Công văn 1221/CV-KTTC3 lập chấp hành kế hoạch tài chính năm 1999

CÔNG VĂN

CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM SỐ 1221/CV-KTTC3
NGÀY 12 THÁNG 11 NĂM 1998 VỀ VIỆC LẬP VÀ CHẤP HÀNH KH
TÀI CHÍNH NĂM 1999

Kính gửi: - Các chi nhánh NHNN Tỉnh, Thành phố

- Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước

- Cục quản trị Ngân hàng Nhà nước

- Cục công nghệ tin học Ngân hàng

- Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại TP HCM

- Ban quản lý các dự án Ngân hàng

Để việc lập và thực hiện kế hoạch thu chi tài chính năm 1999 của NHNN nói chung và của từng đơn vị Ngân hàng Nhà nước nói riêng vừa phù hợp với chủ trương, định hướng theo chế độ tài chính Luật Ngân hàng Nhà nước, quán triệt được nội dung Pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, Ngân hàng Nhà nước Trung ương hướng dẫn các đơn vị thực hiện một số nội dung sau:

I. CÁC YÊU CẦU CẦN QUÁN TRIỆT KHI LẬP KẾ HOẠCH:

1- Trong việc quản lý tài chính, tất cả các đơn vị phải đáp ứng phục vụ kịp thời cho các mặt hoạt động của NHNN, mặt khác phải triệt để tiết kiệm trong chi tiêu nghiệp vụ. Các đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định mới và các định mức qui định.

2- Các đơn vị chỉ được thực hiện khi dự toán được NHNN Trung ương duyệt và thông báo băng văn bản.

3- Việc thực hiện các chỉ tiêu khống chế và tổng dự toán được duyệt, các đơn vị chỉ được thực hiện trong phạm vi mức dự toán được NHNN Trung ương duyệt.

4- Về việc lập kế hoạch:

- Phải có căn cứ, tính toán để lập dự toán đầy đủ và sát đúng với nhu cầu chi tiêu, mua sắm tài sản cho cả năm, tránh việc bổ xung dự toán nhiều lần trong năm.

- Khi lập kế hoạch, các đơn vị cần thuyết minh chi tiết theo thứ tự các khoản chi qui định trong hệ thống tài khoản kế toán NHNN.

II / KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH 1999 VÀ CĂN CỨ LẬP KẾ HOẠCH:

1- Kế hoạch tài chính 1999 bao gồm:

Các loại dự toán đều có văn bản tính toán thuyết minh kèm theo, các đơn vị phải lập dự toán sau đây:

- Dự toán chi phí quản lý (Phụ lục số 1)

- Dự toán mua sắm TSCĐ (Phụ lục số 2)

- Dự toán trang bị phương tiện tin học (Cùng mẫu phụ lục số 2)

- Dự toán nâng cấp và trang bị các phương tiện thiết bị an toàn kho quĩ.

Các dự toán trên, các đơn vị phải lập và gửi đồng thời một lần cho NHNN Trung ương (Vụ Kế toán- Tài chính) theo thời hạn qui định.

2- Căn cứ để lập kế hoạch:

- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ và tình hình hoạt động năm 1999, nhu cầu cần thiết của năm 1999.

- Số liệu thực hiện 10 tháng năm 1998

- Tình hình giá cả thị trường

- Các chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước

- Biên chế lao động

- Tình hình tài sản, cơ sở vật chất hiện có

III/ PHƯƠNG PHÁP LẬP VÀ CHẤP HÀNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

A/ DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ:

1- Chi lương và phụ cấp lương:

- Bao gồm chi lương và phụ cấp lương cho cán bộ, công chức và nhân viên hợp đồng:

- Căn cứ vào biên chế và tiền lương được Vụ Tổ chức cán bộ và đào tạo phê duyệt để tính số lương và phụ cấp lương 1999 theo qui định của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của ngành.

