Thông tư hướng dẫn việc xây dựng và ban hành văn bản

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TRƯỞNG TỔNG THƯ KÝ SỐ 2-BT
NGÀY 11 THÁNG 1 NĂM 1982 HƯỚNG DẪN VIỆC XÂY DỰNG
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Căn cứ Điều lệ quy định chế độ làm việc và quan hệ công tác của Hội đồng bộ trưởng và Điều lệ về chế độ công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ, thông tư này hướng dẫn những điều chi tiết để thực hiện thống nhất việc xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan thuộc Hội đồng bộ trưởng và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và cấp tương đương (sau đây gọi tắt là cấp tỉnh).

I. NGUYÊN TẮC VỀ XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN

1. Cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình.

2. Các văn bản của cơ quan Nhà nước ở các ngành, các cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản của cấp trên.

3. Hình thức văn bản ban hành phải theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ, cách viết văn bản Nhà nước.

4. Văn bản do thủ trưởng các ngành ở trung ương quy định các vấn đề thuộc quyền quản lý thống nhất của ngành, có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với tất cả các ngành, các cấp, các đơn vị cơ sở trong cả nước. Các văn bản do Uỷ ban nhân dân địa phương quy định các vấn đề thuộc quyền quản lý hành chính của chính quyền địa phương có hiệu lực bắt buộc thi hành đối với mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân ở địa phương kể cả cơ quan, tổ chức, cán bộ, nhân viên thuộc trung ương đóng tại địa phương.

II. CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN PHÁP QUY

A. CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

1. Nghị quyết của Hội đồng Bộ trưởng dùng để ban hành các chủ trương, chính sánh lớn, nhiệm vụ kế hoạch và ngân sách Nhà nước và các công tác quan trọng của Chính phủ.

2. Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng dùng để ban hành các quy định về quyền lợi và nghĩa vụ công dân, nhằm thực hiện Hiến pháp và các luật lệ của Nhà nước; các quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước; các điều lệ, các quy định về chế độ quản lý hành chính Nhà nước.

3. Quyết định của Hội đồng bộ trưởng dùng để quy định các chính sánh cụ thể, các chế độ; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế kỹ thuật, v.v...; phê chuẩn hoặc bác bỏ các quyết định của cơ quan cấp dưới.

4. Chỉ thị của Hội đồng bộ trưởng dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý; chỉ đạo về tổ chức và công tác đối với các ngành, các cấp.

5. Thông tư của Hội đồng bộ trưởng dùng để hướng dẫn, giải thích việc vận dụng các chính sách, chế độ của Chính phủ. Thông tư có thể quy định chi tiết về chính sánh, chế độ, thể lệ, lề lối làm việc, quan hệ công tác để bảo đảm thi hành tốt các nghị định, nghị quyết, quyết định của Hội đồng bộ trưởng.

B. CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY CỦA CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của mình quy định ở Điều 25 Luật tổ chức Hội đồng Bộ trưởng và Điều 3 của bản Điều lệ về chế độ làm việc và quan hệ công tác của Hội đồng Bộ trưởng. Nội dung, cách sử dụng các văn bản này cũng áp dụng theo hình thức các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Hội đồng Bộ trưởng.

C. CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY CỦA BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
UỶ BAN NHÀ NƯỚC VÀ THỦ TRƯỞNG CÁC CƠ QUAN KHÁC
THUỘC HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

1. Quyết định dùng để ban hành các chế độ, thể lệ thuộc lĩnh vực công tác của ngành; quy định việc thành lập, giải thể hoặc quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong ngành; phê duyệt các kế hoạch, các phương án kinh tế, kỹ thuật, nhiệm vụ công tác, giải quyết việc cấp phát vật tư, tiền vốn, lao động, phương tiện và các công việc khác ...

2. Chỉ thị dùng để đề ra chủ trương, biện pháp quản lý và chỉ đạo việc kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác, nâng cao năng lực quản lý của ngành, giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị, nhân viên thuộc quyền.

