TCVN ISO 14004:2005 ISO 14004:2004 Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ hệ thống quản lý môi trường

TIÊU CHUẨN VIỆT NAM

TCVN ISO 14004:2005

ISO 14004:2004

HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG - HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ NGUYÊN TẮC, HỆ THỐNG VÀ KỸ THUẬT HỖ TRỢ

Environmental management systems - general guidelines on principles, systems and support techniques

Lời giới thiệu

Vì quan tâm hơn đến sự cải thiện một cách liên tục chất lượng môi trường, nên mọi tổ chức thuộc các loại hình và quy mô đều chú trọng hơn đến các tác động môi trường do hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Kết quả hoạt động môi trường của một tổ chức cũng là điều quan trọng với các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức. Để đạt được hiệu quả quản lý môi trường hợp lý cũng đòi hỏi các cam kết của tổ chức phải theo một phương pháp tiếp cận có hệ thống và theo sự cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT)

Mục đích chung của tiêu chuẩn này là đưa ra sự trợ giúp cho các tổ chức mong muốn thực hiện hoặc cải thiện HTQLMT mà nhờ đó nâng cao kết quả hoạt động môi trường của mình. Tiêu chuẩn này nhất quán với khái niệm phát triển bền vững, phù hợp với mọi khuôn khổ về tổ chức, văn hoá, xã hội cũng như các hệ thống quản lý khác nhau.

Các tổ chức thuộc mọi hình thức, quy mô, mức độ phát triển và thuộc mọi ngành và địa điểm đều có thể sử dụng tiêu chuẩn này. Những yêu cầu đặc biệt của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) cũng đã được xem xét nên tiêu chuẩn này phù hợp với các nhu cầu của họ, thúc đẩy họ vận dụng HTQLMT.

Tiêu chuẩn này là một trong bộ các tiêu chuẩn về quản lý môi trường do Ban kỹ thuật của tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO/TC 207 biên soạn. Trong số đó, chỉ TCVN ISo 14001 đề cập đến các yêu cầu có thể được đánh giá một cách khách quan phục vụ cho mục đích chứng nhận/ đăng ký hoặc để tự công bố. Tiêu chuẩn này bao gồm các ví dụ, mô tả và các lựa chọn để vừa hỗ trợ việc áp dụng HTQLMT vừa tăng cường mối quan hệ của nó với hoạt động quản lý chung của tổ chức. Mặc dù các hướng dẫn trong tiêu chuẩn này nhất quán với mô hình của hệ thống quản lý môi trường theo TCVN ISO 14001, nhưng không phải để diễn giải lại những yêu cầu trong TCVN ISO 14001. Để dễ sử dụng, các điểm trong điều 4 của TCVN ISO 14001 cũng được đánh số giống như trong TCVN ISO 14004. Tuy nhiên, cách đánh số của TCVN ISO 14004 có những mục chi tiết hơn (ví dụ: 4.3.1.1 hay 4.3.3.3) đó là các mục nêu các hướng dẫn bổ sung hoặc cụ thể hơn đã được cân nhắc để tiện lợi hơn khi áp dụng hệ thống quản lý môi trường.

Ngoài tiêu chuẩn TCVN ISO 14001, Ban kỹ thuật ISO/TC 207 còn ban hành một số các tiêu chuẩn quản lý môi trường khác trong loạt các tiêu chuẩn thuộc lĩnh vực này. Có thể tham khảo danh mục và nội dung chi tiết các tiêu chuẩn này trong ấn phẩm của ISO “Bộ tiêu chuẩn ISO 14000”.

Tiêu chuẩn này mô tả các yếu tố của HTQLMT và chỉ dẫn các tổ chức cách thức thiết lập, thực hiện, duy trì hoặc cải tiến HTQLMT. Một hệ thống như vậy có thể nâng cao một cách vững chắc khả năng của tổ chức trong dự đoán, xác định và quản lý các mối tương tác của mình với môi trường, đạt được các mục tiêu về môi trường và đảm bảo phù hợp với các yêu cầu pháp luật cũng như các yêu cầu khác mà tổ chức đề ra.

Các ví dụ và các phương pháp tiếp cận nêu trong tiêu chuẩn này là nhằm mục đích minh họa. Chúng không nhằm giới thiệu những khả năng duy nhất và chúng cũng chưa hẳn là phù hợp với mọi tổ chức. Khi thiết kế, thực hiện hay cải tiến một HTQLMT, các tổ chức phải lựa chọn các giải pháp phù hợp với hoàn cảnh của riêng mình. Quản lý môi trường là một phần đồng bộ trong hệ thống quản lý chung của một tổ chức. Thiết kế một HTQLMT là một quá trình tiến triển và tương tác lẫn nhau. Cơ cấu, trách nhiệm, thực hành, thủ tục, quá trình và nguồn lực để thực hiện các mục tiêu, chỉ tiêu và chính sách môi trường có thể kết hợp với những nỗ lực thuộc các phạm vi khác (ví dụ như các hoạt động tác nghiệp, tài chính, chất lượng, an toàn và sức khoẻ lao động).

Để dễ đọc và hiểu tiêu chuẩn này, phần hỗ trợ thực hành và hướng dẫn chung được tách ra và trình bày phần lời đặt trong khung.

Nhiệm vụ chính đối với các nhà quản lý trong việc thiết lập, thực hiện, duy trì hay cải tiến HTQLMT là cần phải

- nhận thứ được rằng quản lý môi trường là một trong những ưu tiên hàng đầu của tổ chức.

- thiết lập và duy trì sự trao đổi thông tin, các mối quan hệ có tính chất xây dựng với các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức.

- xác định những khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ thuộc tổ chức.

- xác định yêu cầu pháp lý và những yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ có liên quan tới các khía cạnh môi trường của mình.

- đảm bảo sự cam kết của những người quản lý và của tất cả những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa tổ chức đối với bảo vệ môi trường bằng việc chỉ định rõ trách nhiệm và phân sự của họ.

- khuyến khích lập kế hoạch môi trường xuyên suốt cả chu kỳ sống của sản phẩm hoặc dịch vụ.

- thiết lập một quy trình để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường.

- cung cấp đủ và phù hợp nguồn lực, kể cả đào tạo để tuân thủ được các yêu cầu pháp lý cùng với những yêu cầu khác mà tổ chức phải thực hiện và để đạt được những mục tiêu và chỉ tiêu môi trường trên nền tảng đang tiến triển của hệ thống quản lý môi trường.

- đánh giá kết quả hoạt động môi trường dựa theo chính sách, các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường của tổ chức, đồng thời tìm kiếm biện pháp cải tiến khi thích hợp.

- thiết lập quá trình quản lý để đánh giá và xem xét lại HTQLMT, xác định các cơ hội để cải tiến hệ thống, tính toán kết quả hoạt động môi trường, và

- động viên các nhà thầu và nhà cung cấp cũng thiết lập HTQLMT.

Các tổ chức có thể sử dụng tiêu chuẩn này hoặc các tài liệu ISO liên quan theo những cách khác nhau, kể cả những cách thức sau

- làm hướng dẫn để thiết lập, thực hiện, duy trì hoặc cải tiến HTQLMT của tổ chức đó, nhưng phải hiểu rằng tiêu chuẩn này không nhằm mục đích để tự công bố hay phục vụ cho mục đích đánh giá phù hợp khác, và

- để hỗ trợ việc áp dụng hoặc cải tiến HTQLMT của mình. Sự lựa chọn sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:

- các mục tiêu của tổ chức,

- mức độ thành thục của hệ thống quản lý của tổ chức (ví dụ liệu tổ chức có một hệ thống quản lý mà có khả năng hỗ trợ cho việc đưa các vấn đề môi trường vào đó hay không),

- những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống quản lý, các yếu tố này được xác định thông qua vị thế thị trường hiện tại và tiềm năng, danh tiếng, các mối quan hệ với bên ngoài của tổ chức và quan điểm của các bên hữu quan, và

- quy mô của tổ chức.

Một HTQLMT hiệu quả sẽ giúp cho tổ chức trách, giảm thiểu hoặc kiểm soát được những tác động môi trường bất lợi do hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình gây ra, tuân thủ được các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu khác mà tổ chức phải thực hiện, hỗ trợ tổ chức liên tục cải tiến kết quả hoạt động môi trường.

Việc có một HTQLMT có thể giúp cho tổ chức đảm bảo với các bên hữu quan rằng

- đang có một sự cam kết của lãnh đạo về đáp ứng các nội dung trong chính sách, các mục tiêu chỉ tiêu của tổ chức,

- phòng ngừa là điểm chú trọng trong quản lý môi trường,

- có thể đưa ra bằng chứng về sự quan tâm đúng mực và sự tuân thủ pháp luật,

- thiết kế của hệ thống quản lý môi trường hợp nhất với quá trình liên tục cải tiến.

Có thể thu được các lợi ích kinh tế từ việc áp dụng HTQLMT. Một tổ chức có hệ thống quản lý hợp nhất với một HTQLMT thì có cơ chế để cân bằng và hoà hợp giữa lợi ích kinh tế và môi trường. Các lợi ích kinh tế cũng có thể được xác định để minh chứng cho các bên hữu quan về giá trị của hoạt động quản lý môi trường hợp lý đối với tổ chức. Điều này cũng đồng thời cung cấp cho tổ chức cơ hội để gắn kết các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường với các kết quả tài chính cụ thể, và vì vậy nó đảm bảo được nguồn lực luôn có sẵn đề dùng cho những hạng mục công việc tạo ra lợi ích lớn nhất vừa cả về mặt tài chính cũng như về môi trường. Một khi đã áp dụng HTQLMT thì tổ chức có thể giành được những lợi thế cạnh tranh đáng kể.

Cùng với việc cải thiện kết quả hoạt động môi trường, một hệ  thống

QLMT hiệu quả còn có các lợi ích tiềm năng như:

- làm cho khách hàng tin tưởng vào cam kết quản lý môi trường có thể minh chứng được, duy trì các mối quan hệ tốt với dân cư cộng đồng,

- thoả mãn các chuẩn mực của nhà đầu tư và cải thiện khả năng tiếp cận với vốn,

- đạt được bảo hiểm với mức chi phí hợp lý,

- nâng cao hình ảnh của tổ chức và thị phần,

- cải thiện sự kiểm soát chi phí,

- giảm thiểu các sự cố có liên đới đến trách nhiệm,

- bảo tồn nguyên liệu và năng lượng đầu vào,

- tạo thuận lợi trong việc cho phép và uỷ nhiệm và đáp ứng các yêu cầu của chúng,

- quảng bá nhận thức về môi trường cho các nhà cung cấp, nhà thầu và tất cả những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của tổ chức,

- thúc đẩy sự phát triển và chia sẻ những giải pháp về các vấn đề về môi trường, và

- cải thiện các mối quan hệ giữa ngành công nghiệp và chính phủ.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG - HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ NGUYÊN TẮC, HỆ THỐNG VÀ KỸ THUẬT HỖ TRỢ

Environmental management systems - general guidelines on principles, systems and support techniques

1. Phạm vi áp dụng

2. Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn về thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến một hệ thống quản lý môi trường cùng với sự phối hợp của nó với các hệ thống quản lý khác.

Chú thích: Dù hệ thống này không nhằm quản lý các vấn đề về sức khoẻ và an toàn lao động nhưng nếu tổ chức định áp dụng một hệ thống quản lý đồng bộ môi trường - an toàn và sức khoẻ lao động thì những nội dung đó cũng có thể được đưa vào.

Các hướng dẫn trong tiêu chuẩn này được áp dụng cho  mọi tổ chức, không phân biệt quy mô, loại hình hoạt động, địa điểm hay mức độ phát triển của nó.

Tuy các hướng dẫn của tiêu chuẩn này nhất quán với mô hình hệ thống quản lý môi trường theo TCVN ISO 14001 nhưng không nhằm giải thích những yêu cầu của TCVN ISO 14001.

2. Tài liệu viện dẫn

Không có tài liệu viện dẫn. Mục này đưa vào giữ cách đánh số thứ tự như trong lần xuất bản trước (TCVN ISO 14004: 1998).

3. Thuật ngữ và định nghĩa

Trong tiêu chuẩn này, áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau:

3.1.

Chuyên gia đánh giá (auditor)

Người có năng lực để tiến hành một cuộc đánh giá.