2- Chi ăn trưa:

Trước mắt mức dự toán là 150.000đ/người/tháng, việc triển khai thực hiện cụ thể các đơn vị phải căn cứ văn bản hướng dẫn của NHNN Trung ương sau khi có Nghị định tài chính NHNN của Chính phủ.

3- Phương tiện bảo hộ lao động và trang phục giao dịch:

+ Trang phục giao dịch: Được tính riêng cho từng đối tượng theo số lượng từng loại cán bộ và mức tiền quy định tương ứng:

- Công chức, viên chức nói chung: 500.000đ/người

- Cán bộ thanh tra: Hai năm luân chuyển 1.300.000đ/người hoặc 300.000đ/người theo quy định.

- Cán bộ bảo vệ: tính theo hướng dẫn tại Công văn số 112/CV-NH11 ngày 2/3/1994 của NHNN Trung ương (theo loại trang phục và thời hạn sử dụng)

Các đơn vị chỉ được thực hiện việc chi trang phục giao dịch khi có hướng dẫn cụ thể bằng văn bản của NHNN Trung ương.

+ Chi bảo hộ lao động: chi mua găng tay, xà phòng, mũ, khẩu trang... cho một số đối tượng theo chế độ của Nhà nước.

4- Các khoản chi đóng góp theo lương:

- Theo tỷ lệ trên tổng quỹ lương thực hiện:

+ Bảo hiểm xã hội: 15%

+ Bảo hiểm y tế: 2%

+ Kinh phí công đoàn: 1% hoặc 1,2% theo hướng dẫn tại Công văn số 988/KT-TC3 ngày 19/9/1997 của NHNN Trung ương.

5- Chi trợ cấp khó khăn, trợ cấp thôi việc:

Đây là khoản chi cho một số trường hợp rất đặc biệt, NHNN Trung ương sẽ thông báo cụ thể từng trường hợp (nếu có) và các đơn vị sẽ hạch toán vào khoản chi này khi có thông báo duyệt cụ thể từng trường hợp hoặc từng lần theo qui định của Nhà nước.

6- Chi công tác xã hội và đoàn thể:

Mức dự toán bình quân:

-Chi công tác xã hội: Bình quân 20.000đ/người/tháng

-Chi cho các hoạt động đoàn thể: Bình quân 10.000đ/người/tháng

Các khoản chi công tác xã hội và chi hoạt động đoàn thể trên là mức để lập dự toán, còn việc chi phải căn cứ chế độ quy định và trong phạm vi dự toán được duyệt.

7- Chi vật liệu và giấy tờ in:

Các đơn vị cần xem xét lại các khoản chi và sử dụng vật liệu và giấy tờ in đã thực hiện trong năm 1998 để dự toán cho năm 1999 được sát đúng, tránh lãng phí, nhất là phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng xăng, dầu, vật liệu nhỏ. Mức dự toán tối đa bằng số thực hiện năm 1998.

8- Chi công tác phí:

Mức dự kiến kế hoạch tối đa bằng số ước thực hiện năm 1998.

Tuy chế độ Nhà nước và của ngành có thay đổi nhưng các đơn vị cần tính toán để không tăng chi phí nhưng triển khai công việc vẫn có hiệu quả. Thủ trưởng đơn vị cần tính toán, cân nhắc khi cử cán bộ đi công tác về nội dung công việc, thời gian và số lượng người phù hợp.

9- Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:

Được dự toán theo kế hoạch đào tạo của năm, của đơn vị và dự kiến đi học các lớp của NHNN Trung ương tổ chức. Khi tổ chức các lớp đào tạo, huấn luỵên ngắn ngày tại địa phương (cách trụ sở làm việc dưới 20km và học viên không ở nội trú) các đơn vị không được chi phụ cấp học tập cho cán bộ tham dự.

