Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất 2023

Hóa đơn điện tử đang trở nên ngày càng phổ biến. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể tra cứu các hóa đơn, chứng từ kế toán về thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ nhanh chóng trên các Website. Bài viết sau sẽ hướng dẫn cho bạn cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất 2023.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất 2023

Hóa đơn điện tử là gì?

Dựa vào khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện dưới dạng là các dữ liệu điện tử và được lập bởi các cá nhân, tổ chức buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về kế toán và thuế (Bao gồm cả trường hợp hóa đơn đó được khởi tạo từ các máy tính tiền có đường kết nối với dữ liệu điện tử với các cơ quan thuế).

Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi đến cho người mua hàng. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm có: Số giao dịch là dãy số duy nhất và chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin người bán được lập trên hóa đơn được tạo bởi cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thường có mã QR trên hóa đơn

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được các cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ gửi đi cho người mua nhưng không có mã của cơ quan thuế.

3 cách tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhanh nhất

Để tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế một cách nhanh chóng và dễ dàng, ta có thể thực hiện theo 3 cách sau:

Tra cứu trên website của Hệ thống hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể thực hiện trên website Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế dành cho đối tượng là các doanh nghiệp chưa đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các bước thực hiện tra cứu lần lượt gồm các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang website của Hệ thống hóa đơn điện tử.

https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Hệ thống hóa đơn điện tử là hệ thống tra cứu các thông tin về hóa đơn điện tử

Bước 2: Nhập các thông tin trong bảng tra cứu theo yêu cầu, gồm có các thông tin bắt buộc như: Mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu của hóa đơn, số hóa đơn và nhập mã captcha.

Nhập thêm thông tin về Tổng tiền thuế để tìm kiếm được kết quả chính xác nhất

Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin, nhấn vào Tìm kiếm để tra cứu hóa đơn.

Bước 4: Tiếp tục chọn Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra hoặc mua vào của các hàng hóa dịch vụ. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ra đầy đủ các thông tin theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Sau khi xem hóa đơn, bạn có thể in hóa đơn theo nhiều định dạng khác nhau

Lưu ý: Khi nhập Ký hiệu hóa đơn cần tìm, ta cần bỏ bớt ký tự số ở đầu dãy ký hiệu. Ví dụ: Nếu ký hiệu là 1C24TTV, ta nhập tìm kiếm là C24TTV.

Tra cứu trên website Tra cứu thông tin hóa đơn

Bên cạnh tra cứu trên Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế, ta còn có thể tra cứu hóa đơn trên website Tra cứu thông tin hóa đơn dành cho đối tượng là cá nhân, tổ chức đã đăng. Cách thực hiện tra cứu có các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào địa chỉ website Tra cứu thông tin hóa đơn:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html

Bước 2: Điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc có đánh đấu * trong mục cho sẵn để tìm kiếm được nhanh chóng và chuẩn xác.

Các mục thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn cần điền bao gồm:

• Mã số thuế
• Mẫu số
• ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
• Mã xác thực nhập theo mẫu cho sẵn

Ta có thể xem danh sách doanh nghiệp rủi ro hoặc vi phạm trong kinh doanh

Bước 3: Sau khi đã thực hiện xong việc nhập liệu, ta nhấn vào nút Tìm kiếm để bắt đầu tra cứu.

Tra cứu trên Fast E-Invoice

Ngoài các cách tra cứu thông qua website được cung cấp bởi cục thuế nhà nước, các cá nhân, tổ chức có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên Fast E-Invoice. Nó cho phép bên mua tra cứu được thông tin hóa đơn, nếu bên mua có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Fast E-Invoice. Có 2 cách tra cứu cho phương thức này.

• Cách 1: Tra cứu trực tiếp trên website Fast E-Envoice

Bước 1: Truy cập vào website của Fast E-Invoice để bắt đầu tra cứu hóa đơn điện tử: https://einvoice.fast.com.vn

Bên mua hàng hóa có thể truy cập hóa đơn điện tử trên Fast E-Invoice

Bước 2: Nhập Mã nhận hóa đơn của hóa đơn cần tra cứu và mã kiểm tra cho trước vào ô có sẵn. Cuối cùng, chọn Nhận để tiến hành tra cứu.

Nhập mã số nhận hóa đơn khi mua hàng để xem hóa đơn điện tử

• Cách 2: Tra cứu thông qua tệp XML của hóa đơn gốc

Bước 1: Tải về máy tệp XML có sẵn. Sau đó, ta chọn vào ô Hóa đơn gốc (XML) để thực hiện tải xuống hóa đơn điện tử có định dạng XML.

Bước 2: Truy cập vào website https://einvoice.fast.com.vn và tích chọn ô Hóa đơn gốc (XML)

Có 2 phương thức tra cứu hóa đơn điện tử, trong đó có tra cứu qua hóa đơn gốc

Bước 3: Tải tệp hóa đơn gốc (XML) đã tải xuống từ trước vào ô cho sẵn và nhập mã xác thực.

Sau khi nhập các thông tin yêu cầu, ta nhấn Nhận để tiến hành tra cứu hóa đơn

Trường hợp nào phải hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Dựa vào quy định của pháp luật trong Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về các trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có sai sót nên bị hủy như sau:

- Theo quy định tại Điều 19 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi đi có phát hiện sai sót được xử lý bằng cách:

• Người bán cần thông báo cho cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA về việc hủy hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã lập có phát hiện sai sót.
• Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử có sai sót và người bán có thể lập hóa đơn điện tử mới, gửi cho cơ quan thuế để nhận được mã mới.

Theo quy định trong Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc khi cung cấp dịch vụ và sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

• Người bán có thể tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng.
• Người bán cần thông báo với cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử.