Các mẫu văn bản hành chính hiện nay và cách trình bày hiện nay được quy định tại Nghị định 30 năm 2020 về công tác văn thư.
Có mấy loại văn bản hành chính?
Theo giải thích tại Nghị định 30/2020:3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Điều 7 Nghị định này cũng quy định rõ, văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:
| Nghị quyết (cá biệt) | Quyết định (cá biệt) | Chỉ thị | Quy chế |
| Quy định | Thông cáo | Thông báo | Hướng dẫn |
| Chương trình | kế hoạch | Phương án | Đề án |
| Dự án | Báo cáo | Biên bản | Tờ trình |
| Hợp đồng | Công văn | Công điện` | Bản ghi nhớ |
| Bản thỏa thuận | Giấy ủy quyền | Giấy mời | Giấy giới thiệu |
| Giấy nghỉ phép | Phiếu gửi/Phiếu chuyển | Phiếu báo | Thư công |
Mẫu văn bản hành chính gồm các nội dung gì?
Các thành phần chính mà văn bản hành chính cần có bao gồm:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Các mẫu văn bản hành chính phổ biến hiện nay
Mặc dù Nghị định 30 đã quy định hầu hết các mẫu văn bản hành chính, tuy nhiên, chỉ một số mẫu sau đây được sử dụng thường xuyên gồm:
Mẫu Nghị quyết (cá biệt)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /NQ-...3... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...4..., ngày... tháng... năm... |
NGHỊ QUYẾT
...............5...............
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ..................................................................................................................;
Căn cứ ..................................................................................................................;
...............................................................................................................................
QUYẾT NGHỊ:
........................................................6.....................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - Như Điều.... ; - .............; - Lưu: VT,...7...8. | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung nghị quyết.
6 Nội dung nghị quyết.
7 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
8 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /QĐ-...3... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...4..., ngày... tháng... năm... |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc.......... 5...................
Căn cứ .......................................................7 .........................................................;
Căn cứ .................................................................................................................;
Theo đề nghị của ...................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1....................................................... 8 ...........................................................
Điều ......................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - Như Điều.......; - ............; - Lưu: VT,...9...10. | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Nội dung quyết định.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /QĐ-...3... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...4..., ngày... tháng... năm... |
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành (Phê duyệt)..........5...................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH6
Căn cứ ...................................................7 .............................................................;
Căn cứ ..................................................................................................................;
Theo đề nghị của ...................................................................................................
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này.......................5 .............
.....................................................................................................................................
Điều......................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - Như Điều... ; -..............; - Lưu: VT,...8...9... | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
* Mẫu này áp dụng đối với các quyết định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt một văn bản khác.
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung quyết định.
6 Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó.
7 Các căn cứ để ban hành quyết định.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu văn bản có tên loại(Mẫu này được sử dụng chung cho: Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Giấy ủy quyền, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo).
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /...3...-...4... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...5..., ngày... tháng... năm... |
TÊN LOẠI VĂN BẢN6
................7..............
.........................................................................8....................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - ..............; - ..............; - Lưu: VT,...9...10. | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên loại văn bản.
4 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
5 Địa danh.
6 Tên loại văn bản
Mẫu này áp dụng chung đối với các hình thức văn bản hành chính có ghi tên loại gồm: chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo.
7 Trích yếu nội dung văn bản.
8 Nội dung văn bản.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu Công văn
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số: /...3...-...4... V/v..........6....... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...5..., ngày... tháng... năm... |
Kính gửi:
- ............................................................;
- .............................................................
.................................................................................7............................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - Như trên; - ..............; - Lưu: VT,...8...9... | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
.............................................................10.....................................................................
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn.
4 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
5 Địa danh.
6 Trích yếu nội dung công văn.
7 Nội dung công văn.
8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
9 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
10 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (nếu cần).
Mẫu Công điện
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số:.../CĐ-...3... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...4..., ngày... tháng... năm... |
CÔNG ĐIỆN
............5..............
................................................................6 điện:
- ...............................7...............................;
- .................................................................
.........................................................................8....................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.................................................................................................................................../.
Nơi nhận: - ..............; - ..............; - Lưu: VT,...9...10. | QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên |
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công điện.
4 Địa danh.
5 Trích yếu nội dung điện.
6 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người đứng đầu.
7 Tên cơ quan, tổ chức nhận điện.
8 Nội dung điện.
9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
10 Ký hiệu của người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu Biên bản
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 Số:.../BB-...3... | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
BIÊN BẢN
...........4............
Thời gian bắt đầu: .................................................................................................
Địa điểm: ...............................................................................................................
Thành phần tham dự: ............................................................................................
.....................................................................................................................................
Chủ trì (chủ tọa):..................................................................................................
Thư ký (người ghi biên bản):................................................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):
....................................................................................................................................
Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào.... giờ...., ngày.... tháng.... năm..../.
THƯ KÝ (Chữ ký) Họ và tên | CHỦ TỌA (Chữ ký của người có thẩm quyền, Họ và tên |
Nơi nhận:
- ..............;
- Lưu: VT, Hồ sơ.
Ghi chú:
1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3 Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4 Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
5 Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).
Trên đây là một số mẫu văn bản hành chính được dùng phổ biến hiện nay và cách trình bày. Nếu còn thắc mắc, vui lòng liên hệ
19006192 để được hỗ trợ.
Tác giả: Lê Hà Vy 
Chủ đề:
