Quyết định 100/QĐ-BHXH Quy trình thanh toán điện tử song phương giữa BHXH và hệ thống NHTM

QUY TRÌNH

Về thanh toán điện tử song phương giữa hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các hệ thống Ngân hàng thương mại

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 100/QĐ-BHXH ngày 17 tháng 01 năm 2019 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam)

Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Giải thích từ ngữ và viết tắt

- Cơ quan BHXH: Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam.

- BHXH tỉnh: Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- BHXH huyện: Bảo hiểm xã hội quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh

- TW: Trung ương.

- BHXH: Bảo hiểm xã hội

- BHYT: Bảo hiểm y tế.

- BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp.

- NHNN: NHTM Nhà nước.

- Hệ thống NHTM: Hội sở chính NHTM thương mại, chi nhánh NHTM thương mại, Phòng giao dịch thuộc chi nhánh NHTM thương mại.

- NHTM: NHTM thương mại.

- TTĐTSP: Thanh toán điện tử song phương là nghiệp vụ thanh toán điện tử giữa cơ quan BHXH và các NHTM nơi cơ quan BHXH mở tài khoản tiền gửi theo quy định tại Quy trình này.

- Phần mềm KTTT: Phần mềm kế toán tập trung của BHXH Việt Nam.

- Phần mềm TST: Phần mềm thu và quản lý sổ thẻ của BHXH Việt Nam.

- Phần mềm QLQ: Phần mềm quản lý đầu tư quỹ của BHXH Việt Nam.

- Thời điểm “cut off time”: Là thời điểm chốt dữ liệu điện tử giữa cơ quan BHXH và NHTM do BHXH Việt Nam và NHTM thống nhất thực hiện.

- Hạn mức số dư: Là hạn mức số dư tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH tại thời điểm do BHXH Việt Nam và NHTM thống nhất thực hiện.

- Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH: Là cổng để kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử với các hệ thống NHTM.

- Cổng trao đổi thông tin của NHTM: Là cổng để kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử của NHTM với cơ quan BHXH.

- Đơn vị thực hiện: Cơ quan BHXH; hệ thống NHTM.

- Các mẫu điện dùng trong TTĐTSP: Theo quy định tại Thỏa thuận liên Ngành về kết nối TTĐTSP và quản lý dòng tiền giữa hệ thống BHXH Việt Nam và hệ thống NHTM.

- Mã NHTM/mã cơ quan BHXH: Dùng trong hệ thống TTĐTSP được quy định thống nhất theo cấu trúc Mã NHTM/mã cơ quan BHXH.

- Các loại tài khoản tiền gửi: Thực hiện theo quy định tại Thỏa thuận liên Ngành về việc quản lý và sử dụng tài khoản tiền gửi của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHTM. Đối với tiền gửi đầu tư tự động thực hiện theo Hợp đồng riêng giữa BHXH Việt Nam và các hệ thống NHTM.

- Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử sử dụng trong TTĐTSP là chứng từ điện tử được áp dụng theo quy định của Nhà nước; chi tiết các loại chứng từ sử dụng trong TTĐTSP theo quy định tại Thỏa thuận liên Ngành về TTĐTSP và quản lý dòng tiền giữa hệ thống BHXH Việt Nam và hệ thống NHTM.

- Chứng thư số nhân danh: xác nhận danh tính của một đối tượng nào đó trong môi trường máy tính và internet của tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Như vậy, chứng thư số được hiểu là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số của 1 cá nhân hay tổ chức.

- Chữ ký số: tương tự như chữ ký truyền thống, có vai trò xác nhận cam kết của tổ chức hay cá nhân nào đó. Người kí xác nhận phải chịu trách nhiệm trong văn bản đã ký và không chối bỏ được. Tuy nhiên, chữ ký số được thể hiện dưới hình thức khác, bằng cách dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA.

- MT103: Lệnh thanh toán.

- MT 900, MT 910: Các điện báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày; các chứng từ báo nợ, báo có về việc trả lãi, thu phí của NHTM đối với cơ quan BHXH.

- MT 195, MT 196: Điện tra soát và Điện trả lời tra soát.

- MT 199: Điện thông báo.

- MT 299: Điện đề nghị kéo dài thời gian giao dịch TTĐTSP.

- MT 950: Điện sao kê tài khoản của cơ quan BHXH tại hệ thống NHTM.

Điều 2. Mục đích và phạm vi áp dụng

1. Mục đích

Điện tử hóa các giao dịch thu, chi, đối chiếu dữ liệu giữa cơ quan BHXH với hệ thống NHTM nơi cơ quan BHXH mở tài khoản tiền gửi, đảm bảo việc theo dõi, tổng hợp số thu, chi nhanh chóng, chính xác; hỗ trợ công tác quản lý quỹ của BHXH Việt Nam được an toàn và hiệu quả.

2. Phạm vi

Các giao dịch thanh toán điện tử giữa cơ quan BHXH và hệ thống NHTM nơi cơ quan BHXH mở tài khoản tiền gửi, bao gồm:

a) Các khoản thu, chi phát sinh trong ngày trên tài khoản “Tiền gửi thanh toán” của BHXH Việt Nam.

b) Các khoản thu, chi phát sinh trong ngày trên tài khoản tiền gửi của BHXH tỉnh, BHXH huyện và các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam.

c) Các giao dịch tra soát, đối chiếu số thu, chi giữa cơ quan BHXH với hệ thống NHTM nơi cơ quan BHXH mở tài khoản tiền gửi.