10- Chi nghiên cứu khoa học công nghệ, sáng kiến cải tiến:

Ngoài những khoản chi thường xuyên phục vụ cho nghiên cứu khoa học công nghệ theo chế độ, việc chi cho các đề tài nghiên cứu khoa học và việc áp dụng các sáng kiến, đề tài cải tiến vào thực tế phải được hội đồng khoa học ngành công nhận (đề tài cấp ngành và cấp nhà nước được sử dụng nguồn kinh phí riêng)

11- Chi cước phí bưu điện và điện thoại:

- Khoản chi này chỉ bao gồm các khoản chi phí về cước phí bưu điện (để gửi công văn giấy tờ) và cước phí điện thoại (bao gồm cả tiền thuê bao và tiền gọi của các máy điện thoại cố định, Fax, điện thoại di động). Khoản chi này không bao gồm chi phí viễn thông về mạng phải trả cho bưu điện khi thực hiện nghiệp vụ thanh toán.

- Các đơn vị cần kiểm tra lại số thực hiện năm 1998 để loại trừ các chi phí không hợp lý, gây lãng phí không đúng hướng dẫn tại Công văn số 825/CV-NHNN2 ngày 11/9/1998 của NHNN Trung ương và tính toán để dự toán bảo đảm nhu cầu hoạt động.

12- Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo:

Việc xuất bản tài liệu các đơn vị cần tổng kết đánh giá lại hiệu quả xuất bản để có kế hoạch về số tạp chí trong một năm và số bản in cuả mỗi số cho phù hợp. Nội dung tài liệu phải có chất lượng, phát hành đúng đối tượng có nhu cầu sử dụng tránh lãng phí, chi tiêu đúng chế độ quy định.

Việc quảng cáo trên báo ngoài ngành hoặc trên truyền hình cần hạn chế, tiết kiệm, chủ yếu tập trung ở NHNN Trung ương.

13- Chi mua tài liệu sách báo:

Các đơn vị dự toán các khoản chi mua các tài liệu sách báo phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình để chỉ đạo, điều hành công việc thưòng xuyên của đơn vị .

14- Chi điện, nước,vệ sinh cơ quan:

Mức dự kiến bằng số ước thực hiện năm 1998.

15- Chi y tế cơ quan:

Được dự toán để mua các loại thuốc thông thường phục vụ cán bộ, mức dự toán bình quân 15000đ/người/tháng.

16- Chi hội nghị:

Việc tổ chức hội nghị cần cân nhắc đảm bảo có hiệu quả, đúng thành phần và chi tiêu đúng chế độ. Mức dự toán tối đa bằng 80% ước thực hiện năm 1998. Trong đó hội nghị tập huấn của các Vụ, Cục NHNN Trung ương mỗi năm chỉ tổ chức 1-2 lần.

Việc tổ chức hội nghị phải thực hiện đúng công văn hướng dẫn của NHNN Trung ương.

17- Chi lễ tân, khánh tiết:

Qua báo cáo thực hiện kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng của các đơn vị, số liệu thực hiện chỉ tiêu lễ tân, khánh tiết năm 1998 không giảm so với năm1997, thậm chí cá biệt một số đơn vị mức chi còn cao hơn. Ngân hàng Nhà nước Trung ương yêu cầu các đơn vị hạn chế việc tổ chức các cuộc đi thăm quan hay tổ chức gặp mặt không cần thiết giữa các đơn vị, chi tiêu tiết kiệm, thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Năm 1999 các đơn vị có mức chi lễ tân khánh tiết trong năm 1998 trên 100 triệu đồng lập dự toán tối đa bằng 90% số thực hiện, các đơn vị có mức chi từ 100 triệu đồng trở xuống được lập kế hoạch bằng số thực hiện năm 1998 và NHNN Trung ưong sẽ xem xét duyệt dự toán cho phù hợp với khả năng nguồn kinh phí và phù hợp với đặc điểm tình hình của từng đơn vị.

