Quyết định 308-QĐ/NH2 lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC SỐ 308-QĐ/NH2
NGÀY 16-9-1997 "BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ LẬP, SỬ DỤNG,
KIỂM SOÁT, XỬ LÝ, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
ĐIỆN TỬ CỦA CÁC NGÂN HÀNG VÀ TỔ CHỨC TÍN DỤNG"

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước, Pháp lệch Ngân hàng, Hợp tác xã Tín dụng và Công ty Tài chính ngày 23-5-1990;

- Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2-3-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- Căn cứ Quyết định số 196/TTg ngày 1-4-1997 của thủ tướng chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng;

- Theo đề nghị của Vụ tryưởng Vụ Kế toán Tài chính Ngân hàng Nhà nước.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này "Quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh văn phòng Thống đốc, Vụ trưởng Vụ kế toán Tài chính, Vụ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Tổng giám đốc, Giám đốc Tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

VỀ LẬP, SỬ DỤNG, KIỂM SOÁT, XỬ LÝ, BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC NGÂN HÀNG VÀ TỔ CHỨC TÍN DỤNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 308-QĐ/NH2 ngày 16-09-1997
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Khái niệm chứng từ điện tử:

Chứng từ điện tử quy định trong quy chế này là các căn cứ chứng minh bằng dữ liệu thông tin trên vật mang tin( như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán...) về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và là cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng.

Điều 2. Đối tượng, phạm vi và điều kiện sử dụng:

1 - Đối tượng sử dụng

Quy chế này được áp dụng đối với các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng (sau đây gọi tắt là Ngân hàng) và đối với khách hàng có đủ điều kiện, tiêu chuẩn để tham gia thanh toán điện tử.

2 - Phạm vi sử dụng;

Chứng từ điện tử được lập và sử dụng đối với các nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực thanh toán như thanh toán liên ngân hàng, thanh toán giữa các Ngân hàng thanh toán bù trừ hoặc thanh toán giữa Ngân hàng với khách hàng.

Các nghiệp vụ sau đây bắt buộc phải lập chứng từ giấy, không được sử dụng chứng từ điện tử: Nghiệp vụ cho vay; huy động tiền gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu... và các nghiệp vụ thu, chi tài chính khác không thuộc hoạt động thanh toán.

3. Điều kiện sử dụng:

a/ Đối với các Ngân hàng: Ngân hàng sử dụng chứng từ điện tử phải có đủ điều kiện sau:

- Có địa điểm, nguồn điện, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, các thiết bị máy tính đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử.

- Có đội ngũ cán bộ đủ khả năng, trình độ tương ứng với yêu cầu kỹ thuật để thực hiện quy trình hạch toán kế toán và thanh toán.

- Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử để thanh toán giữa các Ngân hàng thì phải được Ngân hàng Nhà nước chấp nhận và cho phép bằng văn bản.

b/ Đối với khách hàng: Khách hàng muốn sử dụng chứng từ điện tử để giao dịch thanh toán với Ngân hàng phải có văn bản đề nghị và thoả thuận với Ngân hàng (nơi mở tài khoản) về:

- Chữ ký điện tử của Chủ tài khoản và của Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán hay người phụ trách kế toán) hoặc người được Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán hay người phụ trách kế toán) uỷ quyền ký trên chứng từ điện tử khi giao dịch với Ngân hàng;

- Phương thức giao nhận chứng từ điện tử và ký hiệu của vật mang tin;

- Cam kết chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại xảy ra do chứng từ điện tử của mình lập không đúng quy định, hay vì dữ liệu của chứng từ điện tử không đầy đủ, sai sự thực hoặc do cố ý hoặc vô ý để lộ chữ ký điện tử, khoá báo mật dẫn đến bị kẻ gian lợi dụng.

c/ Ngân hàng và khách hàng sử dụng chứng từ điện tử phải thực hiện việc lập, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử để hạch toán kế toán và thanh toán theo đúng quy định của pháp luật và các quy định tại quy chế này.

