Công văn 1220/CV-KT-TC2 hướng dẫn nội dung quyết toán năm 1998

CÔNG VĂN

CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 1220/CV-KT-TC2
NGÀY 12 THÁNG 11 NĂM 1998 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN NỘI DUNG
QUYẾT TOÁN NĂM 1998

Kính gửi :- Các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố ;

- Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước

- Cục quản trị Ngân hàng Nhà nước

- Cục công nghệ tin học Ngân hàng

- Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại TP HCM

- Ban quản lý các dự án Ngân hàng

Để công tác quyết toán năm 1998 của Ngân hàng Nhà nước đạt được các yêu cầu, nội dung và chất lượng theo đúng chế độ quyết toán hàng năm ban hành theo Quyết định số 300/QĐ-NH2 ngày 29/11/1994, và để tạo điều kiện cho việc triển khai thực hiện tốt các cơ chế, qui chế ban hành theo 2 Bộ luật Ngân hàng, đặc biệt là triển khai thực hiện các cơ chế, chế độ kế toán - thanh toán - quản lý tài chính mới ban hành, Ngân hàng Nhà nước TW hướng dẫn một số nội dung chủ yếu cần tập trung giải quyết trong quyết toán năm 1998 như sau:

I/ YÊU CẦU VÀ MỤC TIÊU:

1/ Phải bám sát yêu cầu và nội dung quyết toán theo Quyết định số 300/QĐ-NH2 và yêu cầu của việc triển khai các cơ chế mới từ năm 1999 để tổ chức thực hiện công tác quyết toán một cách chu đáo chặt chẽ và hiệu quả nhất, đặc biệt là tìm các biện pháp có hiệu quả để giải quyết một cách tích cực và triệt để các tồn tại đang tồn đọng từ trước đến nay trên sổ sách kế toán của đơn vị.

2/ Tổ chức rà soát lại toàn bộ số liệu kế toán, đối chiếu các cơ chế để phát hiện và có kế hoạch sử lý, điều chỉnh các khoản hạch toán chưa đúng, các khoản còn tồn đọng, đồng thời đôn đốc thu hồi và giải quyết các khoản tạm ứng, các khoản phải thu phải trả, các khoản nợ nần, các khoản mất mát, tổn thất nhằm làm cho tình hình tài chính được lành mạnh rõ ràng hơn .

3/ Số liệu trên các báo cáo quyết toán phải chính xác, rõ ràng, trung thực theo đúng tình hình thực tế tại đơn vị đồng thời phải thực hiện lập và gửi báo cáo đúng các qui định.

II/ NỘI DUNG CẦN TẬP TRUNG GIẢI QUYẾT TRONG
QUYẾT TOÁN NĂM 1998:

Xuất phát từ yêu cầu và định hướng triển khai các cơ chế mới từ năm 1999 trở đi, quyết toán năm 1998 phải giải quyết một số vấn đề sau đây:

- Xử lý các tài khoản phát sinh trước khi có Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước đang tồn đọng trên một số tài khoản đến nay không còn phù hợp với luật Ngân hàng Nhà nước.

- Xử lý giảm đến mức thấp nhất các khoản phải thu, các khoản tạm ứng, các khoản đợi thanh toán.

- Tiếp tục rà soát lại về hạch toán vàng, ngoại tệ, tiền mặt, ngân phiếu thanh toán để chấn chỉnh 1 bước về quản lý, hạch toán đảm bảo an toàn tài sản .

- Tiếp tục rà soát lại tình hình quản lý tài sản, chi tiêu tài chính để chấn chỉnh công tác quản lý sử dụng tài sản và chi tiêu quản lý tài chính.

- Rà soát lại các khoản nợ nần do cá nhân, công ty, doanh nghiệp kinh doanh, HTX tín dụng, NSNN các cấp đang còn nợ Ngân hàng Nhà nước để có biện pháp xử lý, nhằm lành mạnh hoá công tác quản lý tài chính của Ngân hàng Nhà nước trong tình hình mới.