[TCVN ISO 900: 2000, 3.9.9]

3.2.

Cải tiến liên tục (continual improvement)

Quá trình lặp lại để nâng cao hệ thống quản lý môi trường (3.9) nhằm đạt được những cải tiến trong kết quả hoạt động môi trường (3.11) tổng thể và nhất quán với chính sách môi trường (3.13) của tổ chức (3.20).

Chú thích: Quá trình này không nhất thiết phải được tiến hành một cách đồng thời ở tất cả các lĩnh vực hoạt động.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.2]

3.3.

Sự khắc phục (correction)

Hành động được tiến hành để loại bỏ sự không phù hợp (3.18) đã được phát hiện.

Chú thích: Chấp nhận theo TCVN ISO 9000: 2000, 3.6.6

3.4

Hành động khắc phục (corrective action)

Hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp (3.18) đã được phát hiện.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.3]

3.5

Tài liệu (document)

Thông tin và phương tiện hỗ trợ thông tin

Chú thích 1: Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ, bản điện tử hay đĩa quang, ảnh hay mẫu gốc hay mọi sự kết hợp của chúng.

Chú thích 2: Chấp nhận theo TCVN ISO 9000: 2000, 3.7.2.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.4]

3.6

Môi trường (environment)

Những thứ bao quanh nơi hoạt động của một tổ chức (3.20), kể cả không khí, nước, đất, nguồn tài nguyên thiên nhiên, hệ thực vật, hệ động vật, con người và các mối quan hệ qua lại của chúng.

Chú thích: Những thứ bao quanh nói đến ở đây là từ nội bộ một tổ chức (3.20) mở rộng tới hệ thống toàn cầu.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.5]

3.7.

Khía cạnh môi trường (environmental aspect)

Yếu tố của các hoạt động hoặc sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức (3.20) có thể tác động qua lại với môi trường (3.6).

Chú thích: Khía cạnh môi trường có ý nghĩa là khía cạnh có hoặc có thể có một tác động môi trường (3.8) đáng kể.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.6]

3.8.

Tác động môi trường (environmental impact)

Bất kỳ một sự thay đổi nào của môi trường (3.6), dù là bất lợi hoặc có lợi, toàn bộ hoặc từng phần do các khía cạnh môi trường (3.7) của một tổ chức (3.20) gây ra.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.7]

3.9.

Hệ thống quản lý môi trường (environmental management system)

HTQLMT/EMS

Một phần trong hệ thống quản lý của một tổ chức (3.20) được sử dụng để triển khai và áp dụng chính sách môi trường (3.13), quản lý các khía cạnh môi trường (3.7) của tổ chức.

Chú thích 1: Hệ thống quản lý là một tập hợp các yếu tố liên quan với nhau được sử dụng để thiết lập chính sách, mục tiêu và để đạt được các mục tiêu đó.

Chú thích 2: Hệ thống quản lý bao gồm cơ cấu tổ chức, các hoạt động lập kế hoạch, trách nhiệm, thực hành, thủ tục (3.23), quá trình và nguồn lực.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.8]

3.10.

Mục tiêu môi trường (environmental objective)

Mục đích tổng thể về môi trường, phù hợp với chính sách môi trường (3.13) mà tổ chức (3.20) tự đặt ra cho mình nhằm đạt tới.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.9]

3.11.

Kết quả hoạt động môi trường (environmental performance)

Các kết quả có thể đo được về sự quản lý các khía cạnh môi trường (3.7) của một tổ chức (3.20).

Chú thích: Trong khuôn khổ một hệ thống quản lý môi trường (3.9), các kết quả có thể được đo dựa vào chính sách môi trường (3.13), các mục tiêu môi trường (3.10), các chỉ tiêu môi trường (3.14) của tổ chức (3.20) và các yêu cầu khác về kết quả hoạt động môi trường.

[TCVN ISO 14001: 2004, 3.10]

3.12.

Chỉ thị kết quả hoạt động môi trường (environmental performance indicator)

EPI

Sự thể hiện cụ thể để cung cấp thông tin về kết quả hoạt động môi trường (3.11) của một tổ chức (3.20).

[TCVN ISO 14031: 1999, 2.10]

3.13.

Chính sách môi trường (environmental policy)

Tuyên bố một cách chính thức của lãnh đạo cấp cao nhất về ý đồ và định hướng chung đối với kết quả hoạt động môi trường (3.11) của một tổ chức (3.20)

Chú thích - Chính sách môi trường tạo ra khuôn khổ cho hành động và định ra các mục tiêu môi trường (3.10), chỉ tiêu môi trường (3.14).

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.11]

3.14.

Chỉ tiêu môi trường (environmental target)

Yêu cầu cụ thể, khả thi về kết quả thực hiện đối với một tổ chức (3.20) hoặc các bộ phận của nó, yêu cầu này xuất phát từ các mục tiêu môi trường (3.10) và cần phải đề ra, phải đạt được để vươn tới các mục tiêu đó.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.12]

3.15.

Bên hữu quan (interested party)

Cá nhân hoặc nhóm liên quan đến hoặc bị ảnh hưởng từ kết quả hoạt động môi trường (3.11) của một tổ chức (3.20).

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.13]

3.16.

Đánh giá nội bộ (internal audit)

Quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản nhằm thu thập các bằng chứng đánh giá và đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá hệ thống quản lý môi trường do tổ chức (3.20) thiết lập.

Chú thích: Trong nhiều trường hợp, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ, yêu cầu về tính độc lập có thể được thể hiện bằng việc không liên quan về trách nhiệm với hoạt động được đánh giá.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.14]

3.17.

Chỉ thị về hiệu quả quản lý (management performance indicator)

MPI

Chỉ thị về kết quả hoạt động môi trường (3.12) cung cấp thông tin về những nỗ lực quản lý để tác động đến kết quả hoạt động môi trường (3.11) của một tổ chức (3.20).

[TCVN ISO 14031: 1999, 2.10.1]

3.18.

Sự không phù hợp (nonconformity)

Sự không đáp ứng/ thoả mãn một yêu cầu

[TCVN IS 9000: 2000, 3.6.2]

3.19.

Chỉ thị về hiệu quả tác nghiệp (operational performance indicator)

OPI

Chỉ thị kết quả hoạt động môi trường (3.12) cung cấp thông tin về kết quả hoạt động môi trường (3.11) của những hoạt động của một tổ chức (3.20).

[TCVN ISO 14031: 1999, 2.10.2]

3.20.

Tổ chức (organization)

Bất kỳ công ty, tập đoàn, hãng, xí nghiệp, cơ quan có thẩm quyền hoặc viện, hoặc một bộ phận hay kết hợp của chúng, dù là được hợp nhất hay không, công hoặc tư mà có các chức năng và quản trị riêng của mình.

Chú thích: Với các tổ chức có nhiều đơn vị hoạt động, thì một đơn vị hoạt động riêng lẻ cũng có thể được xác định như là một tổ chức.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.16]

3.21.

Hành động phòng ngừa (preventive action)

Hành động để loại bỏ nguyên nhân gây ra sự không phù hợp (3.18) tiềm ẩn.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.17]

3.22.

Ngăn ngừa ô nhiễm (prevention of pollution)

Sử dụng các quá trình, các biện pháp thực hành, các kỹ thuật, các vật liệu, các sản phẩm, các dịch vụ hoặc năng lượng để tránh, giảm bớt hay kiểm soát (một cách riêng rẽ hoặc kết hợp) sự tạo ra, phát thải hoặc xả thải bất kỳ loại chất ô nhiễm hoặc chất thải nào nhằm giảm thiểu tác động môi trường (3.8) bất lợi.

Chú thích: Ngăn ngừa ô nhiễm có thể bao gồm việc giảm thiểu hoặc loại bỏ từ nguồn, thay đổi quá trình, sản phẩm hoặc dịch vụ, sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên, thay thế vật liệu và năng lượng, tái sử dụng, phục hồi, tái sinh, tái chế và xử lý.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.18]

3.23.

Thủ tục (procedure)

Cách thức được quy định để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình

Chú thích 1: Thủ tục có thể được lập thành văn bản hoặc không

Chú thích 2: Chấp nhận theo TCVN ISO 9000: 2000, 3.4.5.

[TCVN ISO 14001: 2005: 3.19]

3.24.

Hồ sơ (record)

Tài liệu (3.5) công bố các kết quả đạt được hay cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

Chú thích: Chấp nhận theo TCVN ISO 9000: 20000, 3.7.6.

[TCVN ISO 14001: 2005, 3.20]

4. Các yếu tố của hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT)

4.1. Khái quát

4.1.1. Mô hình hệ thống quản lý môi trường

HTQLMT được nêu chi tiết trong tiêu chuẩn này theo mô hình quản lý

“Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động” (Plan - Do - Check - Act, PDCA). Mô hình HTQLMT và tiến trình cải tiến liên tục được nêu trong hình 1. Để có những thông tin cụ thể hơn về mô hình PDCA, xin xem phần hỗ trợ thực hành - mô hình HTQLMT.

Hình 1 - Mô hình Hệ thống quản lý môi trường

Tốt nhất, một HTQLMT phải được nhìn nhận như là một cơ cấu tổ chức mà cơ cấu đó thường xuyên được giám sát, được định kỳ xem xét lại để cung cấp đường hướng hiệu quả cho công tác quản lý môi trường của tổ chức trong việc thích ứng với những yếu tố bên trong và bên ngoài đang thay đổi. Nếu có thể, mọi cấp quản lý trong tổ chức đều phải chịu trách nhiệm thực hiện để đạt được những cải tiến môi trường.

Khi mới thiết lập HTQLMT, tổ chức nên bắt đầu từ những việc có thể mang lại những lợi ích rõ ràng, ví dụ như tập trung vào tiết kiệm ngay chi phí hay sự tuân thủ pháp luật chủ yếu có liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa. Khi HTQLMT đã định hình, thì có thể áp dụng các quy trình, chương trình và công nghệ để nâng cao hơn nữa kết quả hoạt động môi trường. Khi HTQMT đã được áp dụng thuần thục, thì có thể tích hợp hoạt động của hệ thống này vào tất cả các quyết định kinh doanh.

4.1.2. Cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất và vai trò lãnh đạo

Để đảm bảo thành công, bước đầu tiên trong việc thiết lập hoặc cải tiến HTQLMT là phải có sự cam kết từ phía lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức để cải tiến sự quản lý môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Duy trì sự cam kết và vai trò của lãnh đạo cao nhất tiến triển cùng với HTQLMT là điều rất quan trọng. Việc xác định rõ lợi ích mà HTQLMT có thể đem lại cũng như những thách thức mà HTQLMT có thể tránh được sẽ giúp đảm bảo vững chắc thêm về sự cam kết và vai trò của lãnh đạo.

4.1.3. Phạm vi của HTQLMT

Lãnh đạo cấp cao nhất nên xác định phạm vi của HTQLMT của tổ chức. Đó là, lãnh đạo cấp cao nhất phải xác định các nơi/khu vực của tổ chức mà ở đó sẽ áp dụng HTQLMT. Một khi phạm vi HTQLMT đã được định rõ, thì tất cả các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức nằm trong phạm vi đó phải được đưa vào HTQLMT.

4.1.4. Xem xét ban đầu về môi trường

Một tổ chức chưa có HTQLMT thì cần đánh giá vị thế hiện tại về môi trường của mình bằng việc xem xét lại. Mục đích của việc xem xét lại này là để cân nhắc các khía cạnh môi trường từ các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức đó như là cơ sở để thiết lập HTQLMT của mình.

Các tổ chức hiện đang có HTQLMT có thể không cần tiến hành cách xem xét lại như vậy, mặc dù việc xem xét này có thể hỗ trợ cải tiến HTQLMT của mình.

Việc xem xét lại phải bao trùm 4 lĩnh vực trọng tâm sau:

a) xác định các khía cạnh môi trường, bao gồm các khía cạnh có liên quan tới các điều kiện tác nghiệp bình thường, các điều kiện bất bình thường bao gồm cả thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc, các tình huống khẩn cấp và sự cố;

b) xác định các yêu cầu pháp luật thích hợp và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ;

c) kiểm tra các quy phạm thực hành và quy trình quản lý môi trường hiện có, bao gồm cả những gì liên quan các hoạt động mua sắm và thuê thầu phụ.

d) đánh giá các tình huống gồm các cân nhắc bổ sung như:

đánh giá về kết quả hoạt động so với các chuẩn mực nội bộ đang áp dụng, các tiêu chuẩn bên ngoài, các quy định mang tính luật pháp, các quy phạm thực hành, các nguyên tắc hướng dẫn khác,

- các cơ hội mang tính ưu thế cạnh tranh, bao gồm cơ hội giảm chi phí

- quan điểm của các bên hữu quan, và

- các hệ thống quản lý khác có thể giúp nâng cao hoặc cản trở kết quả hoạt động môi trường.

