Quyết định 2515/QĐ-UBND ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ ỨNG DỤNG CHỮ KÝ SỐ TRONG VIỆC GỬI, NHẬN VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN

------------------------------

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử;

Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Căn cứ Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Kế hoạch số 1456 /KH-UBND ngày 24 tháng 4 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai ứng dụng chữ ký số trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Bình Thuận năm 2013;

Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 36/TTr-STTTT ngày 30 tháng 9 năm 2013,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tạm thời về ứng dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Thuận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ ỨNG DỤNG CHỮ KÝ SỐ TRONG VIỆC GỬI, NHẬN VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH THUẬN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 2515/QĐ-UBND ngày 14/10/2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Thuận)

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Văn bản này quy định tạm thời về ứng dụng chữ ký số để xác thực thông tin, chứng thực chữ ký số, bảo mật và an toàn thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua mạng giữa các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Bình Thuận; danh mục các loại văn bản phải sử dụng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số để gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

2. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số đang làm việc trong các cơ quan, đơn vị quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Chứng thư số: là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.

2. Chứng thư số có hiệu lực: là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi.

3. Chữ ký số: là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

4. Khóa: là một chuỗi các số nhị phân (0 và 1) dùng trong các hệ thống mật mã.

5. Khóa bí mật: là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.

6. Khóa công khai: là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

7. Ký số: là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

8. Thuê bao: là tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số và giữ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số được cấp.

9. Người ký: là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.

10. Người nhận: là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

11. Người có thẩm quyền ký số: là người có thẩm quyền quản lý và sử dụng khóa bí mật của cơ quan, tổ chức để ký.

12. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện, giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Khi áp dụng chữ ký số, văn bản điện tử thay thế văn bản giấy, chữ ký tay và con dấu theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.

2. Áp dụng chữ ký số để gửi, nhận văn bản qua các hệ thống thông tin: hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh, hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Cổng/Trang thông tin điện tử thành viên (Portal/Subportal)...

3. Văn bản điện tử được ký số (gửi qua mạng không gửi văn bản giấy) theo quy định này có giá trị pháp lý ngang với văn bản có chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy.

4. Các cơ quan, đơn vị nhận văn bản điện tử được ký số theo quy định này phải thực hiện đầy đủ các nội dung trong văn bản đã ký số như văn bản giấy (bao gồm cả các cơ quan, đơn vị chưa cấp chứng thư số).

5. Ngày hiệu lực của văn bản được ký số căn cứ vào ngày của văn bản.

Chương II. PHƯƠNG THỨC CHUYỂN ĐỔI CHỮ KÝ TAY VÀ CON DẤU SANG CHỮ KÝ SỐ

Điều 5. Phương thức chuyển đổi chữ ký tay và con dấu sang chữ ký số

1. Việc chuyển chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy sang chữ ký số trên văn bản điện tử sử dụng chữ ký số được thực hiện như sau:

a) Chữ ký tay của người ký trên văn bản điện tử được thể hiện bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người ký với tư cách cá nhân (sau đây gọi là “Khóa bí mật ký”);

b) Con dấu của cơ quan, đơn vị trên môi trường điện tử được thể hiện bằng chữ ký số ký bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền ký số với tư cách đại diện của cơ quan, đơn vị (sau đây gọi là “Khóa bí mật con dấu”).

2. Các trường hợp khác về sử dụng con dấu trên văn bản giấy khi chuyển đổi sang môi trường điện tử sẽ tương ứng như sau:

a) Dấu giáp lai: trong môi trường điện tử, chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản điện tử có chữ ký số hợp pháp không cần cơ chế đảm bảo tính toàn vẹn bổ sung tương ứng với dấu giáp lai;

b) Dấu treo: trong môi trường điện tử, nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính nằm trong cùng một tệp điện tử và văn bản chính có chữ ký số hợp pháp thì không cần cơ chế bổ sung để đảm bảo tài liệu đi kèm là phần không thể tách rời nội dung của văn bản chính. Nếu tài liệu đi kèm với văn bản chính không thuộc cùng một tệp điện tử thì tài liệu đi kèm cần được ký số bởi khóa bí mật con dấu.