Dưới đây là các nội dung và biện pháp xử lý cụ thể:

1/ Về mở và sử dụng tài khoản:

Hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng Nhà nước được áp dụng từ năm 1999 trở đi phải thể hiện đúng theo Luật Ngân hàng Nhà nước cũng như theo qui định của các nghị định, do vậy sẽ phải giải quyết:

a- Phải tất toán một số tài khoản của các đơn vị không được mở tại Ngân hàng Nhà nước (như: Tiền gửi và tiền vay của các khách hàng không phải là TCTD hay KBNN hiện đang thể hiện trên các tài khoản phải thu phải trả và tài khoản tiền gưỉ tiền vay của các Công ty Vàng bạc đá quí ...)

- Các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố phải đối chiếu số liệu với khách hàng còn tiền gửi hoặc còn nợ NHNH để yêu cầu các đơn vị, cá nhân trả nợ hết cho Ngân hàng Nhà nước hoặc làm thủ tục xác nhận, làm thủ tục mở tài khoản tiền gửi tại các Ngân hàng Thương mại và chỉ chuyển số dư còn lại đến cuối ngày 31/12/1998 sang các Ngân hàng Thương mại (chỉ chuyển số dư tiền gửi hoặc số nợ còn chưa thu, được các Ngân hàng Thương mại).

Trường hợp đơn vị đã giải thể thì phải chuyển sang các tài khoản phải thu, phải trả cho khách hàng để tiếp tục xử lý .

Riêng tiền vay của các Công ty vàng bạc đá quí, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước xử lý theo đúng Công văn 886/CV-NHNH14 ngày 24/09/1988 nhưng phải có sự đối chiếu xác nhận nợ và sử lý hết số lãi tiền vay mà các Công ty vàng bạc chưa trả trước ngày 31/12/1998. Trường hơp chưa thu được thì hạch toán vào tài khoản 941 .

b- Đối với các tài khoản liên quan đến các tổ chức tín dụng hoặc thuộc các nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước hiện nay có nhưng khi chuyển sang áp dụng hệ thống tài khoản mới vào năm 1999 sẽ không có .

- Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước cần phải rà soát lại số liệu đảm bảo chính xác với các Tổ chức tín dụng liên quan và khi chuyển số liệu từ tài khoản cũ sang tài khoản mới thì phải báo cáo cho Tổ chức tín dụng liên quan biết để giao dịch từ năm 1999 trở đi .

Sau khi khoá sổ quyết toán và lập các báo cáo quyết toán, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện việc chuyển số dư từ tài khoản cũ sang tài khoản mới theo đúng hướng dẫn chuyển tài khoản của Ngân hàng Nhà nước TW mà không cần phải lập chứng từ để tất toán số dư trên tài khoản cũ .

c- Phải tiến hành gửi giấy báo số dư và yêu cầu xác nhận số dư các tài khoản tiền gửi của Tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước và tài khoản tiền vay đối với các Tổ chức tín dụng các khoản nợ phải thu đối với các cá nhân, đơn vị còn nợ chưa trả hết cho Ngân hàng Nhà nước.

d- Phải kiểm tra số liệu hạch toán để đảm bảo sự khớp đúng giữa hiện vật với sổ sách (tài sản, tiền mặt, ngân phiếu thanh toán, vàng, ngoại tệ ...) hoặc giữa số liệu sao kê chi tiết với số liệu tổng hợp (giấy báo liên hàng, khế ước vay tiền, các khoản tiền gửi, các khoản nợ ...) trước khi khoá sổ làm báo cáo quyết toán.

2/ Tập trung giải quyết các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả để giảm số dư xuống mức thấp nhất :

a- Xử lý các khoản tạm ứng :

- Rà soát lại nội dung các khoản tạm ứng để phân loại và xử lý cho phù hợp; đối với những khoản hạch toán sai phải điều chỉnh trước khi xử lý; trước khi lập báo cáo quyết toán năm các đơn vị phải giải quyết hết số dư các tài khoản tạm ứng sau:

+ Tạm ứng để xây dựng nhỏ, mua sắm vật liệu văn phòng, tài sản tạm ứng, sửa chữa bảo dưỡng tài sản (đối với các công trình đã hoàn thành phải quyết toán xong).