Kết quả của việc xem xét lại này có thể được sử dụng để hỗ trợ tổ chức xác định phạm vi áp dụng HTQLMT, phát triển hoặc thúc đẩy chính sách môi trường, thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường, xác định tính hiệu quả của cách tiếp cận của tổ chức để duy trì sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức đề ra.

4.2. Chính sách môi trường

Chính sách môi trường thiết lập nguyên tắc hành động của một tổ chức. Nó đặt ra mức độ trách nhiệm và kết quả hoạt động môi trường mà tổ chức cần thực hiện và mọi hoạt động dẫn xuất từ chính sách đó đều được đánh giá. Chính sách này phải phù hợp với các tác động môi trường của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức (trong phạm vi HTQLMT đã dược xác định) và định hướng cho việc đặt các mục tiêu và chỉ tiêu.

Ngày càng có nhiều tổ chức quốc tế, bao gồm chính phủ, hiệp hội công nghiệp và các nhóm cư dân thành thị phát triển thêm các nguyên tắc mang tính hướng dẫn. Những nguyên tắc mang tính hướng dẫn như vậy giúp các tổ chức xác định phạm vi tổng thể  cho những cam kết về  môi trường của họ. Đồng thời cũng giúp các tổ chức khác nhau đưa ra những chuẩn mực chung trong quản lý môi trường. Các nguyên tắc hướng dẫn như vậy cũng hỗ trợ cho tổ chức trong việc nêu ra chính sách rất riêng biệt và đặc thù của tổ chức để theo đó họ sẽ tổ chức thực hiện nó. Cấp lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm thiết lập chính sách môi trường. Chính sách môi trường có thể bao gồm hoặc liên quan tới các văn bản chính khác của tổ chức. Lãnh đạo của tổ chức chịu trách nhiệm thực hiện chính sách và cung cấp đầu vào cho việc hình thành  và sửa đổi  chính sách. Thêm vào đó, chính sách này cũng nên được phổ biến cho cộng đồng (xem 4.4.3.2 về thảo luận các biện pháp trao đổi thông tin với bên ngoài).

Trong quá trình phát triển chính sách môi trường của mình, tổ chức cần cân nhắc

a) sứ mệnh, viễn cảnh, giá trị chủ yếu và lòng tin

b) kết hợp với các chính sách khác của tổ chức (ví dụ chất lượng, sức khoẻ nghề nghiệp và an toàn lao động);

c) yêu cầu của, và mối giao tiếp thông tin với các bên hữu quan;

d) các nguyên tắc hướng dẫn;

e) các điều kiện đặc thù của vùng hoặc địa phương

f) những cam kết của mình về ngăn ngừa ô nhiễm và liên tục cải tiến

g) cam kết của tổ chức nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức đề ra.

4.3. Lập kế hoạch

4.3.1. Các khía cạnh môi trường

4.3.1.1. Khái quát chung

Một HTQLMT có hiệu quả phải khởi đầu với việc hiểu được tổ chức đó có thể tương tác thế nào với môi trường (xem 4.3.1.2). Các yếu tố của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của một tổ chức có thể tương tác với môi trường được gọi là các khía cạnh môi trường. Các ví dụ về khía cạnh môi trường bao gồm việc thải bỏ, nguồn phát thải, tiêu thụ hoặc tái sử dụng nguyên liệu, hoặc việc gây ra tiếng ồn. Một tổ chức thực hiện HTQLMT phải xác định các khía cạnh môi trường mà tổ chức đó có thể kiểm soát và những khía cạnh tổ chức có thể bị ảnh hưởng (xem 4.3.1.3).

Những thay đổi của môi trường, dù có lợi hay hại, do một phần hay toàn bộ các khía cạnh môi trường gây ra được gọi là các tác động môi trường. Các ví dụ về tác động có hại cho môi trường bao gồm ô nhiễm không khí, cạn kiệt nguồn tài nguyên thiên nhiên. Các ví dụ về những tác động có lợi bao gồm chất lượng nước hoặc đất được cải thiện. Quan hệ giữa các khía cạnh môi trường và những tác động liên quan là mối quan hệ nhân quả. Tổ chức phải hiểu về khía cạnh nào có hoặc có thể có những tác động đáng kể tới môi trường, nghĩa là những khía cạnh môi trường có ý nghĩa (xem 4.3.1.4).

Vì một tổ chức có thể có nhiều khía cạnh môi trường và các tác động liên quan, nên tổ chức phải thiết lập tiêu chuẩn và phương pháp để xác định những khía cạnh nào sẽ được xem là ý nghĩa (xem 4.3.1.5). Có nhiều yếu tố phải được xem xét khi lập tiêu chuẩn, như các đặc điểm môi trường, thông tin về các yêu cầu pháp luật được áp dụng và những yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ, mối quan tâm của các bên hữu quan (trong và ngoài tổ chức). Một số trong những tiêu chuẩn này có thể được áp dụng trực tiếp với các khía cạnh môi trường của tổ chức, một số khác áp dụng với các tác động môi trường có liên quan của chúng.

Xác định những khía cạnh môi trường có ý nghĩa và các tác động liên quan là rất cần thiết nhằm xác định những nơi cần kiểm soát, hoặc hoàn thiện và để đặt ra những sự ưu tiên đối với hoạt động quản lý (xem 4.3.1.5). Chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu, đào tạo, trao đổi thông tin, kiểm soát tác nghiệp và các chương trình giám sát của tổ chức trước hết phải dựa trên sự hiểu biết về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của chính tổ chức đó, dù vậy cũng cần tính đến các vấn đề như các yêu cầu pháp luật phải áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ, quan điểm của các bên hữu quan. Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa là một quá trình tiếp diễn giúp nâng cao nhận thức của tổ chức về mối quan hệ của tổ chức đó với môi trường, góp phần liên tục hoàn thiện kết quả hoạt động môi trường của tổ chức qua việc cải tiến HTQLMT của mình.

Vì không có cách tiếp cận riêng biệt để xác định các khía cạnh môi trường, các tác động môi trường cũng như quyết định mức ý nghĩa phù hợp cho mọi tổ chức, nên tài liệu hướng dẫn này chỉ thuần tuý giải thích các khái niệm chủ yếu cho các tổ chức nào đang áp dụng hoặc đang hoàn thiện HTQLMT. Mỗi tổ chức cần chọn cách tiếp cận phù hợp với phạm vi, đặc điểm quy mô của mình và đáp ứng các nhu cầu về tính chi tiết, tổng thể, thời gian, chi phí, tính sẵn có của các dữ liệu tin cậy. Việc sử dụng một (những) thủ tục để áp dụng cách tiếp cận đã được lựa chọn có thể giúp tổ chức đạt được sự nhất quán.

Hướng dẫn chi tiết hơn và các ví dụ bổ sung được nêu trong phụ lục dưới đây và trong bảng A.1.

4.3.1.2. Hiểu biết về các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ

Hầu hết các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ đều có một số tác động lên môi trường, chúng có thể xuất hiện tại bất kỳ hoặc qua tất cả các giai đoạn của hoạt động, vòng đời của sản phẩm và dịch vụ, nghĩa là, từ việc nhận nguyên liệu thô và phân phối, đến sử dụng và tiêu huỷ sản phẩm. Những tác động như vậy có thể mang tính địa phương, khu vực hoặc toàn cầu, ngắn hạn hoặc dài hạn, với nhiều mức ý nghĩa khác nhau. Tổ chức cần nắm vững các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ thuộc phạm vi HTQLMT của mình, và điều đó càng hiệu ích nếu phân chúng thành nhóm để xác định và đánh giá các khía cạnh môi trường. Việc phân nhóm hay phân cấp các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ có thể giúp tổ chức xác định các khía cạnh môi trường. Việc phân nhóm hay phân cấp các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ có thể giúp tổ chức xác định các khía cạnh môi trường hoặc tương đương. Một nhóm hoặc cấp có thể được phân theo các đặc điểm chung, như theo đơn vị của tổ chức, theo vị trí địa lý, sơ đồ dòng chảy các tác nghiệp, theo nguyên liệu hoặc năng lượng sử dụng trong các nhóm sản phẩm, hoặc theo đối tượng môi trường chịu ảnh hưởng (ví dụ không khí, nước, đất). Để hiệu quả, quy mô của một nhóm hay cấp cần đủ lớn để việc kiểm tra phản ánh được đầy đủ ý nghĩa của nhóm đó nhưng cũng phải đủ nhỏ để có thể hiểu biết được một cách rõ ràng nó.

Chú thích: Xem ISO 14031 để có ví dụ về các phân cấp của các nhóm hoạt động, sản phẩm và dịch vụ.

4.3.1.3. Xác định khía cạnh môi trường

Tổ chức cần xác định khía cạnh môi trường trong phạm vi HTQLMT của mình gắn liền với các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trong quá khứ, đang và sẽ triển khai của tổ chức. Trong mọi trường hợp, tổ chức cân cân nhắc cả điều kiện hoạt động ở trạng thái bình thường và bất bình thường, bao gồm giai đoạn bắt đầu và giai đoạn kết thúc, giai đoạn duy trì bảo dưỡng cũng như tình huống khẩn cấp và sự cố.

Ngoài các khía cạnh môi trường mà một tổ chức có thể kiểm soát trực tiếp, tổ chức cân nhắc cả khía cạnh mà tổ chức có thể bị ảnh hưởng, ví dụ, những khía cạnh liên quan đến sản phẩm và dịch vụ mà trước đây đã được tổ chức sử dụng, những khía cạnh liên quan tới các sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Khi đánh giá khả năng ảnh hưởng của các khía cạnh môi trường liên quan tới một hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ, tổ chức cần cân nhắc tới các yêu cầu pháp luật, hoặc hợp đồng, tới chính sách, các quy định tại địa phương hay khu vực, với nghĩa vụ và trách nhiệm của tổ chức đối với các bên hữu quan. Tổ chức cũng phải cân nhắc việc thực thi trong kết quả hoạt động môi trường của chính mình. Tổ chức cũng phải cân nhắc việc thực thi trong kết quả hoạt động môi trường của chính mình, ví dụ việc mua các sản phẩm có chứa các chất nguy hại. Các ví dụ về những tình huống có thể vận dụng sự cân nhắc này bao gồm các hoạt động do nhà thầu hoặc nhà thầu phụ tiến hành, trong thiết kế sản phẩm và dịch vụ, trong cung cấp và sử dụng nguyên liệu, hàng hoá dịch vụ cũng như trong vận chuyển, sử dụng, tái sử dụng hoặc tái chế các sản phẩm được bán trên thị trường.

Để xác định và có hiểu biết về các khía cạnh môi trường của mình, tổ chức cần thu thập các dữ liệu định tính và/hoặc định lượng về đặc tính của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình, ví dụ đầu vào và đầu ra của nguyên liệu hoặc năng lượng, các quá trình và công nghệ được sử dụng, cơ sở vật chất, vị trí địa điểm, phương thức vận chuyển và các yếu tố con người (ví dụ khiếm thính hoặc khiếm thị). Thêm vào đó, sẽ lợi ích hơn nếu thu thập thêm các thông tin như:

a) mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và khả năng hoặc những thay đổi thực sự đối với môi trường.

b) mối quan tâm về môi trường của các bên hữu quan, và

c) các quy định mang tính pháp luật của nhà nước, các mức cho phép trong các quy định đó, trong đó các tiêu chuẩn khác hoặc mức do các hiệp hội công nghiệp, viện hàn lâm quy định với các khía cạnh môi trường đã được xác định.