Điều 3. Quản lý và sử dụng chứng từ điện tử:

1. Chứng từ điện tử dùng làm cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán Ngân hàng phải là chứng từ điện tử hợp lệ. Chứng từ điện tử hợp lệ là chứng từ:

Lập đúng mẫu quy định, có đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố; dữ liệu thông tin của chứng từ phải được mã hoá và thực hiện bảo mật theo đúng quy định; trên chứng từ phải có đủ các chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu; chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng (nơi mở tài khoản) hay Trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý.

2. Chứng từ điện tử được chuyển hoá thành chứng từ giấy hoặc ngược lại để phục vụ yêu thanh toán và hạch toán, nhưng việc chuyển hoá phải đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ dùng làm căn cứ để chuyển hoá và chứng từ được chuyển hoá, đúng mẫu quy định và đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.

3. Đối với chứng từ điện tử dùng trong thanh toán không dùng tiền mặt giữa các Ngân hàng, Ngân hàng nhà nước Trung ương quy định về tiêu chuẩn, quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, cấu trúc dữ liệu và áp dụng thống nhất cho tất cả các Ngân hàng (theo các phụ lục số 1,2)

Chứng từ điện từ dùng để thanh toán, hạch toán trong nội bộ một Ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân hàng đó quy định nhưng phaỉ đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với Điều 4 của quy chế này.

Điều 4. Chứng từ điện tử của Ngân hàng phải có đủ các dữ liệu sau đây:

1. Tên gọi của chứng từ điện tử (Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi...)

2. Số, Ký hiệu chứng từ và ký hiệu loại nghiệp vụ;

3. Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử; ngày giá trị...

4. Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân trả tiền

5. Tên, địa chỉ, mã Ngân hàng thanh toán;

6.Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân thụ hưởng số tiền trên chứng từ điện tử;

7. Tên, địa chỉ, mã Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;

8. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

9. Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị;

10. Chữ ký điện tử của người lập và những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của các dữ liệu trên chứng từ. Những chứng từ điện tử phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký điện tử của ngươì kiểm soát. (Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền) và người phê duyệt (Tổng giám đốc, Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền);

11. Các dữ liệu thông tin của chứng từ điện tử phải được mã hoá và thực hiện các biện pháp bảo mật theo quy định, bảo đảm an toàn, bí mật trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A - LẬP, KIỂM SOÁT, XỬ LÝ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ:

Điều 5. Lập chứng từ:

1. Tất cả các chứng từ điện tử của Ngân hàng (gồm chứng từ do Ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các yếu tố và được bảo mật.

Đối với chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải ghi tên các tệp chứa chứng từ, vị trí chứng từ trong tệp, tên các tệp này được bảo mật và lưu trữ trong hồ sơ chứng từ điện tử.

Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ điện tử phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và thực hiện mã hoá theo quy định ttrước khi chuyển đi.

Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: D D/MM/YYYY (trong đó DD - là ngày; MM - là tháng; YYYY - là năm).

Số tiền trên chứng từ điện tử phải ghi cả bằng số và bằng chữ.

Việc ghi chữ ký của khách hàng và các cán bộ, nhân viên Ngân hàng trên chứng từ điện tử được thực hiện bằng chương trình máy tính.

2. Khi chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử hoặc phục hồi chứng từ điện tử để in ra giấy phải thực hiện theo đúng quy định tại khoản 2 Điều 3 của quy chế này.

Trên chứng từ đã dùng làm căn cứ để chuyển hoá phải ghi ký hiệu "ĐCH" (đối với chứng từ điện tử) hoặc ghi chữ "Đã chuyển hoá" (đối với chứng từ giấy). Chứng từ sau khi đã dùng làm căn cứ để chuyển hoá chỉ còn giá trị trong việc đối chiếu, tra cứu, lưu trữ, không còn hiệu lực thanh toán.

Nếu chứng từ được chuyển hoá là chứng từ giấy thì trên chứng từ phải có dấu đơn vị; chữ ký tay bằng bút mực của người thực hiện việc chuyển hoá và của Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán).