Chương III. DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN PHẢI SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐƯỢC KÝ SỐ ĐỂ GỬI, NHẬN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Điều 6. Danh mục các loại văn bản áp dụng chữ ký số

1. Các loại văn bản sau đây gửi, nhận bằng văn bản điện tử áp dụng chữ ký số và gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy:

a) Giấy mời họp, thư mời, giấy triệu tập họp (kèm tài liệu họp nếu có, trừ tài liệu chưa được công bố hoặc thuộc danh mục bí mật Nhà nước);

b) Báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu (không thuộc danh mục bí mật Nhà nước);

c) Văn bản gửi các cơ quan để biết, để phối hợp; văn bản gửi lãnh đạo để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục “Nơi nhận”);

d) Công văn xin ý kiến góp ý (đính kèm văn bản dự thảo);

đ) Thông báo: ý kiến kết luận của lãnh đạo cơ quan, đơn vị, giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc;

e) Lịch công tác.

2. Các văn bản sau đây được ký số đưa lên Cổng/Trang thông tin điện tử thành viên (Portal/Subportal):

a) Lịch công tác;

b) Văn bản pháp quy, văn bản chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật);

c) Các thông tin quy định tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Thủ tướng Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Trang thông điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước.

3. Ngoài danh mục các loại văn bản áp dụng chữ ký số tại Khoản 1 Điều này, tùy theo yêu cầu, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để áp dụng chữ ký số, gửi qua mạng, không gửi văn bản giấy trong nội bộ của cơ quan, đơn vị mình.

Chương IV. QUY TRÌNH KÝ SỐ, GỬI NHẬN VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 7. Quy trình ký số trên văn bản điện tử

1. Các loại văn bản thuộc Điều 6 của Quy định này, sau khi được ký tay, đóng dấu trên văn bản giấy, được thực hiện ký số theo trình tự như sau:

a) Cán bộ văn thư vô số, ngày tháng năm ban hành vào văn bản điện tử (hình thức và nội dung văn bản điện tử này phải đảm bảo đúng theo văn bản giấy đã được ký tay và đóng dấu) sau đó chuyển văn bản điện tử sang định dạng PDF;

b) Văn thư gửi văn bản điện tử dạng PDF đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo dùng khóa bí mật ký thực hiện ký số văn bản điện tử;

c) Lãnh đạo gửi lại văn bản điện tử đã ký số cho cán bộ văn thư. Văn thư dùng khóa bí mật con dấu (còn hiệu lực) thực hiện ký số văn bản điện tử.

2. Ngày ký số (khóa bí mật ký và khóa bí mật con dấu) trên văn bản điện tử phải ký đúng theo ngày ban hành văn bản.

Điều 8. Vị trí ký số trên văn bản điện tử

1. Vị trí ký số của khóa bí mật ký trên văn bản điện tử được ký tại vị trí ký tay của văn bản giấy và phải đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin sau: tên người ký, địa chỉ thư điện tử công vụ, tên cơ quan, thời gian ký.

2. Vị trí ký số của khóa bí mật con dấu trên văn bản điện tử được ký tại vị trí chính giữa dưới “Nơi nhận” và khóa bí mật ký, đảm bảo thể hiện đầy đủ các thông tin sau: tên người ký, địa chỉ thư điện tử công vụ, tên cơ quan, thời gian ký.

Điều 9. Gửi nhận văn bản điện tử đã ký số

1. Văn bản điện tử sau khi ký số gửi đến nơi nhận qua các hệ thống thông tin: hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh, hệ thống quản lý văn bản và điều hành...

2. Thời gian gửi/nhận văn bản điện tử được căn cứ trên nhãn thời gian gửi/nhận của hệ thống thông tin.

Điều 10. Lưu trữ, khai thác sử dụng văn bản điện tử đã ký số

1. Lưu trữ văn bản điện tử đã ký số:

a) Văn bản điện tử đã ký số khi lưu trữ phải là dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

b) Văn bản điện tử phải được lưu trữ có tổ chức, khoa học đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng và thuận tiện;

c) Văn bản điện tử đã ký số sau khi nhận phải thực hiện sao lưu định kỳ sang các thiết bị lưu trữ chuyên dùng như ổ đĩa cứng, đĩa từ, ... và phải được cất giữ tại nơi đảm bảo về an toàn, an ninh.

2. Khai thác, sử dụng văn bản điện tử lưu trữ:

a) Văn bản điện tử đã ký số đang lưu trữ được chuyển đổi thành chứng từ giấy để phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, đơn vị (nếu cần thiết). Bản in của văn bản điện tử có chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay và con dấu;

b) Việc khai thác sử dụng văn bản điện tử phải tuân thủ theo các quy định do cơ quan quản lý lưu trữ văn bản điện tử ban hành.