Quá trình xác định các khía cạnh môi trường sẽ thuận lợi hơn nếu những người tham gia có hiểu biết các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Mặc dù không có cách tiếp cận riêng biệt để xác định các khía cạnh môi trường, nhưng khi lựa chọn phương pháp tiếp cận, có thể cân nhắc các yếu tố sau:

- phát thải vào không khí,

- thải vào nước,

- thải vào đất,

- sử dụng nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên (ví dụ sử dụng đất, sử dụng nước),

- các vấn đề môi trường của địa phương/ cộng đồng,

- sử dụng năng lượng,

- năng lượng bị phát thải ra (ví dụ nhiệt lượng, phóng xạ, rung),

- chất thải và sản phẩm phụ,và

- thuộc tính vật lý (ví dụ kích thước, hình dáng, màu sắc, bề ngoài),

Vì vậy, khi nêu các khía cạnh liên quan đến hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, cần xem xét

- thiết kế và phát triển

- các quá trình sản xuất

- việc đóng gói và vận chuyển,

- kết quả hoạt động môi  trường và thực trạng thực hành của các nhà thầu, nhà cung cấp,

- quản lý chất thải,

- khai thác và phân phối nguồn nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên,

- phân phối, sử dụng và kết thúc chu vòng đời của sản phẩm, và

- thiên nhiên hoang dã, đa dạng sinh học.

Chú thích: xem ISO/TR 14062 hướng dẫn về các khía cạnh môi trường trong thiết kế sản phẩm.

4.3.1.4. Hiểu biết các tác động môi trường

Cần hiểu rõ các tác động môi trường của tổ chức khi xác định các khía cạnh môi trường và mức ý nghĩa của chúng. Có nhiều cách để làm việc này nên tổ chức cần lựa chọn cách phù hợp với nhu cầu của mình.

Một số tổ chức có điều kiện thuận lợi vì đã có sẵn các thông tin về các dạng tác động môi trường liên quan với các khía cạnh môi trường của nó. Các tổ chức khác có thể dùng biểu đồ nhân quả hoặc biểu đồ dòng chảy để minh hoạ đầu vào, đầu ra, hoặc sơ đồ cân bằng khối lượng/ năng lượng, hoặc các cách tiếp cận khác như các đánh giá tác động môi trường hoặc đánh giá chu kỳ sống.

Chú thích: xem ISO 14040, ISO 14041, ISO 14042 và ISO 14043 hướng dẫn về đánh giá chu kỳ sống.

Phương pháp tiếp cận được chọn cần phải có thể nhận biết được:

a) các tác động môi trường tích cực (có lợi) cũng như tiêu cực (bất lợi)

b) tác động môi trường thực tại và tiềm ẩn,

c) một (các) thành phần môi trường có thể bị tác động như không khí, nước, đất, hệ thực vật, hệ động vật, di sản văn hoá, v.v...

d) các đặc điểm của khu vực có thể gây ra tác động như điều kiện thời tiết địa phương, mức nước ngầm, loại hình đất, v.v... và

e) bản chất của những sự thay đổi đối với môi trường (như các vấn đề toàn cầu và khu vực, chu kỳ thời gian mà tác động xảy ra, xu thế tăng dân của tác động khi tích luỹ theo thời gian)

4.3.1.5. Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa

Mức ý nghĩa là một khái niệm tương đối, không thể được định nghĩa một cách tuyệt đối. Khía cạnh được xem là có ý nghĩa với một tổ chức này lại không ý nghĩa đối với tổ chức khác. Đánh giá mức ý nghĩa bao gồm việc áp dụng cả phân tích kỹ thuật va sự cân nhắc của tổ chức. Việc sử dụng chuẩn mực sẽ giúp tổ chức thiết lập và áp dụng chuẩn mực như vậy cần cân nhắc tính ổn định, khả năng tái tạo lại nó trong việc đánh giá mức ý nghĩa.

Khi thiết lập chuẩn mực về mức ý nghĩa, tổ chức cần cân nhắc những nội dung sau:

a) chuẩn mực môi trường (như quy mô, tính khốc liệt và khoảng thời gian của tác động, hoặc loại hình, quy mô và tần suất của khía cạnh môi trường);

b) các yêu cầu pháp luật phải được áp dụng (như các giới hạn về mức xả thải và phát thải cho phép hoặc quy định mang tính luật pháp...);

c) mối quan tâm của các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức (những đối tác liên quan đến giá trị của tổ chức, hình ảnh của tổ chức với cộng đồng, tiếng ồn, mùi hội hoặc biểu hiện của sự suy thoái).

Chuẩn mực mức ý thức có thể được áp dụng cả cho các khía cạnh môi trường và các tác động môi trường liên quan của tổ chức. Chuẩn mực môi trường cũng có thể áp dụng cho cả khía cạnh môi trường và tác động môi trường, nhưng trong hầu hết các tình huống chúng được áp dụng cho các tác động môi trường. Khi áp dụng chuẩn mực, tổ chức phải xác định mức (hoặc giá trị bằng số) của mức ý nghĩa gắn liền với mỗi chuẩn mực, ví dụ dựa trên sự kết hợp hàm hợp lý (khả năng/ tần suất) của sự việc xảy ra và hậu quả kéo theo (tính khốc liệt/cường độ) của nó. Một số cách phân bậc, xếp hạng có thể dùng để chỉ ra mức ý nghĩa, ví dụ định lượng theo trị số hoặc định lượng theo mức cao, trung bình, thấp hoặc có thể bỏ qua.

Tổ chức có thể chọn lựa để đánh giá mức độ ý nghĩa của các khía cạnh môi trường và các tác động liên quan và có thể thấy nó rất có ích trong việc kết hợp các kết quả từ chuẩn mực đã nêu. Từ đó phải quyết định, ví dụ, sử dụng giá trị ngưỡng, khía cạnh nào là có ý nghĩa.

Để lập kế hoạch, tổ chức cần duy trì các thông tin thích hợp về các khía cạnh môi trường đã được xác định và những khía cạnh đã được cân nhắc là ý nghĩa. Tổ chức phải sử dụng thông tin này để hiểu nhu cầu cũng như để xác định cách kiểm soát các tác nghiệp. Thông tin vè các tác động đã được xác định cũng cần được đưa vào một cách phù hợp. Phải xem xét lại và bổ sung những thông tin này một cách định kỳ hay khi có các điều kiện thay đổi để đảm bảo tính cập nhật của nó. Vì mục đích đó, phải duy trì các thông tin này theo danh mục, tư liệu đăng ký, dữ liệu hoặc ở dạng khác.

Chú thích: Việc xác định các khía cạnh môi trường quan trọng không yêu cầu đánh giá tác động môi trường.

4.3.2. Các yêu cầu về luật pháp và các yêu cầu khác

4.3.2.1. Các yêu cầu luật pháp

Các yêu cầu luật pháp bao gồm bất kỳ một yêu cầu hay sự uỷ quyền nào có liên quan tới các khía cạnh môi trường của tổ chức mà đã được chính phủ (gồm cơ quan quốc tế, quốc gia, bang/ tỉnh, và cơ quan thẩm quyền địa phương) ban hành và có hiệu lực pháp lý.

Các yêu cầu pháp luật có thể có nhiều hình thức, như

a) các quy định luật pháp, gồm các điều luật và quy định,

b) các nghị định và chỉ thị,

c) các giấy phép, giấy chuyển nhượng quyền cho phép, hoặc các hình thức uỷ quyền khác,

d) các lệnh do cơ quan thẩm quyền ban hành,

e) phán quyết của toà án hoặc toà thị chính,

f) phong tục hoặc luật lệ địa phương, và

g) các điều ước, công ước và nghị định thư.

Để bám sát các yêu cầu pháp luật, tổ chức cần duy trì việc đăng ký cập nhật hoặc lập danh mục các yêu cầu pháp luật cần tuân thủ.

Tổ chức cần xem xét sự phù hợp hiện tại với các yêu cầu pháp luật hiện hành. Tạo danh tiếng, tạo lợi thế cạnh tranh, tiên liệu trước để đáp ứng các yêu cầu pháp luật mới, cải thiện kết quả hoạt động môi trường, cải thiện những mối quan hệ với cộng đồng với các cơ quan chức năng sẽ bù đắp cho phần chi phí khả dĩ phải tăng thêm hoạt động này.

Chú thích: Xem 4.5.2 hướng dẫn đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật.

4.3.2.2. Các yêu cầu khác

Dựa trên hoàn cảnh và nhu cầu, tổ chức có thể tán thành một cách tự nguyện các yêu cầu khác các yêu cầu pháp luật, được áp dụng đối với các khía cạnh môi trường của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của mình. Những yêu cầu khác đó, nếu có thể áp dụng, gồm:

a) thoả thuận với các tổ chức được uỷ quyền của cộng đồng

b) thoả thuận với khách hàng,

c) các hướng dẫn không mang tính luật pháp,

d) các nguyên tắc tự nguyện hoặc quy phạm thực hành,

e) các nhãn môi trường mang tính tự nguyện hoặc các cam kết về cung cấp sản phẩm thân thiện môi trường,

f) các yêu cầu của các hiệp hội thương mại,

g) thoả thuận với nhóm cộng đồng hoặc các tổ chức phi chính phủ,

h) cam kết công khai của tổ chức hoặc của công ty mẹ của tổ chức đó,

và

i) các yêu cầu của tập đoàn/ công ty.

Một số trong các cam kết và thoả thuận này có thể gắn liền như phần bổ sung của các tài liệu môi trường. Tuy nhiên, HTQLMT chỉ yêu cầu nêu ra các cam kết hay thoả thuận mà chúng có liên quan tới các khía cạnh môi trường của tổ chức.

Tổ chức cần xác định và bám sát các yêu cầu khác mà tổ chức đó tán thành tuân thủ. Để làm việc này, tổ chức có thể

- xác định các yêu cầu khác trong chính sách môi trường của mình, và

- duy trì một bộ sưu tập cập nhật các yêu cầu khác dưới dạng danh sách, đăng ký, cơ sở dữ liệu hoặc dạng khác.

Thông tin về các chuẩn mực kết quả hoạt động nội bộ kết hợp với các yêu cầu pháp luật phải áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ có thể trợ giúp cho tổ chức triển khai các mục tiêu và chỉ tiêu của mình. Tại những nơi các yêu cầu pháp luật và các yeê cầu khác chưa có hoặc chưa đủ để đáp ứng nhu cầu của tổ chức, tổ chức có thể xây dựng và áp dụng các chuẩn mực kết quả hoạt động môi trường nội bộ để đáp ứng những nhu cầu này của mình. Các ví dụ về chuẩn mực kết quả hoạt động nội bộ có thể là việc hạn chế chủng loại, số lượng các loại nhiên liệu hoặc các chất nguy hại hiện được sử dụng hoặc được quản lý tại một cơ sở cụ thể của tổ chức, hoặc hạn chế các khí phát thải để đáp ứng yêu cầu về sự phù hợp của pháp luật.

4.3.3. Các mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình

4.3.3.1. Thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu

Khi lập các mục tiêu và chỉ tiêu, tổ chức phải cân nhắc một số yếu tố đầu vào, ví dụ:

a) các nguyên tắc và cam kết trong chính sách môi trường của mình,

b) các khía cạnh môi trường có ý nghĩa (và các thông tin đã thu được trong quá trình xác định chúng)

c) các yêu cầu pháp luật được áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành, tuân thủ

d) các ảnh hưởng khi đạt được các mục tiêu sẽ tác động đến các hoạt động và quá trình khác,

e) quan điểm của các bên hữu quan,

f) các lựa chọn công nghệ và tính khả thi,

g) những cân nhắc liên quan tài chính, tác nghiệp và tổ chức bao gồm thông tin từ các nhà cung cấp và nhà thầu,

h) các ảnh hưởng có thể về hình ảnh của công ty đối với cộng đồng,

i) những phát hiện từ các cuộc xem xét về môi trường, và

j) các mục tiêu khác của tổ chức.

Các mục tiêu phải liên quan từ cấp lãnh đạo cao nhất của công ty tới các cấp và các bộ phận chức năng khác mà tại đó các hoạt động quan trọng sẽ được tiến hành để đáp ứng các cam kết chính sách môi trường và các mục tiêu chung của tổ chức. Các mục tiêu cần nhất quán với chính sách môi trường, bao gồm cam kết ngăn ngừa ô nhiễm, phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ và tính liên tục cải tiến.

