Để tạo một báo cáo cần trả lời các câu hỏi gì?

Chọn lọc dữ liệu là bước vô cùng quan trọng khi làm báo cáo

Dữ liệu của báo cáo cần được lấy từ đâu?

Báo cáo được coi là giá trị khi nguồn dữ liệu của báo cáo phải minh bạch, đến từ các nguồn tin cậy và chính xác. Một số nguồn các bạn có thể tham khảo khi thực hiện báo cáo:

• Các nghiên cứu khoa học đã được công nhận bởi các cơ quan chuyên môn và được công bố

• Số liệu thống kê chính thức từ cơ quan nhà nước, tổ chức uy tín

• Các văn bản còn thời hạn sử dụng

• Số liệu thực tế có từ khảo sát, phản hồi của khách hàng hoặc đối tượng của báo cáo

• Các phát ngôn, bài phỏng vấn của các chuyên gia, nhà nghiên cứu. Thông tin nên đến từ các tạp chí, trang báo uy tín, chính thống.

Báo cáo phải có thông tin, quy định, khái niệm gì?

Để đảm bảo thông tin và cấu trúc, báo cáo cần có những thông tin như sau:

• Tiêu đề: Rõ ràng, ngắn gọn.

• Giải thích: Bao gồm giải thích từ viết tắt, thuật ngữ chuyên ngành.

• Mở đầu: Bao gồm nội dung chính, đối tượng và phương pháp báo cáo. Ở đây nêu bật mục đích, phạm vi của báo cáo.

• Nội dung: Trình bày, phân tích dữ liệu, đưa ra nhận xét và từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị. Chỉ ra các hạn chế, vấn đề còn tồn đọng.

• Kết luận: Tóm tắt nội dung chính, kết quả. Báo cáo nên có khuyến nghị, hướng dẫn cho các bước tiếp theo hoặc các nghiên cứu về sau.

• Nguồn tài liệu tham khảo: Các nguồn thông tin đã được sử dụng trong báo cáo

• Nêu rõ các khái niệm: Mục tiêu, đối tượng, phương pháp nghiên cứu và nội dung chi tiết

Cách thức thu thập số liệu như thế nào?

Để quá trình thu thập số liệu đúng hướng và thuận lợi, (nhóm) tác giả của báo cáo cần vạch ra hướng nghiên cứu:

• Xác định mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

• Xác định phương pháp thu thập và xử lý số liệu

• Thiết kế bảng hỏi, câu hỏi,... để thu thập dữ liệu

• Kiểm tra và chọn lọc số liệu

• Phân tích và trình bày theo mục tiêu ban đầu

Dữ liệu từ những bảng, mẫu hỏi nào sẽ được đưa vào báo cáo?

Sau khi xác định mục đích, lượng dữ liệu thu thập được từ bảng điều tra là rất lớn. Vậy dữ liệu thuộc bảng hỏi nào nào đủ điều kiện để đưa vào báo cáo?

• Nguyên tắc bắt buộc, dữ liệu thuộc bảng hỏi liên quan trực tiếp đến mục tiêu của báo cáo.

• Dữ liệu thuộc bảng hỏi phản ánh được xu hướng, so sánh.

• Dữ liệu đột biến, cần xem xét kỹ

• Dữ liệu không trùng lặp

Làm thế nào để nhóm dữ liệu logic, theo hệ thống

Trên thực tế, hiện tại đã có rất nhiều phương thức nhóm dữ liệu theo hệ thống, hỗ trợ bởi Excel:

• Bộ lọc Filter mặc định (Auto Filter): lọc dữ liệu theo các giá trị sẵn có

• Bộ lọc Filter nâng cao (Advanced Filter):lọc dữ liệu theo một tiêu chí

• Hàm FILTER: lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện đưa ra

• Bộ lọc trong Access: xem các bản ghi chọn lọc trong cơ sở dữ liệu

• Slicer: lọc dữ liệu trong bảng hoặc biểu đồ PivotTable

• Timeline: lọc dữ liệu theo các khoảng thời gian như năm, quý, tháng, ngày trong biểu đồ PivotTable.

Những việc không nên làm khi thực hiện báo cáo

Có một vài lỗi phổ biến mắc phải khi (nhóm) tác giả thực hiện báo cáo. Độc giả cùng xem để tránh mắc lại những lỗi này nhé.

• Nội dung không đồng nhất, thiếu trọng tâm, lan man.

• Văn phong không phù hợp: Báo cáo là văn bản chuyên ngành. Vì vậy ngôn từ trong báo cáo cần trang trọng và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng: từ ngữ địa phương, từ cảm thán, tiếng lóng,... trong báo cáo. Đặc biệt về đại từ nhân xưng, sử dụng đại từ ngôi thứ nhất (tôi, ta, chúng tôi, chúng ta).

• Định dạng văn bản: Là văn bản chuyên ngành, báo cáo cần theo định dạng văn bản đã được quy định. Tránh các lỗi về font chữ, lề giấy, định dạng hàng và cột,...

Đừng khiến báo cáo của bạn mất điểm khi làm những điều như trên

Kết luận

Qua bài viết, chúng ta đã hiểu rõ khái niệm liên quan đến báo cáo, để tạo một báo cáo cần trả lời các câu hỏi gì. Từ đó có một tư duy tổng quan về quá trình tạo nên một báo cáo chuyên nghiệp, chính xác và có độ tin cậy cao. Với những thông tin đã tiếp cận, độc giả hoàn toàn có thể tạo một báo cáo chất lượng cho cá nhân và cơ quan mình.