Bạn đang thắc mắc công nợ là gì? Làm thế nào để quản lý công nợ một cách hiệu quả nhất. Vậy hãy cùng chúng tôi đi giải đáp tất cả các thắc mắc đó trong bài viết dưới đây!
Định nghĩa công nợ là gì?
Để trả lời cho câu hỏi công nợ là gì thì công nợ được hiểu là một khoản tiền phát sinh khi một cá nhân hoặc một tổ chức, doanh nghiệp có giao dịch trao đổi hàng hóa, dịch vụ với một cá nhân hoặc tổ chức khác nhưng không trả hoặc trả thiếu tại kỳ thanh toán đó.
Bạn đã hiểu công nợ là gì?
Một số khái niệm khác
Bên cạnh khái niệm công nợ là gì, có một số khái niệm khác liên quan đến công nợ.
Công nợ sinh viên
Công nợ sinh viên là những khoản nợ của sinh viên đối với nhà trường như học phí, phí bảo hiểm, phí tài liệu, phí xét tốt nghiệp,... được nhà trường cho phép nợ trong một khoảng thời gian quy định.
Công nợ đối với nhà nước
Công nợ đối với nhà nước là khoản nợ do Chính phủ chịu trách nhiệm chi trả. Khoản nợ này là khoản nợ khác biệt hoàn toàn với khoản nợ mà đất nước vay từ các nước khác.
Đối chiếu công nợ
Đối chiếu công nợ là hành động so sánh đối chiếu các khoản nợ trên hợp đồng với các khoản nợ thực tế giữa các tổ chức, doanh nghiệp khi giao dịch.
Đây là một thủ tục rất quan trọng. Nó là cơ sở để giúp hai bên xác nhận, đối chiếu và cam kết thời gian có thể trả nợ.
Khấu trừ công nợ
Khấu trừ công nợ hay còn gọi là cấn trừ công nợ, bù trừ công nợ là một loại giao dịch trao đổi mà ở đó chủ thể tham gia giao dịch vừa đóng vai trò là người mua, đồng thời cũng là người bán.
Đối với mỗi lần giao dịch, khi có vấn đề xảy ra cả hai bên phải lập biên bản khấu trừ công nợ. Lúc đó mỗi bên sẽ vừa có công nợ cần thu và vừa có công nợ cần trả.
Hàng tháng các tổ chức, đơn vị cần lập biên bản đối chiếu công nợ, đồng thời kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn chứng từ với các bên cần đối chiếu. Nếu phát hiện có lỗi sai, hai bên cần làm rõ và giải quyết.
Chốt công nợ
Chốt công nợ là hoạt động bộ phận kế toán tổng hợp những khoản công nợ phát sinh bao gồm các hóa đơn, chứng từ giao dịch, so sánh với số liệu trên hợp đồng của đơn vị, sau đó đối chiếu với các bên liên quan.
Khi các số liệu đã khớp, bộ phận kế toán sẽ chốt sổ và báo cáo với cấp trên sau đó tiến hành nhắc nhở các bên liên quan thanh toán các khoản nợ đúng hạn.
Hiện nay có những loại công nợ phổ biến nào?
Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra hai loại công nợ phổ biến nhất hiện nay.
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu là những khoản tiền mà cá nhân, tổ chức bán sản phẩm, hàng hóa dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức khác mà chưa thu hồi được hoặc chưa thu hồi hết tiền.
Công nợ phải thu là gì?
Nếu một tổ chức có công nợ phải thu thì bộ phận kế toán cần thường xuyên theo dõi và kiểm tra các khoản nợ với các bên liên quan. Đồng thời, cần liên tục nhắc nhở, đốc thúc các bên thanh toán các khoản nợ đúng hạn.
Đối với mỗi công ty khác nhau bộ phận kế toán cần phải có kế hoạch thu hồi công nợ hợp lý. Từ đó doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng công nợ kéo dài làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh nói chung.
Tùy theo tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp, bộ phận kế toán sẽ đưa ra phương án đề xuất về hạn mức công nợ cần thu một cách hợp lý.