Một mục tiêu có thể được biểu thị trực tiếp qua một mức cụ thể về kết quả hoạt động hoặc có thể được biểu thị một cách chung và sau đó được xác định cụ thể qua một hay nhiều chỉ tiêu. Khi lập các chỉ tiêu, chúng cần đo được nhờ các mức kết quả hoạt động mà những mức đó cần đáp ứng để đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan. Các chỉ tiêu nên gắn thời hạn cụ thể cần được thực hiện trong chương trình.

Các mục tiêu môi trường do tổ chức đặt ra cần được xem như một phần của các mục tiêu quản lý chung của tổ chức đó. Sự tích hợp này sẽ nâng cao giá trị của không chỉ HTQLMT mà còn cả các HTQL khác mà ở đó có sự tích hợp này.

Các mục tiêu và chỉ tiêu có thể được áp dụng cho toàn bộ tổ chức hoặc ở diện hẹp như một địa điểm cụ thể hay một số lĩnh vực hoạt động riêng biệt.

Ví dụ, một cơ sở sản xuất có thể nêu mục tiêu chung về giảm năng lượng và mục tiêu đó có thể đạt được nhờ các hoạt động bảo tồn trong một bộ phận riêng  biệt. Tuy nhiên trong các tình huống khác, tất cả các bộ phận của tổ chức phải bằng cách nào đó cùng đóng góp để đạt được mục tiêu chung này của tổ chức. Cũng có thể các bộ phận khác nhau của tổ chức, theo đuổi chung một mục tiêu, khi đó các bộ phận đó phải thực hiện các hành động khác nhau để đạt được những mục tiêu của chính các phòng ban đó.

Tổ chức cần xác định sự đóng góp của các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau của mình trong việc đạt các mục tiêu, phải làm cho các thành viên riêng biệt trong tổ chức nhận thức được các trách nhiệm của mình.

Các chỉ số kết quả hoạt động có thể được dùng để theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu (xem 4.3.3.3). Tài liệu và thông tin về mục tiêu và chỉ tiêu giúp nâng cao khả năng đạt mục tiêu và chỉ tiêu của tổ chức. Các thông tin về mục tiêu và chỉ tiêu liên quan cần được cung cấp cho những người có trách nhiệm để đạt được chúng và cho cả những người cần thông tin này để thực hiện các chức năng liên quan, chẳng hạn để kiểm soát các tác nghiệp.

4.3.3.2. Chương trình để đạt mục tiêu và chỉ tiêu

Một phần của quá trình lập kế hoạch là việc xây dựng chương trình để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu về môi trường của tổ chức. Chương trình phải chỉ rõ vai trò, trách nhiệm, quá trình, nguồn lực, thời hạn, những nội dung ưu tiên và các hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Các hành động này phải gắn liền với các quy trình, dự án, sản phẩm, dịch vụ, các địa điểm hoặc các cơ sở vật chất của một địa điểm riêng biệt. Trong quá trình lập kế hoạch mang tính chiến lược của mình, các tổ chức

có thể kết hợp các chương trình để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu môi trường với các chương trình khác. Các chương trình để đạt các mục tiêu và chỉ tiêu môi  trường sẽ giúp tổ chức hoàn thiện kết quả hoạt động môi trường của mình. Các chương trình này phải năng động. Khi xảy ra những thay đổi của các quá trình, hoạt động, dịch vụ và các sản phẩm trong phạm vi HTQLMT, các mục tiêu, chỉ tiêu và các chương trình liên quan cần được sửa đổi - nếu cần thiết.

Để đạt được mục tiêu, chỉ tiêu của mình, tổ chức nên theo quá trình có thể hữu ích sau:

Với mỗi cam kết về chính sách phải xác định từng mục tiêu và chỉ tiêu tương ứng với cam kết đó, thiết lập một hoặc các chương trình để đạt từng mục tiêu và chỉ tiêu đó, xác định các chỉ số kết quả hoạt động cụ thể và các hành động để thực hiện từng chương trình. Các mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể sau đó có thể phải được xác định lại để đảm bảo rằng các chỉ số kết quả hoạt động và hành động gắn liền với chúng. Quá trình này có thể được lặp lại nếu thích hợp, ví dụ, nếu phải thay đổi chính sách hay sau kết quả của cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Bảng A.2 nêu ra các ví dụ về các bước trong quá trình này.

4.3.3.3. Chỉ số kết quả hoạt động

Tổ chức phải lập các chỉ số có thể đo được về kết quả hoạt động môi trường. Các chỉ số này cần  khách quan, có thể kiểm chứng và tái tạo lại. Chúng cần phù hợp với hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức, nhất quán với chính sách môi trường, thực tế, hiệu quả về chi phí và khả thi về công nghệ. Các chỉ số này có thể được sử dụng để theo dõi thành quả của tổ chức khi hướng tới việc đạt các mục tiêu và chỉ tiêu của mình. Chúng cũng có thể được sử dụng cho những mục đích khác, chẳng hạn như một phần của quá trình chung để đánh giá và nâng cao kết quả hoạt động môi trường. Tổ chức cần cân nhắc việc sử dụng cả các chỉ số kết quả hoạt động môi trường cũng như chỉ số về quản lý cho phù hợp với các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình.

Các chỉ số kết quả hoạt động môi trường của một tổ chức là công cụ quan trọng cho việc giám sát tính liên tục cải tiến.

Chú thích: Xem ISO 14031 và ISO/TR 14032 hướng dẫn cụ thể hơn về việc lựa chọn và sử dụng các chỉ số kết quả hoạt động môi trường.

4.4. Áp dụng và vận hành hệ thống

4.4.1. Nguồn lực, vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền

Lãnh đạo tổ chức phải quyết định và tạo nguồn lực thích ứng, có sẵn để thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến HTQLMT. Nguồn lực này phải được cung cấp hiệu quả, đúng thời gian.

Khi xác định nguồn lực cần thiết để thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLMT, tổ chức cần cân nhắc:

- cơ sở hạ tầng,

- các hệ thống thông tin,

- đào tạo,

- công nghệ, và

- tài chính, nhân lực và các nguồn lực khác cụ thể cho các tác nghiệp của tổ chức.

Phân bổ nguồn lực cần cân nhắc cả nhu cầu hiện tại cũng như trong tương lai của tổ chức. Tổ chức nên lập các thủ tục để theo dõi các lợi ích cũng như các chi phí của hoạt động môi trường hay các hoạt động liên quan đến môi trường của mình khi phân bổ nguồn lực. Có thể bao gồm các vấn đề như chi phí kiểm soát ô nhiễm, rác thải và loại bỏ rác thải.

Phải định kỳ hoặc kết hợp với cuộc họp xem xét của lãnh đạo để xem xét lại việc phân bố nguồn lực nhằm đảm bảo sự thích ứng của chúng. Khi đánh giá sự thích ứng của nguồn lực, cần xem xét những thay đổi và/hoặc những dự án hay các tác nghiệp mới so với kế hoạch đã được lập.

Việc lập, thực hiện, duy trì thành công HTQLMT phụ thuộc rất lớn vào việc lãnh đạo cấp cao nhất xác định, giao phó trách nhiệm và thẩm quyền trong tổ chức như thế nào (xem Hỗ trợ thực hành - Cơ cấu và Trách nhiệm).

Lãnh đạo cấp cao nhất phải chỉ định một hoặc một số đại diện lãnh đạo hay cán bộ chức năng có đầy đủ thẩm quyền, nhận thức, khả năng và nguồn lực để:

a) đảm bảo việc lập, thực hiện và duy trì HTQLMT ở tất cả các cấp của tổ chức có áp dụng hệ thống, và

b) báo cáo lãnh đạo cấp cao nhất về kết quả hoạt động môi trường và các cơ hội cải tiến nó.

Trách nhiệm của đại diện lãnh đạo có thể gồm việc trao đổi qua lại với các bên hữu quan về các vấn đề liên quan đến HTQLMT. Đại diện lãnh đạo có thể có những trách nhiệm khác trong tổ chức. Trong các tổ chức nhỏ, người quản lý trưởng có thể thực hiện chức năng này.

Tổ chức phải xác định và thông báo các trách nhiệm, quyền hạn của những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của tổ chức mà công việc của họ có liên quan đến quản lý môi trường của tổ chức. Trách nhiệm về môi trường không chỉ giới hạn thuần tuý về hoạt động môi trường, nó có thể bao gồm các lĩnh vực khác của tổ chức, như quản lý tác nghiệp hay những chức năng nghiệp vụ khác (ví dụ mua sắm, kỹ thuật công nghệ, chất lượng v.v.). Lãnh đạo cần cung cấp các nguồn lực sao cho có khả năng hoàn thành các trách nhiệm đã được phân công. Trách nhiệm và quyền hạn cần được xem xét lại khi có sự thay đổi về cơ cấu của tổ chức.

4.4.2. Năng lực, đào tạo và nhận thức

Lãnh đạo cấp cao nhất có trách nhiệm chính trong việc xây dựng nhận thức và thúc đẩy nhân viên qua việc giải thích các giá trị môi trường của tổ chức, thông tin về cam kết trong chính sách môi trường của mình, khuyến khích tất cả những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa tổ chức nhận thức tầm quan trọng của việc đạt được mục tiêu và chỉ tiêu môi trường mà họ có trách nhiệm. Đó là cam kết của các cá nhân trong việc chia sẻ các giá trị môi trường, biến các quy định bằng văn bản trong HTQLMT thành quá trình thực hiện có hiệu quả. Những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của tổ chức cần được khuyến khích đưa ra những kiến nghị giúp các kết quả hoạt động môi trường được cải thiện.

Tổ chức cần đảm bảo rằng tất cả những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của sự phù hợp giữa chính sách môi trường với các yêu cầu của HTQLMT, vai trò và trách nhiệm của họ trong HTQLMT, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa thực tế hoặc tiềm ẩn cũng như các tác động liên quan trong thực hiện công việc của họ, lợi ích của kết quả hoạt động được cải tiến và hậu quả nảy sinh do không áp dụng các yêu cầu HTQLMT.

Chú thích 1: Tất cả những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của tổ chức bao gồm mọi nhân viên, nhà thầu, và có thể cả những bên có liên quan khác.

Những người tiến hành các công việc có liên quan tới (các) khía cạnh môi trường có ý nghĩa thực tế hoặc tiềm ẩn hoặc (các) tác động liên quan phải có năng lực thực hiện được công việc đáp ứng được yêu cầu của HTQLMT. Đối với các hoạt động được xem là quan trọng nhất trong quản lý các khía cạnh môi trường của mình, tổ chức phải xác định mức kiến thức, hiểu biết, kỹ năng, hoặc năng lực để mỗi người riêng biệt có khả năng thực hiện chúng. Một khi đã xác định được yêu cầu về năng lực, tổ chức phải đảm bảo rằng những người được giao thực hiện các công việc này thực sự có năng lực mà công việc đó yêu cầu.

Chú thích 2: Xem 4.5.5 hướng dẫn về năng lực của các đánh giá viên. Năng lực phải dựa trên giáo dục, đào tạo, kỹ năng, và/hoặc kinh nghiệm thích ứng. Các yêu cầu về năng lực phải được cân nhắc trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển các kỹ năng và khả năng trong tương lai của những người làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của tổ chức. Cũng nên cân nhắc năng lực khi lựa chọn các nhà thầu và những người khác làm việc cho hoặc trên danh nghĩa tổ chức.

Tổ chức nên xác định và đánh giá bất kể sự khác biệt nào giữa năng lực cần có để thực hiện một công việc và năng lực thực sự của một người được yêu cầu thực hiện công việc đó. Sự khác biệt này có thể được điều chỉnh qua giáo dục, đào tạo và phát triển các kỹ năng bổ sung v.v...

Các chương trình đào tạo cần phản ánh các trách nhiệm đã được xác định trong HTQLMT và cần tính tới cả kiến thức và hiểu biết hiện có của học viện về môi trường. Các chương trình đào tạo liên quan tới HTQLMT có thể bao gồm:

a) xác định các nhu cầu đào tạo người lao động,

b) thiết kế và phát triển kế hoạch đào tạo gắn liền với các nhu cầu đào tạo đã được xác định,

c) xác minh phù hợp với các yêu cầu đào tạo HTQLMT, d) đào tạo theo nội dung cụ thể cho các nhóm lao động,

e) lập văn bản và giám sát kết quả đào tạo, và

f) đánh giá về kết quả đào tạo theo các yêu cầu và nhu cầu đào tạo đã được xác định.

