng từ, hóa đơn của người giao hàng và số thực tế nhập kho).

Cột 3: Ghi đơn giá hàng hóa (theo giá mua thực tế).

Cột 4: Tính ra giá trị của từng loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.

Dòng cộng: Ghi tổng số lượng (trường hợp cùng loại hàng), số tiền của các loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.

Dòng Tổng số lượng bằng chữ: Ghi tổng số lượng hàng trên phiếu nhập kho bằng chữ (trong trường hợp cùng loại).

Dòng Tổng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.

Chứng từ kèm theo: Ghi nội dung, số, ngày tháng của chứng từ, hóa đơn,... kèm theo (nếu có)

Phiếu nhập kho do kế toán lập thành 3 liên, kế toán trưởng hoặc người phụ trách bộ phận (ký, ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người giao hàng, thủ kho, Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Thủ kho lưu 01 liên để ghi vào thẻ kho, 01 liên chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và 01 liên giao cho người giao hàng làm thủ tục thanh toán.

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG

(Mẫu C74-HD)

1. Mục đích

Xác định hàng hóa dự trữ quốc gia được tạm xuất sử dụng có mục đích trong một thời gian, sau đó được nhập lại kho dự trữ quốc gia theo đúng quy định về nhập kho hàng hóa dự trữ quốc gia.

Mẫu biên bản này được dùng cho giao hàng hoặc nhập lại (sau thời gian tạm sử dụng) và là căn cứ để xem xét xử lý (sửa chữa, bảo trì...).

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Biên bản được lập trên cơ sở Quyết định của cấp có thẩm quyền, do bên giao hàng và bên nhận hàng cùng lập và thống nhất với nhau từng nội dung cụ thể.

- Căn cứ vào các chứng từ, tài liệu có liên quan đến việc giao hoặc nhận (số, ngày các quyết định của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến việc tạm xuất, tái nhập; Giấy giới thiệu cho cá nhân thực hiện việc tạm xuất, tái nhập...)

- Mục 1 ghi danh mục hàng hóa, thiết bị được giao (nhận)

+ Cột A: Ghi thứ tự vật tư, hàng hóa.

+ Cột B: Ghi rõ tên vật tư, hàng hóa, các thông số kỹ thuật (nếu có) của từng loại; Các phụ tùng, phụ kiện kèm theo.

+ Cột C: Ghi ký mã hiệu của từng loại hàng hóa.

+ Cột D: Ghi đơn vị tính của từng loại hàng hóa.

+ Cột 1, Cột 2, Cột 3: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại hàng hóa theo giá trên phiếu nhập (xuất) kho (giá hạch toán).

+ Cột E: Ghi chú thêm quy cách vật tư (nếu có).

- Mục 2: Xác định rõ tình trạng lúc xuất, tái nhập, nguyên nhân (xác định từng chi tiết hỏng hóc cụ thể...) của hàng hóa, thiết bị đề xuất việc xử lý (kèm theo kể cả biên bản sửa chữa nếu có của bên giao).

- Mục 3: Giải thích thêm các nội dung khác nếu có.

Biên bản này được lập làm 02 bản:

 + 1 bản bên giao.

 + 1 bản bên nhận.

BIÊN BẢN NHẬP ĐẦY KHO

(Mẫu số C76-HD)

1.  Mục đích

Biên bản này dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị của hàng dự trữ quốc gia sau khi nhập đầy kho để đưa vào bảo quản.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Trên cơ sở kiểm tra theo phương pháp quy định về số lượng, chất lượng, đối chiếu với số lượng trên sổ kế toán, sổ kho, tổ kiểm tra tiến hành lập biên bản ghi đầy đủ nội dung quy định. Các chỉ tiêu về chất lượng, có phiếu kiểm nghiệm khi nhập đầy kho kèm theo.

Khi lập biên bản cho loại nào thì ghi rõ loại đó và lưu phiếu kiểm nghiệm chất lượng loại đó vào hộp bảo quản.

- Cột 1: Ghi số lượng hàng dự trữ quốc gia nhập kho

- Cột 2: Ghi đơn giá hàng dự trữ quốc gia nhập kho

- Cột 3: Ghi giá trị hàng dự trữ quốc gia nhập kho

Cột 3 = Cột 1 x Cột 2

     - Cột A: Ghi chú

     Biên bản này do tổ kiểm tra lập, và được lập thành 4 bản có đầy đủ chữ ký theo quy định.