Điều 3. Nguyên tắc thực hiện

1. Tuân thủ các nguyên tắc quy định tại Luật giao dịch điện tử và các quy định của pháp luật liên quan.

2. Kết nối và truyền/nhận thông tin, dữ liệu điện tử

Cơ quan BHXH và hệ thống NHTM thực hiện TTĐTSP theo nguyên tắc kết nối và truyền/nhận thông tin, dữ liệu điện tử đối với các giao dịch thu, chi phát sinh trên các tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH mở tại hệ thống NHTM.

3. Đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử giữa cơ quan BHXH với hệ thống NHTM

Việc kết nối, trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử trong TTĐTSP giữa cơ quan BHXH với hệ thống NHTM phải đảm bảo: Tính toàn vẹn và bảo mật đối với thông tin, dữ liệu trong TTĐTSP; tính đầy đủ, kịp thời và chính xác của thông tin, dữ liệu điện tử được truyền/nhận giữa cơ quan BHXH với hệ thống NHTM; các yêu cầu về an toàn, chính xác trong suốt quá trình xử lý lệnh thanh toán (bao gồm: lập; kiểm soát; phê duyệt; truyền/nhận dữ liệu thanh toán; kiểm tra xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của lệnh thanh toán và thực hiện thanh toán).

4. Áp dụng chữ ký số trong TTĐTSP giữa cơ quan BHXH và hệ thống NHTM

a) Tất cả các lệnh TTĐTSP chuyển từ cơ quan BHXH đến hệ thống NHTM và lệnh TTĐTSP từ hệ thống NHTM đến cơ quan BHXH đều phải ký chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn.

b) NHTM chỉ thực hiện lệnh thanh toán do cơ quan BHXH chuyển đến sau khi kiểm tra, đối chiếu xác thực chữ ký số của cơ quan BHXH là đúng; ngược lại, cơ quan BHXH chỉ thực hiện xử lý các lệnh thanh toán nhận từ hệ thống NHTM sau khi kiểm tra, đối chiếu xác thực chữ ký số của NHTM là đúng.

5. Về tài khoản tiền gửi và giao dịch thu, chi trên tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH

a) Thực hiện theo quy định tại Thỏa thuận liên Ngành về việc quản lý và sử dụng tài khoản tiền gửi của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam mở tại hệ thống NHTM.

b) Cơ quan BHXH chỉ được gửi các lệnh thanh toán sang NHTM trước giờ “cut off time”. Đối với các giao dịch thu thực hiện 24/7.

c) Số liệu giao dịch thu, chi phát sinh trên tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH được đối chiếu đồng thời qua hai ứng dụng: TTĐTSP và Phần mềm KTTT, tương ứng với số liệu và tính chất nghiệp vụ phát sinh trên từng ứng dụng theo quy định hiện thời và các quy định tại quy trình này.

6. Về hạch toán kế toán của cơ quan BHXH

a) Các khoản thu, chi phát sinh của BHXH Việt Nam; BHXH tỉnh và BHXH huyện, đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam được hạch toán vào tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH ngay trong ngày và thực hiện đối chiếu tập trung tự động tại BHXH Việt Nam và Hội sở chính NHTM vào ngày tiếp theo.

b) Riêng đối với ngày làm việc cuối năm: BHXH Việt Nam phải phối hợp với Hội sở chính NHTM thống nhất giờ “cut off time” để đảm bảo việc hạch toán, đối chiếu khớp đúng toàn bộ số liệu giữa hai bên và thực hiện kết chuyển số phát sinh trên tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH ngay trong ngày làm việc cuối cùng của năm.

7. Kết chuyển cuối ngày

a) Đối với tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam: Kết chuyển số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam về tài khoản tiền gửi đầu tư tự động theo quy định tại Hợp đồng riêng giữa BHXH Việt Nam và các NHTM.

b) Đối với tài khoản “Tiền gửi thu” của BHXH tỉnh, BHXH huyện: Vào cuối ngày, hệ thống NHTM tự động kết chuyển số dư theo quy định tại Thỏa thuận liên Ngành về việc mở, quản lý và sử dụng tài khoản của hệ thống BHXH Việt Nam mở tại hệ thống NHTM.

8. Về thời gian truyền/nhận, đối chiếu chứng từ TTĐTSP

8.1. Thời gian truyền nhận

a) Thời điểm “cut off time” giữa cơ quan BHXH và hệ thống NHTM được quy định cụ thể tại các thoả thuận liên ngành. Sau giờ “cut off time” đối với lệnh thanh toán, cơ quan BHXH không thực hiện truyền lệnh thanh toán (lệnh chi) sang hệ thống NHTM.

b) Khi cần kéo dài thời gian giao dịch đối với lệnh thanh toán, BHXH Việt Nam thông báo với Hội sở chính NHTM trước giờ cut off time tối thiểu 30 phút. Sau khi Hội sở chính NHTM thống nhất, giờ giao dịch mới đối với lệnh thanh toán của cơ quan BHXH sẽ được thiết lập.