Nếu chứng từ được chuyển hoá là chứng từ điện tử thì trên chứng từ phải có chữ ký điện tử của người thực hiện việc chuyển hoá và của Kế toán trưởng (trường phòng kế toán)

3. Xử lý đối với các trường hợp sai sót trong quá trình lập (hoặc chuyển hoá) chứng từ điện từ:

a/ Trường hợp sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện khi lệnh thanh toán chưa chuyển đi:

- Nếu sai sót của chứng từ điện tử được phát hiện ngay trong quá trình lập và Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) chưa ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì người lập được sửa lại cho đúng.

- Nếu sai sót phát hiện sau khi đã ghi ký hiệu mật trên chứng từ thì việc thay đổi hoặc huỷ bỏ đối với các chứng từ bị sai sót này phải được kế toán trưởng 9trưởng phòng kế toán) xem xét, quyết định.

Khi huỷ bỏ chứng từ điện tử bị sai sót, Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) phải lập Biên bản huỷ chứng từ điện tử, trong đó ghi rõ loại chứng từ: giờ, ngày, tháng, năm huỷ chứng từ và trên Biên bản phải có đủ chữ ký của Tổng giám đốc (Giám đốc), Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) Ngân hàng có chứng từ điện tử huỷ. Biên bản huỷ chứng từ điện tử được lưu trữ vào tập hồ sơ riêng và bảo quản như các tài liệu kế toán khác.

b/ Các trường hợp sai sót của chứng từ điện tử bị phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã chuyển đi, được xử lý theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán điện tử do Ngân hàng nhà nước Trung ương quy định.

4. Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) chịu trách nhiệm về việc quản lý, theo dõi, xử lý đối với chứng từ điện tử do đơn vị mình lập.

Điều 6.Trách nhiệm ký trên chứng từ điện tử:

Chữ ký của khách hàng và nhân viên Ngân hàng trên chứng từ điện tử là chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử là một mã khoá bảo mật được xác định riêng cho từng cá nhân để chứng thực quyền hạn, trách nhiệm và chức năng nhiệm vụ mà mình thực hiện. Khi một cá nhân ghi chữ ký điện tử của mình trên chứng từ điện tử thì chữ ký đó có giá trị như chữ ký tay bằng bút mực trên chứng từ giấy.

1. Chữ ký điện tử của khách hàng lập chứng từ:

Trên các chứng từ điện tử do khách hàng là cá nhân lập và chuyển đến Ngân hàng phải có chữ ký điện tử của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền.

Trên các chứng từ điện tử do khách hàng là pháp nhân (Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội...) lập và chuyển đến Ngân hàng phải có đủ chữ ký điện tử của người kiểm soát (Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền) và của người phê duyệt (Chủ tài khoản; Tổng giám đốc, Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền).

Những khách hàng là doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh, tổ hợp tác và các tổ chức kinh tế khác nếu không có Kế toán trưởng, thì trên chứng từ do những khách hàng này lập phải có Chữ ký điện tử của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền và của người phụ trách về kế toán thực hiện việc kiểm soát chứng từ.

2. Chữ ký điện tử của Ngân hàng liên quan đến chứng từ:

Việc phân cấp phạm vi quyền hạn, trách nhiệm người được ký trên chứng từ điện tử đối với từng loại nghiệp vụ trong mỗi Ngân hàng do Tổng giám đốc, Giám đốc Ngân hàng đó quy định nhưng phải đảm bảo trên tất cả các chứng từ điện tử dùng làm cơ sở ghi chép vào sổ sách kế toán ngân hàng phải có đầy đủ chữ ký điện tử của người lập, người chịu trách nhiệm kiểm soát, người xét duyệt trước khi thực hiện các nghiệp vụ.

3. Trách nhiệm của người quản lý và sử dụng chữ ký điện tử

a/ Trách nhiệm của người quản lý chữ ký điện tử: Nhân viên Ngân hàng (Trung tâm thanh toán) và những người do chức năng của mình được quản lý, cấp phát chữ ký điện tử đã cấp cho người sử dụng.

b/ Trách nhiệm của người sử dụng chữ ký điện tử

- Phải đăng ký tên vào danh sách những người tham gia quy trình thanh toán điện tử để đề nghị Ngân hàng (Trung tâm thanh toán) cấp chữ ký điện tử.