3. Thông tư dùng để hướng dẫn, giải thích các chủ trương, chính sách hoặc đề ra các biện pháp thi hành các chủ trương, chính sách, chế độ, các kế hoạch công tác của Chính phủ hoặc của ngành, giải quyết các mối quan hệ công tác nhằm bảo đảm thực hiện các quyết định của Nhà nước.

D. VĂN BẢN PHÁP QUY CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

a) Quyết định dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh; thành lập, sửa đổi, bãi bỏ các cơ quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, v.v... cán bộ, nhân viên; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất và công tác, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật, v.v... hoặc quyết định của các cơ quan cấp dưới.

b) Chỉ thị dùng để truyền đạt các nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, các chủ trương, chính sách của cấp trên, các quyết định của Uỷ ban nhân dân; giao nhiệm vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ.

E. VĂN BẢN LIÊN CƠ QUAN

1. Nghị quyết liên tịch dùng để ban hành các chủ trương công tác do hội nghị liên tịch giữa một cấp chính quyền Nhà nước (Thường vụ Hội đồng Bộ trưởng hoặc Uỷ ban nhân dân tỉnh) với một cơ quan lãnh đạo đoàn thể cấp tương đương.

2. Thông tư liên bộ dùng để ban hành hoặc hướng dẫn việc thực hiện một chính sách, chế độ của Nhà nước do nhiều Bộ (hoặc Tổng cục) hoặc một Bộ và cơ quan lãnh đạo của một đoàn thể nhân dân cùng quy định.

III. CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN KHÁC

Ngoài các văn bản pháp quy nói trên, Hội đồng Bộ trưởng, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước, thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng và Uỷ ban nhân dân các tỉnh còn dùng các hình thức văn bản sau:

1. Thông cáo dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối ngoại cũng như đối nội của Hội đồng bộ trưởng.

2. Thông báo dùng để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của Hội đồng bộ trưởng, thủ trưởng các ngành và Uỷ ban nhân dân các tỉnh; truyền đạt kịp thời các quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

3. Biên bản là văn bản ghi lại các ý kiến và kết luận trong các cuộc hội nghị. Biên bản hội nghị phải do người chủ trì hội nghị thông qua (hoặc nếu cần thì phải có chữ ký của các bên dự họp) và được dùng làm căn cứ để kiểm tra các hoạt động của cơ quan Nhà nước.

4. Công văn hành chính là các thư công để giao dịch chính thức giữa các cơ quan như mời họp, đề xuất hoặc trả lời các yêu cầu, chất vấn hoặc kiến nghị; đôn đốc, nhắc nhở thi hành những công việc đã có quyết định, có kế hoạch, v.v...

Công văn hành chính không thay thế cho các văn bản pháp quy đã nói ở mục II trên đây.

5. Điện báo (bao gồm điện mật và công điện) dùng để thông tin hoặc truyền đạt mệnh lệnh của tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp cần kíp. Trường hợp sử dụng điện báo để truyền đạt các quyết định mới hoặc sửa đổi, đình chỉ thi hành một quyết định, thì sau khi có công điện, cơ quan ra công điện phải có văn bản pháp quy gửi cho các cấp có trách nhiệm thi hành.

6. Giấy đi đường dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên khi đi công tác. Giấy này có giá trị để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị giới thiệu.

7. Giấy giới thiệu (hoặc thư giới thiệu) cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, nhân viên.

8. Giấy nghỉ phép cấp cho cán bộ, nhân viên khi được nghỉ phép và gặp trường hợp đi nghỉ phép xa nơi công tác thì dùng để thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đường theo chế độ Nhà nước.

9. Phiếu gửi dùng để gửi tài liệu của cơ quan này đến các cơ quan, tổ chức khác. Hình thức và cách trình bày các văn bản nói ở mục II và mục III trên đây được hướng dẫn chi tiết trong bản phụ lục kèm theo thông tư này.

