Công văn 9031/TC-QLCS hướng dẫn việc quản lý phát hành hoá đơn bán tài sản thanh lý

CÔNG VĂN

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 9031/TC-QLCS NGÀY 24 THÁNG 9 NĂM 2001
VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN VIỆC QUẢN LÝ, PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN
BÁN TÀI SẢN THANH LÝ

Kính gửi: Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Căn cứ Quyết định số 544 TC/QĐ-CĐKT ngày 2/8/1997 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ thống nhất phát hành và quản lý các loại biểu mẫu chứng từ thu, chi ngân sách Nhà nước và Quyết định số 55/2000/QĐ-BTC ngày 19/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về ban hành Quy chế quản lý, xử lý tài sản Nhà nước tại các cơ quan hành chính sự nghiệp; để thực hiện khoản 3 Điều 19 của Quy chế, Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, phát hành Hoá đơn bán tài sản thanh lý tại các cơ quan hành chính sự nghiệp như sau:

1. Đối tượng sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý:

Đối tượng được sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý là những cơ quan quản lý Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp (gọi chung là cơ quan HCSN) trực tiếp bán tài sản thanh lý, tài sản không cần dùng và không còn sử dụng được (gọi chung là tài sản thanh lý) cho người mua.

2. Mẫu biểu Hoá đơn:

- Mẫu biểu Hoá đơn bán tài sản thanh lý do Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) thực hiện việc in ấn và phát hành.

- Hoá đơn bán tài sản thanh lý được phát hành theo mẫu HĐ/TSTL-3L ban hành theo Quyết định 55/2000/QĐ-BTC ngày 19/4/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (theo phụ lục số 7).

3. Trình tự phát hành Hoá đơn bán tài sản thanh lý:

- Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) cung cấp Hoá đơn bán tài sản thanh lý cho các Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Sở Tài chính - Vật giá cung cấp Hoá đơn bán tài sản thanh lý cho các Phòng Tài chính quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tài chính huyện).

- Phòng Tài chính huyện cung cấp Hoá đơn bán tài sản thanh lý (không thu tiền) cho các cơ quan, đơn vị sử dụng Hoá đơn đóng trên địa bàn huyện khi các cơ quan này bán tài sản thanh lý và có công văn đề nghị cấp Hoá đơn. Phòng Tài chính huyện cử cán bộ mang quyển Hoá đơn bán tài sản thanh lý đến cơ quan bán tài sản thanh lý để cơ quan bán tài sản thanh lý lập Hoá đơn: Liên 1: lưu cuống Hoá đơn được cán bộ Phòng Tài chính huyện giữ lại; liên 2: giao cho người mua tài sản thanh lý; liên 3: làm chứng từ kế toán tại đơn vị bán tài sản thanh lý.

Hoá đơn được lập khi bên mua tài sản đã thanh toán đủ tiền cho bên bán (có phiếu thu tiền bán tài sản thanh lý) và được đơn vị bán tài sản thanh lý thực hiện đóng dấu "đã thu tiền" trên tờ Hoá đơn.

Phòng Tài chính huyện sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp (ngoài kinh phí thường xuyên) để mua Hoá đơn bán tài sản thanh lý.

4. Thủ tục phát hành Hoá đơn bán tài sản thanh lý

- Khi đến nhận Hoá đơn bán tài sản thanh lý tại cơ quan Tài chính, người nhận phải xuất trình các giấy tờ sau:

+ Giấy giới thiệu của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc đề nghị cung cấp hoá đơn;

+ Giấy chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân có ảnh;

- Riêng đối với cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng Hoá đơn khi đề nghị Phòng Tài chính huyện cung cấp Hoá đơn bán tài sản thanh lý phải có văn bản đề nghị cấp Hoá đơn theo mẫu số 06/CVĐN-TSTL kèm theo Công văn này.

5. Quản lý, sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý;

- Cơ quan Tài chính khi cấp Hoá đơn bán tài sản thanh lý cho cơ quan Tài chính cấp dưới phải lập Sổ theo dõi bán hoá đơn bán tài sản thanh lý theo mẫu số 03/TD-TSTL kèm theo Công văn này.