18- Chi phí cho kiểm toán, thanh tra và kiểm tra:

Đây là khoản chi cho công tác thanh tra của các đoàn đến thanh tra tại đơn vị NHNN bao gồm phí dịch vụ kiểm toán báo cáo quyết toán tài chính hàng năm, vật liệu văn phòng cho đoàn kiểm tra, kiểm toán... các đơn vị không được hạch toán vào tài khoản này các khoản phụ cấp cho cán bộ thanh tra của đơn vị mình đi thanh tra nơi khác ngoài chế độ công tác phí hiện hành.

19- Chi phòng cháy chữa cháy:

Để dự toán các khoản chi cho công tác phòng cháy, chữa cháy của đơn vị như mua các bình chữa cháy, các dụng cụ chữa cháy khác... trang bị cho trụ sở ngoài phần đã sử lý chi phí cải tạo, sửa chữa và nâng cấp các kho tiền.

20- Các khoản chi quản lý và công vụ khác:

Đây là khoản chi ngoài các khoản chi thuộc các chỉ tiêu trên. Khi dự toán khoản chi này các đơn vị phải nêu rõ nội dung chi, mức dự toán của từng nội dung.

21- Chi khấu hao cơ bản TSCĐ:

Mức dự toán căn cứ vào giá trị TSCĐ dự kiến có đến cuối năm 1998 và tỷ lệ trích khấu hao đối với từng loại TSCĐ theo quy định tại Quyết định 1062/TC/QĐ-CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ Tài chính.

22- Chi bảo dưỡng và SCTS:

- Các đơn vị tính toán dự toán dự kiến đầy đủ nhu cầu sửa chữa, cải tạo và nâng cấp trụ sở làm việc và các TSCĐ,CCLĐ hiện có (trừ sửa chữa nhà ở) để dự toán kinh phí nâng cấp, cải tạo và sửa chữa cho cả năm.

- Để việc sửa chữa, nâng cấp tài sản bảo đảm có hiệu quả, tránh lãng phí và phù hợp với chế độ tài chính, trong thông báo duyệt dự toán chi phí quản lý năm1999, ngay từ đầu năm NHNN Trung ương sẽ duyệt tổng dự toán kinh phí các công việc sửa chữa cả năm cho từng đơn vị và chỉ rõ từng công trình trong đó.

+ Các công trình dưới 100 triệu đồng nhưng không ảnh hưởng đến kết cấu công trình đã có thì các đơn vị được thực hiện và Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm.

+ Các công trình từ 100 triệu đồng trở lên hoặc dưới 100 triệu nhưng thay đổi kết cấu thì mặc dù có thông báo nhưng sẽ đựơc xem xét tính toán và thông báo cụ thể tiếp sau. Trong khi chưa có thông báo duyệt cụ thể các đơn vị nhất thiết chưa được thực hiện.

Do vậy, để có đủ kinh phí sửa chữa tài sản bảo đảm hoạt động, các đơn vị cần dự kiến đầy đủ và cụ thể các công việc sửa chữa thưòng xuyên, sửa chữa lớn và khái toán đối với từng công việc sẽ thực hiện trong năm.

23- Chi xây dựng nhỏ:

Đối với các công trình xây dựng nhỏ bao gồm giếng, bể nước, nhà vệ sinh, hàng rào, sân gara ôtô con, cống các đơn vị đều phải gửi thiết kế và dự toán chi tiết để có cơ sở giải quyết.

24- Chi mua sắm công cụ lao động:

Nhìn chung phương tiện làm việc là CCLĐ tại các đơn vị hiện nay đã được trang bị tương đối đồng đều, chất lượng tốt, do vậy năm 1999 chỉ lập dự toán mua sắm thêm những tài sản còn thiếu thật cần thiết, ưu tiên trang bị những CCLĐ trong lĩnh vực tin học phục vụ thanh toán chuyển tiền điện, điện tử.

Trong dự toán cần ghi rõ số lượng CCLĐ hiện có và tình hiện trạng, số cần mua, đơn giá, thành tiền và nơi trang bị (Phụ lục 3).