4.4.3. Trao đổi thông tin

4.4.3.1. Trao đổi thông tin trong nội bộ

Việc trao đổi thông tin giữa và trong các cấp và bộ phận chức năng trong tổ chức đóng vai trò quan trọng đối với hiệu quả HTQLMT. Ví dụ, trao đổi thông tin rất quan trọng để giải quyết vấn đề, để phối hợp các hoạt động, để theo dõi các kế hoạch hành động và để phát triển hơn nữa HTQLMT. Viêc cung cấp các thông tin phù hợp với những người lao động của tổ chức sẽ thúc đẩy họ chấp nhận những nỗ lực của tổ chức để nâng cao kết quả hoạt động của tổ chức sẽ thúc đẩy họ chấp nhận những nỗ lực của tổ chức để nâng cao kết quả  hoạt động môi trường của tổ chức. Việc trao đổi thông tin có thể giúp người lao động đáp ứng đầy đủ các trách nhiệm của mình và tổ chức để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Tổ chức cần có quá trình để khuyến khích việc phản hồi và tham gia của tất cả các cấp trong tổ chức, phải có cơ chế tiếp nhận, phản hồi đối với những kiến nghị và thực hiện trên danh nghĩa của tổ chức, như nhà thầu hoặc Nhà cung cấp rất quan trọng. Các kết quả quan trắc, đánh giá và xem xét của lãnh đạo về HTQLMT phải được thông báo cho những người thích ứng trong tổ chức.

Hiện có rất nhiều phương pháp trao đổi thông tin nội bộ, ví dụ các biên bản họp, thông báo trên bảng tin, tin nội bộ, hộp thư hoặc lược đồ đề xuất đề án kiến nghị, trang web, e-mail, các hội nghị và uỷ ban liên hợp.

4.4.3.2. Trao đổi thông tin với bên ngoài

Trao đổi thông tin với các bên hữu quan là công cụ quan trọng và hiệu quả đối với hoạt động quản lý môi trường. Cần có các phương pháp chủ động để nâng hiệu quả của hoạt động trao đổi thông tin với bên ngoài. Tổ chức nên cân nhắc các chi phí và lợi ích tiềm ẩn bởi các cách tiếp cận khác nhau trong việc phát triển kế hoạch trao đổi thông tin phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể của mình. Đồng thời tổ chức cũng cần cân nhắc liệu những khía cạnh môi trường nào của các bên hữu quan có liên quan tới việc cung ứng, liên quan tới các sản phẩm của mình và chúng cần được thông tin với bên ngoài.

Ít nhất, tổ chức cần thiết, thực hiện và duy trì các thủ tục tiếp nhận, lập văn bản và hồi đáp về các thông tin liên quan từ các bên hữu quan bên ngoài.

Sẽ hiệu ích hơn nếu tổ chức có quy định bằng văn bản về hoạt động trao đổi thông tin với bên ngoài.

Bất kể quyết định nào mà tổ chức đưa ra để chủ động hay phản hồi trao đổi thông tin với bên ngoài đều phải được lưu trữ lại dưới dạng hồ sơ. Tổ chứ nên thực hiện quá trình trao đổi thông tin với các bên hữu quan bên ngoài khi có tình huống khẩn cấp hoặc sự cố mà chúng có thể ảnh hưởng hoặc gây quan tâm cho họ.

Có nhiều phương pháp trao đổi thông tin bên ngoài có thể khuyến khích việc hiểu và chấp nhận những nỗ lực quản lý môi trường của tổ chức và thúc đẩy đối thoại với các bên hữu quan. Các phương pháp thông tin bao gồm ví dụ, thảo luận không chính thức, có những ngày mở cửa tham quan của tổ chức, lập nhóm chuyên ngành, đối thoại cộng  ồng, tham gia các sự kiện trong cộng đồng, trang web, e-mail, thông cáo báo chí, quảng cáo và bản tin định kỳ báo cáo thường niên (hoặc định kỳ) và các đường dây nóng.

4.4.3.3. Các quá trình trao đổi thông tin

Tổ chức nên cân nhắc bản chất, quy mô, các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình, bản chất và nhu cầu của các bên hữu quan khi thiết lập chương trình trao đổi thông tin.

Tổ chức nên cân nhắc các bước của quá trình dưới đây:

a) thu thập hoặc tập hợp các thông tin, yêu cầu kể cả từ phía các bên hữu quan, thoại,

b) quyết định đối tượng tiếp nhận chính, loại thông tin, nhu cầu đối

c) lựa chọn thông tin liên quan tới lợi ích của đối tượng tiếp nhận thông tin chính,

d) quyết định thông tin sẽ được trao đổi tới đối tượng tiếp nhận thôngtin,

e) quyết định phương pháp trao đổi thông tin phù hợp,

f) định kỳ đánh giá và quyết định tính hiệu quả của quá trình trao đổi thông tin.

4.4.4. Tài liệu

Để đảm bảo HTQLMT của mình được hiểu và thực hiện hiệu quả, tổ chức cần lập và duy trì hệ thống tài liệu thích hợp. Mục đích của tài liệu này là để cung cấp những thông tin cần thiết tới người lao động và các bên hữu quan khác. Tài liệu nên được thu thập và duy trì theo cách phản ánh được văn hoá và nhu cầu của tổ chức, xây dựng và nâng cao hệ thống thông tin hiện có của nó. Quy mô các tài liệu của tổ chức này có thể khác so với tổ chức khác nhưng cần miêu tả được HTQLMT của tổ chức (xem hỗ trợ thực hành - phần tài liệu nêu dưới đây).

Tổ chức có thể lựa chọn để tổng kết thông tin theo dạng sổ tay diễn tả tổng quan hay tóm lược HTQLMT và có thể định hướng cho các tài liệu liên quan. Cấu trúc của sổ tay về HTQLMT không nhất thiết theo cấu trúc các hạng mục của TCVN ISO 14001 hay bất kỳ tiêu chuẩn nào khác.

Để quản lý hiệu quả các quá trình chủ chốt của mình, (ví dụ các quá trình liên quan đến các khía cạnh môi trường ý nghĩa đã được xác định), tổ chức phải lập (một) nhiều thủ tục mô tả một cách đủ chi tiết và phù hợp cách thức cụ thể thực hiện mỗi quá trình. Nếu tổ chức quyết định không văn bản một thủ tục nào đó thì người lao động liên quan cần được thông báo nhờ trao đổi thông tin hoặc phải đào tạo một cách thoả đáng về các yêu cầu đó (xem 4.4.2).

Các hồ sơ cung cấp thông tin về những kết quả đạt được hoặc chứng cứ về hoạt động đã thực hiện, là một phần của hệ thống tài liệu của tổ chức, nhưng nói chung, chúng được kiểm soát thông qua các quá trình quản lý khác (xem 4.5.4).

Các tài liệu có thể được quản lý bằng bất kể phương thức nào (bản in, điện tử, ảnh, áp phích) miễn là hữu ích, rõ ràng, dễ hiểu và dễ truy cập đối với những người cần thông tin chứa đựng trong đó. Có nhiều ưu điểm khi lưu trữ tài liệu dưới dạng tệp tin điện tử, như dễ cập nhật, kiểm soát việc truy cập, và đảm bảo rằng tất cả người sử dụng đang dùng những phiên bản hiệu lực của tài liệu.

Nếu các quá trình của HTQLMT song song với các quá trình của các hệ thống quản lý khác, tổ chức cần kết hợp tài liệu môi trường liên quan với tài liệu của các hệ thống khác.

4.4.5. Kiểm soát tài liệu

Kiểm soát tài liệu HTQLMT là rất quan trọng để đảm bảo

a) tài liệu có thể được phân biệt là để dùng cho tổ chức, phòng ban, bộ phận chức năng, hoạt động hoặc người có liên quan

b) các tài liệu (không phải hồ sơ) sẽ được định kỳ xem xét, sửa đổi khi cần thiết và phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi phát hành,

c) các phiên bản hiện hành của tài liệu liên quan phải có sẵn ở tất cả các nơi tiến hành các tác nghiệp mà chúng ảnh hưởng một cách cơ bản đến chức năng của hệ thống, và

d) những tài liệu đã lạc hậu phải được loại bỏ khỏi nơi phát hành, nơi sử dụng. Trong một số tình huống, ví dụ do mục đích pháp lý và/ hoặc bảo tồn kiến thức, các tài liệu dù lạc hậu có thể vẫn được lưu giữ.

Các tài liệu có thể được kiểm soát hiệu quả nhờ:

- xây dựng định dạng thích hợp gồm tiêu đề nhất quán, đánh số, ghi ngày tháng, tình trạng sửa chữa, soát xét và thẩm quyền sửa chữa,

- chỉ định việc xem xét, phê duyệt tài liệu cho những người có đủ năng lực kỹ thuật và thẩm quyền tổ chức, và

- duy trì hệ thống phân phối tài liệu hiệu quả.

4.4.6. Kiểm soát các tác nghiệp

4.4.6.1. Xác định các nhu cầu kiểm soát tác nghiệp

Tổ chức có thể sử dụng các dạng kiểm soát tác nghiệp để:

a) quản lý các khía cạnh môi trường ý nghĩa.

b) đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ,

c) đạt các mục tiêu và chỉ tiêu, đảm bảo tính nhất quán với chính sách môi trường của tổ chức kể cả cam kết ngăn ngừa ô nhiễm, liên tục cải tiến

d) tránh hoặc giảm thiểu các rủi ro môi trường.

Khi xác định các nhu cầu kiểm soát tác nghiệp, tổ chức nên cân nhắc tất cả các tác nghiệp của mình có liên quan các chức năng quản lý như mua sắm, bán hàng, tiếp thị, nghiên cứu và phát triển, thiết kế và kỹ thuật công nghệ, các quá trình hoạt động ngày này qua ngày khác, như sản xuất, bảo dưỡng, phân tích của phòng thí nghiệm, lưu kho sản phẩm, và các quá trình bên ngoài như cung cấp sản phẩm và dịch vụ.

Tổ chức cũng phải cân nhắc cách để có thể tác động tới các nhà thầu, nhà cung cấp tham gia quản lý các khía cạnh môi trường nhằm đạt mục tiêu và chỉ tiêu hay nói khác đi để đáp ứng các yêu cầu pháp luật mà tổ chức phải áp dụng hay các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành áp dụng. Tổ chức phải ác lập những hình thức kiểm soát tác nghiệp mà mình xem là cần thiết, như các thủ tục, các hợp đồng hoặc các thoả thuận với các nhà cung cấp đã được văn bản và thông báo những điều đó một cách thích hợp cho những nhà thầu, nhà cung cấp.

4.4.6.2. Thiết lập những hình thức kiểm soát tác nghiệp

Có nhiều dạng kiểm soát tác nghiệp khác nhau, như các thủ tục, hướng dẫn công việc, kiểm soát về mặt lý học, sử dụng những người đã được đào tạo hay mọi sự kết hợp của chúng. Việc lựa chọn những phương pháp cụ thể nào đó phụ thuộc vào một số nhân tố, như kỹ năng và kinh nghiệm của người thực hiện tác nghiệp đó cũng như tính phức tạp, mức ý nghĩa môi trường của bản thân tác nghiệp đó.

Cách thông thường để xác lập những hoạt động kiểm soát tác nghiệp bao gồm:

a) chọn phương pháp kiểm soát.

b) chọn chuẩn mực có thể chấp nhận được của tác nghiệp,

c) thiết lập các thủ tục cần thiết, mà các thủ tục đó nêu rõ các tác nghiệp sẽ được lập kế hoạch, được tiến hành và được kiểm soát như thế nào,

d) văn bản hoá các thủ tục cần thiết dưới dạng các chỉ dẫn, ký hiệu, biểu mẫu, hình ảnh, v.v.

Cùng với các thủ tục, hướng dẫn công việc và các cơ chế kiểm soát khác, kiểm soát tác nghiệp có thể gồm việc tạo các kết quả đo lường, đánh giá và việc xác định liệu các chuẩn mực hoạt động có được đáp ứng hay không.

Tổ chức có thể lựa chọn thiết lập các thủ tục để nâng cao khả năng vận dụng các cách kiểm soát của mình một cách nhất quán. Những cách kiểm soát tác nghiệp có thể xem là thành phần quan trọng của các chương trình quản lý môi trường của tổ chức (xem 4.3.3.2).

