Báo cáo là một mẫu văn bản thường được sử dụng trong công việc và đời sống, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ báo cáo là gì và báo cáo thường được sử dụng để làm gì. Hãy theo dõi bài viết của chúng tôi để có thể giải đáp được các thắc mắc trên nhé!
Báo cáo là gì?
Báo cáo là một văn bản trình bày thông tin về một sự việc hoặc kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, nhằm giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể đánh giá đúng về tình hình thực tế, đưa ra các định hướng phù hợp.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 09/2019/NĐ-CP thì báo cáo là một văn bản hành chính (có thể là văn bản giấy hoặc văn bản điện tử) của cá nhân, cơ quan, tổ chức để thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc nhằm cung cấp thông tin giúp cơ quan, người có thẩm quyền có thể phân tích, đưa ra đánh giá, điều hành và ban hành các quyết định quản lý phù hợp.
Người viết báo cáo cần nắm rõ báo cáo là gì?
Báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Viết báo cáo là một công việc vô cùng quen thuộc đối với đời sống công sở. Để viết được báo cáo, trước tiên người viết báo cáo cần phải hiểu báo cáo là gì và báo cáo thường được sử dụng để làm gì?
Dựa vào khái niệm vừa tìm hiểu ở trên, chúng ta có thể hiểu báo cáo là một loại văn bản hành chính thường được sử dụng để nêu lên các thông tin về tình hình, kết quả công việc thực hiện.
Báo cáo là sự tổng hợp, so sánh và trình bày thông tin từ các nguồn dữ liệu theo một mẫu quy định. Thông qua việc xem xét báo cáo, cá nhân, cơ quan có thẩm quyền có thể nắm bắt được tình hình thực tế của đơn vị.
Báo cáo thường được sử dụng để tổng hợp, truyền đạt thông tin
Những loại báo cáo thường được sử dụng
Tùy vào từng loại hình tổ chức, doanh nghiệp hay tính chất công việc ở mỗi nơi mà sẽ có các loại báo cáo khác nhau. Sau đây là những loại báo cáo thường được sử dụng:
Căn cứ vào mục đích sử dụng và công việc được yêu cầu
Thông qua việc báo cáo thường được sử dụng để làm gì và công việc được các lãnh đạo, quản lý yêu cầu mà báo cáo được chia ra thành Báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo công việc,...
Căn cứ vào Nghị định 09/2019/NĐ-CP
Căn cứ vào Nghị định 09/2019/NĐ-CP thì quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước chia báo cáo thành 3 loại chính:
Báo cáo định kỳ: Là loại báo cáo được soạn ra nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện định kỳ theo một thời gian nhất định (hàng tháng, hàng quý, hàng năm).
Báo cáo chuyên đề: Là loại báo cáo tập trung vào một vấn đề, chủ đề cụ thể. Báo cáo chuyên đề thường được thực hiện một hay nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
Báo cáo đột xuất: Là loại báo cáo được viết khi thực tế có xảy ra những biến động thất thường (về môi trường tự nhiên, tình hình kinh tế, chính trị xã hội).
Phân loại các báo cáo thường được sử dụng7 bước để viết bài báo cáo chuyên nghiệp, chính xác
Báo cáo thường được sử dụng để tổng hợp, trình bày thông tin về thực tế kết quả của một cuộc điều tra, dự án hoặc sáng kiến. Tại mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy định riêng về báo cáo. Nhưng thông thường quy trình làm báo cáo sẽ cần đảm bảo 7 bước sau:
Bước 1: Chọn chủ đề chính cho báo cáo
Thông thường bước này sẽ được bỏ qua bởi tính chất công việc buộc bạn phải viết báo cáo theo chỉ định của cấp trên. Nếu bạn thực sự phải làm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên bàn giao thì bạn có thể bỏ qua bước này.
Tuy nhiên, nếu bạn được phép chọn chủ đề báo cáo riêng cho mình thì đây sẽ là một bước khởi đầu quan trọng. Bạn cần cố gắng chọn ra một chủ đề phù hợp với bản thân thông qua 2 tiêu chí sau:
Chủ đề có thông tin đầy đủ, rõ ràng: Bạn không nên chọn một chủ đề quá “rộng lớn” và càng không nên chọn một chủ đề quá “hẹp”. Hãy đảm bảo rằng nguồn thông tin từ chủ đề đủ để bạn đưa vào báo cáo.
Chủ đề giúp khơi gợi được sự hứng thú: Khi làm một chủ đề mà bản thân hứng thú, bạn sẽ đặt vào đó nhiều tâm huyết, công sức hơn. Đây không phải là một tiêu chí quá bắt buộc, nhưng nó sẽ là yếu tố tiên quyết giúp nâng cao chất lượng bài báo cáo của bạn.
Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chủ đề
Đối với các báo cáo kinh doanh và báo cáo khoa học, bạn sẽ sử dụng nguồn nghiên cứu từ chính bạn sẵn có hoặc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó cung cấp. Ngoài ra, việc mở ra các cuộc khảo sát, phỏng vấn sẽ giúp bạn có thể có được một nguồn dữ liệu cho riêng mình.