+ 01 bản lưu giữ tại ngăn (lô) kho do thủ kho bảo quản,

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu;

+ 01 bản kế toán đơn vị lưu;

+ 01 bản đơn vị cấp trên trực tiếp lưu.

PHIẾU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG

HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA NHẬP KHO

(Mẫu số C77-HD)

1. Mục đích

Phiếu này dùng để ghi và xác định các chỉ tiêu chất lượng hàng dự trữ quốc gia trước khi nhập kho để làm cơ sở xem xét chất lượng, lô hàng nhập kho dự trữ quốc gia.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do cán bộ kỹ thuật ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng hàng trước khi nhập kho dự trữ quốc gia và phải ghi đầy đủ chỉ tiêu theo phiếu kiểm tra và kết luận hàng dự trữ quốc gia có đủ tiêu chuẩn nhập kho.

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm tra thì phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị giải quyết, sau khi kiểm tra lại đủ tiêu chuẩn chất lượng mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Phiếu kiểm tra phải ghi rõ tên người bán hàng, địa chỉ; số, ngày tháng của Hợp đồng mua bán hàng dự trữ quốc gia (nếu có); loại hàng dự trữ quốc gia; khối lượng lô hàng kiểm tra và địa điểm bảo quản; Biển kiểm soát của phương tiện vận tải (nếu có).

- Hàng dự trữ quốc gia trước khi nhập kho đều phải thực hiện việc kiểm tra các chỉ tiêu này và phương pháp xác định.

- Trường hợp mua của khách hàng có lượng nhập ít thì lập chung vào một phiếu.

Phiếu kiểm tra này được lập thành 3 bản:

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật;

+ 01 bản kế toán đơn vị;

+ 01 bản gửi người bán hàng.

     Các chỉ tiêu chất lượng ở phiếu này không được lấy làm cơ sở tính tỷ lệ hao hụt.

BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO QUẢN LẦN ĐẦU

NHẬP HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

(Mẫu số C78-HD)

1. Mục đích

Biên bản này được lập để xác định số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, nguyên vật liệu và nhân công đã sử dụng vào việc bảo quản lần đầu nhập hàng dự trữ quốc gia, làm cơ sở cho việc xác định các khoản chi phí thực tế và thanh toán, quyết toán kinh phí bảo quản lần đầu đối với từng loại hàng dự trữ quốc gia.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Cột A: Ghi thứ tự

- Cột B: Ghi tên từng loại vật tư, nguyên vật liệu, nhân công để sử dụng bảo quản lần đầu của một ngăn (lô) kho.

- Cột C: Ghi đơn vị tính

     - Cột 1, cột 2, cột 3: Ghi số lượng, đơn giá, thành tiền của từng loại vật tư nguyên vật liệu phục vụ cho công tác bảo quản lần đầu trong năm để nhập kho tương ứng với từng dòng của cột B;

     - Cột 4, cột 5: Ghi số lượng, thành tiền của từng loại vật tư đã phục vụ cho công tác bảo quản lần đầu và được quyết toán năm trước chuyển sang năm nay nhập kho, chi tiết tương ứng với từng dòng tại cột B;

     - Cột 6: Tổng cộng giá trị thành tiền của từng loại vật tư (gồm chi phí bảo quản lần đầu trong năm và chi phí bảo quản lần đầu đã quyết toán năm trước chuyển sang). Cột 6 = Cột 3 + Cột 5

- Dòng nhận xét: Ghi chất lượng bảo quản lần đầu so với quy định về bảo quản lần đầu đảm bảo chưa, đủ tiêu chuẩn, điều kiện nhập kho chưa,....

Biên bản này do tổ nghiệm thu trực tiếp ghi sau khi kiểm tra và lập riêng cho từng ngăn kho, lô kho và được lập trước khi nhập kho hoặc trước khi đưa hàng DTQG vào bảo quản (tùy theo loại hình bảo quản lần đầu)

Biên bản này được lập thành 04 bản, có đầy đủ chữ ký của các thành viên, người phụ trách nghiệm thu.