- Cơ quan Tài chính phải quản lý chặt chẽ số Hoá đơn đã nhận và đã sử dụng; không để thất lạc, hư hỏng. Xuất trình hoá đơn đang dùng hoặc đang lưu cho cơ quan Tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kiểm tra khi cần thiết. Nếu cơ quan Tài chính hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cần thu giữ Hoá đơn để phục vụ cho công tác kiểm tra, xác minh thì phải lập biên bản.

- Thực hiện việc lưu giữ Hoá đơn gốc: Toàn bộ quyển Hoá đơn bán tài sản thanh lý gốc gồm liên lưu (liên 1) và số tờ hoá đơn viết sai bị gạch bỏ (cả 3 liên) do Phòng Tài chính huyện lưu giữ bảo quản theo quy định hiện hành về bảo quản lưu giữ chứng từ kế toán.

- Khi cơ quan Tài chính đang trực tiếp quản lý làm mất Hoá đơn thì lập biên bản mất Hoá đơn và báo cáo với các cơ quan: Công an, Quản lý thị trường, Thuế cùng cấp và cơ quan Tài chính cấp trên theo mẫu số 03/BC/TSTT-LT kèm theo Công văn này.

Sở Tài chính - Vật giá lập thông báo việc mất Hoá đơn theo mẫu số 04/TB/TSTL gửi Cục Quản lý công sản, Sở Tài chính - Vật giá và Cục Thuế các địa phương khác, để thông báo những số Hoá đơn đã bị mất không còn giá trị sử dụng nữa, và phối hợp kiểm tra, kiểm soát, ngăn chặn việc sử dụng bất hợp pháp số Hoá đơn đã bị mất.

6. Chế độ báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý:

- Phòng Tài chính huyện báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý định kỳ hàng năm (trước ngày 15/1 hàng năm) gửi Sở Tài chính - Vật giá theo mẫu biểu 01/BC/TSTL kèm theo Công văn này.

……. Hoá đơn bán tài sản thanh lý Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) định kỳ hàng năm (trước ngày 30/1 hàng năm) theo mẫu biểu 02/BC/TSTL kèm theo Công văn này.

7. Tổ chức thực hiện:

- Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản): Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc quản lý, sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý trong phạm vi cả nước.

- Sở Tài chính - Vật giá cấp tỉnh kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình hình quản lý, sử dụng Hoá đơn trên địa bàn. Giám đốc Sở Tài chính - Vật giá tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định đình chỉ việc sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý đối với các cơ quan sử dụng hoá đơn trên phạm vi địa phương vi phạm quy định về quản lý Hoá đơn và báo cáo Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản).

- Các tổ chức, cá nhân vi phạm việc quản lý, phát hành Hoá đơn bán tài sản thanh lý: Tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm đều phải bị xử lý hành chính hoặc có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý, sử dụng Hoá đơn.

Công văn này thay thế Công văn số 314 TC/QLCS ngày 15/11/2000 của Bộ Tài chính về hướng dẫn tạm thời việc quản lý, sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý. Đề nghị các Sở Tài chính - Vật Giá địa phương, cơ quan Tài chính cấp Huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị HCSN trực tiếp sử dụng hoá đơn bán tài sản thanh lý lập báo cáo quyết toán việc sử dụng Hoá đơn đến ngày 30/9/2001, Cơ quan Tài chính có trách nhiệm kiểm tra và thu hồi toàn bộ số hoá đơn đã sử dụng và số còn lại tại đơn vị để thực hiện việc quản lý, phát hành theo đúng quy định tại Công văn này.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị quản lý sử dụng, Hoá đơn bán tài sản thanh lý phản ánh về Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) để kịp thời giải quyết.

Mẫu số 06/CVĐN/TSLT

Kính gửi: Phòng Tài chính huyện...........