+ Các khoản tạm ứng cho QTDND, QTD khu vực về ấn chỉ, mua két ... yêu cầu phải thanh toán dứt điểm trong năm trước khi khoá sổ quyết toán .

+ Các khoản tạm ứng hành chính quản trị khác (tạm ứng cho hội nghị, lễ tân và các khoản thanh toán khác).

+ Các khoản tạm ứng cho CBCNV đi học, đi công tác khi đã trở về cơ quan công tác.

Đối với các khoản tạm ứng hành chính quản trị đã lâu ngày, công việc đã kết thúc, mà người nhận tạm ứng không thanh toán hết trong năm thì phải chuyển sang các khoản phải thu (mở chi tiết theo tên người đang nợ) trước khi khoá sổ quyết toán để thực hiện thu bằng cách trừ vào tiền lương, tiền thưởng .

b/ Xử lý các khoản phải thu: phải có biện pháp đôn đốc và xử lý thật triệt để để thanh toán hết số dư trên các khoản phải thu, cụ thể :

- Đối với các khoản nợ về tiền thuê nhà ở, tiền mượn để xây nhà ở, tiền vay làm nhà (nếu còn nợ), các đơn vị phải tích cực thu hồi trước khi khoá sổ quyết toán.

- Đối với các khoản tham ô, thiếu mất tài sản (đã hoặc chưa xử lý) các đơn vị phải kiên quyết thu hồi hoặc làm việc với các cơ quan chức trách (công an, toà án, đội thi hành án) để nhờ thu hộ.

- Đối với các khoản nợ cho các công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân vay, các khoản góp vốn liên doanh với các tổ chức kinh tế trước khi có Pháp lệnh Ngân hàng, các chi nhánh phải tìm mọi biện pháp thu hồi hết nợ trước khi quyết toán cả gốc và lãi. Nếu đã tích cực rồi mà vẫn không thu được do đơn vị vay đã giải thể, các chi nhánh phải sao và gửi toàn bộ hồ sơ gốc về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) trước ngày 05/12/1998) để có biện pháp xử lý.

Trong quá trình xử lý có gì vướng mắc các đơn vị cần phối hợp với các tổ chức đoàn thể trong đơn vị để giải quyết.

- Đối với các khoản nợ được khoanh theo các quy định của Thống đốc hoặc các khoản nợ đã đưa lên lưới thanh toán nợ giai đoạn II thì các đơn vị cần rà soát chấn chỉnh lại các hồ sơ khoanh nợ, đảm bảo có đủ các hồ sơ theo quy định và lưu giữ để khi có chủ trương xử lý sẽ giải quyết.

- Đối với các khoản cho Ngân sách vay (cả nợ gốc và lãi) để trả bảo hiểm xã hội, để cân đối ngân sách (tỉnh, thành phố, quận...), thì đơn vị phải làm việc với Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố để thu hồi. Trường hợp không thể thu hồi được thì đề nghị Sở Tài chính xác nhận nợ, đề xuất kiến nghị, trong đó trình bày rõ: nội dung sử dụng khoản vay, nguyên nhân không trả được, ý kiến của UBND tỉnh, thành phố đề xuất xử lý gửi về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán-Tài chính) để tổng hợp trình ban lãnh đạo NHNN xem xét xử lý.

- Đối với các khoản lãi chưa thu được đanhg hạch toán trên các tài khoản ngoại bảng, yêu cầu các đơn vị phải rà soát và xử lý:

+ Đối với các đơn vị đang hoạt động bình thường thì tiếp tục thu hồi lãi;

+ Đối với những đơn vị đã giải thể thì lập bảng kê kèm theo báo cáo giải trình có xác nhận của chính quyền địa phương gửi về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán Tài chính) trước ngày 05/12/1998 để trình Thống đốc xem xét xử lý đối với các khoản Ngân sách nợ lãi đang treo ở tài khoản 941 mà gốc đã thu hết cũng xử lý như các đơn vị nợ lãi đã giải thể nói trên.