Chương V. TRÁCH NHIỆM TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CHỮ KÝ SỐ TRONG QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Điều 11. Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị

1. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc ứng dụng chữ ký số trong quy trình hành chính của đơn vị mình.

2. Thực hiện đầy đủ các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư số.

3. Triển khai thực hiện ký số các loại văn bản theo quy định tại Điều 6 của Quy định này.

4. Phân công cán bộ chuyên trách CNTT (Quản trị mạng) triển khai cài đặt phần mềm ký số và hướng dẫn sử dụng để ký số cho cán bộ, công chức được cấp chứng thư số.

5. Trang bị máy tính có kết nối internet để thực hiện ký số, đảm bảo lưu trữ văn bản điện tử, phục vụ khai thác, sử dụng văn bản điện tử theo quy định.

6. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc ứng dụng chữ ký số trong quy trình hành chính của cơ quan, đơn vị, bảo đảm thống nhất, bảo mật, an toàn và an ninh thông tin trên môi trường mạng.

7. Thông báo kịp thời cho Sở Thông tin và Truyền thông để thu hồi chứng thư số của thuê bao trong các trường hợp được quy định tại Điểm b, đ, e, g, Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.

Điều 12. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp chứng thư số

1. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo chế độ quản lý bí mật Nhà nước ở cấp độ “Tối mật”.

2. Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các quy định, quy trình quản lý, sử dụng chứng thư số và tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý sử dụng chứng thư số. Khi phát hiện chứng thư số không còn thuộc sự kiểm soát của mình, phải kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông.

3. Người ký số phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hậu quả do không tuân thủ các quy định của Nhà nước.

4. Tham gia các chương trình tập huấn, hướng dẫn về ứng dụng chữ kỹ số do cơ quan cấp trên và Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm công tác văn thư

1. Cán bộ văn thư của các cơ quan, đơn vị căn cứ theo Điều 7, Điều 8 và Điều 9 của Quy định này để thực hiện ký số văn bản điện tử và gửi văn bản điện tử đã ký số qua mạng.

2. Thực hiện lưu trữ văn bản điện tử theo quy định tại Khoản 1, Điều 10 của Quy định này.

3. Chịu trách nhiệm theo Điều 12 của Quy định này.

Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin

1. Chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm ký số, cập nhật phiên bản phần mềm ký số mới (nếu có), hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn trong quá trình sử dụng chữ ký số cho cán bộ, công chức được cấp chứng thư số.

2. Thường xuyên triển khai các biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin cho các máy tính cài phần mềm chữ ký số.

3. Tham gia các chương trình tập huấn, hướng dẫn về ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên và Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

Điều 15. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Bố trí cán bộ theo dõi, thực hiện trách nhiệm của người quản lý thuê bao theo quy định.

2. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng chứng thư số cho cán bộ, công chức, viên chức được cấp chứng thư số.

3. Hỗ trợ tư vấn, hướng dẫn các thủ tục có liên quan cho các cơ quan Nhà nước có nhu cầu triển khai chứng thư số, đồng thời hỗ trợ xử lý sự cố cho các cơ quan, đơn vị trong quá trình sử dụng chứng thư số.

4. Quản lý chứng thư số của tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh (bao gồm các thủ tục tạo mới và thu hồi chứng thư số của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Nhà nước tỉnh Bình Thuận).

5. Thông báo, đề nghị kịp thời tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ thu hồi chứng thư số trong các trường hợp được quy định tại Điểm b, đ, e, g, Khoản 1, Điều 9 của Thông tư số 05/2010/TT-BNV, ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị.

6. Quản lý các dịch vụ kỹ thuật chữ ký số, chứng thư số; phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu tích hợp chữ ký số vào các phần mềm ứng dụng.

7. Báo cáo về Bộ Thông tin và Truyền thông, Ban Cơ yếu Chính phủ và UBND tỉnh Bình Thuận về tình hình triển khai và sử dụng chứng thư số theo định kỳ.

8. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tư pháp rà soát, cập nhật và trình UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung quy định này khi có yêu cầu.

Chương VI,. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

Điều 17. Xử lý vi phạm

Cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức vi phạm Quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 18. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, đơn vị báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.