8.2. Thời gian đối chiếu

a) Chậm nhất 08h30 của ngày tiếp theo, Hội sở chính NHTM tự động gửi điện Bảng kê đối chiếu giao dịch của ngày liền kề trước đó đến BHXH Việt Nam.

b) BHXH Việt Nam tự động tiếp nhận điện Bảng kê đối chiếu giao dịch từ Hội sở chính NHTM, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ sau đó đối chiếu với dữ liệu giao dịch tại cơ quan BHXH. Sau đó, tạo điện phản hồi kết quả đối chiếu, thể hiện đầy đủ tổng số lượng giao dịch và tổng giá trị của các giao dịch đối chiếu cân khớp, tổng số lượng giao dịch và tổng giá trị của các giao dịch sai lệch và thông tin chi tiết các giao dịch sai lệch gửi cho NHTM.

c) Hội sở chính NHTM tiếp nhận điện phản hồi kết quả đối chiếu từ BHXH Việt Nam và cập nhật kết quả đối chiếu vào hệ thống của NHTM.

d) Trường hợp phát sinh các giao dịch chênh lệch (NHTM có, BHXH không có hoặc NHTM không có, BHXH có), hai bên phối hợp xác định nguyên nhân, thống nhất phương án xử lý trước 12h00 ngày đối chiếu.

e) Trường hợp hai bên không thể xác định được nguyên nhân sai lệch và thống nhất phương án xử lý ngay trong ngày đối chiếu, hai bên phối hợp xử lý các giao dịch chênh lệch sau khi đối chiếu chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

9. Lãi và phí thanh toán

Lãi và phí thực hiện theo quy định tại Thỏa thuận liên ngành về việc mở, quản lý và sử dụng tài khoản tiền gửi giữa hệ thống BHXH Việt Nam và các hệ thống NHTM; Thỏa thuận liên ngành về TTĐTSP và quản lý dòng tiền giữa hệ thống BHXH Việt Nam và hệ thống NHTM.

Chương 2. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy trình TTĐTSP

Quy trình thu, chi qua hệ thống TTĐTSP hàng ngày được thực hiện như sau:

1. Lệnh thanh toán đến

1.1. Tại NHTM

Bước 1: Truy vấn thông tin thanh toán

Khi NHTM nhận được yêu cầu nộp tiền của khách hàng, cổng trao đổi thông tin của NHTM gửi thông điệp truy vấn thông tin.

Bước 2: NHTM kiểm tra thông tin của cơ quan BHXH với yêu cầu nộp tiền của khách hàng, sau đó thực hiện giao dịch theo số tiền yêu cầu của khách hàng.

- Trường hợp có sai lệch về thông tin của khách hàng với thông tin của cơ quan BHXH quản lý: NHTM thông báo cho khách hàng về sai lệch và thực hiện tiếp giao dịch sau khi khách hàng đã điều chỉnh thông tin khớp đúng. Trường hợp khách hàng xác nhận thông tin trên yêu cầu nộp tiền đã chính xác và không đồng ý điều chỉnh, NHTM thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng theo loại hình giao dịch thu khác. Đồng thời NHTM yêu cầu khách hàng trong vòng 01 ngày, khách hàng liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH để xác nhận lại thông tin và liên hệ lại với NHTM để hoàn thiện giao dịch (nếu có). Nếu nhận được thông tin yêu cầu tra soát thông tin giao dịch của khách hàng, NHTM gửi yêu cầu tra soát cho cơ quan BHXH.

- Trường hợp NHTM nhận được phản hồi nhưng không có số tiền, NHTM thông báo cho khách hàng và thực hiện tiếp giao dịch sau khi khách hàng đã điều chỉnh thông tin. Trường hợp khách hàng xác nhận thông tin trên yêu cầu nộp tiền đã chính xác và không đồng ý điều chỉnh, NHTM thực hiện giao dịch theo yêu cầu của khách hàng theo loại hình giao dịch thu khác.

Bước 3: Sau khi giao dịch được phê duyệt thành công, NHTM thực hiện hạch toán ghi Có tài khoản của cơ quan BHXH quản lý mở tại hệ thống NHTM, sau đó cổng trao đổi thông tin của NHTM tạo điện chuyển tiền, ký chữ ký số và gửi đến Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

1.2. Tại cơ quan BHXH

1.2.1. Tại Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

Bước 1: Khi nhận được thông tin, dữ liệu về khoản thu của BHXH, hệ thống tự động kiểm tra chữ ký số, kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đến thành công hay không thành công:

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán không thành công) để NHTM kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán đã thành công).

Bước 2: Hệ thống tự động gửi lệnh đến Phần mềm KTTT để hạch toán.

1.2.2. Tại Phần mềm KTTT

Bước 1: Tự động chuyển dữ liệu về khoản thu nhận được từ cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH sang Phần mềm TST đảm bảo khớp đúng thông tin về mã đơn vị và các khoản thu của đơn vị nộp tiền trên phần mềm; Tự động chuyển dữ liệu về thu gốc, lãi đầu tư tài chính nhận được từ cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam sang Phần mềm QLQ.