Đối với những chi nhánh có phát sinh các khoản phải thu về điều chuyển tiền mặt, Ngân phiếu thanh toán vào những ngày cuối năm mà còn số dư, chi nhánh báo ngay Vụ Kế toán -Tài chính để vụ thanh toán, nhằm tất toán số dư trước khi khoá sổ quyết toán .

- Đối với các khoản phải thu tồn đọng lâu ngày (về séc phát hành quá số dư, các khoản bị lợi dụng...) mà các bên phải trả không còn nữa (đã giải thể ...) các đơn vị phải báo cáo cụ thể về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán-Tài chính) để xử lý trong năm 1998.

c- Xử lý tài sản giữ hộ:

- Đối với ngoại tệ và chứng từ có giá trị ngoại tệ nhận giữ hộ hoặc thu hộ đang hạch toán trên tài khoản ngoại bảng cần phải xác định rõ loại ngoại tệ, còn giá trị sử dụng nữa hay không, của khách hàng nào, nguồn gốc và nguyên nhân nhận giữ để có căn cứ xử lý cho phù hợp:

+ Nếu khách hàng trực tiếp gửi vào 1 cánh hợp pháp thì trả lại cho khách hàng.

+ Nếu do các cơ quan pháp luật gửi từ tạm thu, tạm giữ, tịch thu thì yêu cầu các đơn vị liên quan có quyết định về xử lý hoặc nộp NSNN hoặc để trả lại khách hàng.

- Đối với kim loại quý, đá quý giữ hộ đang theo dõi trên tài khoản ngoại bảng: + Nếu khách hàng gửi là Kho bạc Nhà nước thì giữ nguyên không xử lý .

+ Nếu do các cơ quan Công an, Toà án, Viện kiểm soát tạm gửi thì yêu cầu chuyển sang gửi Kho bạc Nhà nước .

+ Nếu do các cá nhân khác gửi thì yêu cầu khách hàng xuất trình hồ sơ pháp lý để nhận lại tài sản trên và hướng dẫn khách hàng gửi vào NHTM.

- Đối với các "các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản" của các cá nhân, các Tổ chức không phải TCTD gửi và đang theo dõi trên tài khoản ngoại bảng thì cũng xử lý như tài sản giữ hộ nói trên.

d- Về các khoản phải trả :

- Đối với số tiền thu về cho thuê nhà ở đang hoạch toán ở tài khoản "Các khoản phải trả: thì phải chuyển nộp về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) 60% số tiền thu được trong năm 1998 do cho thuê nhà ở, số tiền 40% còn lại được sử dụng để sửa chữa nhà ở cho CBCNV nếu chưa sử dụng hết các đơn vị được giữ lại và hạch toán vào tài khoản 6378 "Các khoản phải trả" (mở tài khoản chi tiết "Tiền cho thuê nhà ở được để lại để sửa chữa các nhà ở cho thuê").

- Đối với các chi nhánh có thu về nhà khách đang hạch toán ở tài khoản 6378 "Các khoản phải trả khác" sau khi đã nộp các nghĩa vụ cho NSNN, số còn lại phải chuyển nộp về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) trước ngày 25/12/1998.

- Đối với số tiền thu về cho thuê trụ sở làm việc: các chi nhánh cần đôn đốc các đơn vị thuê thanh toán kịp thời và phải kiểm tra lại số tiền đã thu được trong năm đang hạch toán ở tài khoản các khoản phải trả hoặc tài khoản khác, sau khi nộp thuế doanh thu cho Ngân sách địa phương, phần còn lại chuyển nộp về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ kế toán - Tài chính) trước ngày 25/12/1998.

- Đối với số tiền đã thu do thanh lý TSCĐ, các đơn vị phải chuyển về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) trước ngày 25/12/1998.

- Đối với các khoản thu do thanh lý CCLĐ sau khi trừ chi phí, phần còn lại được hạch toán vào thu khác trong thu nghiệp vụ.