Thực hiện Quyết định số.... (Công văn số.......) của....... về việc đồng ý thanh lý tài sản.

- Cơ quan:

- Địa chỉ:............................. Số điện thoại:......................................

Tổ chức bán thanh lý những tài sản sau:

(Trường hợp số lượng tài sản nhiều thì có bảng kê chi tiết theo nội dung này gửi kèm theo Công văn).

Đề nghị Phòng Tài chính huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh).... cấp cho số lượng hoá đơn bán tài sản thanh lý là.... tờ (bằng chữ... tờ).

Chúng tôi xin cam kết lập hoá đơn theo đúng quy định.

Ký tên, đóng dấu

Nơi nhận:

- Như trên.

- Lưu

Mẫu số 05/TB/TSTL

THÔNG BÁO VIỆC MẤT HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN THANH LÝ

Theo báo cáo về việc mất Hoá đơn bán tài sản thanh lý, số Hoá đơn bán tài sản thanh lý bị mất như sau:

Nay thông báo để các cơ quan, đơn vị biết số Hoá đơn trên không có giá trị sử dụng. Trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nếu phát hiện số Hoá đơn trên đang được lưu hành thì đề nghị thu hồi và báo ngay cho cơ quan chức năng, để xử lý theo quy định của pháp luật .

Thủ trưởng cơ quan Tài chính

(Ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu)

Nơi nhận:

- Bộ Tài chính (Cục QLCS, Tổng cục thuế)

- Sở TC-VG, Cục Thuế các tỉnh, tp.....

.........

- Lưu

Mẫu số 04/BC/TSTT-TL

CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

.... ngày....... tháng...... năm.....

BÁO CÁO VIỆC MẤT HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN THANH LÝ

Kính gửi: (Nơi gửi theo ghi chú ở phần dưới).

Tên cơ quan: ......................................................................................

Địa chỉ: .............................................. Điện thoại: ............................

Hồi.........giờ.......... ngày..... tháng........ năm cơ quan đã bị mất số Hoá đơn bán tài sản thanh lý như sau:

Lý do mất: .......................................................................................

Nay báo cáo số hoá đơn trên không còn giá trị sử dụng và đề nghị các cơ quan phối hợp kiểm tra nhằm ngăn chặn việc lợi dụng số hoá đơn bị mất trên.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị

(ký tên, đóng dấu)

Ghi chú:

- Nơi gửi: Cơ quan Tài chính cấp trên và các cơ quan Công an, Quản lý thị trường, Thuế cùng cấp.

Mẫu số 03/TD/TSTL

SỔ THEO DÕI BÁN HOÁ ĐƠN TÀI SẢN THANH LÝ

Tên cơ quan, đơn vị mua hoá đơn: ..................................................

Địa chỉ: ........................................... Số điện thoại ..........................

Số tài khoản: ..................... Tại Kho bạc Nhà nước .........................

Mẫu biểu: 01/BC/TSTL

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN THANH LÝ

Phòng Tài chính: ....................................................……………………

Địa chỉ: ............................................... Điện thoại ........................…..

Báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý năm..... như sau:

Ghi chú: Ghi rõ ký hiệu, số (seri) của từng số hoá đơn bị hỏng, tổn thất, mất tại cột 4, 5.

Mẫu biểu: 02/BC/TSTL

BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN BÁN TÀI SẢN THANH LÝ

Sở Tài chính - Vật giá: ...............................................................................

Địa chỉ: ............................................... Điện thoại .....................................

Báo cáo tình hình sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý năm..... như sau:

Ghi chú: Ghi rõ ký hiệu, số (seri) của từng số hoá đơn bị hỏng, tổn thất, mất tại cột 6, 7.

MẪU BIỂU 01/BC-TSTL

Mẫu Báo cáo này do Phòng Tài chính huyện lập để báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn bán tài sản thanh lý trên địa bàn.

+ Cột 1: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn tồn đầu kỳ tại Phòng Tài chính huyện. Được lấy từ cột 7 báo cáo kỳ trước.