+ 01 bản kế toán đơn vị lưu;

+ 01 bản đơn vị cấp trên trực tiếp lưu;

+ 01 bản thủ kho lưu;

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu.

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG, KINH PHÍ

BẢO QUẢN HÀNG HÓA DỰ TRỮ QUỐC GIA THEO ĐỊNH MỨC

(Mẫu số C79-HD)

1. Mục đích

Biên bản này được lập để xác định số lượng hàng hóa dự trữ quốc gia thực tế trong năm phải bảo quản, mức phí bảo quản trong năm cho từng mặt hàng làm cơ sở để quyết toán kinh phí bảo quản.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Lượng nhập trong tháng này thì tháng sau mới tính thời gian bảo quản (riêng với mặt hàng lương thực dự trữ quốc gia thì theo ngày tháng lập biên bản nhập đầy kho), xuất tháng này thì từ tháng sau trở đi không tính thời gian bảo quản.

Mẫu biên bản này dùng chung cho các mặt hàng để xác định số lượng hàng hoá bảo quản, kinh phí bảo quản, chi phí cho công tác bảo quản, (kể cả bảo quản thường xuyên và bảo quản định kỳ (không bao gồm chi phí bảo quản lần đầu), mỗi mặt hàng phải lập biên bản riêng và chỉ lập cho các mặt hàng, các công việc bảo quản đã có định mức bảo quản theo quy định.

- Mục 1: Xác định lượng hàng hóa dự trữ quốc gia bảo quản

+ Cột A: Ghi số thứ tự;

+ Cột B: Các tháng thực hiện bảo quản hàng dự trữ (Tháng 1 đến tháng 12)

+ Cột 1, cột 2, cột 3, cột 4: Ghi số lượng tồn kho đầu tháng, và số lượng xuất, nhập trong tháng, tồn kho cuối tháng.

+ Dòng tổng cộng: Ghi tổng lượng hàng dự trữ quốc gia tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối trong 12 tháng.

- Mục 2 - Hàng hóa dự trữ quốc gia bảo quản bình quân năm: Được xác định bằng Tổng lượng hàng hóa dự trữ quốc gia tồn đầu trong 12 tháng chia cho 12.

- Mục 3 - Định mức được hưởng: Theo văn bản quy định hiện hành của cơ quan có thẩm quyền.

- Mục 4 - Kinh phí được hưởng theo định mức: Được xác định bằng số liệu tại Mục 2 nhân (x) với định mức được hưởng (mục 3).

- Mục 5 - Tổng chi phí thực tế: Phản ánh kinh phí thực tế đơn vị đã chi trả để bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

- Mục 6 - Chênh lệch: Phản ánh chênh lệch giữa kinh phí được hưởng theo định mức và chi phí thực tế. Mục 6 = Mục 4 - Mục 5

Biên bản này do bộ phận kiểm tra của đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia thực hiện và lập vào cuối năm và được lập thành 3 bản có giá trị pháp lý như nhau (01 bản gửi kế toán đơn vị; 01 bản bộ phận kỹ thuật, 01 bản đính kèm hồ sơ tiết kiệm phí đối với báo cáo năm)

Các chức danh ký trong biên bản, phù hợp với từng trường hợp lập cụ thể.

BẢNG THANH TOÁN BỒI DƯỠNG ĐỘC HẠI,

NGUY HIỂM BẰNG TIỀN

(Mẫu số C80-HD)

1. Mục đích

Chứng từ này dùng để xác nhận các khoản thanh toán về khoản độc hại, nguy hiểm cho người làm việc có yếu tố độc hại được nhận bằng tiền theo chế độ quy định cho từng đối tượng được hưởng.

Bảng thanh toán là chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu chi và quyết toán các khoản chi về độc hại, nguy hiểm.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Bảng thanh toán độc hại là chứng từ thanh toán của đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia cho các đối tượng được hưởng theo quy định.

- Căn cứ để lập bảng thanh toán này là bảng chấm công cho các đối tượng làm việc ở khu vực có yếu tố độc hại được hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm bằng tiền được cấp có thẩm quyền duyệt.

- Cột A: Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi họ tên từng người

- Cột C: Diễn giải

- Cột 1: Mức phụ cấp độc hại nguy hiểm bằng tiền theo chế độ Nhà nước quy định.