Bước 2: Kế toán viên tại các cơ quan BHXH vào Phần mềm KTTT tại đơn vị mình để kiểm tra thông tin lệnh thanh toán và thực hiện hạch toán.

Trường hợp cần tra soát, kế toán viên tạo điện tra soát (hoặc gửi công văn tra soát nếu không tạo được điện tra soát do sự cố kỹ thuật). Sau khi tra soát, nếu lệnh thanh toán vẫn chưa đủ căn cứ để hạch toán đúng, kế toán viên chọn hạch toán chờ xử lý hoặc không hạch toán (do trùng lệnh, sai lệnh) theo quy định.

1.2.3. Tại Phần mềm TST

Bước 1: Tự động nhận dữ liệu về khoản thu nhận được từ Phần mềm KTTT

Bước 2:

- Đối với trường hợp thu BHXH tự nguyện thì tự động tạo phát sinh để ghi nhận quá trình đóng BHXH tự nguyện.

- Đối với trường hợp gia hạn thẻ BHYT hộ gia đình thì tự động tạo phát sinh ghi nhận quá trình đóng BHYT và tạo giá trị thẻ mới.

Bước 3: Sau khi phần mềm TST tự động tạo phát sinh, cán bộ thu đăng nhập phần mềm kiểm tra chính xác thông tin bao gồm: hồ sơ cá nhân; số tiền; phương thức đóng (đối với trường hợp tham gia BHXH tự nguyện); giá trị sử dụng thẻ BHYT (đối với trường hợp tham gia BHYT tự đóng) và thực hiện nghiệp vụ cấp số BHXH, thẻ BHYT theo đúng quy định.

1.2.4. Tại Phần mềm QLQ

Nhận dữ liệu về thu gốc, lãi đầu tư tài chính nhận được từ Phần mềm KTTT để theo dõi, tổng hợp báo cáo.

2. Lệnh thu số tiền buộc trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh theo Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

2.1. Tại NHTM

Bước 1: Khi NHTM nhận được Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc buộc trích từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh, NHTM thực hiện kiểm tra số dư tài khoản thanh toán của doanh nghiệp đang bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu truy thu.

Bước 2: Trích tiền trên tài khoản của Doanh nghiệp

- Trường hợp 1: Tài khoản tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp đủ tiền để buộc trích theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, NHTM trích Nợ tài khoản của doanh nghiệp để chuyển tiền vào tài khoản được chỉ định trên Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

NHTM hạch toán ghi Có tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH sau đó cổng trao đổi thông tin của NHTM tạo điện chuyển tiền (MT103) gửi cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

- Trường hợp 2: Tài khoản tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp không đủ tiền để buộc trích theo quyết định của Cơ quan có thẩm quyền, NHTM chuyển số tiền hiện có trên tài khoản tiền gửi thanh toán của doanh nghiệp vào tài khoản của quỹ BHXH

NHTM hạch toán ghi Có tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH sau đó cổng trao đổi thông tin của NHTM tạo điện chuyển tiền (MT103) gửi cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

Bước 3: Thông báo kết quả thực hiện quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội:

- NHTM nơi người sử dụng lao động mở tài khoản có trách nhiệm thông báo kịp thời cho người ra quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ BHXH về kết quả chuyển tiền theo yêu cầu tại quyết định, đồng thời thông báo cho người sử dụng lao động biết.

- NHTM nơi cơ quan BHXH mở tài khoản có trách nhiệm kịp thời thông báo kết quả nhận tiền cho giám đốc cơ quan BHXH.

2.2. Tại cơ quan BHXH

2.2.1. Thông báo kết quả thực hiện quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội

Cơ quan BHXH (BHXH tỉnh) có trách nhiệm kịp thời báo cáo kết quả thực hiện cho người ra quyết định.

2.2.2. Tại cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

Hệ thống tiếp nhận Điện chuyển tiền từ cổng trao đổi thông tin của NHTM, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ sau đó đẩy vào Phần mềm KTTT của cơ quan BHXH.

2.2.3. Tại Phần mềm KTTT

Kế toán viên cơ quan BHXH vào chương trình KTTT tại đơn vị mình kiểm tra thông tin lệnh thanh toán và thực hiện hạch toán.

3. Lệnh thanh toán đi (chi)

3.1. Tại cơ quan BHXH

3.1.1. Tại Phần mềm KTTT

Bước 1: Khi nhận được yêu cầu thanh toán của các đơn vị, kế toán viên tại các cơ quan BHXH thực hiện kiểm soát thông tin, trường hợp đảm bảo đủ các điều kiện chi theo chế độ quy định, thì nhập đầy đủ các thông tin trên yêu cầu thanh toán của đơn vị vào Phần mềm KTTT.

Bước 2: Kế toán trưởng thực hiện kiểm soát, ký số và chuyển lãnh đạo đơn vị phê duyệt.

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị thực hiện phê duyệt yêu cầu thanh toán, ký số.

