Một số mẫu Công văn phổ biến hiện nay

Hiện nay, mẫu Công văn chuẩn được quy định tại Nghị định 30/2020. Tuy nhiên, trên thực tế, mẫu Công văn được sử dụng vào nhiều mục đích nên có nhiều mẫu cụ thể, phổ biến.

1. Công văn là gì?

Công văn là một loại văn bản hành chính được ghi nhận tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đây là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Ngoài ra, Công văn còn được sử dụng trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp, thậm chí, sử dụng khá phổ biến trong hoạt động hàng ngày với mục đích là để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Lý do Công văn được sử dụng phổ biến là bởi Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật, vì vậy trình tự, thủ tục ban hành khá dễ dàng, thực hiện nhanh chóng, thuận lợi để giải quyết công việc khẩn cấp.

Dựa vào mục đích soạn Công văn, có thể tùy ý biến tấu các loại Công căn khác nhau như Công văn giải trình, Công văn thông báo, Công văn đề nghị...

2. Soạn thảo công văn phải tuân thủ những yêu cầu nào?

- Khi soạn thảo Công văn cần lưu ý rằng, mỗi Công văn chỉ chứa đựng một chủ đề nhất định và nêu rõ 

- Nội dung Công văn thường ngắn gọn, không dài dòng

- Công văn thường được trình bày bằng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc

- Hiện nay, Nghị định 30/2020 đã quy định mẫu Công văn chuẩn nên thường Công văn phải được trình bày với thể thức đúng quy định của pháp luật

Thông thường bố cục một công văn phải có các thành phần sau:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.

+ Địa danh và thời gian gửi công văn.

+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.

+ Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).

+ Số và ký hiệu của công văn.

+ Trích yếu nội dung.

+ Nội dung công văn.

+ Chữ ký, đóng dấu.

+ Nơi gửi.

3. Mẫu Công văn chuẩn theo Nghị định 30/2020

 Kính gửi:

- ............................................................;

- .............................................................

.................................................................................7............................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.................................................................................................................................../.

.............................................................10.....................................................................

1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.

4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.

5 Địa danh.

6 Trích yếu nội dung công văn.

7 Nội dung công văn.

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
 

4. Một số mẫu Công văn cụ thể thường gặp

4.1 Mẫu Công văn đề nghị

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ

(Về việc: ……………………………….)

Kính gửi (1): ……………………………………………………………………..

- Căn cứ Quyết định/Công văn/Hợp đồng số ………/……… ngày…tháng…năm… của (2)…………………………………….

- Căn cứ (3)……………………………………………..

Để…(4): ………………………………

Nay, (5)……………………………làm Công văn này kính đề nghị (6):

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Rất mong nhận được sự xem xét, quan tâm và giải quyết đề nghị trên của ……………………

Xin trân trọng cảm ơn!

(1) Cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp.

(2) Tên cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp

(3) Nêu các căn cứ để thực hiện Công văn đề nghị

(4) Nêu lý do làm Công văn đề nghị

(5) Tên đơn vị, phòng ban đề nghị

(6) Nêu các đề nghị theo từng trường hợp

4.2 Mẫu Công văn giải trình

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(Về việc: ..…………………………….)

          Kính gửi: …………………[Tên cơ quan tiếp nhận đơn giải trình]……..

- Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………….

- Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………...

- Số điện thoại: …………………………………. Số Fax: ……………………..

- Mã số thuế: …………………………………………………………………….

- Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà………………….. Chức vụ: …………

- Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………

Nội dung giải trình: [Ghi rõ giải trình về vấn đề gì, theo yêu cầu hay công văn số bao nhiêu của cơ quan nhà nước; trình bày nội dung giải trình và các tài liệu kèm theo (nếu có) để chứng minh cho yêu cầu giải trình.]

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty chúng tôi về sự việc ……………………………... Chúng tôi cam đoan toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật nếu có điều gì trình bày gian dối.

4.3 Mẫu Công văn thông báo

Kính gửi: …………….

(Địa chỉ:………………………………………….)

- Căn cứ Hợp đồng dịch vụ số … giữa………….. và  ………… 

- Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;

- Căn cứ vào tình hình thực tế thực hiện hợp đồng.

Công ty ……………. xin thông báo đến Quý công ty về việc ………………….

(Phần này, bạn trình bày những thông tin, sự việc  mà bạn muốn thông báo tới chủ thể nhận công văn)

Đề nghị công ty …………………… tiếp nhận và thực hiện.

Trân trọng cảm ơn./.

4.4 Mẫu Công văn đề nghị hỗ trợ

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HỖ TRỢ

(Về việc: ....................................)

Kính gửi: [Cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp] ...................................

- Căn cứ Quyết định/Công văn số ....../...... của ....................[Tên cơ quan ban hành Công văn/quyết định] về việc ............. [Tên công việc, nhiệm vụ cần thực hiện]

- Căn cứ Biên bản họp thống nhất về việc thực hiện ................................. ngày ...../...../...... của..... [Tên đơn vị, phòng ban đảm nhiệm thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao]

- Căn cứ ...............................................................................