- Đăng ký thời gian hiệu lực của chữ ký điện tử. Trong thời hạn hiệu lực, nếu vì lý do nào đó mà người được cấp chữ ký điện tử không tham gia quy trình thanh toán thì phải báo cáo bằng văn bản với Ngân hàng (Trung tâm thanh toán) để làm thủ tục thu hồi quyền sử dụng chữ ký điện tử.

- Ghi đúng, ghi đủ các yếu tố của chữ ký điện tử theo quy định.

- Tuyệt đối giữ bí mật và sử dụng chữ ký điện tử theo đúng quy định.

- Trường hợp có hành vi vi phạm các nội dung quy định về bảo quản, sử dụng chữ ký điện tử thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Việc uỷ quyền ghi chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Kiểm soát chứng từ điện tử

Tất cả các chứng từ điện tử phải được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện các nghiệp vụ hạch toán, thanh toán. Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia làm 2 phần, phần kỹ thuật thông tin phải kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

1. Nội dung kiểm soát kỹ thuật thông tin gồm:

+ Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định.

+ Các Mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định.

+ Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định: kiểm soát bảo đảm không có sự trùng lặp về nội dung thông tin trên chứng từ.

+ Nội dung chứng từ hợp lệ.

2. Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:

Kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt và các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu:

+ Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ.

+ Kiểm soát tên, số hiệu tài khoản; số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ.

+ Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.

Điều 8. Khi kiểm tra chứng từ điện tử của khách hàng chuyển đến, nếu phát hiện chứng từ không hợp lệ hoặc có sai sót, Ngân hàng không xử lý và phải trả lại cho người lập để lập lại và mở số theo dõi đối với các chứng từ này. Khách hàng nộp chứng từ phải có trách nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ điện tử của mình và phải lưu trữ tối thiểu là 10 ngày (kể từ ngày nhận lại) để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của Ngân hàng khi cần thiết.

Điều 9. Việc kiểm soát, xử lý chứng từ điện tử dùng để thanh toán, hạch toán trong nội bộ một Ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định.

Điều 10. Trình tự, thời gian luân chuyển chứng từ điện tử trong mỗi Ngân hàng do Tổng giám đốc và Giám đốc Ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra từng công đoạn của quy trình nghiệp vụ cũng như việc kiểm tra quy trình công nghệ và có đủ các bước sau:

- Nhận chứng từ hoặc lập chứng từ điện tử;

- Kiểm tra ký hiệu mật mã, chữ ký điện tử và tính hợp lệ của chứng từ.

- Xử lý dữ liệu, hạch toán và thanh toán;

- Kiểm tra việc thực hiện từng công đoạn trong quy trình; (Bao gồm quy trình công nghệ và quy trình hạch toán, thanh toán).

- Tổng hợp, in bảng kê chứng từ điện tử đã phát sinh và được xử lý trong ngày;

- Sắp xếp, bảo mật, tổ chức bảo quản, lưu trữ;

Điều 11. Các Ngân hàng phải có quy định và thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao dịch, tiếp nhận chứng từ điện tử tại đơn vị mình.

Việc giao nhận chứng từ điện tử giữa khách hàng với Ngân hàng hay giữa các Ngân hàng với nhau được thực hiện bằng phương pháp trực tiếp như giao nhận các vật mang tin hoặc bằng phương pháp truyền dẫn dữ liệu qua mạng:

1. Trường hợp nhận trực tiếp:

Khi giao nhận vật mang tin chứa dữ liệu chứng từ điện tử phải thực hiện theo quy định: mỗi vật mang tin (mỗi cuộn băng, mỗi đĩa từ...) được giao cùng với một bảng kê bằng giấy (theo mẫu phụ lục số 03), bảng kê này được gọi là chứng từ đi kèm vật mang tin; trên từng bảng kê phải đóng dấu đơn vị (nếu có), chữ ký của người lập, người kiểm soát và của Chủ tài khoản (người sở hữu vật mang tin).