- Cột 2: Thời gian được hưởng

- Cột 3: Số tiền                 

 Cột 3 = Cột 1 x Cột 2

- Cột D: Ký nhận của người được thanh toán.

Bảng thanh toán này do bộ phận kế toán ở đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia lập, hoặc do bộ phận được phân công trách nhiệm theo dõi về việc này lập.

Bảng thanh toán này phải lập 02 bản:

+ 01 bản (có bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan kèm theo) kế toán đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia lưu;

+ 01 bản gửi phòng tổ chức lao động tiền lương đơn vị cấp trên trực tiếp để theo dõi.

BẢNG THANH TOÁN BỒI DƯỠNG ĐỘC HẠI,

NGUY HIỂM BẰNG HIỆN VẬT

(Mẫu số C81-HD)

 1. Mục đích

Chứng từ này dùng để xác nhận các khoản thanh toán về khoản độc hại, nguy hiểm cho người làm việc có yếu tố độc hại được nhận bằng hiện vật theo chế độ quy định cho từng đối tượng được hưởng.

Bảng thanh toán là chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu chi và quyết toán các khoản chi về độc hại, nguy hiểm.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Bảng thanh toán độc hại là chứng từ thanh toán của đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia cho các đối tượng được hưởng theo quy định.

- Căn cứ để lập bảng thanh toán này là bảng chấm công cho các đối tượng làm việc ở khu vực có yếu tố độc hại được hưởng phụ cấp độc hại, nguy hiểm bằng hiện vật được cấp có thẩm quyền duyệt.

- Cột A: Ghi số thứ tự

- Cột B: Ghi họ tên từng người

- Cột C: Diễn giải

- Cột 1: Mức phụ cấp được hưởng/ngày

- Cột 2: Ngày công được hưởng

- Cột 3: Số lượng hiện vật bồi dưỡng

- Cột 4: Đơn vị tính

- Cột 5: Đơn giá

- Cột 6: Thành tiền

 Cột 6 = Cột 3 x Cột 5

- Cột 7: Ký nhận của người được thanh toán.

Bảng thanh toán này do bộ phận kế toán ở đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia lập, hoặc do bộ phận được phân công trách nhiệm theo dõi về việc này lập.

Bảng thanh toán này phải lập 02 bản:

+ 01 bản (có bảng chấm công và các chứng từ khác có liên quan kèm theo) kế toán đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia lưu;

+ 01 bản gửi phòng tổ chức lao động tiền lương đơn vị cấp trên trực tiếp để theo dõi.

BIÊN BẢN TỊNH KHO KHI XUẤT DỐC KHO

(Mẫu số C82-HD)

1. Mục đích

Biên bản này được lập khi xuất kho lần cuối cùng để giám sát lượng hàng dự trữ quốc gia thực tế xuất kho, trên cơ sở đó xác định số dôi, hao, nguyên nhân dôi hao để làm cơ sở lập chứng từ và ghi sổ kế toán có liên quan.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Mỗi khi xuất hết một ngăn kho (lô kho), đơn vị trực tiếp dự trữ quốc gia phải tiến hành kiểm tra và lập biên bản này.

- Lượng dôi hoặc hao của ngăn kho (lô kho) nào phải ghi vào biên bản kiểm tra của ngăn kho (lô kho) đó. Tuyệt đối không được lấy dôi ở ngăn kho này bù hao cho ngăn kho (lô kho) khác, hoặc lấy dôi của đợt xuất này bù hao cho đợt xuất khác (trừ khi có quy định khác của cấp có thẩm quyền ).

- Các số liệu dùng để tính toán ghi chép vào biên bản này phải lấy từ sổ kho (hoặc thẻ kho) đã đối chiếu với chứng từ nhập, xuất trong kỳ. Nếu nhập, xuất có cả bao bì thì ghi thêm số bao.

- Biên bản ghi rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.

Biên bản được lập thành 03 bản :

+ 01 bản kế toán đơn vị lưu;

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu;

+ 01 bản thủ kho lưu.

BIÊN BẢN XÁC ĐỊNH HAO - DÔI HÀNG

DỰ TRỮ QUỐC GIA

(Mẫu số C83-HD)

1. Mục đích

Biên bản này được lập để xác định số lượng dôi, hao và nguyên nhân dôi, hao hàng dự trữ quốc gia trong quá trình bảo quản. Căn cứ vào Biên bản này để ra quyết định xử lý kịp thời đồng thời làm cơ sở lập chứng từ và sổ kế toán có liên quan.