Bước 4: Sau khi lệnh chi được phê duyệt thành công, Phần mềm KTTT thực hiện hạch toán tự động, sau đó tạo điện chuyển tiền (MT103) gửi đến cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

3.1.2. Tại cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

Bước 1: Khi nhận được thông tin, dữ liệu về khoản chi của BHXH, hệ thống tự động kiểm tra chữ ký số, kiểm tra giờ “cut off time”, kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đi thành công hay không thành công:

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến Phần mềm KTTT (nhận điện thanh toán không thành công) để Phần mềm KTTT kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến Phần mềm KTTT (nhận điện thanh toán đã thành công)

Bước 2: Hệ thống tự động ký số và gửi lệnh đến cổng trao đổi thông tin của NHTM để thực hiện chi.

3.2. Tại NHTM

Khi nhận được lệnh thanh toán của cơ quan BHXH từ cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH, cổng trao đổi thông tin của NHTM tự động kiểm tra, xác thực chữ ký số, giải mã và tạo thông điệp để phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đã thành công hay không thành công. Trường hợp thành công, thì NHTM xử lý lệnh thanh toán đó theo quy trình nội bộ của NHTM và hạch toán vào tài khoản thanh toán tương ứng của cơ quan BHXH phát lệnh; ngược lại, NHTM thông báo cho cơ quan BHXH xem xét nguyên nhân và gửi lại lệnh thanh toán.

4. Lệnh quyết toán tài khoản “Tiền gửi thanh toán” của BHXH Việt Nam, tài khoản “tiền gửi thu” của BHXH tỉnh, BHXH huyện

4.1. Tại NHTM

a) Đối với tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam

Các NHTM tự động kết chuyển số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam tính đến thời điểm (theo quy định tại Hợp đồng riêng) về tài khoản tiền gửi đầu tư tự động được mở tại các đơn vị thuộc hệ thống NHTM.

b) Đối với tài khoản tiền gửi thu của BHXH tỉnh

Vào cuối ngày, các NHTM tự động kết chuyển số dư trên tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh về tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam theo quy định tại Thỏa thuận liên ngành. Sau khi hạch toán kết chuyển, NHTM gửi điện báo Nợ (MT900) cho BHXH tỉnh và điện báo Có (MT910) cho BHXH Việt Nam.

c) Đối với tài khoản tiền gửi thu của BHXH huyện

Vào cuối ngày, các NHTM tự động kết chuyển số dư trên tài khoản chuyên thu của BHXH huyện về tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh theo quy định tại Thỏa thuận liên ngành. Sau khi hạch toán kết chuyển, NHTM gửi điện báo Nợ (MT900) cho BHXH huyện và điện báo Có (MT910) cho BHXH tỉnh.

4.2. Tại cơ quan BHXH

4.2.1. Tại Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

a) Cổng trao đổi thông tin xử lý tương tự như Bước 1.2.1 nêu tại điểm 1.2 khoản 1 mục 1 phần B quy trình này.

b) Căn cứ vào cấu trúc dữ liệu lệnh thanh toán để tự động xác định và phân loại các lệnh báo nợ, báo có thành các loại lệnh thanh toán: (4) lệnh báo nợ, báo có về việc quyết toán cuối ngày tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh về tài khoản tiền gửi thanh toán của BHXH Việt Nam; (5) lệnh báo nợ, báo có tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh (về việc nhận các khoản quyết toán cuối ngày tài khoản chuyên thu của BHXH huyện về tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh). Sau đó, cổng trao đổi thông tin của BHXH truyền tự động các lệnh báo nợ, báo có đó đến Cổng trao đổi thông tin của BHXH tại BHXH tỉnh hoặc BHXH huyện tương ứng.

4.2.2. Tại BHXH Việt Nam

Căn cứ vào các lệnh thanh thanh toán (báo nợ) tài khoản thanh toán và kết quả đối chiếu các lệnh quyết toán theo theo quy định tại khoản 6 mục I Phần B Quy trình này, kế toán viên và kế toán trưởng BHXH Việt Nam thực hiện kiểm tra và theo dõi các lệnh quyết toán tài khoản tiền gửi thanh toán theo mục 1.2.1 nêu tại điểm 1.2 khoản 1 mục I phần B của quy trình này.

4.2.3. Tại BHXH tỉnh và BHXH huyện:

Căn cứ vào các lệnh quyết toán (báo nợ, báo có) tài khoản chuyên thu của mình và kết quả đối chiếu các lệnh quyết toán theo quy định tại khoản 6 mục I Phần B Quy trình này, kế toán viên và kế toán trưởng BHXH tỉnh, BHXH huyện kiểm tra và xử lý các lệnh quyết toán tài khoản chuyên thu theo mục 1.2.1 nêu tại điểm 1.2 khoản 1 mục 1 phần B của quy trình này; đồng thời, in các lệnh quyết toán làm chứng từ kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ theo quy định.

5. Lệnh tra soát

5.1. Lệnh tra soát đi (lệnh tra soát từ BHXH)

5.1.1. Tại BHXH

a) Tại Phần mềm KTTT

Khi có nhu cầu cần tra soát thông tin của lệnh thanh toán, cơ quan BHXH lập đề nghị tra soát theo quy định và gửi đến NHTM qua cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

b) Tại Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

Buớc 1: Khi nhận được thông tin tra soát, hệ thống tự động kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đi thành công hay không thành công:

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến Phần mềm KTTT (nhận điện thanh toán không thành công) để Phần mềm KTTT kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến Phần mềm KTTT (nhận điện thanh toán đã thành công).