Vật mang tin dùng trong thanh toán chỉ được chứa các dữ liệu chứng từ điện tử, không được chứa thêm bất cứ thông tin nào khác. Trên vật mang tin hoặc túi đựng vật mang tin phải dán nhãn, trong đó ghi rõ: Tên, số hiệu tài khoản của cá nhân hoặc đơn vị là chủ sở hữu vật mang tin; ký hiệu của vật mang tin; tên các tệp dữ liệu chứa trên vật mang tin.

2. Trường hợp nhận chứng từ điện tử qua mạng:

Việc nhận chứng từ điện tử qua mạng máy vi tính hay viễn thông chỉ áp dụng đối với những thể thức thanh toán được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước cho phép thực hiện thanh toán qua mạng.

Khách hàng muốn thực hiện truyền dẫn dữ liệu chứng từ điện tử phải có văn bản đề nghị với Ngân hàng phục vụ mình và cam kết chịu toàn bộ trách nhiệm về những thông tin được đưa vào và truyền đi hoặc nhận đến trên hệ thống của mình; phải có đủ thiết bị máy tính, khả năng truyền tin và có các biện pháp hữu hiệu chống lại sự lấy cắp thông tin từ bên ngoài, chống sự xâm nhập huỷ hoại hệ thống thông tin của mình.

Ngân hàng tiếp nhận chứng từ điện tử của khách hàng qua mạng phải áp dụng các biện pháp kiểm tra đã được lập trình sẵn (hoặc áp dụng các biện pháp kiểm tra thích hợp) để kiểm soát các thông tin chuyển đến từ bên ngoài, bảo đảm sự an toàn và tính đúng đắn, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ điện tử trước khi đưa vào và xử lý trên mạng thông tin của Ngân hàng; đồng thời phải áp dụng những biện pháp ngăn ngừa, chống các hình thức lợi dụng: khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử vào các việc trái với quy định của pháp kuật.

3. Việc xác nhận, kiểm tra, đối chiếu khi giao nhận chứng từ điện tử giữa Ngân hàng và khách hàng tại mỗi Ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân hàng đó quy định

B - BẢO QUẢN, LƯU TRỮ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

Điều 12. Các chứng từ điện tử sau khi đã dùng để hạch toán kế toán và thanh toán phải được in ra giấy dưới dạng bảng kê chứng từ điện tử phát sinh và được xử lý trong ngày (mẫu phụ lục số 04) để bảo quản, lưu trữ. Các thông tin về chứng từ điện tử trên bảng kê phải được Tổng giám đốc (Giám đốc), Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận và đóng dấu.

Trong thời gian chứng từ điện tử lưu trữ tại phòng kế toán, Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế toán phải chịu trách nhiệm về sự an toàn và tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ điện tử.

Điều 13. Việc phân loại và thời hạn bảo quản chứng từ điện tử được thực hiện theo quy định về chế độ lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán của Nhà nước.

Điều 14. Để bảo vệ an toàn tài sản cũng như đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, bảo quản và tiêu huỷ khi hết thời hạn lưu trữ, trước khi lưu trữ chứng từ điện tử phải được sắp xếp, phân loại theo thứ tự thời gian phát sinh, theo loại nghiệp vụ và theo thời hạn bảo quản quy định đối với từng loại chứng từ.

Trường hợp chứng từ điện tử được lưu trữ trên các thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ cả thiết bị đọc tin, phải thường xuyên kiểm tra về tình hình hoạt động của thiết bị và đề phòng các trường hợp truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

Điều 15. Vật mang tin chứa chứng từ điện tử phải được cất giữ trong tủ có khoá chắc chắn, đặt nơi cao ráo và phải làm ít nhất thành hai bản có nội dung như nhau, đồng thời lưu trữ ở hai điểm xa nhau đã được quy định trước (địa điểm chính và địa điểm dự phòng) theo các yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.