IV. TỔ CHỨC VIỆC XÂY DỰNG (DỰ THẢO) KÝ VÀ
CÔNG BỐ VĂN BẢN

1. Văn bản trình Hội đồng Bộ trưởng xét và ban hành thuộc lĩnh vực quản lý của ngành, địa phương nào thì thủ trưởng ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân địa phương đó chịu trách nhiệm tổ chức việc dự thảo và trình xét. Nội dung và thể thức tổ chức dự thảo và trình xét căn cứ theo quy định ở các điều 21, 22, 23 của bản Điều lệ về chế độ làm việc và quan hệ công tác của Hội đồng bộ trưởng.

2. Trong mỗi Bộ, Uỷ ban cần tổ chức việc dự thảo các văn bản một cách hợp lý, bố trí người có đủ năng lực để làm việc này. Các bản thảo phải được tổ chức (hoặc chuyên gia) theo dõi công việc có liên quan ở Văn phòng Bộ, Uỷ ban thẩm tra kỹ về nội dung, tổ chức (hoặc chuyên gia) pháp chế thẩm tra kỹ về mặt pháp lý và phải được người có trách nhiệm ký văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xét duyệt.

Trước khi trình ký văn bản, người trình ký phải soát lại và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.

3. Thẩm quyền ký văn bản của các Bộ, Uỷ ban căn cứ theo quy định ở Điều 29 của bản Điều lệ về chế độ làm việc và quan hệ công tác của Hội đồng bộ trưởng và các Điều 15, 16, 17 của bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và các công tác lưu trữ. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm bảo đảm việc ký văn bản theo đúng chế độ và phải ký tắt vào văn bản do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban nhà nước, thủ trưởng cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh hoặc những người phó được uỷ quyền ký.

4. Thời hạn để ban hành và công bố văn bản do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước, thủ trưởng cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành là 7 ngày, kể từ ngày thông qua quyết định. Tuỳ tính chất và nội dung của vấn đề, thời hạn ban hành văn bản có thể dài hơn thời hạn trên nhưng dài nhất cũng không quá 15 ngày kể từ ngày thông qua quyết định.

5. Cơ quan ban hành văn bản phải định rõ thời hạn văn bản có hiệu lực thi hành, phạm vi và mức độ mà các cơ quan có nhiệm vụ thi hành được phép truyền đạt, phổ biến. Cơ quan có trách nhiệm thi hành phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định này của cơ quan ra văn bản, không được tuỳ tiện phổ biến sai nội dung văn bản hoặc phổ biến cho những đối tượng không được phép phổ biến.

Những cơ quan được giao nhiệm vụ quy định chi tiết hoặc hướng dẫn việc thực hiện văn bản của cấp trên phải tôn trọng và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định cơ bản của cấp trên. Trường hợp thấy các quy định của cấp trên không phù hợp thì phải xin cấp trên ra văn bản sửa đổi, bổ sung, không được tự ý sửa đổi, bổ sung.

Yêu cầu các Bộ, các Uỷ ban nhà nước, các cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng và Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và cấp tương đương căn cứ vào Thông tư này và Nghị định số 142-CP tổ chức thực hiện tốt công tác xây dựng và ban hành văn bản trong ngành, địa phương.

PHỤ LỤC

VỀ MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ MỘT SỐ ĐIỂM CHI TIẾT
VỀ CHẾ ĐỘ VĂN BẢN

(Kèm theo Thông tư số 2-BT ngày 11-1-1982
của Bộ trưởng Tổng thư ký Hội đồng Bộ trưởng)

PHẦN I. MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN

MẪU SỐ 1: NGHỊ QUYẾT

Văn bản Nghị quyết thường được sử dụng trong các trường hợp đề ra chủ trương, phương hướng công tác lớn của Chính phủ, thường là cơ sở đề ra các văn bản khác như Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị.

NGHỊ QUYẾT CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Về việc .......................................................................⁽¹⁾

....................................................................................

..................................................................................⁽²⁾

T.M. Hội đồng Bộ trưởng

Chủ tịch

(1) Tiêu đề của Nghị quyết ghi tóm tắt nội dung Nghị quyết.

(2) Nội dung Nghị quyết:

- Thường không chia thành điều khoản mà chia thành các phần I, II, II, ... trước khi đi vào nội dung các phần có thể có nhận xét, đánh giá tình hình nhưng cần nêu gọn, rõ, chính xác, không nên kể lể dài dòng.