- Đối với các khoản tiền thu phí do thực hiện cấp các loại giấy phép kinh doanh vàng, bạc, ngoại tệ và về hoạt động Ngân hàng hạch toán trên tài khoản 6378 "Các khoản phải trả khác" thì phải chuyển hạch toán vào tài khoản 839 "Các khoản thu khác" (theo Công văn số 10/KT-TC2 ngày 12-1-1994).

- Đối với các chi nhánh có phát sinh các khoản phải trả về điều chuyển tiền mặt, Ngân phiếu thanh toán vào những ngày cuối năm mà còn số dư, chi nhánh phải báo ngay về Vụ Kế Toán- Tài chính để Vụ chuyển Nợ để tất toán khoản phải trả này trước khi khoá sổ quyết toán.

- Đối với các khoản phải trả khác đã tồn đọng lâu ngày về séc bảo chi, séc chuyển tiền, chuyển tiền phải trả... các đơn vị phải kiểm tra lại hồ sơ, xác định nguồn gốc thời điểm nội dung và nguyên nhân tồn đọng và báo cáo cụ thể về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) trước ngày 10/12/1998 để có biện pháp xử lý.

- Đối với các khoản tồn đọng lâu ngày: tiền biên lai trên mức thu đổi,... các đơn vị rà soát lại và lên bảng kê chi tiết số dư (kê từng biên lai) để tạo điều kiện cho việc tra cứu và xử lý tiếp.

3/ Về xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ:

a- Xử lý đánh giá lại giá vàng :

Do tình hình giá vàng cuối năm có biến động so với đầu năm, các đơn vị có vàng tồn kho đến cuối ngày 31/12/1998 phải tiến hành đánh giá lại giá vàng (Căn cứ vào giá mua của công ty VBĐQ tại thời điểm 31/12/1998- Ngân hàng Nhà nước Trung ương sẽ thông báo giá thông nhất để các đơn vị thực hiện). Sau khi đánh giá lại giá vàng, các đơn vị phải chyển số chênh lệch (Nợ hoặc Có) này về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán-Tài chính) để hạch toán vào tài khoản 7031 "Đánh giá lại ngoại tệ vàng".

b- Xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ :

Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải xác định lại khoản chênh lệch này và phân định rõ :

- Đối với chênh lệch do biến đọng tỷ giá hoặc do đánh giá lại tỷ giá ngoại tệ cuối ngày 31/12/1998 thì các đơn vị phải chuyển số dư đó về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán-Tài chính) để hạch toán vào tài khoản 7031 "Đánh giá lại ngoại tệ".

- Đối với chênh lệch tỷ giá mua bán ngoại tệ: cuối ngày 31/12/1998, phải rà soát lại đảm bảo số liệu chính xác và xử lý trước khi khoá sổ quyết toán:

+ Nếu tài khoản 631 có số dư Có thì tất toán chuyển vào tài khoản 8042 "Thu về kinh doanh ngoại tệ".

+ Nếu tài khoản 631 có số dư Nợ thì tất toán chuyển vào tài khoản 8432 "Chi về kinh doanh ngoại tệ".

4/ Về hạch toán các tài sản cần lưu ý:

- Đối với một số tài khoản đối ứng phải kiểm soát kỹ, đảm bảo:

+ Số dư tài khoản 762 "Giá trị Công cụ lao động đang dùng đã ghi vào chi phí" phải bằng số dư tài khoản 761 "Công cụ lao động đang dùng";

+ Doanh số bên Có tài khoản 752 "Hao mòn TSCĐ" phải bằng doanh số bên Nợ tài khoản 8632 "Chi khấu hao TSCĐ" (trừ trường hợp trong năm có nhận TSCĐ đã qua sử dụng).

+ Doanh số bên Có tài khoản 762 "Giá trị CCLĐ đã ghi vào chi phí" phải bằng doanh số bên Nợ tài khoản 8635 "Chi CCLĐ";

Nếu có sự chênh lệch giữa các cặp tài khoản trên phải xác định nguyên nhân, xử lý hoặc báo cáo giải trình gửi về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán- Tài chính) để xử lý trước khi quyết toán.