Nay, ........................... [Tên đơn vị, phòng ban đảm nhiệm thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao] làm Công văn này đề nghị ......................... [Tên cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp] hỗ trợ ....................... [kinh phí, nhân sự....] để .................... thực hiện.............. [nhiệm vụ, công việc được giao] được thành công tốt đẹp.

Yêu cầu hỗ trợ cụ thể như sau: [Nêu chi tiết về yêu cầu cần hỗ trợ]

- Thời gian cần hỗ trợ: ..........................

- Số lượng nhân sự (số tiền, trang thiết bị cần hỗ trợ): .........................

Rất mong nhận được sự xem xét và hỗ trợ từ ................[Cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh

nghiệp].

Xin trân trọng cảm ơn!

4.5 Mẫu Công văn báo cáo

CÔNG VĂN

V/v Báo cáo..…………………….

Ngày…. tháng…. năm……, Phòng/Ban/Công ty/………… nhận được văn bản……….. của…………. về việc triển khai hành động/hoạt động/…… theo………….

Hôm nay, ngày…/…./….., thay mặt Phòng/Ban/Công ty/……….. tôi xin báo cáo kết quả/tiến trình/….. sau quá trình triển khai thực hiện hành động/ hoạt động……………

…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

(Phần này bạn viết báo cáo kết quả/tiến trình/… sau quá trình triển khai thực hiện hành động/hoạt động/… Tùy theo cụ thể công việc, tình huống của việc mà bạn muốn báo cáo cho chủ thể nhận công văn mà bạn có những cách trình bày khác nhau)

Tôi xin cam đoan những thông tin, kết quả,…. mà tôi đã báo cáo trên đây là trung thực, đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin này.

………… kính gửi Ban Giám đốc/Công ty/………… xem xét.

Trân trọng cảm ơn./.

4.6 Mẫu công văn đề nghị thanh lý hợp đồng

Kính gửi: Công ty………………..

(Địa chỉ:…………………………………..)

(Hoặc chủ thể khác có thẩm quyền, tùy thuộc vào chủ thể thực hiện thanh lý hợp đồng là chủ thể nào)

Ngày…. tháng…. năm……, Công ty chúng tôi có ký kết với Ông/Bà Hợp đồng dân sự số………. về việc …………. có hiệu lực từ ngày… tháng….. năm……

Tuy nhiên, vì những lý do sau:

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

Công ty chúng tôi quyết định tổ chức thanh lý Hợp đồng…………… với Quý công ty.

Lý do là ……………………….

(Phần này bạn trình bày lý do dẫn tới việc thanh lý hợp đồng, ví dụ:

Theo quy định tại……….. Hợp đồng dân sự………….., Quý công ty có nghĩa vụ giao những hàng hóa sau:

Cho Công ty chúng tôi muộn nhất là vào ngày… tháng…. năm……

Nhưng, tới ngày…/…./….. Công ty chúng tôi không nhận được đúng số hàng trên. Ngay sau khi xác nhận việc này, Công ty chúng tôi đã liên lạc với Quý công ty để tìm biện pháp giải quyết.

Tuy nhiên, Quý công ty lại không có thiện chí trong việc khắc phục sai sót trên.

Ngày…/…./….., do thiệt hại xảy ra với Công ty chúng tôi đã chiếm….. % giá trị hợp đồng, Công ty chúng tôi quyết định thanh lý Hợp đồng……………. với Quý công ty)

Thiệt hại xảy ra bởi hành vi vi phạm của Quý công ty được xác định gồm:…………………

Và chúng tôi đề nghị giải quyết như sau:

………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………….

Trân trọng thông báo để Quý công ty được biết và xin cảm ơn!

4.7 Mẫu Công văn điều chỉnh thông tin

CÔNG VĂN

Kính gửi:………………………………………………………

Căn cứ:………………………………………………………………………………

Dựa trên……………………..chúng tôi thông báo về việc thay đổi thông tin……như sau:

1………………………………………………………………………………………

2………………………………………………………………………………………3………………………………………………………………………………………

4.8 Công văn đề nghị hướng dẫn thủ tục

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ HƯỚNG DẪN THỦ TỤC

Kính gửi: [Cơ quan cấp trên/Lãnh đạo doanh nghiệp] ...................................

- Căn cứ Quyết định/Công văn số ....../...... của ...........................về việc ................................

- Căn cứ Biên bản họp thống nhất về việc thực hiện ................................. ngày ...../...../...... của ...................

- Căn cứ ................................................................................................................

Hôm nay, ................................. làm Công văn này đề nghị ……………………… hướng dẫn thủ tục .......................  để .......................... thực hiện công việc ......................

Rất mong nhận được sự xem xét và hỗ trợ từ ..............................

Xin trân trọng cảm ơn!

4.9 Mẫu công văn điều chỉnh giá bán

Trên đây là một số mẫu Công văn phổ biến hiện nay. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline  19006199 để được hỗ trợ.