- Đối với những vấn đề có nội dung ngắn, đơn giản thì không chia thành phần I, II III... mà chia thành điều 1, 2, 3...

Chú ý: Nghị quyết còn được dùng để thể hiện những quyết định của hội nghị liên tịch giữa Hội đồng Bộ trưởng với cơ quan Trung ương của các đoàn thể.

MẪU SỐ 2: NGHỊ ĐỊNH

Văn bản Nghị định thường được sử dụng trong hai trường hợp:

- Quy định trực tiếp một chính sách, chế độ, thể lệ hoặc thành lập, bãi bỏ, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước (Bộ, Uỷ ban Nhà nước, Tổng cục... mẫu 2a).

- Ban hành các bản điều lệ, hoặc bản quy định (mẫu 2b).

Mẫu 2a

NGHỊ ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

về . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .⁽¹⁾

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Căn cứ . . . . . . . . . . . . ;⁽²⁾

Căn cứ . . . . . . . . . . . . ;⁽³⁾

Theo đề nghị của . . . . . . . . . . .,

Nghị định

Điều 1. - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Điều 2. - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Điều 3. - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .⁽⁴⁾

Điều. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

T. M. Hội đồng Bộ trưởng

Chủ tịch

(1) Ghi rõ, vắn tắt nội dung chính sách, chế độ thể lệ, hoặc chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, lập bãi bỏ các cơ quan Nhà nước.

(2) Nếu ban hành những chính sách lớn mà Hiến pháp trao quyền cho Hội đồng Bộ trưởng thì ghi điều của Hiến pháp trao quyền, nếu là quyền đương nhiên của Hội đồng Bộ trưởng thì ghi luật Tổ chức Hội đồng Bộ trưởng.

(3) Nêu căn cứ trực tiếp đối với chính sách, chế độ, thể lệ định ban hành. Ví dụ Pháp lệnh hoặc Nghị quyết của Hội đồng Nhà nước, hoặc Nghị định của Hội đồng Bộ trưởng (nếu có) không căn cứ vào văn bản mà bản thân Nghị định mới ban hành để phủ định văn bản đó.

(4) Trường hợp nội dung Nghị định dài, gồm nhiều vấn đề, phạm vi lớn, có thể chia thành chương, mục, điều. Nếu thành lập, bãi bỏ hoặc quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy các cơ quan Nhà nước cần sắp xếp theo thứ tự, ví dụ:

- Tên và chức năng chủ yếu của cơ quan định thành lập.

- Trong nhiệm vụ cụ thể và cơ cấu tổ chức cũng nên sắp xếp theo thứ tự từng lĩnh vực (quy hoạch, kế hoạch, chế độ chính sách, khoa học kỹ thuật, quan hệ quốc tế, tổ chức cán bộ và đào tạo).

Mẫu 2b

NGHỊ ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

ban hành ...................................(1)

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Căn cứ.........................................................................................;

Căn cứ...............................................................;⁽²⁾

Theo đề nghị của ..............................................,⁽³⁾

Nghị định

Điều 1. - Ban hành kèm theo Nghị định này..........................................(4)

Điều 2. - (5).................................................

Điều 3. - ....................................................

Điều 4. Các đồng chí (6)............................................................................

chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Thay mặt Hội đồng Bộ trưởng

Chủ tịch

(1) Nêu rõ điều lệ hay bản quy định.

(2) Nêu căn cứ trực tiếp, ví dụ Nghị định số 35-CP ngày 9-2-1981

(3) Ghi rõ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban...

(4) Ghi rõ và thống nhất với tiêu đề văn bản (1).

(5) Thông thường quy định:

- Phạm vi hiệu lực thi hành của điều lệ

- Nêu văn bản bị sửa đổi hoặc bãi bỏ.

- Trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, báo cáo.

(6) Nếu liên quan đến tất cả các ngành cần nêu tất cả, nếu chỉ liên quan đến ngành nào, địa phương nào thì nêu rõ thủ trưởng ngành đó và Uỷ ban nhân dân địa phương có liên quan.

