Lưu hành nội bộ là gì? Các nguyên tắc về tài liệu lưu hành nội bộ

- Mang tính cơ chế quản lý

• Giữa các hình thức hoặc biện pháp quản lý luôn xuất hiện những tương tác qua lại lẫn nhau được gọi là cơ chế quản lý.
• Trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp sẽ phát sinh những quan hệ có đặc tính lâu dài, ổn định. Tính cơ chế quản lý sẽ giúp văn bản điều chỉnh các quan hệ đó.
• Các tổ chức, doanh nghiệp, công ty sử dụng văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý để yêu cầu người lao động nghiêm túc chấp hành theo đúng quy định của luật pháp và những chính sách mà họ đã đề ra.
• Chính sách đào tạo nhân sự, chính sách lương, thưởng…đều là những văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý.

- Mang tính sự vụ

• Tính sự vụ của văn bản lưu hành nội bộ thể hiện qua việc chúng luôn được áp dụng để giải quyết, xử lý những tình huống phát sinh trong nội bộ tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp như khen thưởng, kỷ luật, lập biên bản…và được quy định trong các văn bản khác nhau.
• Văn bản lưu hành nội bộ mang tính sự vụ được điều chỉnh và dùng cho từng đối tượng cụ thể được nêu rõ. Chúng cũng có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp.

- Mang tính duy nhất

• Đặc điểm cuối cùng của các văn bản lưu hành nội bộ đó là mang tính duy nhất. Tính chất này biểu hiện ở chỗ văn bản chỉ áp dụng nội bộ, không được phép lưu hành và áp dụng với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan khác ngoài xã hội.

Những loại văn bản lưu hành nội bộ phổ biến hiện nay

Sau khi đã làm quen với khái niệm lưu hành nội bộ là gì cũng như 3 đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ, chúng ta sẽ cùng nhau tiếp cận với những loại văn bản lưu hành nội bộ phổ biến hiện nay, đó là:

Quy chế hoạt động

Quy chế hoạt động là loại văn bản lưu hành nội bộ vô cùng quan trọng, có tác dụng điều hướng giúp cho việc quản lý của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thống nhất và hiệu quả.

Những quy định, quy ước, chế độ, chính sách đều là nội dung chính của quy chế, được ban hành thông qua tổ chức có quyền hạn trong công ty theo trình tự, thủ tục nhất định và chỉ có hiệu lực trong phạm vi công ty, doanh nghiệp đó.

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp, công ty đều có một quy chế hoạt động riêng biệt. Trong quá trình soạn thảo quy chế, bộ phận thực hiện bên cạnh việc tuân thủ đúng quy định pháp luật còn cần phải chú ý đến tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Quy chế hoạt động được soạn ra với những nguyên tắc, tiêu chuẩn rõ ràng, minh bạch nhằm đảm bảo sự nhất quán về mặt nội dung và mang tính bắt buộc thực hiện.

Thỏa ước lao động tập thể

Thỏa ước lao động tập thể chính là một loại văn bản được doanh nghiệp, tổ chức ban hành và nhận được sự chấp thuận, đồng ý ký từ các bên tham gia qua quá trình thương lượng cụ thể.

Thỏa ước lao động tập thể gồm: thỏa ước lao động tập thể doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể có nhiều doanh nghiệp, thỏa ước lao động tập thể ngành và nhiều thỏa ước lao động tập thể khác. Điều 78 của Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 quy định rõ thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 đến 03 năm.

Nội dung trong các thỏa ước lao động tập thể bắt buộc không được trái với luật pháp hiện hành, nêu rõ trách nhiệm, quyền hạn cũng như đảm bảo được lợi ích cho các bên tham gia. Các thỏa ước lao động tập thể còn được khuyến khích mang nội dung có lợi hơn cho người lao động so với những quy định mà pháp luật đề ra.

Điều lệ doanh nghiệp 

Đây là văn bản lưu hành nội bộ bắt buộc phải có khi thành lập doanh nghiệp, yêu cầu tất cả các cá nhân đều phải chấp hành và nó chỉ bị mất giá trị khi mà doanh nghiệp không còn tồn tại, hoạt động nữa.

Loại văn bản này giữ vị trí quan trọng nhất trong doanh nghiệp, tuân thủ vô cùng nghiêm ngặt những quy tắc do pháp luật quy định. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tiến hành các thủ tục đăng ký điều lệ cho doanh nghiệp.

Nội dung của điều lệ doanh nghiệp thường sẽ liên quan đến những vấn đề như: cơ cấu tổ chức, thể thức hoạt động…

Nội quy lao động

Giống với 3 loại văn bản lưu hành nội bộ đã nêu ở trên, nội quy lao động cũng phải tuân thủ theo quy định của pháp luật và yêu cầu người lao động triển khai, thực hiện một cách nghiêm túc.

Nội quy lao động yêu cầu cá nhân tại các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện một cách nghiêm túc

Nội quy lao động được soạn thảo thành văn bản và tiến hành áp dụng đối với những nơi có từ 10 người lao động trở lên. Những nội dung chính trong bản nội quy lao động cần phải được niêm yết ở khu vực cần thiết tại nơi làm việc để mọi người tiện theo dõi và chấp hành.

Theo đó, nội quy lao động gồm những nội dung sau:

• Thời gian làm việc, nghỉ ngơi, trật tự nơi làm việc.

• An toàn, vệ sinh lao động.

• Phòng chống quấy rối tình dục và cách thức xử lý khi vi phạm.

• Bảo vệ về vấn đề tài sản và các bí mật như: kinh doanh, sở hữu trí tuệ…

• Quy định về trách nhiệm bồi thường thiệt hại cùng một số nội dung khác.

Những văn bản khác

Ngoài quy chế hoạt động, thỏa ước lao động tập thể, điều lệ doanh nghiệp và nội quy lao động ra thì văn bản lưu hành nội bộ còn bao gồm các loại báo cáo, công văn…

Tất cả những văn bản này đều giúp ích rất nhiều cho hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; góp phần vào sự phát triển của xã hội.

Nguyên tắc về tài liệu lưu hành nội bộ hiện nay 

Chỉ hiểu lưu hành nội bộ là gì thì chưa đủ, người đọc còn cần phải nắm rõ được những nguyên tắc về tài liệu lưu hành nội bộ hiện nay như sau:

Nội dung tài liệu không được trái với các quy định của pháp luật; phải phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức; mang tính bắt buộc thực hiện.

Tài liệu phải có cấu trúc ngắn gọn, mạch lạc, cách dùng từ ngữ dễ hiểu, chính xác, đạt được sự nhất quán trong nội dung. Bên cạnh đó, tài liệu còn cần nêu rõ quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích của các bên trong khoảng thời gian được áp dụng.

Mỗi tài liệu đều phải được kiểm tra, rà soát và trình phê duyệt theo đúng trình tự do nội bộ tổ chức, doanh nghiệp quy định bởi cá nhân chịu trách nhiệm.

Các vấn đề chi tiết nêu trong tài liệu đều phải được tách bạch, quy định rõ ràng, không lặp lại với những tài liệu khác đã ban hành.

Tài liệu lưu hành nội bộ cần tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành

Kết luận

Bài viết trên đây là lời giải đáp cho câu hỏi lưu hành nội bộ là gì, hiện nay có những loại văn bản lưu hành nội bộ phổ biến nào hay tài liệu lưu hành nội bộ cần phải tuân theo những nguyên tắc ra sao.

Mong rằng qua việc tham khảo thông tin được cung cấp trong bài, người đọc sẽ tích lũy thêm cho bản thân nhiều kiến thức mới trong lĩnh vực này.