Một số loại chứng từ kế toán cần cung cấp để thanh toán công nợ:
Biên bản giải quyết công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả là những khoản tiền mà công ty, doanh nghiệp cần phải thanh toán cho các bên cung cấp dịch vụ, hàng hóa, nguyên vật liệu,... mà trước đó các tổ chức chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán hết.
Công nợ phải trả là gì?
Đối với công nợ phải trả, bộ phận kế toán cũng cần thường xuyên theo dõi, đối soát để kịp thời thanh toán cho các bên liên quan.
Những khoản nợ cần thanh toán cho Nhà nước, người lao động phải luôn được đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Phương pháp để quản lý công nợ hiệu quả
Quản lý công nợ là một việc làm hết sức quan trọng đối với mỗi cá nhân hoặc tổ chức. Vậy, những phương pháp để quản lý công nợ là gì? Sau đây, chúng tôi sẽ chỉ ra phương pháp giúp bạn quản lý công nợ một cách hiệu quả.
Xây dựng quy trình quản lý công nợ
Để quản lý công nợ một cách hiệu quả, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng một bộ quy trình quản lý để giảm thiểu nguy cơ xảy ra rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra một quy trình quản lý công nợ phổ biến mà các tổ chức có thể tham khảo và thực hiện theo.
Bước 1: Xây dựng bộ phận quản lý công nợ và chính sách cụ thể
Các tổ chức cần xây dựng một bộ phận quản lý công nợ để tránh những sai sót để lại hậu quả nghiêm trọng. Bên cạnh đó, cần có những chính sách quy định cụ thể để thực hiện theo.
Đối với các bên liên quan, các tổ chức nên có biên bản gồm đầy đủ số tiền cần thanh toán, hạn thanh toán và trách nhiệm nếu không thanh toán đầy đủ đúng hạn.
Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý khách hàng, đối tác rõ ràng
Bộ phận quản lý công nợ cần phân công rõ ràng cá nhân, bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm với đối tác, khách hàng nào. Với mỗi bên, các cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cần có cách thức liên lạc để có thể thu hồi công nợ một cách hiệu quả.
Bước 3: Gửi yêu cầu, đề nghị thanh toán
Khi gửi đề nghị thanh toán cho bên đối tác, khách hàng nên lựa chọn phương thức gửi nhanh nhất có thể. Trong đề nghị thanh toán cần ghi rõ thời gian cần hoàn thành thanh toán.
Bước 4: Nhắc nhở đối tác, khách hàng thanh toán công nợ đúng hạn
Gần đến thời hạn thanh toán mà bên liên quan chưa thanh toán hoặc phản hồi thì cần liên tục nhắc nhở bằng hình thức email hoặc gọi điện trực tiếp. Bên cạnh đó, bộ phận chịu trách nhiệm cũng nên nhắc lại các điều khoản, mức phạt nếu không thanh toán đúng hạn.
Những lưu ý để quản lý công nợ hiệu quả
Những lưu ý khi quản lý công nợ là gì?
Ngoài việc xây dựng một quy trình quản lý công nợ chi tiết thì các tổ chức cũng cần lưu ý một số vấn đề sau trong quá trình quản lý công nợ:
Các tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo cập nhật đầy đủ chi tiết và đối soát thường xuyên các khoản công nợ.
Cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán và lưu trữ cẩn thận
Đối với mỗi giao dịch, trong hợp đồng phải nêu rõ thời hạn thanh toán, trách nhiệm nếu thanh toán không đúng thời gian đã quy định.
Xây dựng phương án dự phòng để tìm hướng giải quyết với những khoản nợ khó thu, giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho doanh nghiệp.
Đối với công nợ phải trả, tổ chức cần xem xét và theo dõi chi tiết, thường xuyên. Thanh toán kịp thời để giữ độ uy tín với các bên đối tác.
Những công nợ chưa có hóa đơn, chứng từ cần được theo dõi riêng và cập nhật khi có hóa đơn về để hạch toán một cách chính xác
Tác giả: Phạm Yến 
