Công văn 1467/TCT-CS lưu giữ chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử

Kính gửi: Cục Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế

Trả lời công văn số 1290/CT-HCQTTVAC ngày 16/4/2010 của Cục Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế về việc lưu giữ hóa đơn máy tính tiền, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Tại điểm 1, mục I, phần B, Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn có quy định:

“7- Hóa đơn bán lẻ sử dụng cho máy tính tiền:

Tổ chức, cá nhân sử dụng máy tính tiền để bán lẻ hàng hóa, dịch vụ tại các cửa hàng, quầy hàng, siêu thị phải sử dụng hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền). Hóa đơn bán lẻ sử dụng cho máy tính tiền do Bộ Tài chính phát hành hoặc do tổ chức, cá nhân tự in đăng ký với Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Mẫu hóa đơn bán lẻ in từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu như: Tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị bán hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT. Hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên, liên 1: Lưu, liên 2: Giao khách hàng.”

Tại Điều 19, Luật kế toán quy định:

“Điều 19. Lập chứng từ kế toán

…

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

…

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18 của Luật này và khoản 1, khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 40 của Luật này.”

Về nguyên tắc, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn tự in đúng theo mẫu mà cơ quan thuế có thẩm quyền phê duyệt. Việc sử dụng mẫu chưa đăng ký với cơ quan thuế dù dưới dạng nào cũng là vi phạm quy định về đăng ký và phát hành hóa đơn cần phải xử lý.

Căn cứ quy định của Luật kế toán, hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ kế toán. Việc lưu giữ hóa đơn phải thực hiện theo quy định về lưu giữ chứng từ kế toán tại Luật kế toán. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

Do vậy Cục Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế xem xét, xử lý nếu doanh nghiệp đăng ký mẫu mới đáp ứng yêu cầu nêu trên.

Hóa đơn bán lẻ trên máy tính tiền là chứng từ kế toán bằng giấy sau khi lập vì vậy phải được lưu giữ bằng giấy theo quy định tại Điều 40 Luật kế toán. Trường hợp doanh nghiệp muốn chuyển lưu trữ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu đã được quy định tại Thông tư số 78/2008/TT-BTC ngày 15/9/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số nội dung của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/2/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế được biết.