Bước 2: Hệ thống tự động gửi lệnh tra soát đến cổng trao đổi thông tin của NHTM.

5.1.2. Tại cổng trao đổi thông tin của NHTM

Khi nhận được lệnh tra soát của cơ quan BHXH từ cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH, cổng trao đổi thông tin của NHTM tự động kiểm tra định dạng dữ liệu và tạo thông điệp để phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đã thành công hay không thành công. Trường hợp thành công, NHTM kiểm tra tính hợp lệ của Đề nghị tra soát, kiểm tra thông tin giao dịch gốc và lập điện tra soát đến NHTM thụ hưởng.

5.2. Lệnh tra soát đến (lệnh tra soát nhận từ NHTM)

5.2.1. Tại NHTM

Khi có yêu cầu cần tra soát, NHTM lập đề nghị tra soát theo quy định và gửi đến BHXH qua cổng trao đổi thông tin của NHTM.

5.2.2. Tại cơ quan BHXH

a) Tại Cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH

Buớc 1: Khi nhận được thông tin tra soát, hệ thống tự động kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh thanh toán đi thành công hay không thành công:

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán không thành công) để NHTM kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến cổng trao đổi thông tin của NHTM (nhận điện thanh toán đã thành công)

Bước 2: Hệ thống tự động gửi lệnh tra soát đến cổng trao đổi thông tin của Phần mềm KTTT

b) Tại Phần mềm KTTT

Kế toán viên kiểm tra, đối chiếu thông tin của lệnh tra soát với thông tin của lệnh gốc và xử lý phản hồi theo quy định.

6. Lệnh đối chiếu giao dịch

6.1. Nguyên tắc đối chiếu

6.1.1. Đối chiếu giữa cơ quan BHXH và NHTM nơi mở tài khoản

a) Thời gian đối chiếu: Chậm nhất 08h30 của ngày tiếp theo, cổng trao đổi thông tin của hệ thống NHTM tự động gửi điện Bảng kê đối chiếu giao dịch (MT064, MT210) của ngày liền kề trước đó đến cổng thông tin điện tử của BHXH.

b) Phạm vi đối chiếu: Đối chiếu tập trung, tự động tại BHXH Việt Nam và Hội sở chính NHTM.

c) Thông tin dữ liệu đối chiếu trong 1 ngày: Dữ liệu đối chiếu của một ngày giao dịch gồm các chứng từ điện tử được truyền nhận thành công giữa hai bên từ 00:00:00 đến 23:59:59 của ngày giao dịch.

d) Trường hợp BHXH có thực hiện các khoản thu, chi bằng chứng từ giấy (do có sự cố kỹ thuật), thì NHTM phải truyền toàn bộ các chứng từ đã thu, chi cho BHXH (bao gồm cả các khoản thu, chi bằng chứng từ điện tử và bằng chứng từ giấy) thể hiện trên Bảng kê đối chiếu số liệu lần 1. Các cơ quan BHXH phải phối hợp với NHTM nơi mở tài khoản để thực hiện đối chiếu, đảm bảo khớp đúng số liệu hạch toán giữa 2 bên (bao gồm cả các khoản thu, chi bằng chứng từ điện tử và bằng chứng từ giấy).

e) Trường hợp phát sinh các giao dịch chênh lệch (NH có, BHXH không có hoặc NH không có, BHXH có), hai bên phối hợp xác định nguyên nhân, thống nhất phương án xử lý trước 12h00 ngày làm việc. Sau khi phối hợp xử lý các giao dịch chênh lệch, hai bên phối hợp đối chiếu lại các giao dịch chênh lệch và cập nhật lại dữ liệu đảm bảo thể hiện khớp đúng.

g) Trường hợp hai bên không thể xác định được nguyên nhân sai lệch và thống nhất phương án xử lý ngay trong ngày đối chiếu, hai bên phối hợp xử lý các giao dịch chênh lệch sau đối chiếu chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

h) Dữ liệu ngày cuối tháng, ngày cuối năm giữa BHXH và NHTM nơi mở tài khoản phải khớp đúng cả số phát sinh và số dư tài khoản.

6.1.2. Đối chiếu giữa BHXH tỉnh và BHXH huyện

a) Số liệu kết chuyển, quyết toán cuối ngày tài khoản chuyên thu tại BHXH huyện phải khớp đúng với số liệu nhận kết chuyển trên tài khoản tiền gửi tại BHXH tỉnh.

b) Việc đối chiếu phải đảm bảo hoàn thành ngay trong ngày làm việc; trường hợp có trục trặc kỹ thuật chưa thể xử lý ngay trong ngày được, thì phải được hoàn thành vào ngày làm việc kế tiếp và thực hiện cho từng ngày riêng biệt.

6.2. Quy trình đối chiếu

6.2.1. Tại cổng trao đổi thông tin của NHTM

Bước 1: Cổng trao đổi thông tin của NHTM kết xuất bảng kê đối chiếu dữ liệu (MT064, MT208), thực hiện ký số và tự động gửi sang cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

Bước 2: Cổng thanh toán điện tử của NHTM tiếp nhận điện phản hồi kết quả đối chiếu (MT065, MT209) từ hệ thống BHXH và cập nhật kết quả đối chiếu vào hệ thống của NHTM.