MẪU SỐ 3: QUYẾT ĐỊNH

Quyết định thường được sử dụng trong các trường hợp sau:

1. Quy định chi tiết hoặc cụ thể hoá các chính sách, chế độ do các Nghị quyết, Nghj định đặt ra hoặc quy định chế độ áp dụng đối với một vài ngành (mẫu 3a).

2. Giải quyết những vấn đề cá biệt cụ thể: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động công tác, kỷ luật cán bộ, phân vạch địa giới, phê duyệt nhiệm vụ thiết kế, cung cấp vật tư, tiền vốn... (mẫu 3b).

Mẫu 3a

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG
VỀ VIỆC...............................(3)

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Căn cứ ...................................................................................⁽⁴⁾

Căn cứ ...................⁽⁵⁾.................. của Hội đồng Bộ trưởng về...................;

Theo đề nghị của ..........................................................................

Quyết định

1. ...............................................................

2. ...............................................................⁽⁶⁾

T.M. Hội đồng Bộ trưởng

Chủ tịch

1. Nếu là văn bản của Bộ, Tổng cục, Uỷ ban thì nêu rõ tên cơ quan Bộ.... Uỷ ban; nếu là của Uỷ ban nhân dân thì ghi Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố...

2. Nếu là của Bộ lấy các chữ đầu tiên của tên Bộ, nếu là của Uỷ ban nhân dân thì lấy là Uỷ ban.

3. Nêu cơ sở để ra Quyết định; Nghị quyết của Hội đồng Bộ trưởng hoặc nêu vắn tắt tình hình thời gian qua.

4. Nêu tiêu đề chính sách, chế độ.

5. Nếu Quyết định của Bộ hoặc Uỷ ban nên căn cứ Nghị định thành lập Bộ hoặc Luật tổ chức Uỷ ban nhân dân.

6. Nội dung: nêu các chính sách, chế độ.

Kết thúc: Nêu trách nhiệm thi hành, hiệu lực thời gian, không gian.

Mẫu 3b

QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG(1)

VỀ VIỆC......................................................................(2)

HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG

Căn cứ ..............................................................................................;

Căn cứ ..............................................................................................;⁽³⁾

Theo đề nghị của ...............................................................................

Quyết định

Điều 1. - ............................................................................................⁽⁴⁾

Điều. ..................................................................................................

T.M.Hội đồng Bộ trưởng⁽⁵⁾

Chủ tịch

(1) Nếu là văn bản của Uỷ ban nhân dân thì ghi Uỷ ban nhân dân, nếu của Bộ, Tổng cục thì ghi Bộ trưởng hoặc Tổng cục trưởng.

(2) Nêu rõ nội dung từng loại vấn đề cần quyết định.

- Trường hợp bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động công tác, nghỉ hưu ghi rõ tên cán bộ được bổ nhiệm, miễn nhiệm thuộc cơ quan nào. Nếu số lượng nhiều từ 2 trở lên thì ghi số (2, 3...) cán bộ thuộc cơ quan đó.

- Phân vạch địa giới ghi rõ tên xã, một số xã (nếu nhiều), thuộc huyện, tỉnh nào.

- Trường hợp kỷ luật cán bộ thì ghi cụ thể hình thức kỷ luật..., tên cán bộ bị kỷ luật thuộc cơ quan nào.

- Phê duyệt nhiệm vụ thiết kế, cung cấp vật tư.

(3) Nêu căn cứ trực tiếp đối với từng loại vấn đề. Ví dụ:

Văn bản nghỉ hưu nên nêu căn cứ là Nghị định số 218-CP ngày 27-12-1961 Điều lệ tạm thời về chế độ bảo hiểm xã hội đối với công nhân, viên chức.

(4) Thường đối với việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động công tác, nghỉ hưu, phân vạch địa giới... nội dung đều đưa vào Điều 1. Trường hợp nội dung dài thì Điều 1 nói tóm tắt nội dung chính, các điều sau nói nội dung cụ thể hoặc các vấn đề có liên quan, ví dụ Điều 1 nói phân vạch lại địa giới huyện... hoặc xã... Điều 2 nói phạm vi đất đai, dân số từng huyện hoặc xã v.v... kể cả quy định thời hạn hoàn thành công việc và một điều nói về trách nhiệm thi hành.