Kiểm soát các tác nghiệp cần gắn liền việc đào tạo những người có tham gia chức năng kiểm soát để đảm bảo rằng các quy định kiểm soát tác nghiệp được thực hiện như kế hoạch đã định.

Chú thích: xem 4.4.2. Hướng dẫn chi tiết hơn về đào tạo.

Một khi các kiểm soát tác nghiệp đã được lập, tổ chức cần giám sát tình trạng áp dụng thường xuyên các quy định kiểm soát này cũng như hiệu quả của ó, lập kế hoạch và tiến hành các hành động khắc phục khi cần thiết.

Hỗ trợ thực hành - Kiểm soát tác nghiệp

Tổ chức phải cân nhắc các tác nghiệp khác nhau gắn liền với các khía cạnh môi trường quan trọng của mình khi thiết lập hoặc cải biên các dạng kiểm soát. Các ví dụ của các dạng tác nghiệp như vậy bao gồm:

a) đòi hỏi, cấu trúc, hoặc những cải biên về cơ sở vật chất, tài sản, nhà xưởng.

b) hợp đồng,

c) dịch vụ khách hàng,

d) quản lý và lưu kho các nguyên liệu thô,

e) tiếp thị và quảng cáo,

f) các quá trình sản xuất và bảo dưỡng,

g) mua sắm,

h) nghiên cứu, thiết kế, và triển khai kỹ thuật công nghệ,

i) lưu kho các sản phẩm,

j) vận chuyển, và

k) nâng cao tính hiệu dụng các quá trình (như cung cấp năng lượng và nước, tái chế, quản lý chất thải và nước thải).

4.4.7. Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình trạng khẩn cấp

Tổ chức phải thiết lập, áp dụng và duy trì (một hoặc) các thủ tục cụ thể cách làm thế nào để xác định các tình huống khẩn cấp và các sự cố tiềm ẩn có thể có tác động có hại tới môi trường, và cách thích hợp để làm giảm nhẹ hay các hành động ứng phó khi các tình huống như vậy xảy ra. Khi thích hợp, cần cân nhắc để các thủ tục hay cách kiểm soát liên quan sẽ bao gồm:

a) các nguồn phát thải khí vào khí quyển do tình huống dạng sự cố,

b) các nguồn thải vào nguồn nước, đất dạng sự cố, và

c) những ảnh hưởng cụ thể tới môi trường và hệ sinh thái do việc rò rỉ dạng sự cố.

(Các) thủ tục phải gắn liền các hậu quả tiềm ẩn do các điều kiện tác nghiệp bất bình thường, do tình huống khẩn cấp và các sự cố tiềm ẩn.

4.5. Kiểm tra

4.5.1. Giám sát và đo lường

Tổ chức phải có một phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống để thường xuyên đo lường và giám sát kết quả hoạt động môi trường của mình. Hoạt động giám sát bao gồm thu thập thông tin, như các kết quả đo hoặc quan sát theo thời gian đã qua. Các kết quả đo có thể định tính hoặc định lượng. Giám sát và đo lường có thể phục vụ cho nhiều mục đích trong HTQLMT, như

a) bám sát tiến trình đáp ứng các cam kết chính sách, đạt mục tiêu và chỉ tiêu, và liên tục cải tiến.

b) tạo các thông tin để xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa

c) giám sát tình trạng phát thải, xả thải để đáp ứng các yêu cầu pháp luật phải áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ.

d) giám sát việc tiêu thụ nước, năng lượng hoặc nguyên liệu thô để đáp ứng mục tiêu và chỉ tiêu,

e) cung cấp dữ liệu hỗ trợ hoặc đánh giá hoạt động kiểm soát tác nghiệp.

f) cung cấp dữ liệu để đánh giá kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, và

g) cung cấp dữ liệu để đánh giá kết quả hoạt động của HTQLMT.

Để đạt được các mục tiêu này, tổ chức nên lập kế hoạch cần đo cái gì, nơi và khi nào phải đo, phương pháp nào được sử dụng. Để tập trung nguồn lực vào các phép đo quan trọng nhất, tổ chức cần xác định các đặc điểm chủ yếu của các quá trình và các hoạt động mà chúng có thể đo được và chúng cũng cung cấp những thông tin hữu ích nhất.

Chú thích: xem 4.3.3.3. hướng dẫn chi tiết hơn về các chỉ số kết quả hoạt động.

Những phép đo phải được tiến hành trong điều kiện được kiểm soát và với quá trình đo thích hợp để đảm bảo tính hiệu lực của kết quả, như thiết bị đo lường và giám sát phải được hiệu chuẩn hay kiểm định thích hợp, phép đo do người có trình độ tiến hành, sử dụng các phương pháp quản lý chất lượng thích ứng.

Khi cần minh chứng có hiệu lực của các kết quả đo, định kỳ hoặc trước khi sử dụng, thiết bị đo phải được hiệu chuẩn hoặc kiểm định bằng các chuẩn đo có thể liên kết với các chuẩn đo quốc gia hoặc quốc tế. Nếu không có các chuẩn như vậy, phải lập và lưu hồ sơ về cơ sở đã được sử dụng để hiệu chuẩn. Các thủ tục dạng văn bản để tiến hành việc đo lường và giám sát có thể giúp tạo sự ổn định trong các phép đo và nâng cao độ tin cậy của các dữ liệu đó.

Kết quả đo lường và giám sát cần được phân tích và dùng để xác định cả về kết quả cũng như các lĩnh vực đòi hỏi cần có sự khắc phục hay hành động cải tiến.

4.5.2. Đánh giá sự tuân thủ

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục đánh giá định kỳ sự phù hợp của tổ chức với các yêu cầu pháp luật hiện được áp dụng đối với các khía cạnh môi trường của mình vốn được xem như một phần trong cam kết của tổ chức về sự phù hợp. Tổ chức phải có hồ sơ ghi nhận các kết quả của việc đánh giá này.

Phạm vi đánh giá sự phù hợp có thể bao gồm nhiều yêu cầu pháp luật hoặc một yêu cầu đơn lẻ. Có nhiều biện pháp có thể được sử dụng để đánh giá

sự phù hợp, gồm các quá trình như

a) đánh giá (Audis),

b) xem xét lại tài liệu và/ hoặc hồ sơ lưu trữ,

c) kiểm tra cơ sở vật chất,

d) phỏng vấn,

e) xem xét dự án hoặc công việc,

f) phân tích các mẫu thường ngày hoặc các kết quả thử nghiệm và hoặc thẩm tra việc lấy mẫu/ thử nghiệm, và

g) tham quan cơ sở vật chất và/ hoặc quan trắc trực tiếp.

Tổ chức cần quy định tần suất và phương pháp luật phù hợp với quy mô, loại hình và tính phức tạp của tổ chức khi đánh giá sự phù hợp. Tần suất có thể ảnh hưởng bởi các yếu tố như kết quả về sự phù hợp trước khi hoặc các yêu cầu pháp luật cụ  thể. Sẽ thuận lợi nếu định kỳ tiến hành được sự xem xét độc lập.

Chương trình đánh giá sự phù hợp có thể được tích hợp với các hoạt động đánh giá khác. Chẳng hạn, đánh giá (audit) hệ thống quản lý, đánh giá về an toàn và sức khoẻ, thanh tra hay kiểm tra tình trạng đảm bảo về chất lượng.

Tương tự, tổ chức cần đánh giá định kỳ sự phù hợp của mình với các yêu cầu khác mà tổ chức tuân thủ (xem 4.3.2.2 hướng dẫn cụ thể hơn về các yêu cầu khác). Tổ chức có thể thiết lập một quy trình riêng biệt để tiến hành các đánh giá như vậy hoặc có thể chọn cách kết hợp những kiểu đánh giá này với các cách đánh giá khác của mình về sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật

(xem ở  trên), quá trình xem xét  của lãnh đạo (xem 4.6) hoặc các quá trình đánh giá khác. Phải lưu giữ hồ sơ các cuộc đánh giá định kỳ này.

4.5.3. Sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa

Để HTQLMT hiệu quả trên cơ sở liên tục vận hành, tổ chức cần có phương pháp hệ thống để xác định (các) sự không phù hợp thực tế và tiềm ẩn, tiến hành những sự khắc phục, hành động khắc phục và phòng ngừa, ngăn ngừa các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Sự không phù hợp là sự không đáp ứng một yêu cầu. Yêu cầu có thể được nêu liên quan với HTQL hoặc theo nghĩa kết quả hoạt động môi trường. Những tình huống có thể xảy ra tại một phần hệ thống mà phần đó không thể thực hiện đúng chức năng như đã dự tính hoặc các yêu cầu kết quả hoạt động môi trường không được đáp ứng.

Các ví dụ của những tình huống như vậy có thể gồm a) Kết quả hoạt động hệ thống:

1) không xác lập đúng các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường;

2) không xác định đúng các trách nhiệm mà HTQLMT đòi hỏi, như trách nhiệm để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu hoặc sự chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp, và

3) không đánh giá định kỳ được sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật định kỳ.

b) Kết quả hoạt động môi trường:

1) không đạt được các chỉ tiêu giảm năng lượng;

2) không thực hiện được các yêu cầu bảo dưỡng như lịch trình, và

3) không đáp ứng các chỉ tiêu vận hành (ví dụ mức giới hạn cho phép). Quá trình đánh giá nội bộ HTQLMT nêu tại phần 4.5.5 là một cách xác định định kỳ những sự không phù hợp. Việc xác định sự không phù hợp cũng có thể được coi là một phần trách nhiệm trong tác nghiệp thường ngày của những người gắn liền nhất với công việc có những vấn đề tiềm ẩn hoặc thực tế.

Một khi xác định được sự không phù hợp, phải điều tra để tìm nguyên nhân để từ đó hành động khắc phục sẽ tập trung vào phần tương ứng của hệ thống. Khi triển khai kế hoạch tìm ra sự không phù hợp, tổ chức cần cân nhắc các hành động nào cần được thực hiện để chỉ ra (để giảm nhẹ) vấn đề, những thay đổi nào cần thực hiện để khắc phục tình huống [để khôi phục (các) hoạt động bình thường], và nên làm gì để ngăn chặn vấn đề tái xuất hiện [để xoá bỏ (các) nguyên nhân]. Đặc điểm và thời hạn thực hiện các hành động như vậy cần phù hợp với bản chất và quy mô của sự không phù hợp và tác động môi trường.

Khi xác định có vấn đề tiềm ẩn nhưng thực tế sự không phù hợp chưa xảy ra, cân sử dụng phương thức tương tự để tiến hành hành động phòng ngừa.Các vấn đề tiềm ẩn có thể được xác định bằng các phương pháp như vận dụng hành động khắc phục sự không phù hợp đã xảy ra cho những lĩnh vực áp dụng khác mà tại đó các hành động tương tự có thể xảy ra, phân tích xu thế hay nghiên cứu các tác nghiệp khả dĩ có thể có tính nguy hại.

Lãnh đạo phải đảm bảo rằng các hành động khắc phục phòng ngừa đã được thực hiện và có các hành động tiếp theo một cách hệ thống để đảm bảo tính hiệu quả của chúng.

Thiết lập các thủ tục tìm ra những sự không phù hợp thực sự và tiềm ẩn cũng như thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa giúp đảm bảo tính nhất quán trong quá trình này. Những thủ tục như vậy cần xác định trách nhiệm, thẩm quyền và các bước được thực hiện trong việc lập kế hoạch và tiến hành các hành động khắc phục phòng ngừa. Khi các hành động dẫn đến những sự thay đổi đối với HTQLMT, quá trình phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, việc đào tạo, hồ sơ liên quan sẽ được cập nhật, phê duyệt lại, những thay đổi đó được thông báo cho tất cả những ai cần được biết.