6.2.2. Tại cơ quan BHXH

a) Tại cổng trao đổi thông tin của BHXH

Cổng trao đổi thông tin của BHXH tiếp nhận điện Bảng kê đối chiếu giao dịch từ Cổng thanh toán điện tử của NHTM (MT064, MT208), kiểm tra tính hợp lệ sau đó đối chiếu với dữ liệu giao dịch tại hệ thống BHXH. Sau đó, tự động tạo điện phản hồi kết quả đối chiếu (MT065), thể hiện đầy đủ tổng số lượng giao dịch và tổng giá trị của các giao dịch đối chiếu cân khớp, tổng số lượng giao dịch và tổng giá trị của các giao dịch sai lệch và thông tin chi tiết các giao dịch sai lệch gửi cho NHTM.

b) Tại Phần mềm KTTT

Kế toán viên thực hiện việc đối chiếu số liệu theo quy trình đối chiếu số liệu trên KTTT, xử lý các chênh lệch (nếu có); sau đó, chuyển kết quả đối chiếu sang cổng trao đổi thông tin của cơ quan BHXH.

7. Lệnh thông báo lãi suất đầu tư tự động

7.1. Tại cơ quan BHXH

7.1.1. Tại cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam

Bước 1: Vào 9h00 hàng ngày hệ thống tự động truy vấn lãi suất tiền gửi từ các đơn vị thuộc hệ thống NHTM theo thỏa thuận liên ngành giữa BHXH Việt Nam với các NHTM.

Bước 2: Hệ thống tự động tính lãi suất bình quân dựa trên lãi suất truy vấn được để làm căn cứ thông báo cho các đơn vị thuộc hệ thống NHTM.

Bước 3: Hệ thống tự động tạo điện thông báo lãi suất áp dụng, ký số, sau đó gửi mức lãi suất áp dụng đối với tiền gửi đầu tư tự động cho các đơn vị thuộc hệ thống NHTM.

7.1.2. Tại cổng trao đổi thông tin của NHTM

Bước 1: Khi nhận được thông tin lãi suất áp dụng, hệ thống tự động kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó tạo thông điệp phản hồi xác nhận đã nhận được điện thông báo lãi suất.

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến cổng trao đổi thông tin của BHXH (nhận điện thanh toán không thành công) để BHXH Việt Nam kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam (nhận điện thanh toán đã thành công)

8. Lệnh tất toán trước hạn

8.1. Tại BHXH Việt Nam

8.1.1. Tại cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam

Bước 1: Khi nhận được yêu cầu thanh toán của các đơn vị, kế toán viên tại BHXH Việt Nam thực hiện lập thông báo tất toán trước hạn đối với tài khoản tiền gửi đầu tư tự động tại các đơn vị thuộc hệ thống NHTM.

Bước 2: Kế toán trưởng thực hiện kiểm soát, ký số và chuyển lãnh đạo đơn vị phê duyệt.

Bước 3: Lãnh đạo đơn vị thực hiện phê duyệt yêu cầu thanh toán, ký số.

Bước 4: Sau khi lệnh chi được phê duyệt thành công, hệ thống thực hiện tạo điện thông báo tất toán trước hạn (MT203), ký số và gửi đến cổng trao đổi thông tin của NHTM để thực hiện lệnh tất toán.

8.1.2. Tại cổng thông tin của NHTM

Bước 1: Khi nhận được dữ liệu về khoản tất toán trước hạn của BHXH Việt Nam, hệ thống tự động kiểm tra chữ ký số, kiểm tra định dạng dữ liệu, sau đó giải mã và tạo thông điệp phản hồi xác nhận lệnh tất toán thành công hay không thành công:

- Trường hợp không thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp phản hồi đến cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam (nhận điện thanh toán không thành công) để hệ thống kiểm tra và gửi lại theo quy định.

- Trường hợp thành công thì hệ thống tự động tạo thông điệp để phản hồi thông tin đến cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam (nhận điện thanh toán đã thành công)

Bước 2: NHTM thực hiện tất toán tài khoản trước hạn đối với trường hợp lệnh tất toán nhận thành công và hợp lệ.

Bước 3: Cổng trao đổi thông tin của NHTM tự động tạo điện tất toán trước hạn (MT204), ký số và gửi sang cổng trao đổi thông tin của BHXH Việt Nam.

Điều 5. Quy trình trao đổi dữ liệu

1. Về dữ liệu trao đổi thanh toán giữa cơ quan BHXH và hệ thống NHTM

a) Thông tin, dữ liệu trao đổi giữa cơ quan BHXH - hệ thổng NHTM trong TTĐTSP là toàn bộ các chứng từ, bảng kê điện tử được chuyển đổi từ các chứng từ, bảng kê giấy sử dụng trong các quan hệ thanh toán hiện nay giữa BHXH tỉnh và BHXH huyện với NHTM nơi mở tài khoản, cụ thể bao gồm:

+ MT103; MT 900, MT 910; MT 195, MT 196; MT 199: Điện thông báo; MT 299; MT 950 (được truyền vào đầu ngày làm việc hôm sau).

+ Bảng kê đối chiếu.

+ Điện phản hồi kết quả đối chiếu.