(5) Nếu là văn bản của Uỷ ban nhân dân thì ghi thay mặt Uỷ ban nhân dân, nếu là của Bộ thì ghi Bộ trưởng.

MẪU SỐ 4: THÔNG TƯ

THÔNG TƯ

VỀ VIỆC ....................................................................(3)

...................................................⁽⁴⁾................................................

.....................................................................................................

.....................................................................................................

Hà Nội, ngày.........tháng.......năm 19.....

Nơi nhận: ⁽⁵⁾

(1) Nếu là Thông tư liên Bộ ghi rõ liên Bộ...

(2) Nếu là liên Bộ ghi các chữ tắt tên các Bộ: LĐ-TC/TT.

- Nếu là của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì lấy ký hiệu CT.

- Nếu là văn bản của riêng một Bộ thì ghi tên tắt của Bộ.

(3) Nêu ngắn gọn mục đích của Thông tư là giải thích hay hướng dẫn ...

(4) Trong nội dung Thông tư thường chia điểm 1, 2, 3...(trường hợp dài nội dung lớn có thể chia phần I, II, III...).

a) Mở đầu: nêu vắn tắt nội dung văn bản cần hướng dẫn giải thích: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định hoặc các văn bản pháp luật của Quốc hội, Hội đồng Nhà nước.

b) Nội dung: thường kết hợp giải thích và hướng dẫn.

c) Kết thúc: nêu trách nhiệm thi hành

Chú ý: Viện dẫn văn bản nào cần ghi rõ số, ngày, tháng, năm của văn bản đó.

(5) Ghi rõ các cơ quan, tổ chức cần gửi, mục đích gửi (thi hành, báo cáo, để biết...).

MẪU SỐ 5: CHỈ THỊ

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC..........................................................(²⁾

..................................................⁽³⁾.............................................

...................................................................................................

...................................................................................................

...................................................................................................

Nơi nhận: T.M. Hội đồng Bộ trưởng⁽⁴⁾

K.T. Chủ tịch

Phó chủ tịch

(1) Nếu là Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì lấy ký hiệu ...CT.

Nếu là văn bản của Uỷ ban nhân dân thì lấy ký hiệu UBCT.

(2) Ghi rõ nội dung.

(3) Giống như Thông tư về cách chia phần, chia điều.

Mở đầu: thông thường là đi thẳng vào vấn đề định chỉ thị, trường hợp cần thiết có kiểm điểm tình hình thì nên nói gọn.

(4) Nếu là văn bản của Uỷ ban nhân dân thì đề T.M. Uỷ ban nhân dân.

MẪU SỐ 6: ĐIỀU LỆ

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐIỀU LỆ (1)

Về ...................................................

(Ban hành kèm theo Nghị định số ............../HĐBT

ngày ..............tháng............năm 198...)

CHƯƠNG I

Điều 1. - ..........................................................................................

Điều 2. - ................................................................................

Điều ...................................................

CHƯƠNG II

Điều ..................................

................................⁽²⁾...................................................................

Hà Nội, ngày ........tháng........năm 198 ....

T.M. Hội đồng Bộ trưởng

Chủ tịch

(1) Điều lệ được ban hành kèm theo Nghị định nên không phải lấy số riêng, ghi rõ điều lệ, quy định.

(2) Cuối điều lệ không phải để điều khoản trách nhiệm thi hành vì điều này đã đặt trong Nghị định rồi.

Nội dung thường có chương I nguyên tẵc chung (quy định chung)

Chương II nội dung cụ thể của điều lệ

............................................................

Chương ............................điều khoản cuối cùng

Nếu Điều lệ dài thì trong từng chương có thể chia thành mục, trong từng mục có điều, trong từng điều chia ra các điểm 1, 2, 3 hoặc a, b, c,

Cuối Điều lệ cần có quy định hiệu lực về không gian và thời gian.