4.5.4. Kiểm soát hồ sơ

Hồ sơ cung cấp bằng chứng về công việc đang được tiến triển và những kết quả của HTQLMT. Một đặc điểm chính yếu của các hồ sơ là chúng vĩnh cửu, và đặc biệt, không được sửa chữa. Tổ chức cần xác định những hồ sơ nào là cần thiết để quản lý hiệu quả các vấn đề về môi trường của mình. Các hồ sơ nên bao gồm:

a) thông tin về sự phù  hợp với các yêu cầu pháp luật được áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ,

b) chi tiết về những sự không phù hợp và các hành động khắc phục phòng ngừa,

c) kết quả của các cuộc đánh giá HTQLMT và các cuộc họp xem xét của lãnh đạo,

d) thông tin về các thuộc tính môi trường của sản phẩm (ví dụ thành phần và thuộc tính hoá chất),

e) bằng chứng về việc đáp ứng các chỉ tiêu/ mục tiêu,

f) thông tin về việc tham gia đào tạo,

g) giấy phép, giấy chuyển nhượng quyền hoặc các dạng uỷ quyền khác mang tính pháp luật,

h) những kết quả của hoạt động kiểm tra, hiệu chuẩn, và

i) các kết quả của hoạt động kiểm soát tác nghiệp (duy trì, thiết kế, sản xuất).

Kiểm soát hiệu quả những hồ sơ này là điều cơ bản đối với việc áp dụng thành công HTQLMT. Những đặc trưng chủ yếu của việc kiểm soát hồ sơ môi trường bao gồm các phương cách để xác định, thu thập, đánh số, điền, lưu trữ, bảo dưỡng, phục hồi và loại bỏ.

4.5.5. Đánh giá nội bộ

Các cuộc đánh giá nội bộ HTQLMT của tổ chức cần được tiến hành tại các khoảng thời gian đã được xác lập trước để xác định và cung cấp thông tin cho lãnh đạo rằng liệu hệ thống có phù hợp với những sự sắp xếp dự tính và có được thực hiện và duy trì phù hợp hay không. Chúng cũng có thể được thực hiện để xác định các cơ hội cải tiến HTQLMT của tổ chức.

Tổ chức cần lập chương trình đánh giá để định hướng việc lập kế hoạch, để tiến hành việc đánh giá và để xác định những yêu cầu mà các cuộc đánh giá phải đáp ứng các mục tiêu của chương trình. Chương trình này phải dựa trên bản chất các tác nghiệp của tổ chức xét theo nghĩa các khía cạnh môi trường và những tác động tiềm ẩn của tổ chức đó, dựa trên kết quả các cuộc đánh giá trước đây và các yếu tố liên quan khác.

Mỗi cuộc đánh giá nội bộ không cần bao trùm toàn bộ hệ thống, miễn rằng chương trình đánh giá đảm bảo tất cả các đơn vị, các bộ phận chức năng, các yếu tố hệ thống và toàn bộ phạm vi áp dụng của HTQLMT của tổ chức được định kỳ đánh giá.

Các cuộc đánh giá phải được lập kế hoạch và phải do (các) đánh giá viên khách quan, công bằng tiến hành với sự hỗ trợ (nêu thích hợp) của (các) chuyên gia kỹ thuật được chọn trong nội bộ tổ chức hoặc từ nguồn bên ngoài. Những người này phải có khả năng thu thập thông tin đáp ứng các mục tiêu và phạm vi của một cuộc đánh giá cụ thể cũng như cung cấp được các thông tin chính xác, đủ mức tin cậy để có thể đưa vào kết quả.

Các kết quả của một cuộc đánh giá nội bộ HTQLMT có thể được nêu dưới dạng báo cáo và được sử dụng để khắc phục hoặc phòng ngừa những sự không phù hợp cụ thể, đáp ứng một hoặc nhiều mục tiêu của chương trình đánh giá và cung cấp đầu vào để tiến hành cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Chú thích: xem ISO 19011 hướng dẫn về đánh giá HTQLMT.

4.6. Xem xét của lãnh đạo

4.6.1. Xem xét HTQLMT

Tại những khoảng thời gian do mình xác định, lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức cần tiến hành xem xét HTQLMT của mình để đánh giá tính phù hợp, thích ứng và hiệu quả liên tục của hệ thống. Việc xem xét này phải bao trùm các khía cạnh môi trường của hoạt động, sản phẩm và dịch vụ thuộc phạm vi của HTQLMT.

Đầu vào đối với cuộc họp xem xét của lãnh đạo có thể bao gồm

a) kết quả đánh giá nội bộ và đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật được áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ,

b) trao đổi thông tin từ các bên hữu quan bên ngoài, bao gồm cả các khiếu nại,

c) kết quả hoạt động môi trường của tổ chức,

d) mức độ mà các mục tiêu và chỉ tiêu đã đạt được

e) tình trạng của các hành động khắc phục phòng ngừa

f) những hành động tiếp theo từ các cuộc họp xem xét của lãnh đạo trước đó,

g) các hoàn cảnh thay đổi, bao gồm

l) thay đổi về sản phẩm, hoạt động và dịch vụ của tổ chức,

2) những kết quả đánh giá các khía cạnh môi trường do các kế hoạch hoặc những phát triển mới,

3) những thay đổi về các yêu cầu pháp luật phải áp dụng và các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ,

4) quan điểm của các bên hữu quan,

5) những tiến bộ trong khoa học và công nghệ, và

6) những bài học từ những tình huống khẩn cấp và sự cố,

h) các kiến nghị để cải tiến

Đầu ra của việc xem xét HTQLMT có thể bao gồm các quyết định về

- tính phù hợp, thích ứng và hiệu quả của hệ thống

- những thay đổi về lý học, nguồn nhân lực và tài chính, và

- các hoạt động liên quan đến những thay đổi có thể đối với chính sách môi trường, các mục tiêu, chỉ tiêu, và các yếu tố khác của HTQLMT.

Hồ sơ cuộc họp xem xét lãnh đạo có thể gồm bản copy các hạng mục chương trình họp, danh sách người dự, các tài liệu đọc hoặc trình bày, các quyết định quản lý được ghi lại thành File trong máy tính, văn bản báo cáo, biên bản, hoặc hệ thống tra cứu khác.

Mỗi tổ chức có thể tự quyết định những người sẽ tham dự cuộc họp xem xét của lãnh đạo. Những người này chủ yếu là: Cán bộ về môi trường (người chuẩn bị và trình bày thông tin), các cán bộ quản lý của các đơn vị chủ chốt (những hoạt động của họ bao gồm các khía cạnh môi trường ý nghĩa hoặc là những người chịu trách nhiệm về các yếu tố chủ chốt của HTQLMT, như đào tạo, lập và lưu trữ hồ sơ v.v...) và cấp lãnh đạo cao nhất (người đánh giá kết quả hoạt động của HTQLMT, xác định những nội dung ưu tiên cải tiến, cung cấp nguồn lực, và đảm bảo những hành động tiếp theo có hiệu quả).

4.6.2. Cải tiến liên tục

4.6.2.1. Các cơ hội để cải tiến

Tổ chức phải liên tục đánh giá kết quả hoạt động môi trường và kết quả của các quá trình HTQLMT của mình để xác định các cơ hội cải tiến. Lãnh đạo cao cấp nhất phải tham gia trực tiếp vào việc đánh giá này thông qua quá trình họp xem xét của lãnh đạo.

Xác định những thiếu sót trong HTQLMT (bao gồm những sự không phù hợp hiện có hoặc tiềm ẩn) cũng tạo những cơ hội có ý nghĩa để cải tiến.

Để nhận ra những cải tiến này, tổ chức không chỉ cần biết những thiếu sót nào còn tồn tại, mà còn phải biết vì sao chúng tồn tại. Điều này có thể đạt được bằng cách phân tích (các) căn nguyên gốc rễ của những thiếu sót trong HTQLMT.

Một số nguồn thông tin có ích cho việc cải tiến liên tục bao gồm:

a) kinh nghiệm thu được từ hành động khắc phục và phòng ngừa,

b) những chuẩn mực bên ngoài (benchmarking) so với các kết quả thực hiện tốt nhất,

c) những thay đổi dự tính hoặc kiến nghị trong các yêu cầu pháp luật được áp dụng và trong các yêu cầu khác mà tổ chức tán thành tuân thủ.

d) kết quả của HTQLMT và những cuộc đánh giá sự phù hợp,

e) các kết quả của tiến trình hướng tới đạt mục tiêu và chỉ tiêu, và

g) quan điểm của các bên hữu quan, bao gồm người lao động, khách hàng và nhà cung cấp.

4.6.2.2. Thực hiện cải tiến liên tục

Khi các cơ hội cải tiến đã được xác định, chúng cần được đánh giá để xác định những hoạt động nào nên được tiến hành. Các hoạt động cải tiến này phải được lập kế hoạch, và những thay đổi trong HTQLMT cần phải được thực hiện một cách tương ứng theo các kế hoạch đó. Việc cải tiến không cần diễn ra đồng thời trong tất cả các lĩnh vực.

PHỤ LỤC A

(Tham khảo)

CÁC VÍ DỤ VỀ SỰ TƯƠNG ỨNG GIỮA CÁC YẾU TỐ CỦA HTQLMT

Các ví dụ được nêu trong phụ lục này nhằm minh hoạ sự tương ứng giữa các yếu tố khác nhau của một HTQLMT. Những ví dụ này không nhằm trình bày lại những khả năng duy nhất hay chúng phù hợp cho tất cả mọi khu vực, quốc gia hay tổ chức.

Bảng A.1 nêu những ví dụ chỉ ra mối quan hệ giữa các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ, các khía cạnh môi trường và các tác động thực tế và tiềm ẩn của tổ chức. Chúng nhằm minh hoạ sự đa dạng về bối cảnh, điều kiện tác nghiệp và những loại hình tác động có thể có.

Bảng A.2 sử dụng một số hoạt động, sản phẩm và dịch vụ từ bảng A.1 để chỉ ra chúng có thể được phản ánh như thế nào thông qua HTQLMT của tổ chức.

Bảng A.2 nêu một số các ví dụ có thể có về mối liên hệ giữa các khía cạnh môi trường, mục tiêu và chỉ tiêu, các chương trình, các chỉ số kết quả hoạt động, các dạng kiểm soát tác nghiệp, các quá trình giám sát và đo lường.

Bảng A.1 - Ví dụ về hoạt động, sản phẩm và dịch vụ cùng các khía cạnh và các tác động môi trường liên quan

Bảng A.2 - Các ví dụ về hoạt động, sản phẩm và dịch vụ cùng các khía cạnh môi trường liên quan, mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình, chỉ số, kiểm soát tác nghiệp, giám sát và đo lường

THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] TCVN 14001: 2005, Hệ thống quản lý môi trường - Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

[2] TCVN ISO 9000: 2000, Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

[3] TCVN ISO 9001: 2000 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

[4] ISO ISO 994, Hệ thống quản lý chất lượng - Hướng dẫn cải tiến

[5] TCVN IS/TR 10013, Hướng dẫn về tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng

[6] TCVN ISO 14020, Nhãn môi trường và công bố môi trường - Nguyên tắc chung

[7] TCVN ISO 14021, Nhãn môi trường và công bố môi trường - Tự công bố về môi trường (ghi nhãn môi trường kiểu II)

[8] TCVN ISO 14024, Nhãn môi trường và công bố môi trường - Ghi nhãn môi trường kiểu I - nguyên tắc và thủ tục

[9] TCVN ISO/TR 14025, Nhãn môi trường và công bố môi trường - Công bố về môi trường kiểu III

[10] ISO 14031: 1999, Environmental management - Environmental performance evaluation - Guidelines

[11] ISO/TR 14032, Environmental management Examples of environmental performance evaluation

[12] TCVN ISO 14040, Quản lý môi trường - Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Nguyên tắc và khuôn khổ

[13] TCVN ISO 14041, Quản lý môi trường - Đánh giá chu trình sống của sản phẩm. Xác định mục tiêu, phạm vi và phân tích kiểm kê

[14] ISO 14-42, Environmental management - Life cycle asssessment - Life cycle impact assessment

[15] ISO 14043, Environmental management - Life cycle asssessment - Life cycle interpretation

[16] ISO/TR 14047, Environmental management - Life cycle impact assessment - Examples of application of ISO 14042

[17] ISO/TR 14048, Environmental management Life cycle asssessment - Data documentation format

[18] ISO/TR 14049, Environmental management Life cycle asssessment - Examples of application of ISO 14041 to goal and scope definition and inventory analysis

[19] ISO/TR 14062, Environmental management Integrating environmental aspect into product design and development

[20] ISO 19011, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing

[21] The ISO 14000 Family of International Standards, International Organization for standardization, Geneva, 2000