Đối với báo cáo học thuật, bạn có thể tham khảo mẫu báo cáo của anh/chị khóa trước hoặc nguồn tài liệu từ những website đáng tin cậy. Tuy nhiên, phần lớn bạn sẽ phải tự nghiên cứu. Điều đó đòi hỏi chủ đề bạn chọn phải thực sự chất lượng để bạn có thể tiến xa hơn.
Bước 3: Xây dựng dàn ý cho bài báo cáo
Bước này sẽ giúp bạn liệt kê những nội dung cần đưa vào bài báo cáo. Thông thường, báo cáo sẽ bao gồm các mục sau:
Trang bìa
Mục lục
Giới thiệu
Cơ sở lý thuyết
Nội dung chính
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Thứ tự các mục trên chỉ mang tính chất tham khảo. Bạn cần xem xét quy định của cơ quan, tổ chức để có thể đưa ra một dàn ý báo cáo phù hợp.
Bước 4: Viết bản nháp đầu tiên
Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình làm báo cáo. Bài báo cáo của bạn có chuyên nghiệp hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào bước này.
Thông qua quá trình viết bản nháp đầu tiên, bạn có thể nhìn nhận, sắp xếp lại toàn bộ thông tin mà bạn dự định đưa vào báo cáo. Việc rà soát được các lỗ hổng trong dữ liệu hay trong quá trình phân tích của mình giúp bài báo cáo của bạn từng bước hoàn thiện hơn.
Sau cùng, bạn sẽ cần ghi lại các điểm cần hoàn thiện và chỉnh sửa chúng sau lần nháp đầu tiên.
Bước 5: Phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả
Sau khi hoàn thiện các ý tưởng, bạn phải tiến hành trình bày, phân tích dữ liệu của mình và ghi lại kết quả. Ví dụ, bạn đang là một nhân viên bán hàng thì việc phân tích dữ liệu có thể là việc dùng các dữ liệu đã thu thập để giải thích nguyên nhân doanh số bán hàng giảm so với kỳ trước.
Bước 6: Đề xuất các giải pháp
Thông qua quá trình phân tích dữ liệu kĩ càng, bạn hoàn toàn có thể đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề đã đặt ra. Ví dụ, sau khi nhận thấy nguyên nhân khiến doanh số bán hàng giảm là kỹ năng tiếp thị chưa tốt, nhân viên có thể đề xuất phía công ty mở ra các khóa đào tạo về kỹ năng tiếp thị.
Bước 7: Chỉnh sửa và phân phối báo cáo
Trước khi gửi báo cáo đi, việc xem xét và chỉnh sửa cẩn thận chính là một yếu tố quan trọng. Không mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn cũng chính là cách giúp bài báo cáo của bạn được đối phương nhìn nhận chuyên nghiệp.
Bạn cần đảm bảo rằng mình đã rà soát tất cả các lỗi sai chính tả và lỗi đánh máy. Đọc lại toàn bài để chắc chắn rằng nội dung được trình bày mạch lạc, dễ hiểu.
Viết báo cáo dễ dàng, nhanh chóng qua 7 bước
Những điều cần lưu ý khi làm báo cáo
Hiểu được báo cáo là gì và báo cáo thường được sử dụng để làm gì là bước đầu quan trọng giúp bài báo cáo đi đúng hướng. Nhưng để bài báo cáo thêm chuyên nghiệp và chính xác thì bạn cần chú ý những điểm sau:
Về mặt nội dung
Báo cáo cần đảm bảo bố cục hợp lý, rõ ràng; thông tin đưa ra phải chính xác, đầy đủ. Báo cáo cung cấp thông tin cho cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền nhằm đưa ra các quyết định quan trọng. Vì vậy, việc thêm thắt thông tin chính là điều tối kỵ của người viết báo cáo.
Nội dung của bài báo cáo cần được trình bày một cách trọng tâm: Mục tiêu hàng đầu của báo cáo là tóm tắt, truyền đạt thông tin. Người viết báo cáo cần trình bày nội dung thật trọng tâm, dễ hiểu để cung cấp thông tin đến cho người đọc.
Báo cáo cần phải có nhận định đúng về ưu và nhược điểm xuyên suốt quá trình hoàn thành báo cáo.
Báo cáo phải xác định đúng nguyên nhân của kết quả công việc thu được.
Báo cáo phải chỉ ra được những bài học kinh nghiệm cần thiết.
Về mặt hình thức
Mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có những quy định, yêu cầu riêng đối với báo cáo. Người làm báo cáo cần phải tuân theo quy định của đơn vị mình.
Bản nộp báo cáo cuối cùng phải đảm bảo được trình bày một cách gọn gàng, dễ hiểu nhất.
Một số điều bạn cần quan tâm khi làm báo cáo
Tác giả: Phạm Yến 
