Mẫu bảng dự trù kinh phí được dùng trong trường hợp nào?

Mẫu bảng dự trù kinh phí là biểu mẫu được dùng để đưa ra tính toán kinh phí cần phải có để thực hiện 1 dự án, kế hoạch hoặc dùng để dự trù chi phí mua sắm trang thiết bị trong các lĩnh vực.

Bảng dự trù kinh phí là gì?

Dự trù kinh phí có thể được hiểu là ước tính chi phí của từng hạng mục công việc để một bản kế hoạch và dự trù, xin kinh phí để nếu có phát sinh thêm công việc, cần thêm chi phí mà công việc đó chưa được trình bày trong bản kế hoạch thì vẫn có thể triển khai công việc đó nhờ vào kinh phí dự trù đã xin thêm.

Bảng dự trù kinh phí là được lập ra nhằm thống kê rõ ràng, cụ thể những hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa, thông tin về những sản phẩm gồm số lượng, đơn giá, thành tiền,...

Bảng dự trù kinh phí thể hiện đầy đủ thông tin lẫn kinh phí cần dự trù.

Những lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí

Bảng dự trù kinh phí cần có chữ ký, họ tên của người lập bảng.

Bảng dự trù kinh phí cũng chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt, đồng ý của lãnh đạo cấp trên.

Việc lập bảng dự trù kinh phí giúp những người có liên quan hình dung được những khoản kinh phí mà họ cần phải chi cho một kế hoạch, sự kiện, công việc… nào đó.

Việc tính toán kinh phí có thể không chính xác được 100% tuy nhiên cũng mang tính tương đối giúp tổ chức, cá nhân liên quan dự trù được kinh phí mà họ cần chi trả.

Bảng dự trù kinh phí tùy từng mục đích sử dụng của cá nhân tổ chức mà có sự đa dạng về nội dung, cá nhân, tổ chúc cũng có thể tự điều chỉnh mẫu bảng dự trù kinh phí sao cho phù hợp.

Đối với bảng dự trù kinh phí chi tiết sẽ liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, giá cả dự trù. Mọi thông tin cần thiết được ghi đầy đủ tại bảng dự trù, người chuẩn bị cho sự kiện chỉ cần mua đủ số lượng cần thiết như trong bảng.

Mẫu bảng dự trù kinh phí mua sắm

Được sử dụng khi cần mua trang thiết bị, đồ dùng, dụng cụ ở các công ty, cơ quan, trường học,...

Mẫu 1

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ

Kính gửi: .....................

Tên tôi là: ................ Phòng, khoa: ....................

Nội dung: ...........................................................

Ngày ..... tháng ..... năm .....

Mẫu 2: Bảng dự trù kinh phí chi tiết

DỰ TRÙ KINH PHÍ
(V/v........)

Kính gửi.............

Căn cứ đề nghị … đã được Lãnh đạo trường duyệt chủ trương cho thực hiện;

Căn cứ thư chào hàng của....................;

Căn cứ vào báo giá của 03 đơn vị (Kèm theo báo giá) cụ thể như sau:

Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

Qua so sánh chất lượng thiết bị và giá cả của 03 Nhà cung cấp, đối chiếu với yêu cầu mua sắm của Nhà trường. Phòng …… đề nghị Lãnh đạo Trường cho phép chọn Công ty … là nhà cung cấp, cụ thể dự trù kinh phí như sau:

Giá trên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), công lắp đặt và chi phí vận chuyển đến........

Chế độ bảo hành: Theo tiêu chuẩn của Nhà sản xuất.

Kính đề nghị Hiệu Trưởng và Phòng Kế hoạch Tài chính cho ý kiến để Phòng triển khai các bước tiếp theo.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Đây là mẫu bảng dự trù kinh phí được dùng nhiều nhất, một sự kiện có thể dùng nhiều hơn 1 bảng dự trù kinh phí.

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi:.......................

Tên tôi là:.........................Phòng, khoa:....................

Nội dung:........................................

Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Người chịu trách nhiệm lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần lưu ý:

Thứ nhất, người lập bảng phải là người nghiên cứu, hiểu rõ kế hoạch tổ chức sự kiện, nắm bắt được tầm quan trọng trong việc lập bảng dự trù kinh phí.

Cần nắm được các thông tin cơ bản như:

- Thời gian tổ chức sự kiện

- Địa điểm tổ chức sự kiện (trong nhà/ngoài trời…)

- Quy mô của sự kiện thế nào? (số lượng khách…)

- Chủ đề chính của sự kiện

- Các hoạt động diễn ra trong sự kiện (tiết mục…)

- Ý nghĩa, mục đích

Nắm bắt được những thông tin trên, người lập bảng sẽ biết được sự kiện cần triển khai những gì, cách thực hiện, cần những hạng mục nào, ngân sách bao nhiêu…?

Thứ hai, cần tổng hợp, liệt kê cụ thể các hạng mục để có thể dự toán kinh phí

Người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cần biết sắp xếp các sự kiện, đưa ra các hạng mục cần thiết, có thể thêm những hạng mục như ấn phẩm, quà tặng… Các hạng mục này cần cụ thể số lượng, kinh phí…

Thứ ba là lên danh sách kinh phí dự trù cho những rủi ro phát sinh

Cần tính toán và dự trù xem trong sự kiện mình phụ trách có thể xảy ra những rủi ro hay tình huống nào, kèm theo đó là kinh phí dự trù cho tương ứng với từng rủi ro, tình huống đó.

Thứ tư, tính tổng kinh phí sau khi hoàn thành

Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí, và trước khi trình bảng dự trù cho khách hàng, hoặc đơn vị tổ chức sự kiện, người lập bảng cần tính tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện, kể cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.

Trên đây là mẫu bảng dự trù kinh phí. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006192 để được hỗ trợ.

>> Có thể dùng những mẫu biên bản làm việc nào?