Riêng một số khoản chi sau đây sau chỉ chi tập chung tại Ngân hàng Nhà nước Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính), các đơn vị không phải lập dự toán:

- Chi khen thưởng, phúc lợi (trích chung cho cả hệ thống)

- Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước

- Chi đầu tư phát triển kỹ thuật nghiệp vụ và công nghệ Ngân hàng

- Chi thuê tài sản

- Chi lập quỹ dự phòng rủi ro.

B- DỰ TOÁN MUA SẮM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH:
(BAO GỒM CẢ TRANG BỊ CHO KHO QUỸ)

Các đơn vị căn cứ tình hình TSCĐ hiện có và nhu cầu tăng thêm để lập dự toán mua sắm TSCĐ cả năm; Trong dự toán cần ghi rõ số lượng tài sản cùng loại hiện có, năm mua sắm và hiện trạng của tài sản, và số cần mua sắm thêm. Đối với xe ôtô con Ngân hàng Nhà nước Trung ương chưa giải quyết cho các đơn vị hiện có từ 2 đầu xe trở lên và thời hạn sử dụng xe chưa tới 10 năm, các đơn vị cần bảo quản, bảo dưỡng xe thường xuyên để có phương tiện hoạt động phục vụ nhu cầu công tác của đơn vị.

Các tài sản khác cần tính toán nhu cầu về số lượng và chất lượng cho phù hợp với tính năng sử dụng, tránh lãng phí. Việc duyệt dự toán mua sắm TSCĐ, Ngân hàng Nhà nước Trung ương sẽ xem xét giải quyết dần trong năm căn cứ vào khả năng nguồn vốn mua sắm TSCĐ.

Dự toán trang thiết bị an toàn kho quỹ là TSCĐ: dự toán các thiết bị cần thiết để đảm bảo an toàn kho quỹ máy bơm nước chữa cháy, tủ két sắt, máy móc khác...

C- DỰ TOÁN TRANG BỊ PHƯƠNG TIỆN TIN HỌC:

- Dự toán trang bị tin học: Các đơn vị lập dự toán về nhu cầu trang bị máy vi tính (một bộ máy vi tính gồm CPU, màn hình, bàn phím, máy in kim hoặc in laser) gửi Vụ Kế toán- Tài chính và Trung tâm tin học Ngân hàng. Để có cơ sở xem xét giải quyết, trong kế hoạch đơn vị cần ghi rõ số lượng và tình hình máy hiện có, số lượng máy cần phải mua sắm thêm, nơi trang bị. Việc trang bị máy vi tính năm 1999 cần ưu tiên cho công tác thanh toán chuyển tiền điện tử.

D- DỰ TOÁN CHI PHÍ CẢI TẠO SỬA CHỮA VÀ NÂNG CẤP CÁC
KHO TIỀN:

a- Đối với việc sửa chữa nhỏ, thường xuyên, các đơn vị lập dự toán như dự toán bảo dưỡng và sửa chữa tài sản khác.

b- Đối với việc sửa chữa lớn, nâng cấp và trang bị các thiết bị an toàn kho:

+ Các đơn vị đã có thông báo của Ban chỉ đạo sửa chữa, nâng cấp các kho chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố phải phối hợp với Công ty cơ khí Ngân hàng I và II để lập thiết kế và dự toán chi tiết gửi NHNN Trung ương giải quyết.

