Mẫu biên bản họp online dùng cho mọi cuộc họp trực tuyến

Sau đại dịch Covid-19, với thời gian giãn cách xã hội lâu, họp online đã trở thành một phần quan trọng của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Mẫu biên bản họp online có hình thức thế nào?

Ưu, nhược điểm của họp online là gì?

Họp online hay họp trực tuyến hay teleconference là một cuộc họp giữa nhiều người thông qua Internet hoặc truyền thông điện tử. Các thành viên tham gia cuộc họp không cần phải có mặt ở cùng một địa điểm, mà có thể ở bất cứ nơi đâu. Số lượng người tham dự không giới hạn.

- Giúp người chủ trì dễ dàng chia sẻ dữ liệu, video, thuyết trình một cách đồng thời.

- Thông tin rõ ràng: Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều có các tính năng như chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch.

- Tiết kiệm thời gian di chuyển của người tham gia cuộc họp, thời gian tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian.

- Có thể lưu trữ được toàn bộ nội dung cuộc họp.

Tuy nhiên, hình thức họp này cũng vẫn tồn tại một số nhược điểm:

- Không thể tương tác trực tiếp với nhau nên bị hạn chế về mặt giao tiếp, tiếp nhận thái độ, cảm xúc của đối phương;

- Có thể gặp vấn đề do đường truyền;

- Khi gặp vấn đề về sự cố cần phải có sự giúp đỡ của kỹ thuật viên.

 

Biên bản họp online gồm nội dung gì?

Biên bản họp online có thể chỉ dùng lưu trên máy tính hay in ra để cho các thành viên tham khảo thì đều được sử dụng làm căn cứ xác định diễn biến, kết quả đạt được tại cuộc họp. Vì vậy, kể cả khi kết quả chưa đi đến cuối cùng, cuộc họp chỉ mang tính chất thảo luận đơn giản thì các mẫu biên bản cuộc họp vẫn cần đảm bảo đủ các phần rõ ràng, thiết kế khoa học.

Về cơ bản, nội dung biên bản cuộc họp online đều có bố cục các phần theo thứ tự như sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản và trích yếu nội dung.

- Ngày….tháng….năm, giờ phút cụ thể lập biên bản.

- Thành phần tham dự cuộc họp.

- Phần nội dung: diễn biến thực tế sự việc.

- Phần kết thúc: ghi rõ lý do và thời gian.

- Người lập và người chủ trì ký nhận.
 

Mẫu biên bản họp online

Mặc dù nhiều phần mềm có thể ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp nhưng các biên bản cuộc họp vẫn không thể thiếu. Bởi đây là văn bản ghi lại một cách ngắn gọn những gì quan trọng đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia.

Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản họp online dưới đây:

BIÊN BẢN HỌP TRỰC TUYẾN

Về việc………………..………..

Hôm nay, vào lúc ….… giờ …… ngày ….. tháng ….. năm …..

Trên phần mềm …………………

Diễn ra cuộc họp với nội dung ……………………………………………..

I. Thành phần tham dự:

1. Chủ trì: Ông/Bà …………………….….. Chức vụ: …..………………

2. Thư ký: Ông/Bà ………………………… Chức vụ: ……………………

3. Thành phần khác:

……………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………....

II. Nội dung cuộc họp:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

III. Biểu quyết (nếu có):

- Tổng số phiếu: …………. Phiếu

- Số phiếu tán thành: ……… phiếu, chiếm …… %

- Số phiếu không tán thành: ………... phiếu, chiếm …… %

IV. Kết luận cuộc họp:

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Cuộc họp kết thúc vào lúc ….. giờ ….. ngày …. tháng ….. năm ……, nội dung cuộc họp đã được ghi lại toàn bộ qua file đính kèm bên dưới.

Cần lưu ý gì khi lập biên bản họp online?

Biên bản cuộc họp online có thể không mang nhiều ý nghĩa bằng một biên bản họp trực tiếp do đã được ghi lại nhưng vẫn có giá trị quan trọng bởi chúng giúp các thành viên nhất là những người vắng mặt vẫn hiểu cuộc họp một cách ngắn gọn các thông tin nổi bật, quan trọng.
Để việc viết biên bản họp hiệu quả, nhanh chóng, cần lưu ý thực hiện một số vấn đề sau:

- Nhớ tên những người tham gia cuộc họp;

- Ghi nhớ các nội dung cơ bản;

Trên đây là mẫu biên bản họp online dùng cho mọi cuộc họp trực tuyến. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ  19006199 để được hỗ trợ.