Điều 16. Kho lưu trữ phải có đủ điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm để hạn chế sự tự hư hỏng, từ tính đồng thời phải có phương tiện phòng chống hoả hoạn, lũ lụt, mối xông, chuột cắn...

Khi chứng từ điện tử được bảo quản tại kho lưu trữ, thủ kho bảo quản phải chịu trách nhiệm trong trường hợp dữ liệu chứng từ điện tử bị đánh cắp, làm giả, đánh tráo, sửa đổi, bị phá hoại hoặc các trường hợp mất mát, hư hỏng khác do nguyên nhân thủ kho thiếu trách nhiệm gây nên:

Thủ kho bảo quản có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra và theo dõi thời hạn sử dụng của từng vật mang tin chứa dữ liệu chứng từ điện tử để xử lý kịp thời:

+ Đối với những vật mang tin sắp hết hạn sử dụng, thủ kho bảo quản phải lập bảng kê kèm danh mục những chứng từ điện tử lưu trữ trong đó để trình Tổng giám đốc, Giám đốc Ngân hàng giải quyết.

+ Đối với vật mang tin đã gần hết hạn sử dụng nhưng chứng từ điện tử lưu trữ trên đó vẫn còn thời hạn bảo quản, Ngân hàng phải tổ chức kiểm tra và sao chụp lại vật mang tin để đảm bảo thời hạn lưu trữ của chứng từ theo đúng quy định và đáp ứng yêu cầu lưu trữ thông tin an toàn, không bị sai lệch.

Khi sao chụp lại các vật mang tin, Ngân hàng có chứng từ lưu trữ phải thành lập Hội đồng giám sát để theo dõi việc sao chụp, bảo đảm đồng nhất nội dung dữ liệu giữa bản sao và bản chính.

+ Đối với chứng từ điện tử hết hạn bảo quản, các Ngân hàng phải lập Hội đồng tiêu huỷ và tiêu huỷ theo đúng chế độ quy định.

Điều 17. Việc kiểm tra, cung cấp những dữ liệu thông tin về chứng từ điện tử được thực hiện như việc cung cấp số liệu, tài liệu kế toán bằng giấy và theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Mọi trường hợp mất mát, thất lạc hoặc bị sửa chữa, phá hoại chứng từ điện tử đều phải báo cáo Tổng giám đốc (Giám đốc), Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán) Nhân hàng để có biện pháp xử lý kịp thời.

III. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy chế này trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước.

Tổng giám đốc, Giám đốc Tổ chức tín dụng có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra việc thực hiện quy chế này trong đơn vị mình.

Điều 19. Mọi hành vi vi phạm quy định trong quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Việc sửa đổi, bổ sung quy chế này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

PHỤ LỤC SỐ 1:

LỆNH CHYỂN CÓ

Lập lúc..... giờ..... ngày.... tháng...... năm..... Số thứ tự

Mã chứng từ và loại nghiệp vụ..................................

Ngày giá trị................................................................

Ngân hàng A:.................................Mã Ngân hàng...........................

Tài khoản Nợ.....................................

Ngân hàng B........................................Mã Ngân hàng......................................

Tài khoản Có..........................................................

Người chuyển.......................................................

Đại chỉ (hoặc số, thời gian, nơi cấp GCMND/hộ chiếu)......................................

Số hiệu tài khoản........................................................

Tại ngân hàng........................................Mã ngân hàng

Người nhận.........................................

Địa chỉ (hoặc số, thời gian, nơi cấp GCMND/hộ chiếu):................................

Số hiệu tài khoản...............................................

Tại Ngân hàng................................................Mã ngân hàng

Nội dung thanh toán..................................... Số tiền bằng số

Số tiền bằng chữ............................................

KHÁCH HÀNG

PHỤ LỤC SỐ 1A:

MẪU CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ UỶ NHIỆM CHI

I. PHẦN ĐẦU CHỨNG TỪ:

Nên các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống vận hành; Tên "Uỷ nhiệm chi"; Số thứ tự...; Tên, địa chỉ, mã Ngân hàng nhận uỷ thác thi; Ngày lập uỷ nhiệm chi, ngày giá trị, chữ ký điện tử của Người chịu trách nhiệm thanh toán khoản tiền trên uỷ nhiệm chi.