MẪU SỐ 7: CÔNG VĂN

Kính gửi:.............................................................................

.............................................................................⁽¹⁾

....................................................................................................................

...................................................................................................................

.............................................................................⁽²⁾...................................

.................................................................................................................

K.T. Chủ nhiệm văn phòng HĐBT

Phó chủ nhiệm

- Nơi nhận

- Như trên..........................

- .........................................⁽³⁾

- Lưu.

(1) Nêu rõ cơ quan hoặc tên thủ trưởng cơ quan cần gửi.

(2) Nội dung công văn tuỳ vấn đề mà sắp xếp cụ thể.

- Nếu là công văn trả lời: nêu rõ văn bản được trả lời (công văn số....... ngày....... của ai).

- Nếu là nhắc nhở công tác cần nêu vấn đề công tác cần nhắc.

- Nếu công văn mời họp cần nói + nội dung họp vấn đề gì.

+ Thời gian bao lâu bắt đầu từ khi nào.

+ Địa điểm họp......

(3) Ngoài nơi nhận như ⁽¹⁾ cần gửi cho các cơ quan có liên quan để biết hoặc báo cáo.

MẪU SỐ 8: PHIẾU GỬI

PHIẾU GỬI

Kính gửi: ...............................................

Tên tài liệu:

......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

Đề nghị trả phiếu này cho Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng.

(1) Nếu Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh gửi thì ghi Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh...

(2) Văn phòng Uỷ ban nhân dân thì ghi phòng văn thư hay phòng hành chính.

MẪU SỐ 9: GIẤY GIỚI THIỆU

GIẤY GIỚI THIỆU

Giới thiệu đồng chí

Chức vụ.................................................Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng

Được cử đến...........................................................................................

Về việc ...................................................................................

(1) Nếu là của UBND thì ghi chức vụ người ký.

MẪU SỐ 10: GIẤY PHÉP

GIẤY NGHỈ PHÉP

Đồng chí........................

là cán bộ công tác ở Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng, được nghỉ phép năm...................

Nơi nghỉ phép:

.............................................................................................................

Thời gian nghỉ phép từ ngày ..................đến hết ngày.................................

Được thanh toán tiền:

MẪU SỐ 11: GIẤY ĐI ĐƯỜNG

CỘNG HOÀ Xà HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do - Hạnh phuc

GIẤY ĐI ĐƯỜNG Số:..................

Cấp cho ông (bà)...............................................................

Chức vụ .............................................................................

Được đi công tác tại ..........................................................

Theo giấy giới thiệu số .....................ngày.............................

Từ ngày ................................đến ngày..........................................

PHẦN KÊ KHAI THANH TOÁN

(Do người đi công tác tự ghi)

PHẦN II. MỘT SỐ ĐIỂM CẦN CHÚ Ý KHI DỰ THẢO
VĂN BẢN PHÁP QUY

1. Làm tốt công tác chuẩn bị:

Đối với những văn bản trình Hội đồng Bộ trưởng ban hành, Thủ trưởng ngành chủ quản đề án phải chủ động tổ chức việc nghiên cứu và soạn thảo nội dung, gửi dự thảo lấy ý kiến thủ trưởng các ngành khác và địa phương có liên quan, các hội đồng tư vấn, các tổ chức khoa học; lấy ý kiến của các đoàn thể, hoặc các cán bộ, công nhân viên chức và nhân dân (đối với những vấn đề cần được hỏi ý kiến); trong ngành cần hỏi ý kiến Hội đồng khoa học của Bộ.

2. Để giữ được tính ổn định của pháp luật, mỗi văn bản cần cố gắng tập trung giải quyết một vấn đề cùng một phạm trù pháp lý nhất định, hạn chế việc dùng một văn bản để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau về phạm trù pháp lý; không nên đưa những chi tiết hoặc những điểm có tính chất nhất thời vào một văn bản có nội dung giải quyết những vấn đề cơ bản lâu dài.