5/ Xử lý ấn chỉ quan trọng:

- Đối với các loại ấn chỉ quan trọng không còn sử dụng nữa như các loại séc cũ, giấy báo liên hàng các loại, giấy báo bổ sung giấy báo liên hàng bằng điện... các đơn vị được phép tiêu huỷ, khi tiêu huỷ phải thành lập Hội đồng để kiểm đếm lại và làm thủ tục tiêu huỷ. Sau đó phải báo kết quả về Ngân hgàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) .

- Đối với các loại ấn chỉ quan trọng còn tiếp tục sử dụng được (séc Ngân hàng Nhà nước, séc chuyển tiền...) cần phải rà soát lại, tổ chức kiểm kê và bảo quản theo quy định trong Quyết định số 427/1997/QĐ-NHNN2 ngày 23/12/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

B CÔNG TÁC THANH TOÁN:

Để thực hiện tốt yêu cầu, nội dung và chất lượng công tác quyết toán liên hàng và bảo đảm việc chuyển tiêu liên hàng năm1998 thực hiện trong tháng 1/1999, yêu cầu các đơn vị liên hàng lưu ý một số điểm sau:

- Vào những ngày cuối năm, khối lượng giao dịch, chuyển tiền phát sinh nhiều, để tránh sai lầm, các đơn vị liên hàng phải kiểm tra chặt chẽ các chuyển tiền khi truyền cho NHB cũng như kiểm tra kỹ báo cáo liên hàng đi hàng ngày, phải đảm bảo số liệu chính xác giữa giấy báo và báo cáo trước khi gửi Ngân hàng Nhà nước Trung ương.

- Sổ kế toán chi tiết TK 6011 "Liên hàng đi năm nay" ngày 31-12-1998, các đơn vị liên hàng phải đóng dấu hoặc ghi bằng chữ "Bản cuối cùng" trước khi gửi về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Phòng Thanh toán liên hàng - Vụ Kế toán -Tài chính).

- Các đơn vị liên hàng phải rà soát lại toàn bộ tài khoản liên hàng gồm: TK 6011, 6012, 6013, 6014, 6015 nếu còn sai lầm thì khẩn trương xử lí để công tác quyết toán liên hàng năm 1998 được chính xác và đảm bảo đúng thời hạn quy định.

- Các giấy báo liên hàng hoặc sổ đối chiếu liên hàng thộc năm 1998 nếu nhận được trong tháng1/1999, các đơn vị liên hàng phải khẩn trương hạch toán và tiến hành đối chiếu khẩn trương để đảm bảo tiến độ thời gian chuyển tiêu trong tháng 1/1999.

Sau khi tài khoản "Liên hàng đến năm trước", "Liên hàng đến năm trước đợi đối chiếu", "Liên hàng đến năm trước còn sai lầm" của năm 1998 mang sang đã hết số dư, các đơn vị lập báo cáo số dư tài khoản "Liên hàng đi năm trước" và "Liên hàng đến năm trước đã đối chiếu" theo mẫu báo cáo thanh toán liên hàng tháng, lập xong truyền qua mạng vi tính về Vụ Kế toán-Tài chính hoặc số FAX 048251307 để đối chiếu.

- Những đơn vị Ngân hàng Nhà nước có mở tài khoản 6031"Thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước", trước khi khoá sổ quyết toán phải đối chiếu số liệu với nhau để bảo đảm doanh số phát sinh trong năm, số dư cuối năm (nhất là số dư giữa các đơn vị liên quan) phải khớp đúng với nhau, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân, điều chỉnh hạch toán trước khi lập báo cáo quyết toán.

C- CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH -TÀI SẢN:

1- Về thu nhập của Ngân hàng:

- Kiểm tra lại việc tính và thu lãi cho vay của Ngân hàng nhà nước đối với các tổ chức tín dụng, đảm bảo thu đúng chế độ quy định. Các khoản lãi còn tồn đọng chưa thu, các đơn vị phải có biện pháp tích cực thu hết trong năm.