II. PHẦN GIỮA CHỨNG TỪ:

III. PHẦN CUỐI CHỨNG TỪ:

- Nếu các yêu cầu của hệ thống kỹ thuật vận hành, Chữ ký điện tử của Ngân hàng liên quan.

PHỤ LỤC SỐ 2:

LỆNH CHUYỂN NỢ

Lập lúc.... giờ....ngày.....tháng....năm..... số thứ tự.........

Mã chứng từ và loại nghiệp vụ.............................

Ngày gía trị............................................

Người trả tiền.........................................

Số tài khoản.....................................tại Ngân hàng..............................Tài khoản nợ

Người nhờ thu............................................

Số tài khoản..........................................tại Ngân hàng....................... Tài khoản có

Nội dung thanh toán......................... Số tiền bằng số

Số tiền bằng chữ.........................................

NGƯỜI NHỜ THU

NGÂN HÀNG NHỜ THU THANH TOÁN

Lúc.....ngày.....tháng.....năm.....

PHỤ LỤC SỐ 2 A

MẪU CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ UỶ NHIỆM THU

I. PHẦN ĐẦU CHỨNG TỪ:

Nêu các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống vận hành: Tên "Uỷ nhiệm thu"; số thứ tự...;Tên, địa chỉ, mã Ngân hàng được uỷ thác nhờ thu; Ngày lập uỷ nhiệm thu, ngày giá trị, chữ ký điện tử của người uỷ nhiệm thu.

II. PHẦN GIỮA CHỨNG TỪ:

III. PHẦN CUỐI CHỨNG TỪ

Nếu các yêu cầu của hệ thống kỹ thuật vận hành, chữ ký điện tử của Ngân hàng liên quan.

PHỤ LỤC 2B

MẪU CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ SÉC

I. PHẦN ĐẦU CHỨNG TỪ

Nếu các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống vận hành; Tên "Séc"., Số séc; Tên, địa chỉ, mã Ngân hàng phục vụ người phát hành séc, các chú dẫn cần thiết (séc chuyển khoản, séc bảo chi...)

II. PHẦN NỘI DUNG CHỨNG TỪ:

II. PHẦN CUỐI CHỨNG TỪ:

Nêu các yêu cầu của hệ thống kỹ thuật vận hành, chữ ký điện tử của người phát hành séc.

PHỤ LỤC SỐ 3

NGƯỜI/ ĐƠN VỊ NỘP

.............................

BẢNG KÊ NỘP CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ

(Chứng từ đi kèm với vật mang tin)

Loại thiết bị Ký hiệu

 Lệnh chuyển Nợ  Lệch chuyển Có

* Tên tệp thứ nhất:

a. Tổng số lệnh chuyển Nợ Tổng số tiền Nợ:

b. Tổng số lệnh chuyển Có Tổng số tiền Có:

c. Tổng số hiệu tài khoản:

d. Tổng số mã Ngân hàng thụ hưởng:

* Tên tệp thứ hai

a -.......................

b -.........................

c -..........................

d -...........................

* Tổng số tệp trên vật mang tin:

a. Tổng số lệnh chuyển Nợ: Tổng số tiền Nợ:

b. Tổng số lệnh chuyển Có: Tổng số tiền Có:

c. Tổng số hiệu tài khoản:

d. Tổng mã Ngân hàng thụ hưởng:

Đề nghị Ngân hàng (Tổ chức tín dụng)....... thực hiện các khoản thanh toán được nạp trên băng từ (hoặc đĩa từ) chuyển kèm Bảng kê này.

PHỤ LỤC SỐ 4

NGÂN HÀNG, TCTD

Mà NH....

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ PHÁT SINH Đà XỬ LÝ

Ngày.../......

Đơn vị..........

Tổng số tiền bằng chữ...........................................................