+ Bảng kê tính lãi, phí.

b) Dữ liệu điện tử trao đổi trong TTĐTSP giữa BHXH với NHTM được định dạng bằng chuẩn XML, đảm bảo loại và khuôn dạng; trong đó, mô tả đầy đủ các thông tin thanh toán bắt buộc cùng với các thông tin liên quan đến chữ ký số nhân danh hệ thống gửi (nếu có).

c) Thời gian trễ (time-out) của mỗi giao dịch truyền/nhận thông điệp dữ liệu được cơ quan BHXH và NHTM thống nhất quy định chung cho cả 2 hệ thống. Trường hợp quá thời gian time-out mà không có phản hồi, thì thông điệp dữ liệu đó sẽ được hủy và thực hiện gửi lại.

d) Hàng ngày, cán bộ BHXH phối hợp NHTM cập nhật dữ liệu của các đơn vị đang quản lý để chuyển NHTM đối chiếu thông tin kịp thời chính xác.

2. Về chữ ký số và xác thực chữ ký số

a) Chữ ký số được sử dụng trong TTĐTSP giữa hai hệ thống (BHXH và NHTM) là chữ ký số đang có hiệu lực và được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đã được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép.

b) Cơ quan BHXH và NHTM được quyền lựa chọn sử dụng bất kỳ nhà cung cấp nào trong số các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng đã được Bộ Thông tin và Truyền thông hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép. NHTM có trách nhiệm xây dựng ứng dụng để chứng thực chữ ký số của cơ quan BHXH và ngược lại.

c) NHTM có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trước ít nhất 5 ngày khi có thay đổi cho cơ quan BHXH công thức chữ ký số, chứng thư số nhân danh của hệ thống mình và thời điểm áp dụng; ngược lại, cơ quan BHXH cũng có trách nhiệm thông báo bằng văn bản trước ít nhất 5 ngày khi có thay đổi cho NHTM công thức chữ ký số, chứng thư số nhân danh của hệ thống mình và thời điểm áp dụng trước khi có thay đổi.

d) Hệ thống TTĐTSP giữa cơ quan BHXH và NHTM dùng 2 cặp khoá: một cặp để ký/xác thực chữ ký; một cặp để mã hoá/giải mã nội dung thông điệp dữ liệu; độ dài khoá là 2048 bit.

3. Vận hành, giám sát, hỗ trợ khắc phục lỗi hệ thống

3.1. Vận hành hệ thống

a) Cơ quan BHXH và NHTM có trách nhiệm duy trì hoạt động hệ thống TTĐTSP của mỗi bên, đảm bảo cho việc truyền nhận dữ liệu giữa cơ quan BHXH và NHTM được diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ách tắc. Trường hợp bên nào bị dừng/tạm dừng hệ thống, bên đó có trách nhiệm thông báo kịp thời cho bên đối tác.

b) Từng hệ thống (BHXH, NHTM) cử cán bộ tin học làm đầu mối để duy trì hoạt động của hệ thống TTĐTSP, cung cấp số điện thoại, email liên hệ cho đơn vị liên quan.

c) Cán bộ nghiệp vụ tại từng đơn vị giao dịch của cơ quan BHXH và NHTM có trách nhiệm theo dõi tình trạng dữ liệu trao đổi giữa hai hệ thống, thông báo kịp thời cho cán bộ tin học của hệ thống mình xử lý khi phát hiện sự cố chậm trễ trong truyền nhận dữ liệu

3.2. Theo dõi giám sát

Hàng ngày, cán bộ quản trị mạng của từng hệ thống phải kiểm tra hệ thống, đảm bảo không bị sự cố tồn đọng dữ liệu thanh toán của cả hai bên.

Chương 3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin

1. Xây dựng, điều chỉnh các phần mềm đáp ứng đầy đủ các quy định tại Văn bản này; hướng dẫn, triển khai và kịp thời giải quyết vướng mắc trong quá trình sử dụng các phần mềm.

2. Phối hợp với các hệ thống NHTM đảm bảo sự vận hành liên tục, an toàn của Cổng kết nối điện tử, phối hợp xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành kết nối.

3. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan phân quyền sử dụng các phần mềm.

4. Chịu trách nhiệm vận hành, chỉnh sửa phần mềm nghiệp vụ (nếu có) đảm bảo phản ánh chính xác số liệu phát sinh, số liệu tự động ghi nhận quá trình đóng,...theo đúng yêu cầu của bộ phận nghiệp vụ.

Điều 7. Trách nhiệm của Vụ Tài chính - Kế toán

Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý, thống nhất hướng dẫn việc quản lý, sử dụng các tài khoản tiền gửi của cơ quan BHXH mở tại hệ thống NHTM theo quy định.

Điều 8. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ

Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, Vụ Tài chính - Kế toán và các đơn vị liên quan xây dựng phần mềm và hướng dẫn việc số hóa sổ phụ, chứng từ điện tử để lưu trữ điện tử trên Hệ thống phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ.

Điều 9. Trách nhiệm của Vụ Quản lý đầu tư quỹ, Văn phòng BHXH Việt Nam, Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Căn cứ chức năng nhiệm vụ phối hợp triển khai tổ chức thực hiện Quy định này.

Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam để nghiên cứu, hướng dẫn./.

KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Nguyễn Đình Khương