- Các khoản lãi thu từ hoạt động nhà khách do chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh quản lý phải được hoạch toán rõ ràng trước mắt chưa được sử dung phải chờ chủ trương của Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Sau khi có ý kiến của Bộ Tài chính).

- Kiểm tra lại việc hoạch toán các khoản thu kể cả các khoản đang ở tài khoản "Các khoản phải trả khác" để điều chỉnh hết vào các tài khoản thu theo đúng quy định hoặc chuyển về ngân hàng Nhà nước Trung ương Vụ Kế toán-tài chính).

- Căn cứ vào tình hình mới các đơn vị cần xử lý các khoản lãi treo trong trường hợp không còn nợ gốc và đơn vị đã giải thể (vì không còn khả năng thu được). Trước khi xử lý đơn vị phải báo cáo giải trình để Ngân hàng Trung ương duyệt trước khi thực hiện.

2- Về chi phí của Ngân hàng:

- Kiểm soát tất cả các hồ sơ chứng từ chi tiêu trong năm để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của từng khoản chi.

- Rà soát lại tình hình chấp hành dự toán chi phí quản lý được Ngân hàng Nhà nước Trung ương duyệt, đảm bảo chấp hành nghiêm túc chế độ quản lý tài chính và trong hạn mức được phê duyệt (nhất là các chỉ tiêu khống chế).

- Đối với các công trình sửa chữa, lắp đặt các thiết bị an toàn kho tiền: Khi công việc sửa chữa, lắp đặt các thiết bị an toàn kho hoàn thành, các đơn vị nghiệm thu phần khối lượng, từng loại thiết bị đã lắp đặt, sau đó kiểm tra lại hồ sơ quyết toán của đơn vị thi công, loại bỏ những khoản chi không hợp lý trước khi gửi hồ sơ quyết toán kiểm tra.

- Các công trình sửa chữa, xây dựng nhỏ đã đựơc duyệt dự toán năm 1998: Sau khi công trình đã hoàn thành và có đầy đủ hồ sơ quyết toán vào chi phí, các công trình đang sửa chữa chưa hoàn thành hoặc xây dựng dở dang chưa quyết toán được thì chưa được thanh toán và phải đưa vào chi phí của năm 1999 và khi lập dự toán năm 1999 phải có dự toán khoản này.

- Các đơn vị phải tích cực thu hồi các khoản tiền cho cá nhân vay về sửa chữa, xây dựng nhà cửa và nộp lệ phí đất theo văn bản hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước Trung ương.

- Kiểm tra, xử lý các khoản chi sai, chi không đúng chế độ, thiếu chứng từ hợp lệ và có biện pháp quy trách nhiêm để thu hồi, điều chỉnh hạch toán các khoản hạch toans sai, nhầm lẫn.

Đối với các khoản chi sai mà Thanh tra Nhà nước, Thanh tra Ngâh hàng, Tổng kiểm soát đã phát hiện và kiến nghị thu thi phải xem xét quy trách nhiệm, kiên quyết thu hồi trước khi quyết toán.

3- Về quản lý tài sản

- Rà soát lại việc mua sắm công cụ lao động và việc hoạch toán theo công văn 744/CV-NH2 đã chính xác chưa ? Nếu chưa đúng yêu cầu cần đìeu chỉnh hạch toán trước khi quyết toán để việc kiểm tra quết toán tài sản đung theo các quy định hiện hành .

- Kiểm tra lại việc trích khấu hao cơ bản đã theo đúng cácquy định và hướng dẫn của nhà nước chưa, nhất là các TSCĐ mua sắm từ nguồn vốn KHCB và từ nguồn chuyển từ CCLĐ sang TSCĐ .

- Rà soát lại việc quản lý và sử dụng tài sản, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản đã được trang bị cũng như thực hiện nội quy, quy chế quản lý tài sản tại đơn vị mình, từ đó xem:

+ Việc quản lý tài sản đã chặt chẽ chưa, có gì lỏng lẻo cần khắc phục.

+ Xem việc sử dụng tài sản hiện có đã hợp lý, tiết kiệm chưa và có hiệu quả không, có gì cần uốn nắn khắc phục.