2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

- Về phương pháp tính toán, phải tuân thủ theo cách tính toán đã được quy định trong các văn bản hiện hành về định mức hao hụt hàng dự trữ quốc gia của cơ quan có thẩm quyền.

- Ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định.

Biên bản này được lập thành 03 bản:

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật lưu;

+ 01 bản kế toán đơn vị lưu;

+ 01 bản thủ kho lưu.

PHIẾU KIỂM NGHIỆM CHẤT LƯỢNG

HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA

(Mẫu số C84-HD)

1. Mục đích

Phiếu này dùng để xác định chất lượng hàng dự trữ quốc gia nhập đầy kho đưa vào bảo quản, dự trữ quốc gia và khi xuất kho, theo các chỉ tiêu kiểm nghiệm theo tiêu chuẩn, quy chuẩn quy định (hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền) làm căn cứ cho việc xác định nguyên nhân và tính hao hụt hoặc dư dôi của hàng dự trữ quốc gia trong bảo quản.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

- Phiếu này do bộ phận kiểm nghiệm của đơn vị thực hiện ghi sau khi kiểm tra các chỉ tiêu chất lượng mẫu hàng dự trữ quốc gia nhập kho, trước khi đóng cửa kho đưa vào bảo quản và trước khi xuất kho do đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia chuyển lên hoặc trực tiếp lấy mẫu (có biên bản lấy mẫu kèm theo). Phiếu này được lập kịp thời và phải ghi đầy đủ nội dung quy định trên phiếu các chỉ tiêu chất lượng được xác định khách quan, trung thực, phương pháp kiểm nghiệm theo quy định của Nhà nước, cán bộ kiểm nghiệm phải chịu trách nhiệm về kết quả do mình thực hiện.

- Trường hợp thủ kho không thống nhất với kết quả kiểm nghiệm thì phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị giải quyết theo thẩm quyền. Sau khi thống nhất kết quả kiểm nghiệm mới ghi các chỉ tiêu chất lượng vào phiếu này.

- Hàng dự trữ quốc gia trước khi nhập kho đưa vào bảo quản hoặc xuất kho phải thực hiện việc kiểm nghiệm theo các chỉ tiêu này và được thực hiện cho từng ngăn kho hoặc theo từng lô hàng.

Phiếu kiểm nghiệm này được lập thành 03 bản:

+ 01 bản kế toán đơn vị lưu;

+ 01 bản bộ phận kỹ thuật;

+ 01 bản Thủ kho lưu.

BẢNG KÊ CÂN HÀNG

(Dùng cho xuất, nhập)

(Mẫu số C85-HD)

1. Mục đích

Bảng kê cân hàng dùng để ghi chép từng mã cân đối với loại hàng dự trữ quốc gia nhập (xuất) kho phải cân nhiều lần. Làm căn cứ lập phiếu nhập (xuất) kho; kiểm tra, đối chiếu.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi

Thủ kho bảo quản phải trực tiếp cân, sau mỗi mã cân phải ghi đầy đủ các nội dung quy định trong Bảng.

Sau 5 mã cân phải cộng tổng số. Tổng số là số cộng lũy kế từ mã cân đầu tiên.

     Cột A: Ghi số thứ tự của mã cân

     Cột 1: Ghi số bao bì

     Cột 2: Ghi trọng lượng cả bao bì

Kết thúc mỗi Bảng cân hàng nhập (xuất) phải tính toán và ghi bằng chữ vào các dòng ấn định ở cuối và ký xác nhận của thủ kho, giám sát, người giao (người nhận) và kế toán kiểm tra.

Bảng kê cân hàng nhập (xuất) phải được đóng thành quyển, đánh số thứ tự liên tục, đóng dấu giáp lai của đơn vị. Sau mỗi vụ nhập (xuất) được lưu lại bộ phận kế toán của đơn vị trực tiếp bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

Phụ lục số 02

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DỰ TRỮ QUỐC GIA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 108/2018/TT-BTC

ngày 15 tháng 11 năm 2018 của Bộ Tài chính)

I. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN