Phụ lục là gì? 3 lưu ý khi trình bày phụ lục văn bản

Khi đọc một văn bản, đôi khi chúng ta thường hay thấy có những trang với tiêu đề “PHỤ LỤC”. Vậy phụ lục là gì? Khi trình bày phụ lục cần chú ý những quy tắc nào? Xin mời bạn tham khảo ngay bài viết dưới đây để có thể tự giải đáp những thắc mắc này nhé.

Phụ lục là gì?

Khái niệm

Phụ lục là phần đi kèm có nhiệm vụ bổ sung thông tin, dữ liệu cho nội dung chính của một văn bản, tài liệu. Vì vậy, phụ lục có yêu cầu cao về tính chính xác. Thông thường, các phụ lục đều phải được thu thập, nghiên cứu và phân tích một cách tỉ mỉ.

Phụ lục là gì luôn là thắc mắc của rất nhiều người

Phụ lục thường được trích dẫn từ những nguồn tin chính thống. Nội dung của nó có mối liên hệ chặt chẽ với các kết quả, luận điểm, nhận định được nêu ra ở bài viết.

Phụ lục không nhất thiết phải có trong các văn bản, tài liệu. Nếu có, nhiệm vụ là cung cấp thêm thông tin nhằm làm sáng tỏ cho các ý chính chứ không mang tính chất tổng kết, đúc rút. Nếu như không có phụ lục, người xem vẫn hiểu được nội dung của toàn bài.

Ví dụ của phụ lục 

- Phụ lục có nội dung vô cùng phong phú, được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:

• Dữ liệu thô

Là những dữ liệu chưa bị tác động của con người trong việc phân tích, xử lý. Chúng thông thường là một bảng tính, được trích dẫn từ một nguồn cụ thể nào đó.

Dữ liệu thô hay được dùng để giải thích thêm cho các luận điểm chính. Nhưng cần đảm bảo rằng chúng có mối liên quan đến nhau. Trong bài viết cũng phải nhắc qua đến những dữ liệu thô này.

Ta cũng có thể bổ sung các thông tin từ nhiều nguồn làm tăng thêm độ tin cậy cho bài viết. Tuy nhiên, bắt buộc ghi rõ những thông tin đó được trích dẫn từ đâu, cũng như cam kết về tính chính xác của nó.

• Bảng biểu, đồ thị, tranh ảnh minh họa

Tất cả các bảng biểu, đồ thị, tranh ảnh minh họa đều là những dữ liệu có tác dụng rất hữu ích trong việc giải thích, trình bày một luận điểm mà không cần dùng đến quá nhiều câu từ. Đôi khi, việc tiếp cận thông tin theo cách này dễ hiểu và ghi nhớ được lâu hơn so với đọc văn bản thông thường.

Cần lưu ý là các đồ thị, tranh ảnh… đều có thể tự thiết kế hoặc trích dẫn từ nhiều nguồn. Song, nó chỉ luôn là những thông tin bổ sung, không được coi như luận điểm chính.

Tất cả dữ liệu này sẽ được sắp xếp theo bố cục của văn bản, đặt tên giống với tên nội dung chính và có kèm số thứ tự.

• Thông tin khảo sát, nghiên cứu

Các cuộc khảo sát, nghiên cứu luôn đem đến những hiệu quả tuyệt vời trong việc khai thác thông tin. Chúng ta có thể thực hiện chúng theo cách phỏng vấn trực tiếp, sử dụng phiếu in hoặc gửi email…

Cần đưa vào phụ lục nội dung tổng quan của các cuộc khảo sát, nghiên cứu để dẫn chứng thêm cho luận điểm chính. Bên cạnh đó, bản sao hệ thống các câu hỏi đa dạng cùng câu trả lời của nó cũng được lưu lại đầy đủ và trình bày cụ thể trong phụ lục.

• Những mục khác

Những mục khác ở đây được hiểu là danh mục từ viết tắt hoặc những thiết bị dùng để hỗ trợ trong việc thu thập thông tin như máy quay phim, máy thu âm, điện thoại… Người viết cần đưa thêm chi tiết này vào bài viết để người đọc hình dung ra quá trình hình thành tài liệu cũng như độ tin cậy của văn bản.

- Ví dụ của phụ lục: danh mục từ viết tắt

• Danh mục các ký hiệu trong biểu thuế xuất nhập khẩu

Danh mục các ký hiệu trong biểu thuế xuất nhập khẩu

Vai trò của phụ lục là gì?

• Phụ lục có nhiệm vụ hàng đầu là đưa thêm thông tin, dữ liệu nhằm làm sáng tỏ những nội dung chính. Nó thực chất chỉ đóng vai trò phụ, nhưng lại là những dẫn chứng giúp bài viết dễ tiếp cận hơn, làm tăng thêm tính chân thực của các luận điểm.

• Đôi khi, phụ lục chỉ dành cho những cá nhân chưa nắm rõ được nội dung văn bản. Họ tìm xem để hiểu hơn về những luận điểm được nêu ra. Đối tượng có kiến thức chuyên môn sâu không cần dùng quá nhiều đến các phụ lục.

• Phụ lục giúp cho các thông tin, dữ liệu được sắp xếp một cách có trật tự, dễ hiểu và thuận tiện cho việc nắm bắt. Nó cũng góp phần giúp văn bản được trình bày khoa học hơn thay vì việc nhồi nhét một loạt các nội dung phụ, làm lộn xộn nội dung chính.

• Phụ lục cũng khiến việc tìm kiếm và sửa đổi thông tin được diễn ra nhanh chóng qua việc phân biệt rõ nội dung bài và các số liệu thống kê, biểu đồ theo từng phần riêng. Người viết sẽ dễ dàng tìm ra vị trí sai sót và tiến hành sửa chữa.

Phụ lục nằm ở đâu?

Vị trí của phụ lục rất quan trọng. Nó giúp cho bài viết được trình bày theo thể thống nhất, có tính logic cao và tạo sự dễ dàng cho người tiếp cận.

Thông thường, phụ lục được xếp ở phía cuối văn bản. Điều này phần nào giải thích rằng nó chỉ là phần phụ thêm, có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu làm rõ cho những phần chính.

Có một số trường hợp phụ lục cũng được đưa lên đầu, nhưng không nhiều. Lúc ấy, vai trò của phụ lục được nâng lên hơn. Nó đem đến lượng thông tin có độ tin cậy cao, quan hệ mật thiết đến luận điểm chính của văn bản.

Phụ lục và mục lục có giống nhau không?

Để xác định được mục lục và phụ lục giống hay khác nhau, trước tiên cần đưa ra khái niệm về mục lục.

• Mục lục được hiểu là một danh sách bao gồm các tiêu đề chính, tiêu đề phụ về nội dung của một cuốn sách, bài luận,... đi kèm với số trang cụ thể. Nhờ đó, người xem nắm bắt được nhanh thông tin tổng quát cũng như hiểu được bố cục của tài liệu.

• Hơn nữa, mục lục cũng giúp cho việc tìm đến nội dung cần tham khảo thuận tiện hơn. Người xem chỉ cần đọc tiêu đề, xem số trang là có thể mở đến vị trí mong muốn.

Phụ lục có giống với mục lục hay không?

Về vấn đề mục lục giống hay khác phụ lục, thì câu trả lời ở đây là khác nhau. Sự khác biệt này được thể hiện qua các chi tiết sau:

3 lưu ý khi trình bày phụ lục văn bản

Khi trình bày phụ lục trong văn bản, người viết cần lưu ý 3 chi tiết sau đây:

Vị trí

Như đã nhắc đến ở trên, vị trí của phụ lục là một trong những yếu tố góp phần làm nên sự thành công của một văn bản.

Một văn bản không bắt buộc cần phụ lục. Nếu có, nó sẽ được người viết đặt ở cuối là chủ yếu. Ít khi phụ lục được đưa lên vị trí đầu tiên.

Bố cục và nội dung

Bố cục và nội dung cũng là thông tin cực kỳ quan trọng đối với những người đang muốn tìm hiểu phụ lục là gì cũng như cách để trình bày một phụ lục thu hút và dễ hiểu.

Thường thì phụ lục được thiết kế theo một bố cục rõ ràng và có sự thống nhất về phần định dạng. Những chỗ nào viết hoa tất cả, chỗ nào chỉ viết hoa chữ cái đầu đều phải được duy trì theo một thể nhất định.

Phụ lục cũng cần đánh số thứ tự theo chiều tăng dần để đảm bảo tính hợp lý xuyên suốt văn bản.

Khi trình bày một phụ lục bắt buộc phải chú ý đến các lỗi chính tả, cách hành văn. Bạn phải luôn đảm bảo rằng câu từ được viết ra đầy đủ ngữ nghĩa, ngắn gọn, súc tích. Bên cạnh đó, người viết nên rà soát lại cẩn thận nhằm đảm bảo đã cung cấp đầy đủ phụ lục liên quan đến nội dung chính của văn bản.

Lỗi chính tả hay xuất hiện trong phụ lục

Thứ tự sắp xếp

Yếu tố cuối cùng cần lưu ý trong vấn đề trình bày phụ lục văn bản chính là thứ tự sắp xếp. Thứ tự này chính là thứ tự xuất hiện của các phụ lục.

Thông thường, dựa theo thứ tự xuất hiện trong văn bản của nội dung chính liên quan phụ lục thì ta sẽ xếp phụ lục theo đó. Ví dụ: nếu trong bài đề cập đến bảng danh sách các từ viết tắt được sử dụng đầu tiên thì ta sẽ phải xếp phụ lục các từ viết tắt lên đầu.

Kết luận

Bài viết trên đây nhằm giải thích về khái niệm phụ lục là gì cũng như những lưu ý khi trình bày phụ lục trong văn bản. Mong rằng những thông tin tham khảo được sẽ giúp ích cho người đọc và giúp họ thiết kế một phụ lục phù hợp với yêu cầu đã đề ra.