+ Đối với các TSCĐ đã được Ngân hàng Nhà nước Trung ương thông báo cho thanh lý: Các đơn vị phải thành lập Hội đồng bán thanh lý tài sản và chuyển toàn bộ số tiền thu được về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính). Trường hợp đến cuối năm 1998 TSCĐ vẫn chưa được thanh lý, các đơn vị phải có báo cáo giải trình về Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính).

+ Rà soát lại toàn bộ tài sản (TSCĐ, CCLĐ) hiện có của đơn vị và phải phân loại để xử lý (Bao gồm loại chưa dùng, loại còn sử dụng được nhưng không cần dùng, loại đã hư hỏng không dùng được nữa). Trên cơ sở đó báo cáo Vụ Kế toán - Tài chính hướng xử lý các loại tài sản cho phù hợp với các cơ chế hiện hành - nhất là xử lý các tài sản đã bị hư hỏng thực sự không thể dùng được nữa thì phải có phương án trình Ngân hàng Nhà nước Trung ương hướng xử lý và chỉ được xử lý khi có ý kiến của Ngân hàng Nhà nước Trung ương(Vụ Kế toán-Tài chính).

+ Đối với các tài sản thiếu mất phải xác định rõ nguyên nhân, giá trị đánh giá theo thời điểm giải quyết và phải có phương án biện pháp xử lý, quy trách nhiệm đền bù để tránh tổn thất cho Nhà nước.

III/ SAO KÊ - KIỂM KÊ:

Do năm 1999 sẽ triển khai thực hiện Hệ thống tài khoản kế toán mới và phải chuyển số liệu (Số dư) từ tài khoản cũ sang tài khoản mới, nên mọi tài sản, nợ nần, vốn và các số dư trên các tài khoản phải được sao kê chi tiết số dư - kiểm kê hiện vật thực tế để đối chiếu với sổ sách và với các khách hàng liên quan để xác định số liệu về vốn và tài sản hiện có đến cuối ngày 31/12/1998 có khớp với số liệu trên sổ sách hay không. Trường hợp có chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm và xử lý trước khi lập báo cáo quyết toán:

- Nếu kiểm kê xảy ra thiếu so với số dư trên sổ sách kế toán thì phải hạch toán:

Nợ TK: tài sản thiếu mất chờ xử lý (Người chịu trách nhiệm )

Có TK: TSCĐ, vật liệu...

- Nếu kiểm kê xẩy ra thừa so với số dư trên sổ sách kế toán thì phải hạch toán:

Nợ TK: TSCĐ, vật liệu.

Có TK: Tài sản chờ xử lý.

Riêng công cụ lao động sau khi xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm thì hạch toán:

- Nếu thiếu thì hạch toán

Nợ TK: Phân bổ CCLĐ.

Có TK: CCLĐ.

Khi người làm mất đem bồi thường thì ghi:

Nợ TK: Tiền mặt

Có TK: Thu nhập

- Nếu thừa thì hạch toán:

Nợ TK: CCLĐ

CóTK: Phân bổ CCLĐ

IV/ LẬP VÀ GỬI BÁO CÁO QUYẾT TOÁN:

Các chi nhánh, văn phòng đại diện và các Vụ, Cục Ngân hàng Nhà nước Trung ương lập và gửi báo cáo quyết toán năm 1998 như sau:

1/ Các loại báo cáo lập gửi Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán -Tài chính) phải theo đúng điểm 5 mục II của Quyết định số 300/QĐ-NH2.

2/ Một số loại báo cáo sao kê, kiểm kê tuy không phải gửi Ngân hàng Nhà nước Trung ương, nhưng các đơn vị phải chịu trách nhiệm kiểm soát, đối chiếu và phải bảo đảm số liệu khớp đúng với số liệu trên báo cáo chi tiết và Bảng tình hình thực tế doanh nghiệp năm 1998.

V/ VỀ CÁC KHOẢN CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN QUYẾT TOÁN NĂM 1998:

Ngân hàng Nhà nước Trung ương sẽ có văn bản hướng dẫn riêng.