+ Các đơn vị chưa được nâng cấp và và trang bị các thiết bị an toàn kho quĩ được lập riêng và do được sử dụng từ nhiều nguồn kinh phí nên trong công văn dự toán kinh phí cần phân chia ra theo các mục sau để đảm bảo chính xác cho việc xét duyệt và sử dụng nguồn kinh phí của NHNN cụ thể.

c- Dự toán kinh phí sửa chữa, nâng cấp và trang bị các thiết bị an toàn kho quỹ tuy được lập riêng và do được sử dụng từ nhiều nguồn kinh phí nên trong công văn dự toán kinh phí cần phân chia ra theo các mục sau để đảm bảo chính xác cho việc xét duyệt và sử dụng nguồn kinh phí của NHNN, cụ thể:

+ Các công việc sửa chữa kho tiền như xây lắp, hệ thống cửa, điện, chi phí lắp đặt sẽ dùng nguồn kinh phí bảo dưỡng và SCTS.

+ Các loại tài sản có giá trị dưới 5 triệu đồng/chiếc sẽ dùng nguồn kinh phí công cụ lao động;

+ Các loại tài sản chuyên dùng có giá trị từ 5 triệu đồng / chiếc sẽ dùng nguồn vốn mua sắm TSCĐ.

+ Các kinh phí lắp đặt hệ thống báo động, báo cháy, chữa cháy, thông gió hút ẩm, sẽ dùng nguồn kinh phí bảo vệ tiền.

Trong năm 1999 NHNN Trung ương chưa có chủ trương mở rộng diện lắp đặt hệ thống chữa cháy tự động bằng khí CO2 và hệ thống CAMERA, do vậy các đơn vị không lập thiết kế và dự toán cho các hệ thống này.

IV- TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC DỰ TOÁN:

A- VỀ CHI PHÍ QUẢN LÝ:

Từ năm 1999 NHNN Trung ương chỉ duyệt quản lý tổng dự toán và một số chỉ tiêu chi phí quản lý khống chế các chỉ tiêu sau:

+ Chi trợ cấp khó khăn, trợ cấp thôi việc.

+ Chi công tác xã hội và đoàn thể

+ Chi ăn trưa (quản lý định mức chi)

+ Chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản

+ Chi xây dựng nhỏ

+ Chi công cụ lao động

+ Chi lễ tân khánh tiết

- Đầu năm 1999 khi dự toán chi phí quản lí chưa được xét duyệt các đơn vị được thực hiện các khoản chi thường xuyên cần thiết theo chế độ, bảo đảm cho hoạt động của đơn vị trong phạm vi mức chi tương ứng cùng kì năm1998

- Các đơn vị phải tính toán đầy đủ các nhu cầu và cân đối hợp lý và đúng theo chế độ qui định để lập dự toán ngay từ đầu năm. Việc lập dự toán bổ xung chỉ nên lập tối đa 1-2 lần (trừ trường hợp đột xuất do khách quan) các đơn vị phải gửi trong tháng 9 năm 1999 để NHNN Trung ương cân đối và duyệt bổ sung.

B- VỀ MUA SẮM TSCĐ, PHƯƠNG TIỆN TIN HỌC:

Các đơn vị chỉ được thực hiện khi nhận được thông báo duyệt bằng văn bản của NHNN Trung ương, nếu chưa được duyệt hoặc thực hiện vượt mức được duyệt Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm trước Thống đốc.

NHNN Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) chịu trách nhiệm xử lý trên cơ sở cân đối được nguồn vốn và sau khi được thống đốc phê duyệt .

C- THỜI GIAN GỬI DỰ TOÁN NĂM 1999 VỀ NHNN TRUNG ƯƠNG:

Các đơn vị lập và gửi dự toán về NHNN Trung ương (Vụ Kế toán - Tài chính) chậm nhất là ngày 15-12-1998

1- Tổng số cán bộ có đến cuối năm 1998:

- Trong biên chế

- Hợp đồng ngắn hạn:

2- Tổng giá trị TSCĐ theo nguyên giá đến 31-12-1998:

3- Tổng giá trị CCLĐ đang sử dụng:

Đơn vị: triệu đồng.

(Có bản thuyết minh dự toán kèm theo)

KẾ HOẠCH MUA SẮM TSCĐ/TRANG BỊ PHƯƠNG TIỆN
TIN HỌC NĂM 1999