+ Cột 2: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn Phòng Tài chính huyện nhận từ Sở Tài chính - Vật giá trong kỳ.

+ Cột 3: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn thực sử dụng trong kỳ.

+ Cột 4, 5: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn bị viết hỏng, tổn thất, mất trong kỳ.

+ Cột 6: Phản ảnh tổng số tiền thu được do bán tài sản thanh lý được ghi trên số hoá đơn thực sử dụng.

+ Cột 7: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn tồn cuối kỳ tại Phòng Tài chính huyện. Cột 1 + 2 - 3 - 4 - 5.

Lập Hoá đơn bán tài sản thanh lý

- Hoá đơn bán tài sản thanh lý, mẫu số HĐ/TSTL-3L được lập làm 3 liên: Liên 1 lưu cuống Hoá đơn, liên 2 giao cho người mua được tài sản và liên số 3 làm chứng từ kế toán của đơn vị có tài sản thanh lý.

- Khi lập Hoá đơn phải ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản của cơ quan, đơn vị bán và tổ chức, cá nhân mua tài sản thanh lý; hình thức thanh toán bằng séc, tiền mặt.

- Lập hoá đơn phải phản ánh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu tại hoá đơn:

+ Cột A - Số TT: Ghi thứ tự của từng loại tài sản thanh lý.

+ Cột B - Tên tài sản thanh lý: Ghi tên của từng loại tài sản thanh lý.

+ Cột C - Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính theo quy định của Nhà nước.

+ Cột 1 - Số lượng: Ghi số lượng theo đơn vị tính của từng loại tài sản.

+ Cột 2 - Đơn giá: Ghi đơn giá bán của từng loại tài sản bằng đồng Việt Nam.

Trường hợp bán cả lô theo hình thức bán đấu giá có giá bán thực tế cao hơn giá khởi điểm thì xử lý như sau: Ghi đầy đủ tất cả các mặt hàng với đơn giá và số tiền theo biên bản định giá khởi điểm, sau đó cuối Hoá đơn ghi thêm dòng chênh lệch giữa giá thực tế bán với giá khởi điểm.

+ Cột 3 - Thành tiền: Bằng cột (1) x cột (2).

- Sau khi ghi đầy đủ các nội dung, gạch chéo phần bỏ trống từ phải qua trái.

MẪU BIỂU 02 BC/TSTL

Do Sở Tài chính - Vật giá lập báo cáo Bộ Tài chính (Cục Quản lý công sản) về tình hình sử dụng Hoá đơn bán tài sản thanh lý trên địa bàn.

+ Cột 1: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn tồn đầu kỳ tại Sở TC-VG. Được lấy từ cột 8 báo cáo kỳ trước.

+ Cột 2: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn Sở Tài chính - Vật giá nhận trong kỳ từ Bộ Tài chính.

+ Cột 3: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn xuất trong kỳ cho các Phòng Tài chính huyện.

+ Cột 4: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn thực sử dụng trong kỳ. Được lấy từ cột 3 mẫu báo cáo 04/BC/TSTL.

+ Cột 5: Phản ánh tổng số tiền thu được do bán tài sản thanh lý được ghi trên số hoá đơn thực sử dụng. Được lấy từ cột 6 của mẫu báo cáo 04/BC/TSTL.

+ Cột 6, 7: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn bị viết hỏng, tổn thất, mất…. trong kỳ, tổng hợp từ cột 4, 5 của mẫu biểu 04/BC-TSTL

+ Cột 8: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn tồn cuối kỳ tại Sở Tài chính - Vật giá: Cột 1+2-3.

+ Cột 9: Phản ánh số lượng tờ Hoá đơn tồn cuối kỳ trên địa bàn của các Phòng Tài chính huyện, tổng hợp từ cột 7 của các mẫu biểu 04/BC/TSTL.

+ Cột 10: Phản ánh tổng số tờ Hoá đơn tồn cuối kỳ tại địa bàn cấp tỉnh: Cột 8+9.