Trong Thông tư hướng dẫn thi hành hoặc Chỉ thị của Uỷ ban nhân dân có thể cụ thể hoá những quy định cơ bản, nhưng không được bổ sung, sửa đổi hoặc bãi bỏ các quy định đó. Nếu thấy cần thiết bổ sung, sửa đổi thì phải ra văn bản pháp quy khác.

3. Khi trình bày các Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, v.v... phải theo đúng các quy định trong Điều lệ công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 và các mẫu văn bản trong bản phụ lục này. Yêu cầu chung là đi thẳng vào những nội dung cần quy định, hết sức tránh kể lể tình hình hoặc bình luận, giải thích dài dòng.

4. Khi xây dựng văn bản mới phải chú ý đến những văn bản hiện hành để bảo đảm tính mạch lạc và tính thống nhất của luật lệ. Văn bản sau không nên lặp lại các quy định đã có trong văn bản trước. Nếu văn bản trước không còn phù hợp nữa hoặc có các quy định được trình bày phân tán ở nhiều văn bản khác nhau, thì chọn những quy định còn phù hợp đưa vào văn bản mới và tuyên bố bãi bỏ văn bản trước.

5. Khi quy định chế tài (xử lý trường hợp vi phạm) phải chú ý phân biệt tính chất vi phạm để quy định cho đúng, tránh dùng chế tài loại này để giải quyết những việc thuộc chế tài khác; nội dung chế tài phải xác định cụ thể, không nên quy định chung chung như: "Tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý theo pháp luật hiện hành". Đối với những chế tài đã có văn bản quy định phải nói rõ áp dụng theo văn bản nào hoặc điều khoản nào của văn bản đó. Nắm vững nguyên tắc thẩm quyền trong việc ghi các quy định chế tài trong văn bản của Hội đồng Bộ trưởng, Bộ, Uỷ ban nhân dân.

6. Những điều quy định trong văn bản cần ghi rõ ràng, đầy đủ, cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện; trường hợp cần có văn bản hướng dẫn thì đồng thời với việc dự thảo văn bản chính phải chuẩn bị ngay văn bản hướng dẫn, để tránh tình trạng chờ đợi lâu mà không thực hiện được các văn bản chính đã ban hành.

7. Khi xác định phạm vi hiệu lực của văn bản, cần chú ý:

- Làm rõ phạm vi hiệu lực về không gian (thi hành trong phạm vi địa phương, lãnh thổ nào) về đối tượng (cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nào) và về thời gian. Khi quy định hiệu lực thời gian, phải ghi có hiệu lực bắt đầu từ ngày nào. Cần tính đến việc bảo đảm cho các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, xã hôi và công dân có thời gian chuẩn bị điều kiện thực hiện. Nếu phải chờ văn bản hướng dẫn thì phải quy định thời gian có hiệu lực cho thoả đáng.

Trường hợp cần quy định áp dụng đối với những việc xảy ra trước khi ban hành văn bản cũng phải ghi rõ.

8. Ngôn ngữ dùng trong các văn bản pháp quy cần chính xác, dễ hiểu và hiểu thống nhất. Vì vậy phải:

- Dùng từ ngữ chính thức của cả nước, không dùng tiếng riêng của địa phương hoặc những từ cũ, ít dùng.

- Dùng ngôn ngữ dân tộc, chỉ dùng từ nước ngoài khi không chọn được từ tiếng Việt.

- Chỉ dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chuyên môn. Nếu dùng từ chuyên môn trong một văn bản ban hành rộng rãi thì phải có định nghĩa, giải thích.

- Không được tuỳ tiện thay đổi từ ngữ đã dùng trong các văn bản pháp luật; trường hợp cần thay đổi phải được cơ quan có thẩm quyền quyết định và phải chú thích rõ ràng.

- Phải xem xét rất chặt chẽ khi ghi các chữ "vân, vân" hoặc đánh dấu chấm lửng (...).

9. Hành văn trong các văn bản Nhà nước phải rất gọn, nhưng phải rõ ràng, chặt chẽ, không được dùng các câu chữ có thể hiều theo nhiều nghĩa. Hết sức tránh các văn bản dài dòng, sáo rỗng, quá nhiều mệnh đề trong một câu.